會見與會談

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目錄

什麼是會見與會談

  會見與會談是職業交際活動中的重要內容。會見與會談是指在正式訪問、談判或禮節性的拜訪甚至觀光時,賓主雙方通常安排的,用以加強溝通與瞭解,促進雙方的友誼,增進相互間的合作與交流的活動。在會見與會談中,為表示對對方的尊重與禮貌,在席位的安排上,在會見與會談的程式進行中,都有許多禮儀規範,並且,會見與會談現在已成為常規性的禮儀活動。

會見與會談的性質和分類

  會見是特指為了一定的目的而進行的約會、見面。會見通常分為兩類。在國際上一般稱為“接見”或“拜會”。凡身份高的人士會見身份低的,一般稱為“接見”或“召見”;凡身份低的人士會見身份高的,或是客人會見主人,一般稱為“拜會”或“拜見”。拜見君主,又稱“謁見”、“覲見”。我國一般不作上述區別而統稱“會見”。接見和拜會後的回訪,稱“回拜”。

  會見的性質有禮節性的、政治性的、事務性的,或兼而有之。其中禮節性的會見時間較短,話題較為廣泛。政治性會見一般要涉及雙邊關係、國際局勢等重大問題。事務性會見則一般涉及經濟、科技、文化交流等業務方面的內容。涉外的事務性會見,還應包括外交方面的內容。

  會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經濟、文化、軍事及其他共同關心的問題交換意見。會談也可以指洽談公務和業務談判。一般說來,會談的內容較為正式,政治性、專業性較強。

會見與會談的安排

  (一)會見的提出。

  在會見的提出方面,東道主與來訪者的權利是相等的。賓主雙方都可以提出會見要求。一般情況是由身份低者拜會身份高者,來訪者拜會東道主。來訪者可以根據本人的身份、業務性質、來訪目的,主動提出拜訪東道主。也就是說,來訪者在安頓好以後,在正式活動開始前,首先應對接待他的組織或個人(以該人名義發出邀請信的)進行禮節性拜訪。這次拜訪可以視為對主人在來訪者抵達時所給予的熱情歡迎的一種回禮(接待國內賓客時,如果沒有安排相應的歡迎儀式,按照對等禮儀,當日或次日應由身份相當的領導去賓館或飯店看望客人)。

  (二)會見的時間與內容。

  在約定的時間里,主人可安排秘書或其他助手在辦公大樓前廳迎候客人,由他們陪同客人來見本單位的領導人。第一次會見,最好由本單位領導人親自主持。首次會晤的內容多半為一般性的寒暄。如介紹自己本單位的情況或談一談來到訪問地後的印象等等。主人可以在會見時通知客人在逗留時間的日程安排,並徵詢他們的意見。在會晤中可以討論其他的問題。不過應當註意,第一次會見的時間通常很短,一般為30分鐘左右。

  (三)會見與會談的場所。

  接待來訪的客人時,領導者不宜在自己的辦公室里就座。會見應該在專門為此目的而設置的地方進行或小型會議室里進行。高級領導人之間的會見與會談,通常安排在重要建築物的寬敞的會客廳(室)內進行,亦有在賓客下榻的賓館的會客室內進行。如是涉外賓客,會談桌上應放置兩國國旗,桌上應放置座位卡,使用中、外文字書寫時要註意主方文字寫上面,客方文字寫下麵。字體應工整、清晰,以便與會者對號入座。會談場地正門口,還要安排人員迎送客人。人多時需安裝好擴音設備,調試好,確保會議使用。

會見與會談的會場的座位安排

  會見與會談的場地佈置與座位安排都應體現出禮儀的規範性和對來訪者的尊重。會見與會談場地佈置的原則是一致的。只是由於規格不同,參加的人數不同,持續的時間不同而略有差別。通常會見要簡單些。

  (一)會見座位的安排。

  會見的座位安排有多種形式,有分賓主各坐一方的,有賓主穿插坐在一起的。但通常的安排是這樣的:主賓、主人席安排在面對正門位置,客人座位在主人右側,其他客人按禮賓順序在主賓一側就座,主方陪見人在主人一側按身份高低就座。若是涉外會見,安排譯員、記錄員坐在主人和主賓的後面。

  (二)會談座位的安排。

  會談分為雙邊會談與多邊會談。雙邊會談通常使用長方形或橢圓形桌子,多邊會談採用圓形或擺成方形。不論什麼形式,均以面對正門為上座。雙邊會談時,賓主相對而坐,以正門為準,主人占背門一側,客人面向正門。主談人各自居中。涉外會談中,我國習慣把譯員安排在主談人右側,但有的國家亦讓譯員坐在後面,一般應尊重主人的安排。其他人按禮賓順序左右排列。記錄員可安排在後面,如參加會談人數少,也可安排在會談桌就座。

  如會談長桌一端向正面,則以入門的方向為準,右為客方,左為主方。多邊會談,座位可擺成圓形、方形等。小範圍的會談也可以不用桌子,只設沙發,雙方座位按會見座位安排。

會見與會談的程式

  會見與會談的安排程式大體上是一致的。會見一般是禮節性的較多,而會談則往往要進行一些實質性的交流。但在程式的安排上,其禮儀要求是一致的,兩者的區別主要在於一般性禮儀程式結束以後,談話的內容與時間不同而已。

  (一)會見與會談的組織工作

  1.提出會見要求,應將要求會見人的姓名、職務與會見什麼人、會見目的及本方參加會見的人員情況一併告知對方。接見方應儘早予以回覆,約妥時間,如因故不能接見,應婉言解釋。

  2.接見方應主動將會見的時間、地點、主方出席人員、順序安排及有關事項通知對方。會見方則應主動向對方瞭解上述情況,並通知有關出席人員。

  3.準確掌握會見、會談的時間、地點和雙方參加人員的名單,及早通知有關人員和有關單位作好必要的安排。

  4.及早安排、佈置會見、會談的廳室、座位、音響等。

  (二)迎接客人

  客人到達前,主人應提前到達會見(會談)場所。客人到達時,主人應在大樓門口迎候。若主人不能在大樓門口迎候,應安排工作人員在大樓門口接引。主人在會談地點的門口迎候。主人的穿著要和自己的職務、身份相稱。

  (三)會見、會談期間的禮儀內容

  會見、會談的禮儀內容包括:雙方簡短的致辭、互贈禮品。禮品不宜很昂貴,能表達敬意與作為友誼的紀念品即可。互贈禮品後,通常安排合影,隨後就座。如需合影,要事先安排好合影圖,佈置好場地,備好照相設備。合影時主人和主賓居中,並以主人右側為上,按禮賓次序,主、賓雙方間隔排列,第一排既要考慮人員身份,又要考慮場地能否攝入鏡頭,一般兩端均由主方人員把邊。合影也可放在會見結束後。會見時所招待的飲料,各國不一。我國一般只備茶水,夏天加冷飲,如會談時間過長,可適當加上咖啡(紅茶)和點心。

  (四)會見、會談涉及的人員

  領導人之間的會見、會談,除陪見人和必要的譯員、記錄員外,其他工作人員安排就緒後均應退出。如允許記者採訪,也只是在正式談話開始前採訪幾分鐘,然後全部離開。談話過程中,旁人不要隨意進出。

  (五)握別

  會見、會談結束,熱情話別並送至車前或門口握別,目送客人離去後再退回室內。

  對於一般官員、民間人士的會見。此類會見安排大體同上。也要先申明來意,約妥時間、地點,通知來賓身份、人數,並準時赴約。客人來訪,相隔一段時間後,應予回訪。如客人是為祝賀生日、節日等喜慶日來訪時,則不必回訪,可在對方節日、生日時前往拜訪,表示祝賀。

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評論(共1條)

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218.64.67.* 在 2009年10月2日 10:20 發表

很好!

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