控制信息

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控制信息(Control Information)

目錄

什麼是控制信息[1]

  控制信息是指組織管理部門,為了實現組織的整體目標而對組織活動的各環節進行監督、調節所應有的信息。控制信息主要來自組織的內部,要求比較詳細具體。

控制信息的類型[2]

  管理中的控制信息可以來自系統輸出的結果,也可以來自過程中,或者來自系統錄入及主要擾動量的變化。根據信息的性質,可將控制劃分為前饋控制同期控制反饋控制三類。

  (一)前饋控制

  前饋控制是在工作正式開始前,管理者對工作中可能會產生的偏差進行預測和估計並採取防範措施,將可能會發生的偏差消除於產生之前的一種控制類型。

  前饋控制的側重點在於預先防範。它與反饋控制的主要區別是,它是在控制產生偏差的原因,而不是控制行動的結果,它最大的優點是剋服了時滯現象,同時,這也是它在現代化管理中的一大重要特點。

  值得指出的是,前饋控制的優點還有:

  1、避免了事後控制對已鑄成差錯的事件無能為力的弊端;

  2、易於被接受。由於是針對某項計划行動所依賴的條件所進行的控制,不是針對具體人員,因而不易造成對立面的衝突,易於被接受並付諸實施。

  不過,前饋控制的困難在於,它需要及時和準確的信息,並要求管理人員充分瞭解前饋控制因素與計劃工作的影響關係。

  (二)同期控制

  同期控制是一種發生在計劃執行工作中(管理者親臨現場)所進行的控制。它具有監督(按預定標準檢查)和指導(據自己經驗指導或共同商討解決)兩項職能。

  同期控制的側重點在於及時瞭解情況並予以指導,它是一種主要為基層管理者所採用的控制方法。因為它一般都在現場進行,故又被稱為現場控制。它能做到偏差被即時發現、即時瞭解與即時解決。

  具體來說,同期控制的優點是,有指導職能,可提高工作能力及自我控制能力;但缺點甚多。這就是:

  1、受管理者時間、精力、業務水平的制約;

  2、現場控制的應用範圍較小;

  3、易形成心理上的對立。

  因此,同期控制不可能作為常規控制辦法,只能是其他控制的補充。

  (三)反饋控制

  反饋是指將系統的輸出信息返送到輸入端,同輸入信息進行比較。它是用過去的情況來指導現在和將來,它的側重點在於矯正偏差,總結經驗。

  反饋控制是管理控制工作的主要方式,是最常用的控制類型。它的優點有:首先,它能為管理者提供出計劃執行的效果究竟是怎樣的真實信息;其次,還可以增強員工的積極性。因為,人們希望獲得評價自身績效的信息,而反饋正好能提供出這樣的信息。再次,由於是在工作開始之前所進行的控制,因而能夠避免事後控制對已鑄成差錯的事件無能為力的弊端。最後,它是在工作開始之前,針對某項計划行動所依賴的條件(而不是針對具體人員)所進行的控制,因而不易造成對立面的衝突,易於被被管理者接受並付諸實施。

  反饋控制的困難在於它的時滯性,即從發現偏差到採取更正措施之間,可能會有時間的延遲現象存在。這就是說,在進行更正的時候,實際情況可能已經有了很大的變化,而且往往是損失已經造成了。

  值得強調的是,時滯現象對系統的危害極大,它可以使系統的輸出劇烈波動和不穩定,導致系統的狀況繼續惡化甚至崩潰。因此,反饋控制與亡羊補牢類似。它需要及時和準確的信息。

  綜合上述,三種控制類型的比較如圖所示,一目瞭然。圖中的實線代表信息,虛線代表糾正措施。

Image:三种控制的区别.png

  圖一 三種控制的區別

信息控制系統的建立[1]

  信息控制系統的建立,是一項十分繁瑣而又複雜的工作,其過程包羅萬象,同時,由於系統的不同,所考慮的因素也就沒有統一的標準。因此,必須運用系統的方法來做好這項工作。信息控制系統的建立與其他管理信息系統的建立有著相似的程式,分為三個步驟:系統分析,系統設計,系統的綜合評價。

  (一)系統分析

  系統分析是系統設計的前期工作,其目的是為了設計一個最優的系統。系統分析所要分析的內容是:建立系統的目的是什麼?希望系統能夠做些什麼?誰來使用系統?什麼時候使用?用戶希望的目標是什麼?

  從事系統分析工作也有一定的程式,通常要遵循以下幾個步驟:

  1.確定邊界。在進行系統分析時,首先必須明確問題的性質及所限定的範圍,再研究問題中所包含的重要因素,各因素間的相互關係及其與外部環境的關係。

  2.確定目標。目標指決策者希望達到的標準。決策者可能只有一個單純的目標,也可能希望同時實現多項目標。單目標的系統分析比較簡單,而多目標的系統分析則要考慮目標之間的協調,以免因某一方面目標的實現而對其他目標產生不利的影響,因此,要防止發生目標之間相互抵觸或顧此失彼的現象。

  3.收集資料。模式的建立及方案的研究和擬定,都必須有資料作依據,各種方案的可行性論證,更需要有準確可靠的數據,所以在確定邊界及目標後,即需要著手收集有關的資料。

  4.建立模式。模式是指簡單的圖形、實體或符號來代表一個真實的系統,以達到化繁為簡的目的。

  5.制定標準。要力求實現系統分析所擬定的目標,必須設定支付的費用及所要獲得的效益標準。

  6.進行分析。將整個系統劃分為若幹子系統,先就各子系統進行局部分析,將分析得到的結果,再作綜合研究,以對系統整體進行分析。上述各個步驟,只適用於一般情況,並非固定不變,在實際運用時,可視個別情況斟酌選擇,有的步驟可以同時進行,有的步驟可以先後移動。

  (二)系統設計

  經過系統分析,有了明確的目標之後,就可以開始系統設計工作了。

  設計一套信息控制系統,一般包括下列幾項內容:在最少的限制情況下,決定一個系統所要實現的功用;設計“可行的理想的系統目標”,以供正常情況下使用;收集有關“可行的理想的系統目標”可行的資料;建議“可行的理想的系統目標”的其他部分;選擇與“可行的理想的系統目標”有密切關係的其他系統;寫出有關的程式、公式以及作業程式。完成上述設計以後,便在實際的作業情況下,測驗新設計系統的運行情況併進行綜合評價,達到預訂標準即可投入實際應用。在設計管理信息系統時,還要隨時註意幾個重要因素,以求得到一個效率較好的系統。這幾個因素是:針對所要實現的功用來設計系統;以目標系統在正常的作業狀況下所完成的事項為優先考慮條件;儘量地多方面設計數個目標系統十分接近而且可以完成相同功用的系統;在這個系統中,選擇一個可以最有效地完成所期望功用的系統。

  (三)系統綜合評價

  當一個信息控制系統建立完畢並順利工作一段時間後,對設計的每一步驟以及最後系統的完成都應進行綜合評價。綜合評價的目的是:對於設計出來的系統,用技術經濟的觀點,綜合地評價與審查研究系統的合理性,以及所設計的系統成功的可能性。評價過程的基本步驟如下:

  1、評價方法的制定。評價方法因系統的合理性以及所設計的具體形態不同而各不相同。但從總體來說只有兩類:一類是根據系統工程的方法來進行評價,另一類是根據實施試驗運行的各種結果來審查投資費用與效果的綜合評價方法

  1、對費用、效果的分析。

  3、綜合評價。綜合評價基本上是按性能、費用、時間這些因素的理論值和實際達到的指標來進行的。通常,把時間換算成費用來考慮。系統的效率是進行綜合評價時的評價標準的重要因素。決定效率高低的各種因素主要有可靠性、穩定性、快速響應性、變通性、適應性和擴展性。

控制信息的誤區[3]

  在企業管理中。各分級主管部門的角色對其所考慮的問題起著決定性的作用,角色不同,每個團體成員所考慮的問題不同,鑒於此,對於信息在傳遞過程中的數量應適當加以控制。應該讓下級知道的信息快傳遞,適用範圍有限的信息則力求保密。但企業在這方面應當避免兩個極端情況的發生:

  1.信息過分保密

  同行各企業、各部門或同班組的員工之間相互保密,妨礙了彼此瞭解和相互協調。有些本應共有的信息材料,由於人為地保密,結果沒有向下級部門及時傳達,從而使信息阻塞,出現了無端猜疑,影響了個人社會需求的滿足。

  2.不加控制

  信息隨意擴散在傳遞信息時,不考慮信息的保密程度,不選擇信息傳遞的對象,將所收集的信息隨意擴散,導致信息混亂。對於管理者來說,也要註意信息的審查與清理,不能將所有信息全部捅到會議上,增加會議負擔,引起心理疲勞。上面提到的兩種情況如果不加註意的話。極有可能會導致謠言和小道消息,不利於組織的團結,影響團隊士氣和工作效率

參考文獻

  1. 1.0 1.1 趙麗芬主編.管理學概論.立信會計出版社,2009.2.
  2. 李萍主編.管理學.電子科技大學出版社,2008.8.
  3. 宇文智編著.私營企業降本增效的217條妙計.企業管理出版社,2009.07.

  

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