控制信息

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控制信息(Control Information)

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什么是控制信息[1]

  控制信息是指组织管理部门,为了实现组织的整体目标而对组织活动的各环节进行监督、调节所应有的信息。控制信息主要来自组织的内部,要求比较详细具体。

控制信息的类型[2]

  管理中的控制信息可以来自系统输出的结果,也可以来自过程中,或者来自系统录入及主要扰动量的变化。根据信息的性质,可将控制划分为前馈控制同期控制反馈控制三类。

  (一)前馈控制

  前馈控制是在工作正式开始前,管理者对工作中可能会产生的偏差进行预测和估计并采取防范措施,将可能会发生的偏差消除于产生之前的一种控制类型。

  前馈控制的侧重点在于预先防范。它与反馈控制的主要区别是,它是在控制产生偏差的原因,而不是控制行动的结果,它最大的优点是克服了时滞现象,同时,这也是它在现代化管理中的一大重要特点。

  值得指出的是,前馈控制的优点还有:

  1、避免了事后控制对已铸成差错的事件无能为力的弊端;

  2、易于被接受。由于是针对某项计划行动所依赖的条件所进行的控制,不是针对具体人员,因而不易造成对立面的冲突,易于被接受并付诸实施。

  不过,前馈控制的困难在于,它需要及时和准确的信息,并要求管理人员充分了解前馈控制因素与计划工作的影响关系。

  (二)同期控制

  同期控制是一种发生在计划执行工作中(管理者亲临现场)所进行的控制。它具有监督(按预定标准检查)和指导(据自己经验指导或共同商讨解决)两项职能。

  同期控制的侧重点在于及时了解情况并予以指导,它是一种主要为基层管理者所采用的控制方法。因为它一般都在现场进行,故又被称为现场控制。它能做到偏差被即时发现、即时了解与即时解决。

  具体来说,同期控制的优点是,有指导职能,可提高工作能力及自我控制能力;但缺点甚多。这就是:

  1、受管理者时间、精力、业务水平的制约;

  2、现场控制的应用范围较小;

  3、易形成心理上的对立。

  因此,同期控制不可能作为常规控制办法,只能是其他控制的补充。

  (三)反馈控制

  反馈是指将系统的输出信息返送到输入端,同输入信息进行比较。它是用过去的情况来指导现在和将来,它的侧重点在于矫正偏差,总结经验。

  反馈控制是管理控制工作的主要方式,是最常用的控制类型。它的优点有:首先,它能为管理者提供出计划执行的效果究竟是怎样的真实信息;其次,还可以增强员工的积极性。因为,人们希望获得评价自身绩效的信息,而反馈正好能提供出这样的信息。再次,由于是在工作开始之前所进行的控制,因而能够避免事后控制对已铸成差错的事件无能为力的弊端。最后,它是在工作开始之前,针对某项计划行动所依赖的条件(而不是针对具体人员)所进行的控制,因而不易造成对立面的冲突,易于被被管理者接受并付诸实施。

  反馈控制的困难在于它的时滞性,即从发现偏差到采取更正措施之间,可能会有时间的延迟现象存在。这就是说,在进行更正的时候,实际情况可能已经有了很大的变化,而且往往是损失已经造成了。

  值得强调的是,时滞现象对系统的危害极大,它可以使系统的输出剧烈波动和不稳定,导致系统的状况继续恶化甚至崩溃。因此,反馈控制与亡羊补牢类似。它需要及时和准确的信息。

  综合上述,三种控制类型的比较如图所示,一目了然。图中的实线代表信息,虚线代表纠正措施。

Image:三种控制的区别.png

  图一 三种控制的区别

信息控制系统的建立[1]

  信息控制系统的建立,是一项十分繁琐而又复杂的工作,其过程包罗万象,同时,由于系统的不同,所考虑的因素也就没有统一的标准。因此,必须运用系统的方法来做好这项工作。信息控制系统的建立与其他管理信息系统的建立有着相似的程序,分为三个步骤:系统分析,系统设计,系统的综合评价。

  (一)系统分析

  系统分析是系统设计的前期工作,其目的是为了设计一个最优的系统。系统分析所要分析的内容是:建立系统的目的是什么?希望系统能够做些什么?谁来使用系统?什么时候使用?用户希望的目标是什么?

  从事系统分析工作也有一定的程序,通常要遵循以下几个步骤:

  1.确定边界。在进行系统分析时,首先必须明确问题的性质及所限定的范围,再研究问题中所包含的重要因素,各因素间的相互关系及其与外部环境的关系。

  2.确定目标。目标指决策者希望达到的标准。决策者可能只有一个单纯的目标,也可能希望同时实现多项目标。单目标的系统分析比较简单,而多目标的系统分析则要考虑目标之间的协调,以免因某一方面目标的实现而对其他目标产生不利的影响,因此,要防止发生目标之间相互抵触或顾此失彼的现象。

  3.收集资料。模式的建立及方案的研究和拟定,都必须有资料作依据,各种方案的可行性论证,更需要有准确可靠的数据,所以在确定边界及目标后,即需要着手收集有关的资料。

  4.建立模式。模式是指简单的图形、实体或符号来代表一个真实的系统,以达到化繁为简的目的。

  5.制定标准。要力求实现系统分析所拟定的目标,必须设定支付的费用及所要获得的效益标准。

  6.进行分析。将整个系统划分为若干子系统,先就各子系统进行局部分析,将分析得到的结果,再作综合研究,以对系统整体进行分析。上述各个步骤,只适用于一般情况,并非固定不变,在实际运用时,可视个别情况斟酌选择,有的步骤可以同时进行,有的步骤可以先后移动。

  (二)系统设计

  经过系统分析,有了明确的目标之后,就可以开始系统设计工作了。

  设计一套信息控制系统,一般包括下列几项内容:在最少的限制情况下,决定一个系统所要实现的功用;设计“可行的理想的系统目标”,以供正常情况下使用;收集有关“可行的理想的系统目标”可行的资料;建议“可行的理想的系统目标”的其他部分;选择与“可行的理想的系统目标”有密切关系的其他系统;写出有关的程序、公式以及作业程序。完成上述设计以后,便在实际的作业情况下,测验新设计系统的运行情况并进行综合评价,达到预订标准即可投入实际应用。在设计管理信息系统时,还要随时注意几个重要因素,以求得到一个效率较好的系统。这几个因素是:针对所要实现的功用来设计系统;以目标系统在正常的作业状况下所完成的事项为优先考虑条件;尽量地多方面设计数个目标系统十分接近而且可以完成相同功用的系统;在这个系统中,选择一个可以最有效地完成所期望功用的系统。

  (三)系统综合评价

  当一个信息控制系统建立完毕并顺利工作一段时间后,对设计的每一步骤以及最后系统的完成都应进行综合评价。综合评价的目的是:对于设计出来的系统,用技术经济的观点,综合地评价与审查研究系统的合理性,以及所设计的系统成功的可能性。评价过程的基本步骤如下:

  1、评价方法的制定。评价方法因系统的合理性以及所设计的具体形态不同而各不相同。但从总体来说只有两类:一类是根据系统工程的方法来进行评价,另一类是根据实施试验运行的各种结果来审查投资费用与效果的综合评价方法

  1、对费用、效果的分析。

  3、综合评价。综合评价基本上是按性能、费用、时间这些因素的理论值和实际达到的指标来进行的。通常,把时间换算成费用来考虑。系统的效率是进行综合评价时的评价标准的重要因素。决定效率高低的各种因素主要有可靠性、稳定性、快速响应性、变通性、适应性和扩展性。

控制信息的误区[3]

  在企业管理中。各分级主管部门的角色对其所考虑的问题起着决定性的作用,角色不同,每个团体成员所考虑的问题不同,鉴于此,对于信息在传递过程中的数量应适当加以控制。应该让下级知道的信息快传递,适用范围有限的信息则力求保密。但企业在这方面应当避免两个极端情况的发生:

  1.信息过分保密

  同行各企业、各部门或同班组的员工之间相互保密,妨碍了彼此了解和相互协调。有些本应共有的信息材料,由于人为地保密,结果没有向下级部门及时传达,从而使信息阻塞,出现了无端猜疑,影响了个人社会需求的满足。

  2.不加控制

  信息随意扩散在传递信息时,不考虑信息的保密程度,不选择信息传递的对象,将所收集的信息随意扩散,导致信息混乱。对于管理者来说,也要注意信息的审查与清理,不能将所有信息全部捅到会议上,增加会议负担,引起心理疲劳。上面提到的两种情况如果不加注意的话。极有可能会导致谣言和小道消息,不利于组织的团结,影响团队士气和工作效率

参考文献

  1. 1.0 1.1 赵丽芬主编.管理学概论.立信会计出版社,2009.2.
  2. 李萍主编.管理学.电子科技大学出版社,2008.8.
  3. 宇文智编著.私营企业降本增效的217条妙计.企业管理出版社,2009.07.

  

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