組織要素

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組織要素(Organization Factor)

目錄

什麼是組織要素

  組織要素是組成組織系統的各個部分或成分,是組織的最基本單位。組織要素決定了組織的結構、功能、屬性和特點。區分和研究組織要素及它們之間的相互關係,有利於對組織成員,組織內的類群及其相互關係的調節和預測

組織要素的理論回顧

  1.古典組織要素理論

  早期的組織理論形成於20世紀20年代前後,主要側重於靜態組織的研究,註重組織效率馬克思·韋伯的思想決定了古典組織理論的主流。他認為,任何組織都是以某種形式的權力為基礎。沒有權力的作用,組織就不可能達到目標。有了適合行政組織的權力基礎,韋伯勾畫出的理想官僚組織是一層層控制的金字塔式的組織結構體系。組織成員間的關係只有對事的關係而無對人的關係,完全以理性的、制度化的準則為指導。由此可見,韋伯從組織的構成基礎的視角,認為組織本質的構成要素就是權力,一切組織管理均以權力為基礎,權力是組織的隱性要素。而在管理過程中的權力來源於制度,制度是組織管理過程中的主要顯性要素。

  韋伯的組織要素劃分是基於他所理解的組織的本質。而這種認識本身具有一定的局限性。他將組織看成是一個封閉的系統,只註重組織內部的適應性,強調大棒加蘿蔔的組織管理方式;只註重正式組織,忽視人的高層次需求

  2.現代組織要素理論

  20世紀30年代後,組織理論得以蓬勃發展,組織的研究由靜態轉向了動態。人際關係,個人,組織行為組織環境成為研究重點。現代組織理論認為組織是一種開放的,充滿決策的系統,強調組織對外部環境的適應和組織內部結構的協調。同時,它也強調組織成員的價值和期望,重視人性,人與人之間的協調,個人與群體的協調及群體與群體之間的協調。其中,社會學派系統學派對組織要素的研究最具代表性。

  (1)社會系統學派的組織要素劃分。社會系統學派創始人巴納德認為,組織是有意識的協調兩個以上的人的活動或力量的一個體系。社會各級組織都是一個協作的系統,它們都是社會這個大協作系統的某個部分或方面(巴納德,1938)。組織需和其整個外界環境達到平衡,既要有效的滿足組織目標,又要“有能率的”滿足個人動機。從這一組織存在的視角,巴納德提出了組織的三個基本要素:信息交流,做貢獻的意願和共同的目的。對於任何級別,任何規模的正式組織,三者缺一不可。

  巴納德的研究揭示了組織的部分本質,即組織的存在是由於組織可以通過人與人的有效協作來達到單憑個人努力所無法達到的目標。但他對組織要素的劃分也有一定的局限性。首先他過分強調組織中人的因素,而忽視了其他物質要素的存在,只是以部分替代整體。其次,雖然他在組織的整個理論體系中強調了社會協作大系統,但對組織要素的區分還只局限於組織協作體系內,將組織看成是封閉的系統,忽視了對組織的外部要素的研究。

  (2)系統管理學派的組織要素劃分。卡斯特詹姆斯·E·羅森茨韋克認為,組織是由各個子系統有機聯繫組成的系統。構成組織的系統具有開放性和整體性。組織要生存和發展,除了要保持系統內的均衡,還要與外界環境不斷地相互影響,相互作用,保持動態平衡。卡斯特和羅森茨韋克系統論的角度提出,組織要素就是組成組織系統的五個子系統:目標與價值子系統,技術子系統,社會心理子系統,組織結構子系統和管理子系統。

  系統要素的提出揭示了組織系統的部分特征。但卡斯特和羅森茨韋克對子系統劃分的依據比較含糊。五個子系統間相互交叉重疊,又相互作用,不可分割。有學者認為,技術子系統和組織結構子系統其實是組織要素的表現形式。

組織要素的劃分

  如前所述,組織是一個開放的,具有特定目標的協作系統。結合巴納德,卡斯特和羅森茨韋克對組織要素的研究,我們認為,組織具有開放性、系統性、目的性和協作性的特征。作為系統,組織同時又具有整體性的特征。

  根據這些特性,組織要素分為:組織外部環境組織內部環境,組織目的,管理主體管理客體。組織的開放性和系統性決定了組織的一個重要要素就是組織環境,包括外部環境和內部環境。系統的目的性決定了任何組織都有其存在的目的,構成組織的重要要素。系統的協作性和整體性說明組織作為一個整體,在實現目標的過程中離不開內部相互協作,相互調節的要素。根據系統論的觀點,系統內相互作用的要素系統為施控系統和受控系統。組織管理的施控系統和受控系統分別是組織內的管理主體和管理客體。這五個基本要素相互結合也相互作用。

  1.組織的外部環境是指組織的成員或群體向組織的外部觀察時的視角。任何組織都處於一定的外部環境中,並與外部環境發生著物質、能量或信息等各種交換關係。組織的巨集觀外部環境有政治環境,經濟環境,社會環境和文化環境等;中觀環境是組織所在行業的市場環境,生產環境,科學研究和技術環境等;組織的微觀環境是指組織的利益相關者所構成的環境,如地方政府,顧客,供應商,競爭者等。

  2.組織的內部環境是指組織內部的成員或群體之間的關係模式所構成的環境,如結構環境,制度環境,文化環境等。組織的內部環境須和外部環境發展相一致。外部環境的發展具有很大的不確定性,組織鬚根據外部環境的變化調整內部環境,才能使組織的內外要素相協調。

  3.組織目的。組織目的是得到組織所有成員認同的共同願望。巴納德認為,當兩個或更多的人為一個共同的目的而協作時,組織就形成了。目的是使組織統一起來的因素,沒有了組織目的,組織就不可能建立,也就失去了存在的必要。組織的目的通常有兩種:物的目的和社會的目的。物的目的是指物體或物的存在。社會目的指組織同社會發生信息交流形成的特定的相互關係。理論界普遍認為,組織的終極目的應重在後者。組織在確定組織目的這一要素時,應充分認識到,既要反映組織中個人的目的,又要反映組織的共同目的。

  4.管理主體作為系統的組織,它的構成要素應是相互作用,相互耦合的。實現組織目的的過程就是一個內外部要素相互作用及內部要素之間相互作用的過程。內部要素的相互作用是通過管理實踐的形式來體現的,即通過管理主體和管理客體的相互協作來完成的。管理主體可以是人或機構,具有一定的管理能力,擁有相應的權威和責任來從事協調和控制活動。

  5.管理客體是指被管理,協調和控制的對象。管理主體領導管理客體實現組織的目的,而管理客體完成組織目標的狀況又對管理主體產生反作用,從而使之對自己的行為做出調整。積極的相互作用和相互影響能使組織更好地實現組織目的;而消極的作用會使組織走向滅亡。

組織要素管理的三個維度

  組織的協作體系能否存續主要取決於組織要素之間能否良性地,協調地相互作用,形成一個和諧發展的耦合系統,這也是組織設計的依據和組織管理的目標。組織管理既要“有效的”滿足組織目的,又要“有能率的”滿足個人動機,從而使組織的協作和持續成為可能(巴納德,1938)。組織的本質是組織內個人與個人,個人與群體,群體與群體之間的關係構成。而組織管理的本質就是通過管理組織行為,設計合理的組織結構,經過一系列的管理過程來協調個體,群體和組織的工作。

  1.組織行為管理

  組織行為是指人們在個體、群體和組織三個層面上發生的行為。行為的主體是人,他們的態度、直覺、學習能力、感情和目標對組織來說都很重要。由於組織中的人都屬於特定的群體,故組織行為又體現在群體發生的行為。組織內的群體可分為正式群體非正式群體:正式群體是員工根據他們在組織中的崗位而形成的;非正式群體的形成是以一種經常的方式相互聯繫,並產生與組織要求不同的形式的活動。群體能夠改變個體的動機或需要,並能夠影響個體在組織環境下的行為。組織需要有效預測和管理人的行為和群體的行為。

  組織的內部和外部環境對組織行為有很大的影響。反之,組織行為又會對內外部環境起著反作用。大部分的組織外部要素都是由各行業或各領域的組織行為共同作用而形成的,如某一企業內部的技術人員的創新就有可能改變某一特定組織類群的技術環境;而某一政治組織的決策行為就可能全面改變該組織的政治環境。組織行為需主動去適應組織內部環境和外部環境。

  組織目的是組織行為的指南。沒有目的導向的組織行為,組織的發展就會偏離組織目標。組織的另兩個管理要素,管理主體和管理客體是組織行為學的重點研究對象,他們本身就是組織行為的行動者。管理主體管理管理客體的行為,而管理客體的行為又影響和制約著管理主體的行為。兩者之間良性的相互作用才能最終利於這兩個管理要素的存在和發展。

  2.組織結構管理

  組織結構是一個抽象的概念,它是由工作和群體之間相對固定和穩定的關係構成,目的是為了有效影響個體和群體,實現有效工作業績的行為。組織結構確定了將個體組合成部門,部門再組合成整個組織的方式,也決定了組織中各層級之間的正式報告關係,包括層級的數目和主管人員的管理幅度,它同時也包含確保跨部門溝通,協作與力量整合的制度設計。

  結構本身就是組織內部環境要素的主要構成。組織結構設計直接影響到組織要素能否發揮重要的作用。好的組織結構能充分運用外部環境要素的優勢,及時有效地應對外部環境的變化,來達到組織目的。組織目的是組織中個人目的的有機結合,它的實現需要組織內個人努力的整合。但個體間的勞動分工又導致了努力的分化,組織結構就起到了調節組織中個人努力朝向組織目的的結構載體的作用。

  管理主體和管理客體本身就是組織結構中的主體構成。工作的分工,職責的劃分,權威的設定等組織結構設計要素會直接影響管理主,客體之間是否能協調發展,從而影響個人效能的發揮,決定他們能否既達到行為的有效性又具有個人能率。

  3.組織過程管理

  組織過程的概念很大。廣義上看,從組織的設計,建立到運行都屬於組織過程;狹義上講,組織過程就是指組織的運行管理過程。前文對行為和結構均已作論述,在此取狹義概念。

  西蒙認為,組織管理過程就是決策過程,即根據一些規範的組織程式,選擇和確定可供決策的因素,再就這些因素同有關組織成員溝通信息,做出決策。基於這一理論,我們可以推斷,組織過程管理就是對溝通過程和決策過程的管理。

  由於人只具有有限理性,所以人們很難對每一個決策將要產生的結果具有完全瞭解和正確預測,決策時也難以考慮所有可能措施。這種有限理性會導致他決策時只要尋求符合要求或令人滿意的措施。組織過程管理的目標就是要讓個人和群體得到最佳的信息溝通,達到最大限度的理性,來作出令自己滿意,也讓組織滿意的決策

  組織的內部環境應營造積極的溝通文化,去除或規避溝通障礙,使得向上,向下和水平方向的溝通渠道都暢通,以利於個人和群體作出有效決策。同時組織也不能忽略與組織外部要素的溝通,如政府,供應商和顧客等。某一方面的溝通不到位都有可能對組織造成致命的打擊。當然,在組織溝通決策管理過程中,一定不能偏離組織目的,所有的溝通和決策的終極目標都是實現組織目的。

  管理主體和管理客體之間權力距離的長短會直接影響兩者之間的溝通。管理主體應積極主動與客體溝通,瞭解他們的想法並得到反饋,這樣會使管理決策更加合理和可行,也更便於員工做出正確決策。決策制定的過程往往會決定決策實施的效果。如果管理主客體之間有了充分溝通,員工會認為自己參與了決策制定,這樣更利於決策的實施,達到管理目標。

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評論(共1條)

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119.6.13.* 在 2010年3月2日 17:14 發表

現代組織中必備四大要素:財、物、信息和人[風情主人 11602011提供]:

① 財,又稱資金。一直是企業中占據重要地位的要素,是推動各項活動的重要動力。由於利潤一般 以貨幣作為衡量指標,而獲取利潤又是企業的主要目標,因此,一些人把財的地位捧得很高很高,甚至認 為,只要有了錢,企業一定能成功。綜觀世界,許多財力雄厚的大企業經營不善乃至破產的事實無疑給了 “金錢萬能論”者當頭一棒。

② 物,又稱物資。主要指土地、廠房、商場、機器、設備、原材料等等。在一般情況下,物和財根 據市場供需情況可以互換。在絕大多數情況下,財要部分換成物才能進入組織活動。

③ 信息,又稱資訊。雖然信息一直參與組織的各項活動,但在以前,信息的作用較少被人重視。隨 著科學技術的進步,人類社會的發展,信息在企業中的作用越來越大,有時一條有用的信息可以使企業迅 速盈利。

④ 人,又稱人力資源。是四大要素中最主的要素。其他三種要素可以相互替代、轉換,也可能降低 一些人的作用,但不可能完全取代人的作用;反之,在許多情況下,人可以替代、轉換其他要素。嚴格來 說,所有的財、物、信息都是人創造出來的。

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