管理職能

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管理職能(Management functions)

目錄

管理職能概述

  管理是人們進行的一項實踐活動,是人們的一項實際工作,一種行動。人們發現在不同的管理者的管理工作中,管理者往往採用程式具有某些類似、內容具有某些共性的管理行為,比如計劃組織控制等,人們對這些管理行為加以系統性歸納,逐漸形成了“管理職能”這一被普遍認同的概念。

  所謂管理職能,是管理過程中各項行為的內容的概括,是人們對管理工作應有的一般過程和基本內容所作的理論概括。

  管理職能一般是根據管理過程的內在邏輯,劃分為幾個相對獨立的部分。劃分管理的職能,並不意味著這些管理職能是互不相關、截然不同的。劃分管理職能,其意義在於:管理職能把管理過程劃分為幾個相對獨立的部分,在理論研究上能更清楚地描述管理活動的整個過程,有助於實際的管理工作以及管理教學工作。劃分管理職能,管理者在實踐中有助於實現管理活動的專業化,使管理人員更容易從事管理工作。在管理領域中實現專業化,如同在生產中實現專業化一樣,能大大提高效率。同時,管理者可以運用職能觀點去建立或改革組織機構,根據管理職能規定出組織內部的職責和權力以及它們的內部結構,從而也就可以確定管理人員的人數、素質、學歷、知識結構等。

管理職能的基本內容[1]

  一、計劃職能(P1anning)

  計劃職能是指管理者對將要實現的目標和應採取的行動方案作出選擇及具體安排的活動過程,簡言之,就是預測未來並制訂行動方案。其主要內容涉及:分析內外環境、確定組織目標、制訂組織發展戰略、提出實現既定目標和戰略的策略與作業計劃、規定組織的決策程式等。任何組織的管理活動都是從計划出發的,因此,計劃職能是管理的首要職能。

  二、組織職能(Organizing)

  組織職能是指管理者根據既定目標,對組織中的各種要素及人們之間的相互關係進行合理安排的過程,簡言之,就是建立組織的物質結構和社會結構。其主要內容包括:設計組織結構、建立管理體制、分配權力、明確責任、配置資源、構建有效的信息溝通網路等。

  三、領導職能(Leading)

  領導職能是指管理者為了實現組織目標而對被管理者施加影響的過程。管理者在執行領導職能時,一方面要調動組織成員的潛能,使之在實現組織目標過程中發揮應有作用;另一方面要促進組織成員之問的團結協作,使組織中的所有活動和努力統一和諧。其具體途徑包括:激勵下屬、對他們的活動進行指導、選擇最有效的溝通渠道解決組織成員之間以及組織與其他組織之間的衝突等。

  四、控制職能(Controlling)

  在執行計劃的過程中,由於環境的變化及其影響,可能導致人們的活動或行為與組織的要求或期望不一致,出現偏差。為了保證組織工作能夠按照既定的計划進行,管理者必須對組織績效進行監控,並將實際工作績效與預先設定的標準進行比較。如果出現了超出一定限度的偏差,則需及時採取糾正措施,以保證組織工作在正確的軌道上運行,確保組織目標的實現。管理者運用事先確定的標準,衡量實際工作績效,尋找偏差及其產生的原因,並採取措施予以糾正的過程,就是執行管理的控制職能的過程。簡言之,控制就是保證組織的一切活動符合預先制訂的計劃。

管理職能之間的關係

  管理的四項基本職能,計劃、組織、領導、控制之間是相互聯繫、相互制約的關係。它們共同構成一個有機的整體,其中任何一項職能出現問題,都會影響其他職能的發揮乃至組織目標的實現。正確認識四項職能之間的關係應當把握兩點:

  第一,從理論上講,這些職能是按一定順序發生的。計劃職能是首要職能,因為管理活動首先從計劃開始,而且計劃職能滲透在其他各種職能之中,或者說,其他職能都是為執行計劃職能即實現組織目標服務的。為了實現組織目標和保證計劃方案的實施,必須建立合理的組織機構、權力體系和信息溝通渠道,因此產生了組織職能;在組織保證的基礎上,管理者必須選擇適當的領導方式,有效地指揮、調動和協調各方面的力量,解決組織內外的衝突,最大限度地提升組織效率,於是產生了領導職能;為了確保組織目標的實現,管理者還必鬚根據預先制訂的計劃和標準對組織成員的各項工作進行監控,並糾正偏差,即實施控制職能。可見,管理過程是先有計劃職能,之後才依次產生了組織職能、領導職能和控制職能,體現出管理過程的連續性。

  第二,從管理實踐來考察,管理過程又是一個各種職能活動周而複始地迴圈進行的動態過程。例如,在執行控制職能的過程中,往往為了糾正偏差而需要重新編製計劃或對原有計划進行修改完善,從而啟動新一輪管理活動。

管理職能研究的沿革

  確定管理職能對任何組織而言都是極其重要的,但作為合理組織活動的一般職能,究竟應該包括哪些管理職能?管理學者至今仍眾說不一。如:法約爾的五大職能三大職能的觀點、行為科學的四大職能中國MBA的提法、管理過程六項基本職能與管理九大職能等

  最早系統提出管理職能的是法國的法約爾。他提出管理的職能包括計劃、組織、指揮、協調、控制五個職能,其中計劃職能為他所重點強調。他認為,組織一個企業,就是為企業的經營提供所有必要的原料、設備、資本、人員。指揮的任務要分配給企業的各種不同的領導人,每個領導人都承擔各自的單位的任務和職員。協調就是指企業的一切工作都要和諧地配合,以便於企業經營的順利進行,並且有利於企業取得成功。控制就是要證實一下是否各項工作都與已定計劃相符合,是否與下達的指示及已定原則相符合。

  在法約爾之後,許多學者根據社會環境的新變化,對管理的職能進行了進一步的探究,有了許多新的認識。但當代管理學家們對管理職能的劃分,大體上沒有超出法約爾的範圍。

  古利克厄威克就管理職能的劃分,提出了著名的管理七職能。他們認為,管理的職能是:計劃、組織、人事、指揮、協調、報告、預算

  哈羅德·孔茨西里爾·奧唐奈里奇把管理的職能劃分為:計劃、組織、人事、領導和控制。人事職能的包含意味著管理者應當重視利用人才,註重人才的發展以及協調人們活動,這說明當時管理學家已經註意到了人的管理在管理行為中的重要性。

  本世紀60年代以來,隨著系統論控制論資訊理論的產生以及現代技術手段的發展,管理決策學派的形成,使得決策問題在管理中的作用日益突出。西蒙等人在解釋管理職能時,突出了決策職能。他認為組織活動的中心就是決策。制定計劃、選擇計劃方案需要決策;設計組織結構;人事管理等也需要決策;選擇控制手段還需要決策。他認為,決策貫穿於管理過程的各個方面,管理的核心是決策。

  美國學者米和希克斯在總結前人對管理職能分析的基礎上,提出了創新職能,突出了創新可以使組織的管理不斷適應時代發展的論點。

  何道誼《論管理的職能》依據業務過程把管理分為目標計劃實行檢饋控制、調整六項基本職能,加之人力組織領導三項人的管理方面的職能,系統地將管理分為九大職能。

管理職能的變化和社會環境的關係

  管理職能的變化和社會環境的變化有密切的關係。在法約爾時期,企業的外部環境變化不大,市場競爭並不激烈,管理者的主要工作是做好計劃、組織和領導工人把產品生產出來就萬事大吉了。在行為科學出現之前,人們往往對管理的活動側重於對技術因素及物的因素的管理,管理工作中強調實行嚴密的計劃、指揮和控制。但自霍桑實驗之後,一些學者在劃分管理職能時,對有關人的因素的管理開始重視起來,人事、信息溝通、激勵職能開始提出。這些職能的提出,體現了對管理職能的劃分開始側重於對人的行為激勵方面,人事管理被提到比較重要的地位上來。20世紀50年代以後,特別是60年代以來,由於現代科學技術的發展和諸多新興學科的出現,管理學家又在管理職能中加進了創新和決策職能。決策理論學派的代表人物西蒙提出了決策職能,決策職能從計劃職能中分化出來。他認為決策貫徹於管理的全過程,管理的核心是決策。管理的決策職能不僅各個層次的管理者都有,並且分佈在各項管理活動中。創新職能源於70年代後的世界環境的劇變。創新職能的提出,也恰恰反映了這一時代的歷史背景。我們可以預見,隨著科學技術的不斷發展和社會生產力水平的提高,管理職能的內容和重點也會有新的變化。

  實際上,管理的行為主體是組織,而組織是運動變化的,當組織要素組織環境管理主體管理客體三者發生變化時,管理行為和職能應隨之發生變化。在一般的管理中,組織目的通常不會發生太大的變化,一般以組織所有者的利益作為組織目的。但組織環境管理主體管理客體卻因組織自身條件和外部條件的不同而具有很大的差異性,工廠管理與商店管理、大型跨國公司的管理與小作坊的管理、高素質人才的管理和簡單勞動工人的管理等等顯然都具有很大的差異性,因而體現在管理方式和手段上也就有著很大的不同,這就要求對於不同的組織環境、管理主體、管理客體,在管理手段和方式上也有所不同,管理的職能也有所不同。例如,對於軍人,命令應當是最佳的職能,而對於現代高素質的人才,激勵、鼓勵也許是應當採用的職能。

  從不同管理理論關於管理職能的討論中可以看出三點:

  一、管理職能應隨著組織的不同而不同

  管理職能總是與組織環境、管理主體、管理客體相聯繫的,實際上並沒有所謂的管理職能,任何優秀的管理職能和技巧總是相對於特定的組織環境、管理主體、管理客體,有什麼樣的組織要素,就應有相應的管理職能。當組織環境、管理主體、管理客體發生變化時,管理職能就應相應地做出改變。管理職能的劃分不可能存在一套如管理過程學派所說的“典型的”職能這一固定的模式,可以到處運用,放之四海而皆準。管理職能的不確定性就要求我們在使用管理職能的時候首先要進行組織要素的分析。

  二、管理職能的劃分隨各學派對管理過程的認識不同而不同

  管理學家對管理職能的劃分認識不一,並不僅是因為有關管理學者因所處的時代、環境等條件不同而導致對管理職能的劃分界定不同,而是因為已劃分的各管理職能由於彼此之間並無嚴格的次序和界限,往往互相關聯或交叉表達,不同的關聯或交叉產生了不同的職能劃分。

  三、管理職能並不能描述管理過程

  在具體的管理過程中,各項職能往往很難劃分得十分清楚。按理來說,一項管理工作總是要首先作決策,再制訂計劃,然後組織實施,最後協調控制整個進程。但實際上,管理人員常常並不是按順序執行這些職能,而是同時執行這些職能。所劃分的這些職能只是描述了管理活動的一般過程,對於具體領域中具體的管理活動並不一定完全與該描述相一致,在管理中實施的職能可能多一項,也可能少一項,尤其是對特殊性質的管理問題而言,更是如此。管理學理論研究網

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評論(共1條)

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202.103.205.* 在 2008年7月9日 14:42 發表

我也是學管理的文章不錯

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