組織效率

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組織效率(Organizational Efficiency)

目錄

什麼是組織效率

  組織效率是指組織管理工作投入的勞動量與勞動效果之間的比率。

  組織效率是組織目標的達成情況。由於企業組織是許多主體契約的聯結,因而組織的目標實際上是一組目標所構成的目標體系,可以概括為“利益相關主體的利益最大化”,它是一個典型的多目標最優化模型。另外,組織的目標本身也是動態的,隨著環境的變化和組織自身的演進,其目標也會不斷演變。

組織效率的影響因素

  導致企業組織效率差距的因素主要有兩個方面:一是源自企業外部的環境因素,如政治與法律、區域經濟、科學技術、社會與文化等;一是源自企業內部的管理因素,如組織結構業務流程、企業員工、工具平臺以及企業文化等。外部環境因素與內部管理因素相互影響,相互制約,最終決定了企業的組織效率。

外部環境因素分析

  外部環境因素主要指企業組織所處國家的政治法律、區域經濟、科學技術、社會文化、等外部條件,這些外部條件客觀存在,不以單個企業意願發生改變。企業組織通常條件下只能適應這些環境因素的限制,對組織本身進行調整與改變,以便獲得生存與發展的機會。

  企業組織受到外部環境因素的限制,但如果能對環境因素進行深入研究,加以有效利用,也會對企業組織效率產生積極的影響。在企業組織所處的行業與行業供應鏈位置的選擇上,企業具有相當大的自由度。

企業內部的管理因素

  雖然外部環境對組織效率有著決定性影響,但這種影響是長期的,不會在短時間有所改變。由於內部因素的可控性、可操作性,內部因素的改變往往可對企業管理改善產生直接影響,對企業內部因素的改善可以在較短的時間內實現企業組織效率的提升,因而對內部因素的研究就有著非常重要的現實意義。

  1、組織結構因素分析

  影響組織效率的第一個內部因素就是組織結構一個組織的結構往往意味著一個組織的權力分配,同時也決定著著組織的決策模式,而權力分配與決策模式是影響組織效率最關鍵的要素。組織結構同時也影響著組織溝通效率,這方面主要體現在組織的層級以及信息傳遞的路徑上,層級越多,路徑越長,組織的效率也就越低。

  扁平化已經成為組織結構不可逆轉的一個趨勢,在歐美髮達國家,層級較少、路徑較短的扁平化組織已經成為企業改善組織效率的一個有效工具。同時,適時調整組織結構也是提高組織效率的一個重要手段,企業現狀組織結構往往有著其歷史原因,在形成當初也適應或解決了一些特定問題。然而對於任何企業,隨著自身的發展,規模的擴張,組織的變更與調整也是必然的,無論這種變更與調整方案是來源於企業自身,還是外部機構(如管理咨詢公司)。

  2、業務流程因素分析

  在組織結構確定後,業務流程成為影響組織效率的又一個關鍵因素。面對越來越激烈的市場競爭,如何讓企業在現有資源的基礎上,突破運作瓶頸,大幅度提升組織效率,成為所有企業追求的目標。在這一過程中,豐田的精益製造模式、高德拉特的TOC法以及哈默提出的流程優化等理論,都是在流程方面對提升組織效率的有效嘗試。

  3、員工因素分析

  在組織結構與企業流程確定之後,工作人員的態度與能力就成為影響組織效率的又一重要因素。目前市場中進行的各類管理類培訓業務、人力資源咨詢業務都是在這方面所進行的努力,據有關資料表明,在咨詢公司提供的各類咨詢項目中,人力資源項目是最直接的,也是短期內最有效提升組織效率的做法,對組織效率的貢獻值約為15%左右。

  4、工具因素分析

  隨著科學技術的發展,信息化成為提高組織效率最直接的工具,在企業應用的信息化工具,可簡單分為兩個層面:一是技術信息化工具,技術信息化的相關軟體直接提高某個具體工作崗位的效率,軟體功能非常具體,通常涉及大量數據的計算與管理,效果也最為明顯,如CAP、PDMCAPP、SCADA、 GIS等等,一是管理信息化工具,管理信息化相關軟體有助於提高管理效率,即溝通效率、協同效率、決策效率等,如OA系統、ERP系統SCM系統CRM系統、BI系統、內外部企業門戶等。從信息化工具的效果上講,技術信息化是提高崗位技能的,能夠快速提高瓶頸崗位的工作效率,管理信息化則是從整個公司的視角出發,提高整個供應鏈的服務運作能力,因而管理信息化如果一旦實施成功,將成為企業核心競爭力重要組成部分。如電腦業的DELL、服裝業的 ZARA,其信息系統都已成為企業運營不可缺少的重要組成部分,也成為領先於其他企業的重要工具。

  5、企業文化因素      隨著管理學界對於企業文化研究的逐漸深入,認為企業經營狀況與企業文化有著極為緊密的關係。企業文化建設的關鍵,是將社會的一部分職能延續到公司內部,對企業內部員工的思維方式工作態度人生觀進行引導,使之與企業理念相吻合,從而實現企業效率的最大化,隨著企業管理水平的不斷提高,越來越多的企業開始強調自身文化的特點,以此來獲得社會與員工的認同。

  雖然建立企業文化需要經過漫長的歷史積累,但良好的企業文化對於長遠發展卻是至關重要的。企業文化隨著企業成長逐步建立起來的,不可能通過短時間內通過交易方式獲得,曾經有人說過,即使你有足夠的資金,你或許能夠按照DELL構建組織、流程企業制度,能夠招聘到同樣優秀的工作人員、能夠購買同樣先進的運作系統,卻肯定不能夠實現DELL式的順暢運作,其原因就是你的企業沒有DELL文化,這些員工的思維方式、思維習慣還不是DELL式的。企業文化雖然不能快速建立,但是員工卻能在短時間內融入企業文化,並按照文化認同的方式去做事,一個很明顯的例子,國企工作的員工,經常遲到、怠工,可一旦進入外企工作,就會適應外企的工作節奏、工作模式,其實這一點就是文化的作用。

  在分析了影響組織效率的因素後,我們可以清楚的認識到,要提升一個企業的組織效率,必須從兩個方面進行共同努力:對區域經濟、社會文化、政治法律、科學技術等外部環境因素進行研究,以此提升企業的遠景效率,對組織結構業務流程、員工因素、工具因素等內部管理因素進行改善,以此提升企業組織的效率現狀,只有充分關註現狀效率與遠景效率的雙重改善,才能使自己的企業確保在競爭中勝出,並保持長久的競爭力。

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