前馈控制

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前馈控制(Feedforward Control)

目录

前馈控制概述

  就一般而言,管理中采取的控制可以在行动开始之前、进行之中或结束之后进行,称为三种控制模型。第一种称为前馈控制预先控制;第二种称为同期控制过程控制;第三种称为反馈控制事后控制

  前馈控制是在企业生产经营活动开始之前进行的控制,是一种开环控制。管理过程理论认为,只有当管理者能够对即将出现的偏差有所觉察并及时预先提出某些措施时,才能进行有效的控制,因此前馈控制具有重要的意义。

  前馈控制采用的普遍方式,是利用所能得到的最新信息,进行认真、反复的预测,把计划所要达到的目标同预测相比较,并采取措施修改计划,以使预测与计划目标相吻合。目前运用的比较先进的前馈控制技术之一是计划评审法,或称网络分析法。它可以预先知道哪些工序的延时会影响到整个工期,在何时会出现何种资源需求高峰,从而采取有效的预防措施与行之有效的管理办法。

  在企业管理控制活动中,前馈控制的内容包括对人力资源原材料、资金等的前馈控制。比如,人力资源必须适应任务要求,数量和素质方面有能力完成指派的任务,并控制机构臃肿,人浮于事的现象,利用统计抽样来控制原料质量,根据抽样不合格率决定接受或退货,根据库存理论控制库存储备量等。

前馈控制的实施

  1)对计划与控制系统作认真深入的分析;

  2)建立该系统的物理模型或因果关系分析图;

  3)随时对上述模型进行补充、修正、完善、使之更符合实际;

  4)通过调查、预测,把变化的环境参数输入模型中,观查、分析其影响及偏差信息;

  5)根据事前的备选方案,结合实际情况,采取相应的纠编措施。

前馈控制的要求

  一是要有大量的、准确的、有代表性的信息以便准确预测;

  二是要有科学的、经过实践检验的预测模型;

  三是要充分了解控制过程并将其透视为“白箱”的能力;

  四是要对过程变化高度敏感;

  五是保持前馈控制模型的动态特性。这些因素在控制实务上具有一定的难度,因而,前馈控制是有风险的。

前馈控制的风险

  (一)过时控制风险

  企业经营活动中产生的偏差只有及时采取措施加以纠正,才能避免偏差的扩大,如果等到偏差已经非常明显,且对企业造成了不可挽回的影响后,反映偏差的信息才姗姗来迟,这时就产生了过时控制风险,这一风险是根本性的,是是否选择前馈控制的风险。预测偏差的产生,可以通过建立企业经营状况的预警系统来实现。必要时可借助计算机来辅助建立预警系统。

  (二)过度控制风险

  过度控制是指控制的范围、程度和频度超过了一定限度,以至于控制失效或失败。过度控制可以分三种情况。

  1.控制过多或控制不足。适度的控制是这样的控制:既能满足对组织活动的监督和检查需要,又无需与被控制对象发生冲突。前者的失误属不足控制,后者的失误属控制过度。

  2.全面控制与重点控制。既要全面控制,又要分清主次,对重点环节进行重点控制。

  3.控制费用与控制收益失衡。前面的模型已分析过,前馈控制是有成本的,收集信息、进行预测、预先采取措施等都需要费用;同时,控制也能带来一定的收益,只有收益超出成本时,控制才有必要,否就会导致费用与收益的失衡。

  (三)主观控制风险

  控制工作应该针对组织的实际状况,采取必要的纠偏措施,客观的控制源于对企业经营活动状况及其变化的客观了解和评价,否则,凭个人的主观臆断进行控制就是主观控制。

  (四)钢性控制风险

  企业在生产经营过程中经常可能遇到某种突发的、无力抗拒的变化,这些变化使企业计划与现实条件严重背离。有效的控制系统应在这样的情况下仍能发挥作用,即控制是有弹性的而不是钢性的,弹性体现在设立应急机制、设定参数以合理的区间而不是定值、设计合理的控制系统等,以防钢性控制风险。另外,一个有效的控制系统还应该有战略意义,抓住影响整个组织绩效的关键因子,把握组织发展的宏观动向,避免出现战略失误。

前馈控制的案例分析[1]

  案例:前馈控制在饭店服务质量控制中的应用
  1.饭店服务质量控制的现状

  进行质量控制是实现饭店服务最优化的途径,是提高饭店服务质量的主要手段,饭店服务工作质量是饭店整个服务活动表现出来的效果,包括服务工作的优劣程度和服务效果等。在市场经济条件下,依据现代服务模式的特征,评估服务质量的着眼点:①看设施设备的优劣;②看实物产品的质量;③看饭店员工对客人提供的服务行为方式的质量;④看环境氛围质量等。优良的质量目标是饭店服务人员服务效果好、设施设备方便舒适、客房与餐饮等实物产品符合优质标准、客人投诉率低与客人满意度高等。每一位饭店管理者为实现“优质”这一目标倾注了大量的心血,也取得了明显的成效。但是,由于当前饭店管理中仍然把工作重点放在宾客在店和离店后,而忽视了基础质量和形成质量的过程管理,使服务产生的质量问题不能很好地得到处理。所以必须指出:质量控制是一项系统工程,具有系统性、整体性。对于服务质量控制,应该重视形成服务质量的人、财、物、信息、时间等要素的管理,重视质量形成的过程中的控制。

  现代控制理论是大系统控制理论,控制方式,普遍采用的有前馈控制、现场控制、反馈控制、模糊控制和最优控制等。饭店是一个与社会具有紧密关系的系统,这些方式在饭店管理中应该说都是适用的。就饭店管理学而论,服务质量控制属于社会控制论的范畴,是现代控制理论应用于社会领域的具体表现。随着科学技术的进步和现代控制理论发展,反馈成为控制论的核心。然而,在饭店管理中,反馈控制不能使已形成的,诸如客房空调不能正常使用、餐饮产品不合客人要求、员工与客人吵架,等不良服务质量得以避免,从而造成负面影响。

  2.前馈控制对服务质量的作用

  从饭店服务过程来分析服务质量的形成与结构,服务质量由基本质量、过程质量和最终质量三大部分组成。运用控制原理来研究质量的形成,不难发现质量与控制的内在联系:

  ①最终质量,是质量产生的结果,其控制点是通过对结果、信息、时间三要素的分析与干预,以获得预期的运行效果,属于典型的反馈控制;

  ②过程质量,是质量产生的过程,其控制点是通过对来到饭店进行消费的客人的观察、服务,以更好地完成计划目标,属于现场控制、实时控制的范畴。我们应将过程质量全程做具体分析,如每项服务工作从筹划、实施到完成都是一个PDCA循环,那么过程质量控制中每项具体工作可先后出现前馈控制、现场控制和反馈控制等几种情况;

  ③基本质量,即质量产生的要素,它可进一步分为人员素质、技术力量、食品原料及设施设备质量以及服务时间等,其控制点是通过对形成质量的人、财、物、时等资源,以及由他们产生的思想、行为等情况;实施弃劣择优、精选把关,以防止任何“偏差”出现,属于前馈控制。

  可见,控制论所研究的是复杂系统的规律。将这些规律运用于管理实践,则可收到事半功倍的效果。控制论是着眼于预见整个系统的行为。饭店服务质量控制的特点:现场控制的中心问题是针对正在进行的实施活动;反馈控制的中心问题则是针对实施活动的结果,其控制活动无非是出现偏差与纠正偏差的运动过程;前馈控制,着眼于对系统的未来状态的预测,事先采取措施应付即将发生的情况;不是要纠正偏差,其优点在于它具有主动性,主要着眼点在于对未来的控制,因而是控制工作做在事先,即控制先于结果,其手段是通过控制影响因素而不是控制结果来实现其效果。因此,前馈控制克服了反馈控制中时滞带来损失的缺点,使控制行为积极、有效。

  在饭店服务质量控制中,一般人们非常重视反馈控制,运用“标准”与服务质量对照比较、评价等,实行“神秘人物”巡查和服务质量评估。而近些年,过程质量也受到了重视,目前许多饭店都采取了现场巡查制度,这使得质量控制有了良好的开端。但是要从整体上提高基本质量和过程质量仍未引起足够的重视,更缺少对前馈控制系统的研究与应用。按照PDCA循环理论,饭店服务活动的任何过程,不论其系统大小,只要有起点,均可纳入前馈控制的范畴加以研究,以实施有效的前馈质量控制。

  3.前馈控制在饭店服务质量管理中的具体方法
  1)加强质量教育,树立全面服务的观念

  饭店的竞争根本上说就是质量竞争,所以我们要开展深入、系统和长期的质量教育,以转变员工的质量意识,提高质控能力;并使全员树立全面服务的观念,用系统论的思想方法去认识处理质量问题,强调质量的全过程控制,层层把关,使服务的每一个环节都无差错,消除质量隐患,预防不良服务的产生。使员工牢固树立质量第一、客人至上的饭店服务质量观;形成认真负责、常抓不懈、事先把关、防患于未然的前馈质量控制的心态和行为。各部门要定期对以前发生的质量问题进行讨论和总结,把问题预防在客人到达之前。并且要使员工认识到服务质量控制不仅仅是质检部门的行为,而是整个饭店全体员工共同参与的整体行为。同时对员工进行岗位交叉培训,使员工能够对各个岗位的业务熟悉,增强服务补位的默契程度,从而把全面服务的观念落实到工作的每一个时刻。

  2)加强人员素质培训,提高全员专业水平

  由于顾客在消费过程中与服务人员的交往程度高,员工的素质和服务水平能为顾客提供丰富的情感经验,员工素质高能够提高服务质量,增加顾客满意度。因而,加强员工素质培养是提高服务质量的重要方法。①针对目前我国饭店从业人员的素质状况,要加强员工职业化素质教育,提高员工服务意识,强化服务思想,对员工进行普通话、英语以及形体等培训,使员工由内而外具有良好的职业素质。②重视员工的专业知识与技能训练,常进行技能比赛来加强员工认真学习业务的态度,并采取离岗培训、轮岗培训等方法,使员工在专业知识与技能上具备扎实的基本功。③还要重视员工的人际交往能力的培训,保证对客服务中善于捕捉客人信息,完善个性化服务,进一步发现新的商机。④鼓励员工利用业余时间读书,增强自己的职业发展的储备力量。

  3)严格制度职责,加强员工自律

  在我国饭店管理和服务活动的长期实践中,各家饭店都有一套比较完善的规章制度,在实践中企业需要一套激励机制管理制度。前馈控制,就是要运用这些规章制度来约束服务人员服务行为。因此,必须强调全员严格遵循上岗职责、工作守法、服务耐心、操作规范等。尤为重要的是发挥团队带动作用,好的环境塑造好的团队,好的团队塑造好的员工,好的环境是由企业提供,主管带头,员工保持。要员工自律就首先制定管理制度,用制度约束员工养成习惯。还要制定定期考核标准,对表现好的员工给予机会和奖励,确保表现好的员工工作能够得到认可,鼓励员工工作要积极表现。对表现差的员工进行跟踪监督,并要求定期改进,对到期没有达到改进标准的给予开除和其他处理。制度是安全线,奖励是块饼。订立企业安全线的位置,当员工碰到安全线,系统自动会报警。让员工可以拿到那块饼,员工心里自己有数。从而使饭店各种服务行为,始终置于制度职责及其质量行为的自控之中。

  4)搞好职业道德建设,改进服务作风

  服务人员良好的职业道德,是提高服务质量的重要保证。由于拜金主义等不良思想的腐蚀,少数人的行为已在社会上造成了极坏的影响。为此,必须从以下几方面加强职业道德建设:

  ①改进教育方式,多层次、多形式地开展职业道德教育活动。

  ②建立健全各项规章制度,严格服务行为规范。

  ③不断完善饭店监督网络,确实发挥质量监控作用。

  ④坚持检查评估,缩小反馈“偏差”,扩大事先控制。

  ⑤正确处理客人投诉问题,坚持奖惩严明、奖罚兑现。

  5)重视过程管理,搞好前馈质量控制

  ①服务质量要反复抓。对于客人进入饭店后进行消费的每一个过程都要注重质量控制,保证每个环节都能超过客人预期,从而带来惊喜,要做到这样,应当坚持“ 六常管理”,也就是员工要常研究、常整顿、常清洁、常规定、常清醒、常营销。

  ②主次分明,服务质量要重点抓。也就是关键时刻的服务质量,例如前台的登记手续的办理,餐饮部门的餐饮食品供应,客房的设施设备质量等,以防止客人在关键时刻产生对饭店的不良印象,从而选择其他饭店的产品。包括餐饮产品质量、设施设备质量、服务人员的服务技能质量等,做好这些服务过程中重要环节的前馈质量控制工作,是优化质量的关键所在。

  ③持之以恒,质量基础要经常抓。服务前讨论以及服务前的准备工作,是服务成功的基础,尤其对于一些老顾客,客史档案的研究能够对于接待效果起到很好的作用,注重客人的每一个个性化的习惯。每项具体服务工作都要从“起跑”线上抓好各要素的管理。

  另外饭店在财力资源管理方面,要抓好经费预算等,尤其是现金和流动资金的预算;在物资资源方面,要抓好餐饮原料、客房用品和设施设备的选购等;在人力资源方面,要抓好人才的挑选、引进等。由此,我们才能在饭店管理工作中,真正把前馈控制的作用发挥出它应有的魅力。

参考文献

  1. 袁芳 刘太萍 李芳菲 李道永.论饭店服务质量管理中的前馈控制
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