流動信息

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什麼是流動信息

  流動信息亦稱作用統計信息,是反映某一時刻的經濟動態和生產經營過程中隨時出現的新情況、新問題等方的信息,如市場信息銷售信息、用戶信息,原材料信息,財務資金信息、新產品開發信息、設備狀況信息、安全信息生產過程中的產品質量控制信息等。流動信息在生產經營活動中不斷產生和變化,它的時效性很強, 往往只有一次性性的利用價值,包括反映企業人、財、物個產、供、銷狀態及其他相關環境狀況的各種原始積累、單據報表、情報等。流動信息約占企業信息總量的25%,是企業信息管理的重心和關鍵,亦是加強信息管理工作的重點。總的來說流動信息的管理就是加強計量、記錄、整理、分析和存儲。

流動信息的特點[1]

  1、數據來源分散性

  數據分散在各生產環節和管理組織系統,決定了數據收集的複雜性和繁重性。

  2、信息非消耗性

  信息不因使用失效,而隨著時間可能失效。企業信息大量性。隨系統分工和外部環境的擴大,企業信息量劇增。晨鳴有數十種統計報表,原始記錄數百種,這些報表記錄中包括大量信息項目。

  3、信息傳遞的滯後性

  生產經營過程發生的數據,經管理組織系統處理成信息,而後再依據信息實施管理職能,在這個收集、加工、應用的過程中,生產經營過程的運轉始終在進行。因此信息傳遞具有滯後性。

流動信息基礎工作[1]

  (一)計量工作用一種標準的單位量去測定另一同一類的量值。例如對長度、重量、時間、壽命、強度、硬度、溫度、化學成分的檢驗、測試和分析等。

  計量工作貫穿在企業生產經營活動的全過程。在供、產、銷過程中形成一個數據環。包括原材料、燃料、勞動力和設備的供應數據、加工過程中的數據、產品產出數據、商品市場數據,以及綜合分析處理的數據。計量工作就是要及時、準確地獲取和分析這個不斷變化的數據環。

  • 計量工作也有一個基礎工作,計量要準,必須做好三項工作:

  1、計量器具自身準確

  2、計量人員操作准確

  3、計量管理機構健全,有專業人員、有制度、有責任。

  • 數據歸人五個口:

  1、戰略決策口。有關外部市場和內部的重大信息,歸於董事長或總經理辦公室,用於戰略決策參考。

  2、經濟核算口。包括統計核算會計核算業務核算

  3、經濟預測口。包括內部經濟活動預測和外部市場預測

  4、質量檢測口。包括對勞動對象勞動手段、勞動力和工作等質量的檢測

  5、技術開發口。包括國內國際技術、產品發展情況。每個口不一定是一個職能科,而是指與數據使用有關的若幹部門。

  (二)記錄工作記錄各種數據和情況的工作,與計量工作緊密相關。記錄的常用形式就是原始記錄,它是生產經營活動情況的最初的直接的記錄。這項工作量相當大。龐大的工作量迫使晨鳴把收集數據減到最低限度。

  • 原始記錄按內容分為:

  1、物質管理原始記錄。包括產品生產、勞動工資、物資、設備、產品和技術革新等記錄

  2、價值管理原始記錄。包括會計憑證、銷售額度記錄、市場價格動態記錄。

  • 原始記錄按特點分為:

  1、專用原始記錄。一表一項內容,如考勤表;

  2、綜合原始記錄。一表多項內容,如生產記錄。

  • 按級別分為:

  1、廠級管理使用,如銷售記錄

  2、車間管理使用,如產品生產記錄

  3、班組管理使用,如考勤表。

  • 原始記錄管理要求:

  1、原始記錄完整、精減、統一。該記的必記,用不著記的不可爛發原始記錄,搞繁鎖哲學,全廠原始記錄要統一分類編號。

  2、是充實隊伍,歸口來抓。有不少人認為充實專業人員搞原始記錄工作會增加費用開支。實際上原始記錄健全所帶來的收益要比增加人員多支出的工資更合算。

  (三)情報搜集工作

  通過市場和書刊雜誌等及時收集有用的技術和產品發展及消費動態資料,分類、整理分析,提供給有關部門。

流動數據環[1]

  企業的三種流是一個以人流為前提,以資金流為手段,以物流為主體的流動數據環。如圖所示,在這個環中,計量記錄和分析貫穿著全過程。人流推動了物流,為物流服務,並要記錄下來物流的全部運動過程及其在這個過程中的每一個階段,每一個環節,每一個空間物流品種、數量、質量、價值的變化數據。形成了各種原始記錄單和台賬。

Image:企业运行过程的数据变化.png

圖1 企業運行過程的數據變化


固定信息與流動信息的關係

  區分流動信息和固定信息的定量指標是信息穩定繫數k,可由下麵的公式求得:

  K=\frac{C_2}{C_1}

  其中C真是在確定的時間內的信息項目總數,C2是在同一確定時間內C,中保持不變的信息項目數。k反映了信息在確定時間內的穩定性,k越大,信息越穩定,否則穩定性越差。通常當k主o.85時,稱為固定信息,當0.85>k>0.6時,稱為相對固定信息,當k<0.6時,稱為流動信息。在實際工作中,組織信息文件時,常把相對固定信息與固定信息組織在一起,統稱為固定信息。

  流動信息與固定信息的主要區別在於,前者反映同一對象在不同時間的差異,後者反映某屍特殊對象與其他對象賂差異以及這個對象與其他對象的特殊聯繫。如櫃組進銷存日報表作為流動信息,反映櫃組每天經營業務的變化,而服務質量標準作為固定信息,反映服務工作與其他工作的不同點:也反映營業員與顧客之間的正確關係。

  流動信息與固定信息又是相互依存的。如櫃組只有先明確商品的單價(固定信息),才能進行核算,進而填寫日銀表(流動信息)。又如,要考核營業員的服務質量(產生流動信息),先要制定服務質量標準(固定信息)。所以,固定信息是產生流動信息的基礎。反之,流動信息是固定信息存在的目的,如建立定額、標準和規章制度的一個主要目的是便於合理考核(產生流動信息)。如果建立某項規章制度盾,長期不檢查、不考核,那末這項規章制度就可能失去存在的意義。流動信息與固定信息在一定條件下可以相互轉化。任何固定信息的“固定”期都是有限的。如計劃、目標、方針、策略、標準、定額和規章制度都有一定的適用期,過了適用期,這些固定信息就需要更新,以適應新的變化。從長期看,任何信息都是流動信息。反之,流動信息也能轉化為固定信息。如職工考核是流動信息,但通過一兩年的考核後,企業根據所積累的考核情況給職工作出鑒定,而鑒定通常是穩定的,是固定信息,因此從考核到鑒定,就是流動信息轉變為固定信息。[2]

參考文獻

  1. 1.0 1.1 1.2 陳永興主編.中國造紙企業管理與晨鳴現代管理模式.中國輕工業出版社,2000年08月第1版
  2. 葉樹滋 陳祝平.高等財經院校試用教材 商業企業管理概論.浙江人民出版社,1988年10月第1版
 
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