正式組織

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正式組織(Formal Organization)

目錄

什麼正式組織

  正式組織是指人們按照一定的規則,為完成某一共同的目標,正式組織起來的人群集合體。我們一般談到的組織都是指正式組織。維繫正式組織的主要是理性原則。在正式組織中,其成員之間保持著形式上的協作關係,以完成組織目標為行動的出發點和歸宿點。人們經常將“正式”與“不變”、“穩定”聯繫在一起。在實踐中,正式組織在保持其相對穩定性的同時必須具有一定的靈活性,發現和使用人才,並根據組織環境的變化調整正式組織的結構。

正式組織的特點

正式組織一般具有以下幾個特點:

(1) 組織目標是具體的。

(2) 正式組織的權力具有強制性服從的特點,並且還有正統性、合法性和穩定性等特點。

(3) 正式組織的結構一般具有層級式的等級特點。

(4) 正式組織的信息溝通渠道是由組織規章提供的。

正式組織的基本要素

  社會系統學派的代表巴納德認為正式組織有三個基本要素,即協作意願、共同目標和信息溝通。這三個要素是正式組織產生的充分必要條件。

  (1)協作意願

  按定義來說,沒有人就沒有組織。但是,正如我們強調指出過的,構成組織的應該是人的服務、行動、行為或影響,而不是人。那就很明顯,人們貢獻努力的意願是協作體系所不可缺少的。

  同組織有關的日常用語中有許多詞語用來指個人的協作意願,其中主要的有“忠誠心”、“團結心”、“團隊精神”、“組織力”。儘管這些詞語不太精確,但都與“忠於事業”有關,並且一般都認為它們所指的是不同於個人貢獻的有效性、能力或價值的某種事物。所以,“忠誠心”不一定同人的地位、階層、名聲、報酬或能力有關。它大致地被認為是組織的必要條件。

  這種意義上的協作意願意味著自我剋制,對自己個人行動控制權的放棄,個人行為的非個人化。其結果是努力的凝聚、結合;其直接的原因是必需“結合”的意向。沒有這種意向就不會有對協作做貢獻的持久的個人努力。首先必須有把個人行為貢獻於非個人的組織行為,個人放棄其行動的控制權的意願,才能把人們的行動協調起來。

  對某一具體的正式組織的貢獻意願的顯著特點是,個人意願的強度存在著極大的差異。如果按照貢獻意願的強度對一個組織的可能的貢獻者加以排列的話,其等級將為:從強烈的貢獻意願逐步下降到沒有貢獻意願,再下降到強烈的不願意、反對或憎恨。現代社會的大多數人對任何一個現存的或可能成立的組織總是處於否定的立場。可能的貢獻者中只有一小部分有著積極的貢獻意願。這對大的國家、天主教會等極大且極複雜的正式組織來講也適用。現存社會中的絕大多數人對任何一個組織或者是漠不關心,或者是積極反對。如果有較小的組織附屬於這些大的組織,那麼小組織中有積極貢獻意願的只是很小一部分,常常是微不足道的一部分人。

  幾乎同樣重要的另一個特點是,任何個人的貢獻意願的強度都不可能維持不變。人在睡眠時很難說有什麼貢獻意願。而當人疲勞、不愉快時,貢獻意願也會減退或消失,“心有餘而力不足”這句話就很好地表現了這種狀況。 從以上兩點得出的必然結論是,在任何一個正式組織中,有積極貢獻意願的人數,以及中立的或沒有貢獻意願的人數是經常變動的。隨之而來的推論是,在任何一個正式的協作體系中,可能的貢獻者的貢獻意願總量是不穩定的。這是從所有的正式組織的歷史中明顯表現出來的事實。

  積極的或否定的協作意願是每個個人對在這個組織中和其他機會中經受到的,或者對預計的凈滿足或凈不滿足比較後的表現。其他機會可能是個人的機會或其他組織提供的機會。也就是說,協作意願首先是誘因同相關的犧牲相比較的凈結果;其次是同其他機會提供的實際可以得到的凈滿足相比較的結果。如果從邏輯上來考慮,需要決定的問題首先是,進行協作是否比獨立行動對個人更為有利。如果更為有利,那麼要考慮的問題是,目前的協作機會比其他協作機會所提供的利益是更大還是更小。這樣,從個人的觀點來看,協作意願是個人願望同厭惡的綜合結果;從組織的觀點來看,它是所提供的客觀誘因同承受的負擔的綜合結果。而這個凈結果的衡量則完全是個人的和主觀的。因此,組織依存於個人的動機和滿足個人的誘因。

  (2)共同目標

  除了要同別人聯合這樣一種模糊的感覺或願望以外,必需有一個協作的目的,協作意願才能發展起來。否則,就無法知道或預測要求於個人的是怎樣的具體努力,在許多情況下也無法知道有些什麼樣的滿足可以提供給個人。我們把這樣一種目的叫做一個組織的“目的”。需要有一個目的的必要性是自明之理,是“系統”、“協作”、“協調”這些字眼中隱含之意。這是在許多協作體系中可以明顯看到的,儘管它常常沒有用文字規定下來,而且有時也無法規定。在這種情況,所能觀察到的是行動的方向或後果。從這些方向和後果中可以推導出目的來。

  一個目的如果不被將要參加組織的人們所接受,是不會激起協作行為的。因此,目的的被接受同協作意願是同時發生的。

  重要的一點是要明確,對每一個參加協作的人來說,每個協作目的都有兩個方面:

  ①協作的方面;

  ②主觀的方面。

  當把目的看成是一種協作行為的時候,它近似於獨立觀察者從一種特殊的觀察立場、組織利益的立場來觀察。它主要由組織的知識來決定,但由個人來加以解釋,例如,當五個人協作把一塊石頭從A處搬到B處時,對這五個人的每一個人,從組織的觀點來看,石頭的移動都是不同的事。但是,請註意,問題不在於石頭的移動對每一個人意味著什麼,而在於他認為對於整個組織意味著什麼。這包括著他認為作為協作的一個組成部分的他自己的努力的意義,以及所有其他參加協作的人的努力的意義,但它決不會涉及個人動機的滿足。

  當目的是獲得簡單的物的結果時,每一個獨立觀察者客觀地觀察到的目的,同作為參加協作行為的每一個人觀察到的目的之間的差異,一般並不大或並不重要。參加協作的人的不同的協作觀點也相應地是類似的。但是,即使在這樣的情況下,有心的觀察者也會發現導致爭執、行動不協調等的觀點差異,儘管這並不涉及個人利益。而當目的不太具體時,如宗教方面的協作,客觀目的同每一個人從協作觀點觀察到的目的之間的差異,常常最終導致協作的瓦解。

  我們可以這樣說,只有當協作的參加者沒有認識到他們對協作目的的理解存在著嚴重分歧的時候,這個目的才能成為協作體系的一個組成要素。如果客觀地觀察到的目的同從協作角度觀察到的目的之間存在著重要的差異,當目的是具體的、有形的、物的目的時,這種差異很快就會顯露出來;而當目的是一般性的、無形的、感情性的目的時,差異可能很大卻沒有被人們認識到。因此,能夠作為協作體系基礎的客觀目的是貢獻者(或可能的貢獻者)相信為已決定的組織的目的。反覆灌輸存在著共同目的的信念是經理人員的一種主要職能。這就說明瞭為什麼在政治組織、工業組織、宗教組織中進行著許多教育工作或所謂的思想工作。否則的話,這種情形常常難以解釋。

  再回到五個人移動石頭的例子,我們講過,“問題不在於石頭的移動對每一個人意味著什麼,而在於他認為對於整個組織意味著什麼”。這裡強調的區別是極為重要的。它表明這樣一個事實:參加組織的每一個人可以被看成是具有雙重人格—一個組織人格和一個個人人格。嚴格說來,一項組織目的對個人來說並沒有直接的意義,對他有意義的是組織同他的關係:組織加給他的負擔和給予他的利益。在講到從協作觀點來看的目的時,我們指的是個人的組織人格。在許多情況下,這兩種人格的發展過程是很清楚的。可以明顯地看出,在軍事行動中,個人行為可能受到組織人格的嚴厲壓制,以致於同個人動機的要求完全相反。同時,可以觀察到許多人的自私的行為同他的公務行為是完全不一致的,儘管他們似乎根本沒有意識到這一事實。常常還可以看到這樣的事,政治組織、愛國組織或宗教組織的成員在他們的個人行為上可以接受屈辱性的待遇,包括承認他們的個人行為同組織義務不相符,但是,如果稍微對他們組織的主義或教理有所不敬,他們就會激怒起來,儘管他們自己也承認對這些主義或教理並不理解。但是,另外還有無數的例子表明幾乎不存在組織人格。這些情況是,個人同協作體系的關係是暫時的,或參加組織的意願處於臨界狀態。

  換句話說,我們已明確地區分了組織目的和個人動機。在考慮到組織的時候,人們常常假定共同目的同個人動機是同一的,或應該是同一的。但是,除了下麵講的例外情況以外,事情並不是這樣。在現代社會的條件下,事情很少是這樣的。個人動機必然是內在的、個人的、主觀的事物,共同目的必然是外在的、非個人的、客觀的事物,儘管個人對它的解釋是主觀的。這種普遍規律的一個重要例外是,在許多組織中,組織目的的實現本身成為許多人個人滿足的源泉,成為個人的動機。這種情況儘管可能存在,但卻很稀少。我認為只有在家庭、愛國組織和宗教組織中,在特殊條件下,組織目的才成為或可能成為惟一的或主要的個人動機。

  最後應該指出,組織一旦成立以後,就會改變它們的統一的目的。組織試圖使自己永遠存在,在它們努力使自己持續下去的過程中,就可能改變它們存在的理由。我將在後面說明這成為經理人員職能的一個重要方面。

  (3)信息溝通

  實現共同目的的可能性和存在著願意為這個共同目的做貢獻的人們,是協作努力體系的兩極。使這些可能性成為動態過程的是信息交流。共同目的顯然必須被人們所共同瞭解,而要使人們瞭解就必須通過某些信息交流形式。除了某些例外,人們之間的信息交流是口頭信息交流。同樣地,儘管在粗略和明白的程度上有所不同,對人們的誘因也依賴於對人們的信息交流。

  信息交流方法的中心問題是口頭語言或書面語言。更簡單的形式是,具有明顯意義的動作或行動也足以進行信息交流,儘管不是有意識的。在許多協作行為中,以各種方法發出信號,也是一種重要方法。另一方面,不論在原始文明和高度複雜的文明中,“以心傳心”都是一種重要的信息交流方法(在集團行為中至少有一部分不是由“明顯的”或口頭的信息交流引起的,“以心傳心”這個詞語可以避免任何“神秘”的意義,它有心神領會的意思)。我認為它並沒有被人們普遍地認識到。這種方法之所以必要,是由於語言作用的有限性和人們使用語言能力的差異。在專門訓練和經驗以及個人交往的持續方面,一個極為重要的要素是不通過語言而瞭解對方的能力—不僅瞭解環境和條件,而且瞭解對方的意圖。

  信息交流技術是任何一個組織的重要方面,而對許多組織來講則是一個極為重要的問題。如果沒有恰當的信息交流技術,就不可能採用某些目的作為組織的基礎。信息交流技術使得組織採取某種形式並獲得內部的經濟性。只要我們想象一下以下的情況,這點就很清楚了。如果每個“成員”都講著不同的語言,結果會是怎樣呢?同樣地,如果沒有特別的符號,工程和化學工作等技術職能也很難進行。組織理論說到底,信息交流占著中心的地位,因為組織的結構、廣度和範圍幾乎全由信息交流技術所決定。

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評論(共1條)

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222.95.225.* 在 2010年7月9日 10:08 發表

寫的很好

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