財務管理系統

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財務管理系統(Financial Management System)

目錄

什麼是財務管理系統

  財務管理系統是指,財務管理各相關的因素按一定的規則結合起來,在外在環境提供的種種機會和限制條件下,為實現財務目標而進行的整體運作體系。

財務管理系統需求分析[1]

  利用已建立的企業網公開企業的財經制度,預算編製,收費的政策依據、項目、標準和範圍等,為企業與客戶提供查詢收支情況,為職工提供職工工資、津貼發放、稅費扣繳等情況。員工可在通過身份驗證後登錄系統,快捷地查詢所需的財務信息。財務人員不用再手工寫收據,通過列印實現完成收據書寫過程減輕了工作量,提高了業務水平。財務人員隨時向外提供信息,使使用者可以隨時到財務網查詢到所需要的信息。同時財務人員還為領導決策提供依據,從而提高企業管理水平,控制生產成本,規範管理流程,增強對市場變化的應變能力。

財務管理系統的設計[1]

  (一)設計原則

  企業管理模式的選擇應當是在對整體發展戰略經營情況、企業類型和子公司進行系統分析的基礎上進行的,同時企業應充分根據自身發展的需要設計財務管理模式。設計時必須應當遵循以下原則:

  1.安全性

  安全性分為系統內部安全、訪問安全及與其他系統對接時的安全性。內部安全體現在系統資料庫的安全以及非法數據屏蔽等,可通過防火牆、劃分網段來防範非法程式對資料庫的破壞,對資料庫做計劃,進行備份,對錄入數據進行核查,對不滿足條件的內容提示修改,對非法數據進行屏蔽。訪問安全體現在對各個部門、各個用戶按管理人員的安全策略進行分組管理、控制各組的訪問許可權以及信息的流向。與其他系統連接時,既要保證內部數據的安全,隔離內外部的信息通道,又要對外部信息資源進行訪問控制。

  為保證整個系統的正常運行,必然要保證系統信息的絕對安全和可靠。

  2.實用性

  財務信息管理系統是一個工程項目,而不是研究或實驗課題。

  系統建設的最終目的是服務於財務管理的需要,服務於企業在許可範圍內對財務信息的需求。系統的建設應為應用服務。因此,系統的設計和建設應能滿足需求並正確無誤地高效地運行。

  3.靈活性

  系統應設計任意組合的模糊查詢功能,提供多方面的查詢,以滿足各個時期的報表。對複雜數據結構應實現修改一表的數據即可自動修改相關表中的數據,刪除一表的數據即可自動刪除與之相關的其他表數據,保證資料庫中無冗餘數據。

  (二)技術體系的比較和選擇

  2O世紀8O年代末9O年代初提出的傳統的客戶機/伺服器(c/s)結構仍是目前應用系統所採用的主流技術。隨著應用系統的大型化以及用戶對系統性能要求的不斷提高,傳統的兩級c/s結構固有的缺陷和不足越來越明顯:如系統維護困難、缺乏安全性、客戶機負載過重等。因此,在設計、開發系統時應採用當前業界最新技術—— 瀏覽器/伺服器(B/S)結構。

  B,S模式與傳統的C/S模式相比具有如下優勢:

  1.B/S是一種瘦客戶模式C/S模式往往需要客戶端運行龐大的應用程式,因此,客戶端很“肥”;而在B/S模式中,客戶端很“瘦”,它只需運行操作系統和Web瀏覽器,由伺服器執行數據的處理、查詢和表示。B/S是一種瘦客戶模式,客戶端軟體僅需安裝瀏覽器,應用界面單一,客戶端硬體配置要求較低,可由相對價廉的PC機替代。

  2.易於管理和維護因客戶端瀏覽器的界面風格單一,利於提高效率,而在C/S模式中,操作人員必須熟悉不同的界面,理解程式員的意圖。為此要對操作員進行大量培訓;而B/S在版本升級時只需集中維護放在伺服器端的代碼。這種以Server為中心的管理極大地降低了成本。

  減少了Client端維護上作的負擔,同時利於管理人員、開發人員將精力集中在合理組織信息系統的結構,更好地為各項業務提供技術支持上來。

  3. B/S模式只需要一個客戶端軟體C/S模式必鬚根據客戶端所使用的操作系統及訪問後臺應用的不同,安裝不同的軟體;而B/S模式,只需要一個客戶端軟體,即Web瀏覽器,就可以完成一切,無需開發客戶端軟體,且瀏覽器軟體可以從網上免費下載、免費升級。

  4.開發B/S應用的效率高,周期短,見效快13/S模式對開發人員的技術要求相對較低。而C/s模式的應用系統開發需較高專業技術水平,且在Client端與Server端都需要開發應用。由於其結構複雜,對Client端與Server端的應用邏輯分割難以劃分,並且要不斷進行版本更新和應用維護。

  (三)開發平臺

  根據B/S結構的要求,結合業界現有的軟硬體產品和軟體開發工具,在綜合考慮性能價格比的基礎上,筆者選擇Microsoft公司的SQL Server資料庫作為應用軟體系統運行的資料庫服務平臺;選擇高配置的PC伺服器運行Windows 2000操作系統;採用千兆乙太網作為系統運行的網路平臺。開發工具主要利用Mj—crosoft公司的Visual Studio Net,利用C}}語言。結合ASP NET,JavaScript.Vb Script等技術來完成系統開發。

  (四)具體設計

  1.系統整體結構

  通過用戶需求分析,根據企業財務工作流程分析,本著模塊劃分的原則,把系統抽象為5個模塊,分別為系統管理、財務核算、綜合查詢、年末財務決算、財務指標分析。系統功能總體框架圖如圖1所示。

Image:图1 系统功能总体框架图.JPG

  系統各個子系統模塊的功能概要描述如下:

  (1)系統管理子系統。第一,設置用戶基本信息:主要包括設置賬戶名稱、用戶許可權密碼、建設單位名稱等基本信息。第二,自定義明細科目:用戶根據本單位具體業務需求自行設置明細科目。第三,輸入銀行賬號:輸入或修改基建財務銀行賬號。第四,輸入初始餘額:新用戶輸入期初會計數據。第五,清理數據:清理全部或某年的數據。

  (2)財務核算。第一,設定工程項目編碼:根據當年投資計劃增刪工程項目併為新增項目設定編碼。第二,設定往來款單位編碼:為新增的往來款單位設定編碼。第三,建立當月序時賬:在開始新的月份會計核算時,建立新的序時賬表。第四,錄入/修改記賬憑證:將已填制並審核完成的記賬憑證進行錄入或修改操作。第五,列印當月序時賬:列印當月序時賬,便於操作人員核對查錯。

  (3)綜合查詢。提供日常會計業務所需的各類查詢服務,例如往來款查詢、總賬查詢、明細賬查詢等。查詢是財務管理中使用頻率較高的功能,該模塊為用戶提供以下幾種查詢方式:一是按憑證號查詢。即按精確的憑證號查詢,用戶輸入憑證號後,可以調出這張憑證。二是按期間查詢。根據用戶輸入的起止會計日期輸出查詢結果。三是按工程項目代號查詢。用戶輸入工程項目代號,可調出所需要的該項目的相關數據。四是按單位代號查詢。五是按科目查詢。六是自定義查詢。用戶根據自己的需要組合查詢條件,實現特殊查詢的功能。

  (4)年末財務決算。接收並彙總日常核算數據,錄入補充系統以外的非會計數據,生成用於上報主管部門的年度全套財務決算報表,提供年終決算報表的查詢和列印。

  (5)財務指標分析。可進行各項財務指標分析。將各項指標的計算公式固化在系統中,指標分析所用的數據來源於年終財務決算模塊。將財務決算數據套用公式進行計算即可得出結果,輸出至屏幕或印表機

  2.資料庫設計

  (1)數據E—R圖。E-R圖由實體、實體的屬性和實體之間的聯繫組成。根據業務數據流,並參考相關資料,經過加工處理,設計出本系統的E—R關係圖,如圖2所示。

Image:图2 系统的E-R关系图.jpg

  (2)主要數據字典描述。數據字典是在系統數據流圖的基礎上.對其中的每個數據流、文件和數據項加以定義,是對數據流圖中每個成分的精確描述。系統的數據字典對所有數據進行了定義,即對所有資料庫的結構進行描述,提供對資料庫數據描述的集中管理手段。

  3.主要模塊的設計限於篇幅,本文選取財務管理系統幾大模塊中的核心模塊——核算模塊,闡述其設計過程

  (1)設定工程項目編碼。實現設定、輸入工程項目編碼,同時輸入工程項目概況信息的功能。為方便用戶進行工程項目編碼,設計顯示有工程項目及其編碼的列表視圖。用戶可以直觀地瞭解到當前已用編號的位置,從而確定新增項目的順序編號。用戶錄入順序號後,系統進行即時強制校驗,如果發現該順序號已被占用,將發出錯誤提示信息,並拒絕接收數據。項目分類識別碼和子項目類別識別碼比較穩定,所以將它們固化在系統中,在錄入時提供給用戶進行選擇操作,這樣可以減少鍵盤輸入的工作量,增加準確性。

  工程項目的概況信息包括:計劃總投資、本年投資計劃、以前計劃投資未到位數、建築面積和開工日期,這些概況信息是工程項目在財務核算中的重要屬性,涉及到報表輸出和年末財務決算等。

  系統設計在設定工程項目編碼的同時輸入概況信息,並存入‘項目編碼’資料庫基本表中,文件名為:JXMK DBF。這樣既可以簡化系統操作步驟、減少文件數量.又方便查詢,達到節約磁碟空間、提高運行速度的雙重目的。

  (2)建立序時賬。建立序時賬就是在開始錄入記賬憑證前在硬碟的系統指定目錄下建立一個資料庫空表,用於存貯當年1—12月的所有記賬憑證。記賬憑證按業務發生的時間順序存貯於該表中,可以說它是一個記錄全部核算基礎數據的表,是系統進行自動轉賬等一系列處理的數據源泉。文件結構的數據項是構成記賬憑證的全部要素,如表1所示。

Image:文件结构的数据项.jpg

  (3)錄入/修改記賬憑證。系統在設計實現錄入/修改記賬憑證功能時,要遵循以下幾種原則:一是憑證中各數據項根據類型、範圍進行有效控制。如,會計分錄中的會計科目必須在設置的會計科目表中已經存在,並且是最底層的明細科目;根據當前科目的屬性確定是否同時輸入某些項目,如工程項目、往來款單位、借款編號等;借貸方金額必須相等才能保存;憑證編號可以自動連續;日期可以限制順序等。二是較之手工處理的“筆誤”, 鍵盤操作更容易發生“誤操作”,因而“錄入憑證”在操作功能上應分為“輸入”、“修改”、“刪除”等步驟,以進行正確性控制。三是“審核”填好的憑證,系統的審核在程式中再次檢驗憑證的正確性。

財務管理系統的建立[2]

  目前,如何建立健全企業經營機制,形成卓有成效的管理系統是企業能否生存發展的根本所在。作為企業管理系統中作用日益增強的一個重要分支一一財務管理系統的建立.其重要性、緊迫性是不青而喻的。

  一、財務管理系統建立的基礎

  財務管理系統,作為企業管理系統中的子系統是組織企業財務活動、處理企業財務關係的管理系統,通過對資金的籌集、運用、回收及分配來實現提高企業的經濟效益的目的。因此,企業的財務關係決定了企業財務管理。就企業自身而言.企業的組織形式是企業經營機制形成的基礎,是形成企業財務關係的根本所在.所以財務管理系統必須適應企業的組織形式,也就是說,只有適應企業組織形式所決定的企業財務關係,才有可能服務於企業管理系統 企業的組織形式決定了財務管理系統的形式,是企業財務管理系統的基礎。

  二、建立財務管理系統的基本原則

  科學地組織企業的財務活動,正確地處理企業的財務關係是企業財務管理系統的目的。在明確了企業財務管理系統的基礎是適應企業組織形式的前提下,一些規範系統運作的基礎準則的確認是決定系統能否有效運行的根本所在。

  1.資本保全原則。現代企業制度下,企業投資者投入的資本是形成企業法人財產的根本.是企業得以運行的基礎。因此財務管理系統確保企業投資者投入的資本完整以及企業所有者的權益,是企業生存下去的根本所在,這是建立財務管理系統的一個最基本的原則

  2.價值最大化原則。由於資源的有限性和確保企業投資者的權益的共同要求,如何使企業價值最大化(也就是投資者或所有者的權益最大化)是財務管理必須解決的問題.同時隨著企業價值的增加,企業對社會的貢獻也隨著增加,這為企業進一步發展提供了社會保證。

  3.均衡原則。任何經營行為都不可避免地存在風險,任何經營行為都是以獲取利益為目的.如何均衡風險與收益的關係,降低風險,確保收益是財務管理必須面對的問題,也就是財務管理系統必須解決的問題。

  4最佳配置原則,、如何將企業的資源進行合理的配置,使企業整體狀態達到最佳,是企業降低風險,提高效益的最根本手段。因此,有效而健全的財務管理.其基本作用之一就是對企業的各項資源進行配置,形成一個動態的最佳組合。

  5戚本效益原則。企業的目的在於盈利,任何一項盈利都必須以投人為基礎,耗費必要的資源。如何以較少的投入和耗費,獲取最大的收益,是財務管理的目的之一。一個良好的財務管理系統必須解決成本與收益的關係問題

  6.連續性原則:企業的經濟活動是連續的,這就要求企業的管理是動態的,而且是不可間斷的,作為企業管理的一個分支系統必須是連續、有效地發揮其作用,才可能實現其目的。

  7.協調性原則。現代企業不僅面臨著複雜的社會環境,而且企業內部的財務關係也是十分複雜的.同時企業的管理系統是一個多元而開放的系統.這就客觀地要求財務管理系統有良好的協調性和互動性。

  8.發展性原則。任何事物都處在不斷的發展變化的狀態下.同樣企業也處在不斷的發展變化之中。如何使企業不斷地發展壯大,是企業管理的根本所在.企業的財務管理系統只有不斷發展與成長,才能適應企業管理的要求。

  三、財務管理系統的基礎工作

  財務管理系統的基礎工作,就是正確地處理企業的財務關係問題。

  1.企業與投資者之間的關係。企業是由投資者按一定的形式通過國家的有關審查而成立的。沒有投資者就不會存在企業。它體現了企業所有權的性質,反映了經營權所有權的關係。因此財務管理系統必須對其進行充分必要的反映,這是解決企業產權制度的關鍵所在:

  2.企業與債權人債務人之間的關係。在社會化大生產前提下,任何一個企業都是社會生產的基本單元之一.其各項活動都是社會生產活動的組成。反映在資金的問題上.除了投資者投入的資本外.企業在經營活動中形成的債權債務構成了企業的資金運動相當大的一部分。如何處理企業的債權與債務是企業財務管理系統要解決的基本問題之一。

  3.企業與國家之間的關係。企業產生的條件之一是符合國家的有關要求。國家以管理者的身份,要求企業以各種形式回報社會,為國家提供必要的積累;同時國家作為社會資源的擁有者和管理者要求企業有償使用其資源,這就形成了企業與國家之間的財務關係,最顯著的標誌就是稅收。企業財務管理系統必須解決這一問題,它關係到企業發展的根本所在。

  4 企業內部各部門之間的關係。資金進入企業後,在企業的組織形式規定的部門中流動,進而形成了企業內部各部門之間的經濟關係。理順協調這種關係是企業發展的內部動力之一,因此協調企業內部的經濟利益關係是財務管理必須解決的問題之一。

  5.企業與員工間的關係。企業的價值通過員工創造性的勞動在不斷地增加,員工通過勞動獲取相應的報酬:如何解決企業與員工間的分配關係是企業發展的又一關鍵所在。

  四、建立財務管理系統的基本要求

  1.目標的確定與分解。財務管理的目標是為企業管理總目標服務的,並受其指導與控制。但就財務管理系統本身而言,它是由多個子系統所組成的.而每個子系統又是由若幹個模塊所組成 這自然就產生了各個子系統的目標的確定及如何分解到各個模塊之中的問題,並由此確定了各個子系統的基本職能。

  確定系統目標分解的基本原則是各系統的目標必須服從整個財務管理系統的目標,同時各系統的目標必須是整個系統需解決的問題之一。對其分解必須按有關規定進行,以充分發揮每一模塊的作用。

  2.介質的確定。任何管理都必須有對象,財務管理也不例外 由於財務管理已經把各種資源抽象成資金。這就客觀地要求各子系統在選擇管理對象(介質)時必須予以高度的重視。顯而易見,介質的確定是決定系統能否有效地運行,並提供有用信息的決定性因素之一。同時,任何一個企業需管理的對象,其形態是十分繁雜的,這就客觀地要求對介質的確定必須有基本的原則性要求。這一要求可表述為介質的確定都必財改舍融使系統的運行及其輸出充分地體現原系統的目的,同時可抽象為資金的流動,並且使系統運行的最終表述能使介質本身的變化與其相應的資金錶述有機地結合起來。

  3.節點的連接。每一個系統都是由若幹個模塊組成 模塊問的連接也就是節點的連接)也就決定了信息的流動形式:這就必須解決這樣一個問題,如果每一個模塊輸出的都是有用的信息(事實上,在財務管理系統中也正是如此),那麼,如何利用這些信息的問題,也就是如何解決模塊的連接問題。解決這一問題的基本要求是充分實現信息共用儘可能減少重覆運行。作為每一個模塊的輸入要從整個企業管理體系來尋找,對於其輸出應當是企業管理總體系中的相應模塊輸入就可以解決這一問題

  4.信息的輸出與反饋的決定。作為一個系統的輸出必須有兩項內容:一是輸出的表述形式;二是輸出信息的及時有效。才是可用的信息 且是通過按照規定決定程式與方法進行加工提煉後的信息。因此其輸出的表達方式就必須滿足使用者要求,其內容是使用者所需要的。按這一要求建立系統輸出的同時,儘可能豐富對信息的表述形式,對信息的時效性應高度地重視作為一個有效的管理系統.除了對收集到的信息進行分類加工外,還必鬚根據輸出信息的使用或者形成的決算、決策進行必要的反饋處理,因為只有這樣,才能使系統的功能得以充分的發揮。通過反饋信息來修正系統輸出,是使系統始終處在動態最佳狀態的保證條件之一

  5.修正與檢測。任何一個系統無論外在的要求,還是自身功能的完善與提高的要求,必須具有可修正性 除了上面所談到反饋信息的修正以外,還要求系統能適應不同的信息輸人上的修正功能。這樣的系統才可能完成內在功能上的提高,才能滿足外界新的信息輸入的處理,以獲得滿意的有價值的輸出。

  一個完善的系統必須有一整套檢測手段,它包括輸入的檢測,對加工整理的檢測,對輸出的檢測以及整個狀態的檢測。它是保證系統正常運行的基礎。當然,這不包括財務管理系統以外的檢測,但大多數的檢測標準來源於系統的外部。如有關核算、稅收的法規等。

  6.系統的輸入 之所以將輸入放在最後是因為輸入最重要。因為無論系統本身如何完善,都解決不了輸入問題,系統的輸入環節是建立系統的首要環節。

  一個好的輸入環節的建立是建立系統的基礎,是系統運行成功與否的關鍵所在。建立輸入系統的規則可以如下表述:對需進行加工的信息進行分類,嚴格區別是否與系統有關、是否可加 :整理,同時充分尊重輸出信息使用的要求。簡而言之。要對龐雜的信息進行識別認定,同時兼顧輸出信息使用的要求並考慮系統功能的充分發揮。

  綜上所述,建立一個有效的財務管理系統必須以企業目標為目的,以企業組織形式為基礎,根據企業發展的要求提出建立系統的原則,以資金為介質,科學.有效地協調企業的財務關係.並對系統本身進行科學合理的設計以解決企業的財政問題。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 王中鋒.企業財務管理系統的設計與實現.商丘職業技術學院.會計之友2009年16期
  2. 孫丹錄.如何建立企業財務管理系統.經濟技術協作信息2009年14期
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