信息管理

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信息管理(Information Management)

　　所謂信息管理是指在整個管理過程中，人們收集、加工和輸入、輸出的信息的總稱。信息管理的過程包括信息收集、信息傳輸、信息加工和信息儲存。

　　信息收集就是對原始信息的獲取。信息傳輸是信息在時間和空間上的轉移，因為信息只有及時準確地送到需要者的手中才能發揮作用。信息加工包括信息形式的變換和信息內容的處理。信息的形式變換是指在信息傳輸過程中，通過變換載體，使信息準確地傳輸給接收者。信息的內容處理是指對原始信息進行加工整理，深入揭示信息的內容。經過信息內容的處理，輸入的信息才能變成所需要的信息，才能被適時有效地利用。信息送到使用者手中，有的並非使用完後就無用了，有的還需留做事後的參考和保留，這就是信息儲存。通過信息的儲存可以從中揭示出規律性的東西，也可以重覆使用。

　　信息是組織的一種資源，一般認為，信息是具有新內容、新知識的消息（如書信、情報、指令等）。

　　信息與數據既有聯繫又有區別，數據（Data）是對情況的記錄，數據的含不僅限於數值數據，而且還包括非數值的數據，例如聲音、各種特殊符號圖像、表格、文字等。信息是經過加工處理後對組織的管理決策和管理目的實現有參考價值的數據。

　　作為一種資源的信息具有如下特點。

　　（一）影響和決定組織的生存。

　　（二）能夠為組織帶來收益。

　　（三）獲取和使用信息要支付費用和成本。

　　（四）信息具有很強的時效性，延遲的信息可能起到相反的作用。

　　（五）信息的使用者應當考慮信息的費用與它為改善管理所帶來的功相比是否合算。

　　顯然，無論是從改進計劃工作、組織工作、人員配備、指導與領導工的角度，還是從直接利用信息資源的角度，都必須加強對信息的管理。雖管理信息要支出費用，並且可能還會很高，但對信息管理不善而付出的代也許更高。

　　信息管理活動的發展歷史源遠流長。從原始社會人類的結繩記事，到今天人們廣泛利用電腦等信息技術來提升信息的管理水平與效率，可以說，人類的歷史有多長，信息管理活動的發展歷史就有多長。

　　縱觀人類信息管理活動所採用的手段與方法，基本上可以將它分為三個時期：

　　1、古代信息管理活動時期

　　2、近代信息管理活動時期

　　3、現代信息管理活動時期

　　考察人類在不同階段的信息管理活動特點，應從最能反映該時期與其他時期最明顯的本質不同的因素出發。概括起來，這些因素包括當時社會的整體經濟環境、信息資源狀況、信息資源類型、信息管理的主體、管理信息的手段與方法等重要方面。

　　一、古代信息管理活動時期：信息的存儲是“藏書樓式”

• 時間：從人類誕生到封建社會

• 背景：

　　1、在文字發明以前，人們使用聲音語言來傳遞信息、表達情感。語言是表達人類思想以及人類認識自然與改造自然結果的重要載體。

　　信息的保存：信息的保存與管理主要通過口耳相傳，因此信息管理的效果得不到保證，只有極少數的信息得以保留下來，成為今天人類極其珍貴的文化遺產。

　　缺點：聲音信息的傳遞範圍從廣度和深度上講，均受到很大的限制。

　　2、文字的出現使人類可以在時空上對信息的管理得以加強，使信息管理髮生了重大的變革。(在文字發明以前，人們通過圖畫的方式來記錄、傳遞與保存信息，由此產生了象形文字，並最後導致了正式文字的誕生。)

　　3、在古代時期，我國的信息管理活動在全世界是最具有代表性的。清朝“康乾盛世”之前，我國一直國力強大、經濟繁榮，各項事業都走在世界的前列，社會信息資源豐富，信息管理的手段也比較發達。廣泛利用了當時比較先進的管理思想與方法，如將分類管理的思想應用到信息管理活動之中，編製出了經世濟用的“四部分類法”，即以經、史、子、集為主的分類體系。

　　4、古代封建社會的信息資源主要以文獻信息資源為主。

　　文獻信息資源: 手抄本è雕版印刷術和活字印刷術

　　中國人向世界貢獻了四大發明。其中有兩項就涉及到信息管理技術—造紙術與印刷術大大推進了世界信息數量的增長以及信息加工手段的提高，同時也擴大了信息傳遞的空間範圍，加快了信息傳遞的速度。

• 古代信息管理活動時期的特點：

　　1、總的來說，信息資源數量針對當今的社會信息資源來說,古代信息管理時期的信息管理對象以紙制手抄本以及印刷本為主,數量有限。

　　2、古代封建時期的中國信息資源數量在當時的世界上應該說是屬於前列位置的。我國古時的信息資源管理技術與方法也走在了世界前列。

　　3、信息管理重心集中於“藏”，主張藏書秘不示人，屬於私人財產，甚至於即使是家人也難於看到館藏。這一方面有利於文獻的保管，使之得以流傳到今，但另一方面。也有悖於信息管理“傳”與“用”的宗旨。

　　4、我國也有著良好的信息管理傳統，各朝代都有專門記錄和管理檔案文書的官員，如司馬遷就是史官，負責這方面的事務。當然，國家的文獻信息資源管理活動也是積極主動的，各朝各代都修史，在史冊中皆要有專門記錄當代文獻的史冊，用中國傳統的目錄學方法。對所記錄文獻加以“辨章學術、考鏡源流”，這種信息管理的思想極大地豐富了現代信息管理的內涵。我國古代有歷史可查的圖書整理活動起於漢代劉向、劉歆的<七略>和<七錄>，雖然這兩部書均已亡佚，但從<漢書·藝文志>中還可見其內容、方法與規模。<隋書·經籍志>也是我國古代具有代表性的信息管理活動成果之一。

　　5、古代的圖書整理活動到清朝達到極致，其代表性事件就是<四庫全書>的出版。其倡導的信息管理方法—四部分類法是適合於中國古代典籍的文獻信息管理方法，它所創造的信息分類管理思想，對今天的信息管理活動和行為都產生了深遠的影響與衝擊。今天，四部分類法依舊是中國傳統古籍資源的整理方法。

　　古代時期的信息管理活動，沒有形成社會規模；社會信息資源數量有限，並且以紙制手抄本及印刷本為主；信息存儲的方式是封閉的、私有化的；信息管理的手段與方法以手工為主，創造出了適用於當時的信息資源狀況的獨特方法，並且將此方法與學術研究及其方法結合在一起；文獻資源的所有者或者是官方指定的官員是信息管理的主體，完成信息管理活動，執行信息管理行為。

　　二、近代信息管理活動時期

• 時間：從機器大生產代替手工生產，資本主義代替封建主義成為世界主流社會形態後開始的。

　　信息管理活動的興盛與衰落與一個國家文化和經濟的興盛與衰落是相伴而行的。19世紀前是東方文化的世界，20世紀是西方文化的世界，我國古代的信息管理活動成為世界的領頭軍，但19世紀末20世紀初開始，隨著我國經濟的衰退，信息管理活動的重心開始向西方國家傾斜。

• 背景：這一時期，資本主義的科學與民主等人文主義思想不斷擴散到全世界。人們追求真理、追求進步思想的呼聲高漲，直接推動了社會的整體進步；社會中可接受教育的人數不斷增多，群眾的識字率不斷提高，社會文化不斷普及。社會信息資源因為科學技術的發展而快速增加，特別是新型的機器印刷的出現加快了文獻信息的生產，使得社會信息積聚不斷加快；除了圖書這種信息載體類型之外，報紙、雜誌等新型載體也大量涌現，但仍舊以紙制印刷品為主；信息傳遞的渠道增多。信息交流的廣度和深度大大加強。

• 特點：

　　1、與前一個時期相比，這個時期最明顯的進步就是社會文化水平的提高。對於信息保存來說，藏書樓式的藏書制度被徹底打破。在以圖書文獻為主要的社會信息資源的社會背景下，保存文獻信息資源的責任義無反顧地選擇了這一時期新型的信息存儲機構——圖書館。

　　2、圖書館的出現是人類文明的一大進步，它不同於傳統的藏書樓，它已經將信息管理的目的從簡單的“藏”發展到“藏”與“用”相結合。圖書館的出現，一方面反映了普通人追求知識的熱情，人們可以平等地追求知識，另一方面也反映了社會的進步與發展。20世紀二三十年代在西方國家發起的公共圖書館運動充分證明瞭這一點，同時也極大地推動了圖書館事業的大發展，更多類型的圖書館不斷涌現。

　　3、圖書館的出現促進了信息的管理思想及管理手段與方法的變化。聯合國教科文組織認定的圖書館四項職能是：保存人類文化遺產，社會信息流整序，傳遞情報，啟發民智的文化教育。在這裡，最重要的當屬社會信息流的整序職能。

　　4、圖書館開創了具有現代意義的一系列行之有效的信息管理方法，如分類法、編目法、主題法、索引法、計量法等。這個時期，從事信息管理的人員不能再以官員的身分出現，取而代之的是專業的信息管理人員。這種專門化的信息管理人員在這個階段主要集中於圖書館中，被稱為圖書館員。

　　近代信息管理活動時期雖然信息管理思想、手段與方法不斷進步，但信息管理仍舊被解釋為“對信息的管理”，是一個簡單的動詞，信息管理強調的仍舊是對信息加以管理的技術手段與方法，沒有上升到一個戰略的高度，它的內涵還是比較單薄的。這一階段，以文獻信息為中心，圖書館為主要場所，由專門的信息管理專業人員所創造的一系列技術手段成為信息管理的主要方法，同時出現了針對信息收集、處理、保存、利用等過程的解釋。

　　三、現代信息管理活動時期

• 時間：以第二次世界大戰的結束為標誌，信息管理活動進入了第三個階段——現代信息管理時期。(即隨著世界上第一臺電腦在1945年研製成功，在次年2月的正式面世。)

　　信息技術在信息管理活動的發展中占有重要地位，它主導著信息管理各時期的發展。電腦技術的出現，對整個人類社會的方方面面都產生了巨大的影響。

• 背景：在第三個階段，社會經濟在遭受了戰爭的創傷後，進入了恢復與發展時期。資本主義經歷了兩次世界大戰，完成了資本的原始積累。進入了迅速發展的快車道，世界經濟出現了欣欣向榮、蒸蒸日上的景象，也促進了社會其他領域的大發展。

• 特點：

　　1、電腦、網路等現代信息技術的迅速發展，對信息管理的發展起到重大推動作用，對人類的工作與學習方式，而且對人類思維方式都產生了巨大的影響。網路的出現也擴大了信息交流的範圍，促進了信息的爆炸性增長。

　　2、信息傳播與交流方式發生了翻天覆地的變化。報紙與雜誌出現的時代比較早，在近代信息管理時期就已經存在了，而在第二次世界大戰後，廣播、電視、網路三大媒介形式出現，並且成為大眾信息交流的主要手段與方式，刺激了信息量的迅猛增加，人們獲取信息的渠道與方式改變了，社會信息量加大了。目前，電子信息交流的方式極大地改變著自人類誕生以來阿傳統信息交流手段與渠道。

　　3、伴隨著信息技術的變化，信息資源類型不斷多樣化。除了文獻型信息資源外，還出現了縮微型、電子型、網路型等新型媒體，如網路上的流媒體，已經引起了人們的極大興趣與關註。信息管理技術的不斷複雜化與多功能化，也為信息的深度管理奠定了基礎，由向載體單元的操作深入到了信息內部的知識單元，要挖掘信息內部存在的具有邏輯關聯的智慧資源，這對信息管理的要求越來越高。

　　4、信息管理的手段充分利用信息技術，一方面提升了上兩個時期形成的信息管理方法，另一方面結合新的信息形式、信息載體、信息類型，而開發出新的管理技術手段，如資料庫、數據倉庫、聯機分析、商務智能等。

　　5、圖書館在這一時期繼續扮演著社會信息流整序的職能，但它已經不再是惟一具有此類社會職能的信息管理機構，社會上出現了相對於圖書館來說。功能與目的皆不同的各類型信息管理機構，如咨詢公司、企業管理公司、調查公司等，它們共同承擔著不同領域、部門和層次的社會信息流的管理工作，共同完成整個社會中信息流的管理。

　　綜上所述，現代的信息管理已經大大超越了古代和近代時期對信息管理的理解框架，發生了質的認識變化；信息管理的內涵與外延都得到了擴大，它所面對的信息資源已經遠遠超出了傳統的文獻型信息資源的範疇，擴大到了多種新型的信息類型，整個社會的信息資源呈幾何級數增長，不同的部門和領域均不得不面對信息管理的挑戰；信息管理技術充分利用了現代信息技術的優勢，突破了傳統處理文獻的信息管理技術範圍，大量採用了網路、資料庫、數據倉庫、聯機分析技術等先進技術手段與方法，傳統的信息管理技術在新的技術環境下不斷地完善與發展，以適應新的環境的變化；而信息管理人員早已不僅是以傳統的文獻信息處理為任務，而且更加技術化、專業化、專門化，他們在組織內部被稱為CIO或CKO，已經成為社會組織中的一個階層。

　　1.管理類型特征

　　信息管理是管理的一種，因此它具有管理的一般性特征。例如，管理的基本職能是計劃、組織、領導、控制；管理的對象是組織活動；管理的目的是為了實現組織的目標等等，在信息管理中同樣具備。但是，信息管理作為一個專門的管理類型，又有自己的獨有特征：

　　(1)管理的對象不是人、財、物，而是信息資源和信息活動。

　　(2)信息管理貫穿於整個管理過程之中。

　　2.時代特征

　　(1)信息量猛增

　　隨著經濟全球化，世界各國和地區之間的政治、經濟、文化交往日益頻繁；組織與組織之間的聯繫越來越廣泛；組織內部各部門之間的聯繫越來越多，以致信息量猛增。

　　(2)信息處理和傳播速度更快

　　由於信息技術的飛速發展，使得信息處理和傳播的速度越來越快。

　　(3)信息處理的方法日趨複雜

　　隨著管理工作要求的提高，信息處理的方法也就越來越複雜。早期的信息加工，多為一種經驗性加工或簡單的計算。現在的加工處理方法不僅需要一般的數學方法，還要運用數理統計方法、運籌學方法等。

　　(4)信息管理所涉及的領域不斷擴大

　　從知識範疇上看，信息管理涉及到管理學、社會科學、行為科學、經濟學、心理學、電腦科學等；從技術上看，信息管理涉及到電腦技術、通信技術、辦公自動化技術、測試技術、縮微技術等。

　　1.按管理層次分類

　　巨集觀信息管理、中觀信息管理、微觀信息管理。

　　2.按管理性質分類

　　信息生產管理、信息組織管理、信息系統管理、信息產業管理、信息市場管理等。

　　3.按應用範圍分類

　　企業信息管理、政務信息管理、商務信息管理、公共事業信息管理等。

　　4.按管理手段分類

　　手工信息管理、信息技術管理、信息資源管理等。

　　5.按信息內容分類

　　經濟信息管理、科技信息管理、教育信息管理、軍事信息管理等。

　　信息管理是涉及信息技術、信息資源、參與活動的人員等要素，是多學科、多要素、多手段的管理活動。作為一種社會性的管理活動，它具有一般管理活動的特點；作為一種技術性很強的管理活動，它要運用許多技術手段和管理手段。同時，信息管理活動總是指向一定目標，達到一定的效果並完成預定的任務。

　　從微觀的角度來看，信息管理的目標包括兩個方面：一是建立信息集約，即在收集信息的基礎上，實現信息流（即信息從信源出發後，沿著通道向信宿方向傳遞所形成的“流”）的集約控制；二是對信息進行整序與開發，實現信息的質量控制。從巨集觀的角度來看，信息管理的目標是為了提高社會活動資源的系統功能，最終提高社會活動資源的系統效率。

　　信息管理原理是信息管理活動本身所包含的具有普遍意義的規律。下麵從信息資源狀態變化和信息管理活動目標指向的角度，簡要分析信息管理的四大基本原理。

　　1、信息增值原理

　　信息增值是指信息內容的增加或信息活動效率的提高。它是通過對信息的收集、組織、存儲、查找、加工、傳輸、共用和利用來實現的。 信息增值包含以下內容：

　　（1）信息集成增值

　　從零散信息或孤立的信息系統中很難得到有用的信息或用於決策的知識，因此，零散信息或孤立信息系統的集成是很重要的。

　　信息集成是指把零散信息或孤立的信息系統整合成不同層次的信息資源體系。它包含三個不同層次的信息增值閾：

　　①把零散的個別信息收集起來形成的信息集合；

　　②孤立的信息系統的集成；

　　③社會整體的信息資源的集成。

　　（2）信息序化增值

　　信息的序化是信息活動的結果，是信息組織的價值體現，目的是為了實現快速存取。信息序化剋服了混亂的信息流帶來的信息查詢和利用困難，提高了查找效率，節約了查詢成本。有序化的信息集合是信息資源建設的基本條件。

　　（3）信息開發增值

　　有序的信息資源不僅能夠保證信息的可查詢性，而且能夠根據信息內容的關聯性開發新的信息與知識資源。

　　2、增效原理

　　信息管理可以通過提供信息和開發信息，充分發揮信息資源對包括信息和知識在內的各種社會活動要素的滲透、激活與倍增作用，從而節約資源、提高效率、創造效益，實現社會的可持續發展。信息管理是現代社會節約成本，提高效率，實現可持續發展的有效途徑。

　　3、服務原理

　　信息管理與一般的管理過程相比，具有更強烈的服務性。信息管理的作用最終體現為信息資源對包括信息知識在內的各種社會活動要素的滲透、激活與倍增作用。這決定了信息管理必須通過服務用戶來發揮作用。信息管理的所有過程、手段和目的都必須圍繞用戶信息滿足程度這個中心。信息管理方法和手段的採用，活動的安排，技術的運用，信息系統的設計與開發等都必須具有方便、易用的服務特色，以提高服務能力與水平為宗旨。

　　4、市場調節原理

　　信息管理也受到市場規律的調節，主要表現在以下兩個方面：

　　（1）信息產品的價格受市場規律的調節，價值規律是信息商品市場的基本規律。市場這隻“看不見的手”是調節信息產品與信息服務的主要力量。

　　（2）信息資源要素受市場規律的調節。在信息商品市場上，信息、人員、信息服務機構、技術、信息設施等各種資源要素配置會達到某個效率的均衡點。信息產品的市場價格及其背後的社會信息需求是信息資源配置的動力。

　　一、邏輯順序方法

　　從某種意義上講，信息管理就是對信息資源進行管理。對企業來說，信息管理的主要任務是將企業內外的信息資源調查清楚，並根據類別加以分析研究，以便找出那些對本企業的生存和發展有促進作用的信息資源。所以，在這裡把信息資源的管理劃分為信息調查、信息分類、信息登記、信息評價四個基本步驟。第一步，進行切實的調查以及摸清信息資源的情況是信息管理的基礎。因為信息資源涉及的範圍非常廣泛，所以必須從使用者的需求出發，瞭解企業對信息方面的需求情況，做到心中有數。信息資源調查的主要目的是不僅要調查清楚目前的明顯的信息資源，而且更主要的是發現對企業未來有重要意義的潛在的信息資源。第二步，信息分類是信息資源管理的一個最基本的工作。收集得到的信息形式可能是多種多樣的，專門人員對信息實質內容的把握要清晰，所以有必要做好信息分類。分類不宜過多、過細，要便於分析和綜合。目前還沒有統一的信息分類原則，主要是根據企業的實際情況來考慮信息分類問題。第三步，信息登記是一項具體而又繁瑣的工作。

　　調研人員應該親自將調查所收集到的企業信息資源的情況進行歸納和整理，登記在信息資源表上。然後，按信息資源分類將登記表編出目錄，並按照部門編出索引，以便迅速查找。、第四步，信息研究的目的是為了更好地使用信息資源。企業在信息資源方面的投入就是為了取得效益。這就需要研究每一項信息資源的供應、管理和使用情況，找出現有信息資源不能滿足今後需要的問題，並採取積極有效的措施。並不是所有的信息都是資源，只有對企業的發展目標和現實生產有意義的信息資源才是企業的寶貴資源。

　　二、物理過程方法

　　信息與世界上所有的其他事物一樣，都有其發生、發展、成熟和死亡的過程。信息生命周期是信息運動的自然規律。從信息的產生到最終被使用發揮其價值，一般可以分為信息的收集、傳輸、加工、存儲、維護這幾個階段。信息管理的主要任務是識別使用者的信息需要，對數據進行收集、加工、存儲，對信息的傳遞加以計劃，將數據轉化為信息，並將這些信息及時、準確、適用和經濟地提供給組織的各級主管人員以及其他相關人員。在生命周期的每一個階段都有其具體工作，需要相應的管理。這裡將信息生命周期的管理概括為以下四個方面：

　　(1)信息需求與服務。一方面，這是信息規劃的問題，目的是明確信息的用途、範圍和要求。另一方面，就是要為用戶提供信息，讓他們利用信息進行管理決策。

　　(2)信息收集與加工。主要是通過已有的渠道或建立新的渠道去收集所需要的數據。將收集到的數據按照規定的要求進行處理，這時的數據才成為真正的信息。

　　(3)信息存儲與檢索。將處理後的信息按照科學的方式存儲起來，以便用戶檢索使用。存儲並不是目的，而只是手段，檢索才是存儲的目的。

　　(4)信息傳遞與反饋。信息的作用在於用戶所接受和採用。

　　三、企業系統規劃方法

　　企業系統規劃法(Business System Planning，BSP)是由IBM公司提出的，主要是基於信息支持企業運行的思想。該方法的應用幫助企業改善了對信息和數據資源的使用，滿足了企業近期和長期的信息需求，從而成為開發企業信息系統的有效方法之一。企業系統規劃方法是通過全面調查，分析企業信息需求，確定信息結構的一種方法。只有對組織整體具有徹底的認識，才能明確企業或各部門的信息需求。BSP方法的基本原則如下：

　　(1)信息系統必須支持企業的戰略目標。

　　(2)信息系統的戰略應當表達出企業各個管理層次的需求。

　　(3)信息系統應該向整個企業提供一致信息。

　　(4)信息系統應是先“自上而下”識別，再“自下而上”設計。

　　(5)信息系統應該經得起組織機構和管理體制變化。

　　進行企業系統規劃的步驟大致如下：

　　1．研究的準備工作

　　企業的最高層領導親自參與；企業各主要業務部門的負責人能正確解釋他們所在部門得到的資料；由經驗豐富的系統分析師全面負責；在整個工作中，需要各業務部門的具體管理人員積極配合，提供詳細真實的材料。要制定研究計劃。參與研究的成員在思想上要明確“做什麼”、“為什麼做”、“如何做”，以及達到的目標是什麼。BSP是一項系統工程性的工作，要做好充分的準備，這對成功完成任務非常重要。所以，在這裡，我們要再強調一下準備工作，如果準備工作沒有做好，不要倉促上陣。

　　2．研究的開始階段

　　企業規劃方法研究的首項活動是企業情況介紹，全體研究組成員都要參與。介紹內容包括三個方面：首先，由企業的最高領導介紹研究的目標，期望的成果和研究的遠景，以及企業的活動和目標的關係。其次，由系統分析員介紹收集到的相關資料，使成員熟悉有關資料。系統分析員還應該對有關問題提出自己的評價和看法。再次，由各重要業務部門的負責人介紹本部門數據處理的情況。通過以上三個方面內容的介紹，加上已收集到的有關資料，將加深對企業及其數據處理業務的全面瞭解。

　　3．定義企業過程

　　定義企業過程是該方法的核心。研究組的每個成員均應全力以赴去識別它們，描述它們，對它們要有徹底的瞭解，只有這樣，BSP才能成功。企業過程被定義為邏輯上相關的一組決策和過程的集合，這些過程和決策是管理企業資源所需要的。整個企業的管理活動由許多企業過程組成。識別企業過程可對企業如何完成其目標有一個深刻的瞭解。識別企業過程要依靠已有材料進行分析研究，但更重要的是要和經驗豐富的管理人員討論商量，因為只有他們對企業的活動瞭解得最深刻。總之，識別過程是BSP方法的關鍵，應當給予充分的重視。

　　4．定義數據類

　　企業過程被識別後，下一步就是要對由這些過程所產生、控制和使用的數據進行識別和分類。數據類是指支持企業所必需的邏輯上相關的數據。可以通過企業資源／數據類矩陣分析，識別與這些企業資源有關的數據類。行表示主要的數據類型，列表示企業資源，相對每一個數據類型填上相應的數據。這種方法首先列出企業實體，然後列出數據類，也就是所謂的企業實體法。

　　5．分析當前業務與系統的關係

　　當對企業過程和實現它們所必需的數據類有清晰的瞭解後，還必須瞭解當前的數據處理工作是如何支持企業的。我們分析企業與系統的關係主要是通過幾個矩陣。我們可以畫出系統過程矩陣，用以表示某系統支持某過程。通過對機構職責和相對於每一過程的信息需求的深入分析，研究人員對問題會有進一步的瞭解，建立起問題和過程間的關係，識別出對於過程的信息需求，並把它們包含到上面定義的數據類中。

　　6．定義信息結構

　　當企業過程和數據類確定後，應研究如何組織管理這些數據，即將已識別的數據類，按邏輯關係組織成資料庫，從而形成信息系統來支持企業過程。為了識別要開發的信息系統和其子系統，需要用表達數據對系統和系統所支持的過程之間關係的關係圖來定義出信息結構。信息結構確定出分系統和子系統，根據它們產生、控制和使用的數據類以及它們支持的企業過程，提供企業將來信息支持的概貌。以上是BSP研究方法的簡單介紹。它概括地描述了BSP方法的基本概念和基本內容。一般認為它適合較大型的信息系統規劃。

　　四、戰略數據規劃方法

　　戰略數據規劃法是美國著名學者JamesMartin提出的。他曾明確指出，系統規劃的基礎性內容有以下三個方面：①企業的業務戰略規劃；②企業信息技術戰略規劃；③企業戰略數據規劃。其中戰略數據規劃是系統規劃的核心。戰略數據規劃工作過程的主要環節如下：

　　1．進行業務分析，建立企業模型

　　依靠各級管理人員和業務人員，由系統分析員向企業中的各層管理人員、業務人員進行調查。具體調查的內容包括：系統邊界、組織機構、人員分工、業務流程、信息載體、資源情況、薄弱環節。可以採取以下的調查方式：查找書面資料、發調查表、直接觀察等。進行業務分析要按照企業的長遠目標，分析企業的現行業務及業務之間的邏輯關係，將它們劃分為若幹個職能域，然後弄清楚各職能域中所包含的全部業務過程，再將各業務過程細分為一些業務活動。具體要從組織機構圖出發，最終建立企業模型：職能域——業務過程——業務活動。

　　2．進行數據分析，建立主題資料庫

　　在業務分析的基礎上，可以弄清楚所有業務過程所涉及的數據實體及其屬性。重點是分析實體及其相互之間的聯繫。按照各層管理人員和業務人員的經驗和其他方法，將聯繫密切的實體劃分在一起，形成實體組。這些實體組內部的實體之間聯繫密切而與外部實體聯繫鬆散，它們是劃分主題資料庫的依據。這裡具體又可以分為兩個階段：

　　(1)信息過濾

　　從內外信息中，認識出對系統有用的信息。信息的來源非常廣泛，有大量來自系統內部的各類信息，也有來自外部的涉及面廣的各種信息，我們不可能也沒有必要將全部的信息都收集起來，必須對信息進行過濾，識別出有用的信息。

　　(2)主題庫定義

　　將信息經過過濾識別出來後，下一個階段就是要從全局出發，根據管理需求將信息按照不同的主題進行“分類”，然後分別對每一個主題資料庫進行定義工作。識別出的信息進行分類並建立主題資料庫。目前還沒有一套形式化的方法，只是將與某一個管理主題相關的數據歸於一個資料庫。另外，還要進行數據的分佈分析(使用／產生)和可靠性規劃(有條件共用／許可權定義)。

　　3．子系統劃分

　　主題數據規划出來後，可通過對主題庫與業務過程對應矩陣的一系列處理來規劃新系統的組成——各子系統。第一步：建立業務過程與主體庫的對應矩陣(U／C)，哪些業務過程產生或使用這些數據。第二步：變動主體庫的順序，使得字母C大致排列在從左上角到右下角的對角線上。第三步：根據新系統邏輯職能域的劃分，用方框劃分子系統。在劃分好子系統後，我們應該對各個子系統的內容進行分析和說明，並將它們寫下來。根據信息的產生和使用來劃分子系統，並儘量將信息產生的企業過程和信息使用的企業過程劃分在同一個子系統中，從而達到減少子系統之間信息交換的目的。這樣，整個信息系統是由若幹個子系統構成。這些子系統之間是通過主題庫實現信息交換關係。

　　對應三種社會背景：信息技術、信息經濟、信息文化

　　技術管理：用技術手段從事搜集、整理、存儲和傳播工作

　　經濟管理：運用經濟手段，按照客觀經濟規律要求，管理信息資源

　　人文管理：通過信息政策、信息法律及信息道德等人文手段，對信息資源進行管理

　　三者目標一致，功能協調

　　對信息的有效管理應在這三個方向上努力

　　1．信息管理的計劃職能

　　信息管理的計劃職能，是圍繞信息的生命周期和信息活動的整個管理過程，通過調查研究，預測未來，根據戰略規劃所確定的總體目標，分解出子目標和階段任務，並規定實現這些目標的途徑和方法，制定出各種信息管理計劃，從而把已定的總體目標轉化為全體組織成員在一定時期內的行動指南，指引組織未來的行動。信息管理計劃包括信息資源計劃和信息系統建設計劃。信息資源計劃是信息管理的主計劃，包括組織信息資源管理的戰略規劃和常規管理計劃，信息資源管理的戰略規劃是組織信息管理的行動綱領，規定組織信息管理的目標、方法和原則，常規管理計劃是指信息管理的日常計劃，包括信息收集計劃、信息加工計劃、信息存儲計劃、信息利用計劃和信息維護計劃等，是對信息資源管理的戰略規劃的具體落實。信息系統是信息管理的重要方法和手段。

　　信息系統建設計劃是信息管理過程中一項至關重要的專項計劃，是指組織關於信息系統建設的行動安排和綱領性文件，內容包括信息系統建設的工作範圍、對人財物和信息等資源的需求、系統建設的成本估算、工作進度安排和相關的專題計劃等。信息系統建設計劃中的專題計劃是信息系統建設過程中為保證某些細節工作能夠順利完成、保證工作質量而制定的，這些專題計劃包括質量保證計劃，配置管理計劃、測試計劃、培訓計劃、信息準備計劃和系統切換計劃等。

　　2．信息管理的組織職能

　　隨著經濟全球化、網路化、知識化的發展與網路通信技術、電腦信息處理技術的發展，這些對人類活動的組織產生了深刻的影響，信息活動的組織也隨之發展。電腦網路及信息處理技術被應用於組織中的各項工作，使組織能更好地收集情報，更快地做出決策，增強了組織的適應能力與競爭力。從而使組織信息資源管理的規模日益增大，信息管理對於組織更顯重要，信息管理組織成為組織中的重要部門。信息管理部門不僅要承擔信息系統組建、保障信息系統運行和對信息系統的維護更新，還要向信息資源使用者提供信息、技術支持和培訓等。

　　綜合起來，信息管理組織的職能包括信息系統研發與管理、信息系統運行維護與管理、信息資源管理與服務和提高信息管理組織的有效性等四個方面。提高信息管理組織的有效性，即通過對信息管理組織的改進與變革，使信息管理組織高效率地實現信息系統的研究開發與應用、信息系統運行和維護、向信息資源使用者提供信息、技術支持和培訓等服務，使信息管理組織以較低的成本滿足組織利益相關者的要求，實現信息管理組織目標，成為適應環境變化的、具有積極的組織文化的、組織內部及其成員之間相互協調的、能夠通過組織學習不斷自我完善的、與時俱進的組織。信息管理組織利益相關者是信息管理組織內部和外部與組織業績有利益關係的集團和個人。每個利益相關者在組織中追求不同的利益，對信息管理的要求是不同的。對企業來說信息管理組織的利益相關者包括股東、信息管理組織的工作人員、企業管理者、組織內信息用戶、政府部門、債權人、供應商和客戶等。

　　利益相關者要求信息管理組織快速地提供相關的組織信息，並對信息管理組織有不同的有效性評價標準。股東註重信息管理組織的財務收益性；組織的成員希望自我實現並有好的工資待遇；債權人、供應商希望有可靠的信用與合理的利潤；企業管理者與組織內信息用戶希望信息管理組織提供好的信息服務，方便地使用信息系統，並能為其決策提供良好的支持；政府部門希望信息管理組織遵守法律、法規，提供真實可靠的信息；客戶希望信息管理組織提供關於產品和服務等方面的真實可靠的信息，以獲得相應的實惠。

　　3．信息管理的領導職能

　　信息管理的領導職能指的是信息管理領導者對組織內所有成員的信息行為進行指導或引導和施加影響，使成員能夠自覺自愿地為實現組織的信息管理目標而工作的過程。其主要作用，就是要使信息管理組織成員更有效、更協調地工作，發揮自己的潛力，從而實現信息管理組織的目標。信息管理的領導職能不是獨立存在的，它貫穿信息管理的全過程，貫穿計劃、組織和控制等職能之中。具體來說，信息管理的領導者職責包括：參與高層管理決策，為最高決策層提供解決全局性問題的信息和建議；負責制定組織信息政策和信息基礎標準，使組織信息資源的開發和利用策略與管理策略保持高度一致，信息基礎標準涉及信息分類標準、代碼設計標準、資料庫設計標準等等；負責組織開發和管理信息系統，對於已經建立電腦信息系統的組織，信息管理領導者必須負責領導信息系統的維護、設備維修和管理等工作，對於未建立電腦信息系統的組織，信息管理領導者必須負責組織制定信息系統建設戰略規劃、決策外包開發還是自主開發信息系統、在組織內推廣應用信息系統以及信息系統投運後的維護和管理等；負責協調和監督組織各部門的信息工作；負責收集、提供和管理組織的內部活動信息、外部相關信息和未來預測信息。

　　4．信息管理的控制職能

　　信息管理的控制職能是指為了確保組織的信息管理目標以及為此而制定的信息管理計劃能夠順利實現，信息管理者根據事先確定的標準或因發展需要而重新確定的標準，對信息工作進行衡量，測量和評價，併在出現偏差時進行糾正，以防止偏差繼續發展或今後再度發生；或者，根據組織內外環境的變化和組織發展的需要，在信息管理計劃的執行過程中，對原計划進行修訂或制定新的計劃，並調整信息管理工作的部署。也就是說，控制工作一般分為兩類：一類是糾正實際工作，減小實際工作結果與原有計劃及標準的偏差，保證計劃的順利實施；另一種是糾正組織已經確定的目標及計劃，使之適應組織內外環境的變化，從而糾正實際工作結果與目標和計劃的偏差。

　　信息管理的控制工作是每個信息管理者的職責。有些信息管理者常常忽略了這一點，認為實施控制主要是上層和中層管理者的職責，基層部門的控制就不大需要了。其實，各層管理者只是所負責的控制範圍各不相同，但各個層次的管理者都負有執行計劃實施控制之職責。因此，所有信息管理者包括基層管理者都必須承擔實施控制工作這一重要職責，尤其是協調和監督組織各部門的信息工作，保證信息獲取的質量和信息利用的程度。

　　信息管理的過程包括信息收集、信息傳輸、信息加工和信息儲存。信息收集就是對原始信息的獲取。信息傳輸是信息在時間和空間上的轉移，因為信息只有及時準確地送到需要者的手中才能發揮作用。信息加工包括信息形式的變換和信息內容的處理。信息的形式變換是指在信息傳輸過程中，通過變換載體，使信息準確地傳輸給接收者。信息的內容處理是指對原始信息進行加工整理，深人揭示信息的內容。經過信息內容的處理，輸入的信息才能變成所需要的信息，才能被適時有效地利用。信息送到使用者手中，有的並非使用完後就無用了，有的還需留做事後的參考和保留，這就是信息儲存。通過信息的儲存可以從中揭示出規律性的東西，也可以重覆使用。

　　一、管理信息的收集

　　(一)管理信息的識別

　　管理信息收集所遇到的第一個問題就是確定信息需求的問題或者叫做信息的識別。由於信息的不完全性，想得到關於客觀情況的全部信息實際上是不可能的，那種“給我全部情況，以便我進行決策”的話等於沒說，所以信息的識別是十分重要的。確定信息的需求要從系統目標出發，要從客觀情況調查出發，加上主觀判斷，規定數據的思路。帶著主觀偏見去收集信息不對，但無主觀思路規定數據的範圍，以相等的權重看待所有的信息，則只能是眉毛鬍子一把抓，可能丟了西瓜，揀了芝麻。信息識別的方法有以下三種：

　　1．由決策者進行識別

　　決策者是信息的用戶，他最清楚組織的目標，也最清楚信息的需要。向決策者調查可以採用交談和發調查表的方法。這兩種方法都是基於一個前提，即決策者對於他們的決策過程比較瞭解，因而能比較準確地說明他們所需要的信息。如果管理人員對他們的決策過程不十分清楚，則識別的效果會受到影響。

　　2．系統分析員(信息收集者)親自觀察識別

　　系統分析員不直接詢問信息的需要，而是瞭解工作。這樣管理人員談論起來往往津津樂道，系統分析員可以以旁觀者的角度分析信息的需要，並把信息的需要和其用途聯繫起來，使系統分析員深入地r解信息。對管理工作的描述越到下級越容易，越具體；越到上級其職能越廣，越全面，越複雜。很多情況只靠外來人員是很難瞭解透的，因而選派一些管理人員參加系統分析會有很大好處。

　　3．兩種方法結合

　　先由系統分析員觀察基本的信息要求，再向決策人員進行調查，補充信息。這種方法雖然浪費一些時間，但瞭解的信息需求可能比較真實。這裡應特別註意，決策者本人對信息的具體要求應當優先考慮，往往這些是重要的信息。

　　(二)管理信息的收集

　　信息識別以後，下一步就是信息的採集。由於目標不同，信息的採集方法也不相同，大體上有以下三種方法：

　　1．自下而上的廣泛收集

　　它服務於多種目標，一般用於統計及組織的日常管理。這種收集有固定的時間周期，有固定的數據結構，一般不隨便更動。

　　2．有目的的專項收集

　　例如，要瞭解企業的利潤留成情況，就應有意識地去瞭解幾項信息，發調查表或親自去調查。有時可以全面調查，有時只能抽樣調查。樣本最好由電腦隨機抽樣得到，這樣才能真實地反映情況。

　　3．隨機積累法

　　調查沒有明確的目標，或者是很寬的目標，只要是“新鮮”的事就把它積累下來，以備後用，今後是否有用，現在還不十分清楚。信息收集之後，要用一定的形式表示出來。信息的表達方式有文字表述、數字表達、圖像表達三種。

　　二、管理信息的傳輸

　　信息在不同主體之間進行傳遞，就是信息的傳輸。管理者在傳播信息時，尤其要註意的信息的畸變或失真，以保證和提高信息傳播的質量和效率。具體來說，能夠引起信息失真的原因主要有以下幾個：

　　(一)傳輸主體的干擾

　　在組織中，信息傳輸主體可能由於主觀原因而故意歪曲、刪減信息；或者受自身理解與表達能力、心理狀態的影響，無法正確把握信息的內涵，無意中造成信息的失真；還有可能由於組織效率的原因引起信息傳播過程中信息的損失。

　　(二)傳輸渠道的干擾

　　組織的信息傳輸渠道有內部的，也有外部的。信息傳輸渠道的選擇對信息的傳輸質量有很大影響，特別是在使用多種渠道進行傳輸時，每次傳輸渠道的交換都會影響傳播的速度以及內容，甚至會造成信息中斷和丟失。

　　(三)傳輸過程的客觀障礙

　　傳輸過程中可能存在的客觀障礙有自然語言的障礙、學科專業知識的障礙、傳輸技術本身的障礙等等。

　　三、管理信息的加工

　　信息的加工是指對收集來的大量信息進行鑒別和篩選，使信息條理化、規範化、準確化的過程。加工過的信息便於儲存、傳播和利用，只有經過加工，信息的價值才能真正體現。信息加工的步驟一般分為以下幾個階段：

　　(一)鑒別

　　鑒別是指確認信息可靠性的活動。可靠性的鑒別標準如下：信息本身是否真實；信息內容是否正確；信息的表述是否準確；數據是否正確無誤；有無信息的遺漏、失真、冗餘等情況。鑒別方法主要有查證法、比較法、佐證法和邏輯法等。

　　(二)篩選

　　篩選是指在鑒別的基礎上，對採集來的信息進行取捨的活動。篩選與鑒別是兩種不同的活動，篩選旨在解決信息的適用性問題，主要依據的是管理者的主觀判斷。篩選的依據是信息的適用性、精約性與先進性。適用性是指信息的內容是否符合信息收集的目的，符合的謂之適用，不符合的就被刪除。精約性是指信息的表述是否精煉、筒約。篩選時將繁瑣、臃腫的信息刪除，以降低信息的冗餘程度。先進性是指信息的內容是否先進，相對落後的信息也要被剔除。

　　(三)排序

　　排序是指對篩選後的信息進行歸類整理，按照管理者所偏好的某一特性對信息進行等級、層次的劃分的活動。

　　(四)初步激活

　　初步激活是指對排序後的信息進行開發、分析和轉換，實現信息的活化以便使用的活動。

　　(五)編寫

　　編寫是信息加工過程的產出環節，是指對加工後的信息進行編寫，便於使用者認識的活動。

　　四、管理信息的儲存

　　信息的儲存是指對加工後的信息進行記錄、存放、保管以便使用的過程。信息儲存具有以下三層含義：

　　第一，用文字、聲音、圖像等形式將加工後的信息記錄在相應的載體上；

　　第二，對這些載體進行歸類，形成方便使用者檢索的資料庫；

　　第三，對資料庫進行日常維護，。使信息及時得到更新。信息的存儲工作由歸檔、登錄、編目、編碼、排架等環節構成。

　　信息產品管理

　　信息產品的開發：信息採集、整序、分析

　　信息服務方式與信息市場管理

　　信息環境對信息資源開發利用活動的影響

　　信息系統管理

　　信息系統的設計、實施與評價

　　信息系統運行管理

　　信息系統安全管理

　　信息產業管理

　　信息服務業的發展機制與管理模式

　　信息產業政策和信息立法

　　社會信息化與發展戰略

　　要對信息進行有效的管理，就要對信息進行科學的分類。

　　（一）按組織不同層次的要求，可以將信息分為計劃信息、控制信息作業信息。

　　1.計劃信息。這種信息與最高管理層的計劃工作任務有關，即與確定織在一定時期的目標、制訂戰略和政策、制訂規劃、合理地分配資源有關。

　　這種信息主要來自外部環境，諸如當前的和未來的經濟形勢的分析預測料、資源的可獲量、市場和競爭對手的發展動向，以及政府政策及政治的變化等。

　　2.控制信息。這種信息與中層管理部門的職能工作有關。它幫助職能門制定組織內部的計劃，並使之有可能檢查實施效果是否符合計劃目標。這種信息主要來自組織的內部。

　　3.作業信息。這種信息與組織的日常管理活動和業務活動有關，例如計信息、庫存信息、生產進度信息。質量和廢品率信息、產量信息等。這信息來自組織的內部，基層主管人員是這種信息的主要使用者。

　　（二）按信息的穩定性，可以將信息分為固定信息和流動信息兩種類型。

　　1.固定信息，是指具有相對穩定性的信息，在一段時間內，可以供各管理工作重覆使用，不發生質的變化。它是組織或企業一切計劃和組織工作的重要依據。以企業為例，固定信息主要由三部分組成：

　　（1）定額標準信息。它包括產品的結構、工藝文件、各類勞動定額，料消耗定額、工時定額、各種標準報表、各類台帳等。

　　（2）計劃合同信息。它包括計劃指標體系和合同文件等。

　　（3）查詢信息。屬於這種信息的有：國際標準、國家標準、專業標準企業標準、產品和原材料價目表、設備檔案、人事檔案、固定資產檔案等。

　　2.流動信息。又稱為作業統計信息，它是反映生產經營活動實際進程實際狀態的信息，是隨著生產經營活動的進展不斷更新的。因此，這類信時間性較強，一般只具有一次性使用價值。但及時收集這類信息，並與計劃指標進行比較，是控制和評價企業生產經營活動，不失時機地揭示和剋服薄弱環節的重要手段。

　　一般來說，固定信息約占企業管理系統中周轉的總信息量的75％，整個企業管理系統的工作質量很大程度上取決於固定信息的管理。因此，無論現行管理系統的整頓工作，還是應用現代化手段的電腦管理系統的建立，一般都是從組織和建立固定信息文件開始的。

　　有人形容當今的時代特點是“信息爆炸”。的確，信息的大量增加，給計劃工作人員和各級主管人員帶來了沉重的負擔，甚至產生了適得其反的作用。大多數主管人員的抱怨都集中在以下幾方面：

　　（1）類型不對的信息大多，合乎要求的信息不足。

　　（2）信息被分散存貯於組織的各個單位，以至要使用它們對極簡單的題給出答案都很困難。

　　（3）查詢極不方便。

　　（4）一些重要的信息經常不能及時送達需要它的主管人員手中。

　　（5）數據大多，有用的信息太少。就是說，對大量數據的加工、提煉處理工作，遠遠不能滿足主管人員的要求。

　　管理實踐表明，要提高計劃工作的水平，要提高整個管理工作的效率效果，就必須對信息進行有效的管理。信息管理的主要任務是：識別使用的信息需要，對數據進行收集、加工、存貯和檢索，對信息的傳遞加以計劃，將數據轉換為信息，並將這些信息及時、準確、適用和經濟地提供給組織各級主管人員以及其他相關人員。這是一項艱巨的、浩繁的任務。電腦的管理信息系統的建立，為完成這一任務提供了強有力的手段。

　　面對信息量的劇增，國際信息界對信息資源管理開始加以重視和研究。如美國學者馬爾香(D．A．Marchand)和克雷斯萊因(J．C．Kresslein)在《信息資源管理手冊》(1988)中指出：“信息資源管理是一種對改進機構的生產率和效率有獨特認識的管理哲學。”而英國學者馬丁(w．J．Martin)在《信息社會》(1988)一書中也提出了信息管理中的質量、預算和成本概念。在世界上，美國率先導入了信息管理的概念並予以實踐。早在1942年，美國國會就通過了《聯邦報告法案》，提出了控制文書的聯邦政策。1966年頒佈的《信息自由法案》則對政府信息公開和利用進行了規範，規定任何人都有權利利用聯邦政府部門的記錄，並授權公開這些記錄。

　　1975年至1977年，美國政府專門成立了“聯邦文件委員會”，該委員會由聯邦和各州的政府官員以及來自商界、勞工界、顧客群體和信息管理專家組成。聯邦文件委員會在此後的報告中指出，聯邦政府嚴重的官僚主義的根源在於聯邦政府的信息管理非常差。該委員會在1980年通過了《文書削減法》，被認為是全球信息資源管理的里程碑；與此同時，聯邦政府部門開始設立信息主管人員。從美國的信息管理案例中我們可以發現如下的智慧：一是信息管理最早是由政府主導和推動；二是通過法案將信息管理納入了法制的軌道；三是在政府部門中成立了由各方人員組成的文件委員會，併在政府各部門中專設了信息主管。這樣的信息管理機制，大大促進了信息向知識和智慧的轉化，確保了信息資源管理在美國政府各部門的實施，並使政府機構中的信息得以有效地流通和利用。