信息管理

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信息管理(Information Management)

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信息管理概述

  所谓信息管理是指在整个管理过程中,人们收集、加工和输入、输出的信息的总称。信息管理的过程包括信息收集信息传输信息加工信息储存

  信息收集就是对原始信息的获取。信息传输是信息在时间和空间上的转移,因为信息只有及时准确地送到需要者的手中才能发挥作用。信息加工包括信息形式的变换和信息内容的处理。信息的形式变换是指在信息传输过程中,通过变换载体,使信息准确地传输给接收者。信息的内容处理是指对原始信息进行加工整理,深入揭示信息的内容。经过信息内容的处理,输入的信息才能变成所需要的信息,才能被适时有效地利用。信息送到使用者手中,有的并非使用完后就无用了,有的还需留做事后的参考和保留,这就是信息储存。通过信息的储存可以从中揭示出规律性的东西,也可以重复使用。

什么是信息

  信息是组织的一种资源,一般认为,信息是具有新内容、新知识的消息(如书信、情报、指令等)。

  信息与数据既有联系又有区别,数据(Data)是对情况的记录,数据的含不仅限于数值数据,而且还包括非数值的数据,例如声音、各种特殊符号图像、表格、文字等。信息是经过加工处理后对组织管理决策和管理目的实现有参考价值的数据。

  作为一种资源的信息具有如下特点。

  (一)影响和决定组织的生存。

  (二)能够为组织带来收益

  (三)获取和使用信息要支付费用和成本

  (四)信息具有很强的时效性,延迟的信息可能起到相反的作用。

  (五)信息的使用者应当考虑信息的费用与它为改善管理所带来的功相比是否合算。

  显然,无论是从改进计划工作组织工作人员配备、指导与领导工的角度,还是从直接利用信息资源的角度,都必须加强对信息的管理。虽管理信息支出费用,并且可能还会很高,但对信息管理不善而付出的代也许更高。

信息管理的发展历程

  信息管理活动的发展历史源远流长。从原始社会人类的结绳记事,到今天人们广泛利用计算机等信息技术来提升信息的管理水平与效率,可以说,人类的历史有多长,信息管理活动的发展历史就有多长。

  纵观人类信息管理活动所采用的手段与方法,基本上可以将它分为三个时期:

  1、古代信息管理活动时期

  2、近代信息管理活动时期

  3、现代信息管理活动时期

  考察人类在不同阶段的信息管理活动特点,应从最能反映该时期与其他时期最明显的本质不同的因素出发。概括起来,这些因素包括当时社会的整体经济环境、信息资源状况、信息资源类型、信息管理的主体、管理信息的手段与方法等重要方面。

  一、古代信息管理活动时期:信息的存储是“藏书楼式”
  • 时间:从人类诞生到封建社会
  • 背景:

  1、在文字发明以前,人们使用声音语言来传递信息、表达情感。语言是表达人类思想以及人类认识自然与改造自然结果的重要载体。

  信息的保存:信息的保存与管理主要通过口耳相传,因此信息管理的效果得不到保证,只有极少数的信息得以保留下来,成为今天人类极其珍贵的文化遗产。

  缺点:声音信息的传递范围从广度和深度上讲,均受到很大的限制。

  2、文字的出现使人类可以在时空上对信息的管理得以加强,使信息管理发生了重大的变革。(在文字发明以前,人们通过图画的方式来记录、传递与保存信息,由此产生了象形文字,并最后导致了正式文字的诞生。)

  3、在古代时期,我国的信息管理活动在全世界是最具有代表性的。清朝“康乾盛世”之前,我国一直国力强大、经济繁荣,各项事业都走在世界的前列,社会信息资源丰富,信息管理的手段也比较发达。广泛利用了当时比较先进的管理思想与方法,如将分类管理的思想应用到信息管理活动之中,编制出了经世济用的“四部分类法”,即以经、史、子、集为主的分类体系。

  4、古代封建社会的信息资源主要以文献信息资源为主。

  文献信息资源: 手抄本è雕版印刷术和活字印刷术

  中国人向世界贡献了四大发明。其中有两项就涉及到信息管理技术—造纸术与印刷术大大推进了世界信息数量的增长以及信息加工手段的提高,同时也扩大了信息传递的空间范围,加快了信息传递的速度。

  • 古代信息管理活动时期的特点:

  1、总的来说,信息资源数量针对当今的社会信息资源来说,古代信息管理时期的信息管理对象以纸制手抄本以及印刷本为主,数量有限。

  2、古代封建时期的中国信息资源数量在当时的世界上应该说是属于前列位置的。我国古时的信息资源管理技术与方法也走在了世界前列。

  3、信息管理重心集中于“藏”,主张藏书秘不示人,属于私人财产,甚至于即使是家人也难于看到馆藏。这一方面有利于文献的保管,使之得以流传到今,但另一方面。也有悖于信息管理“传”与“用”的宗旨。

  4、我国也有着良好的信息管理传统,各朝代都有专门记录和管理档案文书的官员,如司马迁就是史官,负责这方面的事务。当然,国家的文献信息资源管理活动也是积极主动的,各朝各代都修史,在史册中皆要有专门记录当代文献的史册,用中国传统的目录学方法。对所记录文献加以“辨章学术、考镜源流”,这种信息管理的思想极大地丰富了现代信息管理的内涵。我国古代有历史可查的图书整理活动起于汉代刘向、刘歆的<七略>和<七录>,虽然这两部书均已亡佚,但从<汉书·艺文志>中还可见其内容、方法与规模。<隋书·经籍志>也是我国古代具有代表性的信息管理活动成果之一。

  5、古代的图书整理活动到清朝达到极致,其代表性事件就是<四库全书>的出版。其倡导的信息管理方法—四部分类法是适合于中国古代典籍的文献信息管理方法,它所创造的信息分类管理思想,对今天的信息管理活动和行为都产生了深远的影响与冲击。今天,四部分类法依旧是中国传统古籍资源的整理方法。

  古代时期的信息管理活动,没有形成社会规模;社会信息资源数量有限,并且以纸制手抄本及印刷本为主;信息存储的方式是封闭的、私有化的;信息管理的手段与方法以手工为主,创造出了适用于当时的信息资源状况的独特方法,并且将此方法与学术研究及其方法结合在一起;文献资源的所有者或者是官方指定的官员是信息管理的主体,完成信息管理活动,执行信息管理行为

  二、近代信息管理活动时期
  • 时间:从机器大生产代替手工生产,资本主义代替封建主义成为世界主流社会形态后开始的。

  信息管理活动的兴盛与衰落与一个国家文化和经济的兴盛与衰落是相伴而行的。19世纪前是东方文化的世界,20世纪是西方文化的世界,我国古代的信息管理活动成为世界的领头军,但19世纪末20世纪初开始,随着我国经济的衰退,信息管理活动的重心开始向西方国家倾斜。

  • 背景:这一时期,资本主义的科学与民主等人文主义思想不断扩散到全世界。人们追求真理、追求进步思想的呼声高涨,直接推动了社会的整体进步;社会中可接受教育的人数不断增多,群众的识字率不断提高,社会文化不断普及。社会信息资源因为科学技术的发展而快速增加,特别是新型的机器印刷的出现加快了文献信息的生产,使得社会信息积聚不断加快;除了图书这种信息载体类型之外,报纸、杂志等新型载体也大量涌现,但仍旧以纸制印刷品为主;信息传递的渠道增多。信息交流的广度和深度大大加强。
  • 特点:

  1、与前一个时期相比,这个时期最明显的进步就是社会文化水平的提高。对于信息保存来说,藏书楼式的藏书制度被彻底打破。在以图书文献为主要的社会信息资源的社会背景下,保存文献信息资源的责任义无反顾地选择了这一时期新型的信息存储机构——图书馆。

  2、图书馆的出现是人类文明的一大进步,它不同于传统的藏书楼,它已经将信息管理的目的从简单的“藏”发展到“藏”与“用”相结合。图书馆的出现,一方面反映了普通人追求知识的热情,人们可以平等地追求知识,另一方面也反映了社会的进步与发展。20世纪二三十年代在西方国家发起的公共图书馆运动充分证明了这一点,同时也极大地推动了图书馆事业的大发展,更多类型的图书馆不断涌现。

  3、图书馆的出现促进了信息的管理思想管理手段与方法的变化。联合国教科文组织认定的图书馆四项职能是:保存人类文化遗产,社会信息流整序,传递情报,启发民智的文化教育。在这里,最重要的当属社会信息流的整序职能。

  4、图书馆开创了具有现代意义的一系列行之有效的信息管理方法,如分类法、编目法、主题法、索引法、计量法等。这个时期,从事信息管理的人员不能再以官员的身分出现,取而代之的是专业的信息管理人员。这种专门化的信息管理人员在这个阶段主要集中于图书馆中,被称为图书馆员。

  近代信息管理活动时期虽然信息管理思想、手段与方法不断进步,但信息管理仍旧被解释为“对信息的管理”,是一个简单的动词,信息管理强调的仍旧是对信息加以管理的技术手段与方法,没有上升到一个战略的高度,它的内涵还是比较单薄的。这一阶段,以文献信息为中心,图书馆为主要场所,由专门的信息管理专业人员所创造的一系列技术手段成为信息管理的主要方法,同时出现了针对信息收集、处理、保存、利用等过程的解释。

  三、现代信息管理活动时期
  • 时间:以第二次世界大战的结束为标志,信息管理活动进入了第三个阶段——现代信息管理时期。(即随着世界上第一台计算机在1945年研制成功,在次年2月的正式面世。)

  信息技术在信息管理活动的发展中占有重要地位,它主导着信息管理各时期的发展。计算机技术的出现,对整个人类社会的方方面面都产生了巨大的影响。

  • 背景:在第三个阶段,社会经济在遭受了战争的创伤后,进入了恢复与发展时期。资本主义经历了两次世界大战,完成了资本的原始积累。进入了迅速发展的快车道,世界经济出现了欣欣向荣、蒸蒸日上的景象,也促进了社会其他领域的大发展。
  • 特点:

  1、计算机、网络等现代信息技术的迅速发展,对信息管理的发展起到重大推动作用,对人类的工作与学习方式,而且对人类思维方式都产生了巨大的影响。网络的出现也扩大了信息交流的范围,促进了信息的爆炸性增长。

  2、信息传播与交流方式发生了翻天覆地的变化。报纸与杂志出现的时代比较早,在近代信息管理时期就已经存在了,而在第二次世界大战后,广播、电视、网络三大媒介形式出现,并且成为大众信息交流的主要手段与方式,刺激了信息量的迅猛增加,人们获取信息的渠道与方式改变了,社会信息量加大了。目前,电子信息交流的方式极大地改变着自人类诞生以来阿传统信息交流手段与渠道。

  3、伴随着信息技术的变化,信息资源类型不断多样化。除了文献型信息资源外,还出现了缩微型、电子型、网络型等新型媒体,如网络上的流媒体,已经引起了人们的极大兴趣与关注。信息管理技术的不断复杂化与多功能化,也为信息的深度管理奠定了基础,由向载体单元的操作深入到了信息内部的知识单元,要挖掘信息内部存在的具有逻辑关联的智慧资源,这对信息管理的要求越来越高。

  4、信息管理的手段充分利用信息技术,一方面提升了上两个时期形成的信息管理方法,另一方面结合新的信息形式、信息载体、信息类型,而开发出新的管理技术手段,如数据库数据仓库、联机分析、商务智能等。

  5、图书馆在这一时期继续扮演着社会信息流整序的职能,但它已经不再是惟一具有此类社会职能的信息管理机构,社会上出现了相对于图书馆来说。功能与目的皆不同的各类型信息管理机构,如咨询公司、企业管理公司、调查公司等,它们共同承担着不同领域、部门和层次的社会信息流的管理工作,共同完成整个社会中信息流的管理。

  综上所述,现代的信息管理已经大大超越了古代和近代时期对信息管理的理解框架,发生了质的认识变化;信息管理的内涵与外延都得到了扩大,它所面对的信息资源已经远远超出了传统的文献型信息资源的范畴,扩大到了多种新型的信息类型,整个社会的信息资源呈几何级数增长,不同的部门和领域均不得不面对信息管理的挑战;信息管理技术充分利用了现代信息技术的优势,突破了传统处理文献的信息管理技术范围,大量采用了网络、数据库、数据仓库、联机分析技术等先进技术手段与方法,传统的信息管理技术在新的技术环境下不断地完善与发展,以适应新的环境的变化;而信息管理人员早已不仅是以传统的文献信息处理为任务,而且更加技术化、专业化、专门化,他们在组织内部被称为CIOCKO,已经成为社会组织中的一个阶层。

信息管理的特征

  1.管理类型特征

  信息管理是管理的一种,因此它具有管理的一般性特征。例如,管理的基本职能是计划组织领导控制;管理的对象是组织活动;管理的目的是为了实现组织的目标等等,在信息管理中同样具备。但是,信息管理作为一个专门的管理类型,又有自己的独有特征:

  (1)管理的对象不是人、财、,而是信息资源和信息活动

  (2)信息管理贯穿于整个管理过程之中。

  2.时代特征

  (1)信息量猛增

  随着经济全球化,世界各国和地区之间的政治、经济、文化交往日益频繁;组织与组织之间的联系越来越广泛;组织内部各部门之间的联系越来越多,以致信息量猛增。

  (2)信息处理和传播速度更快

  由于信息技术的飞速发展,使得信息处理和传播的速度越来越快。

  (3)信息处理的方法日趋复杂

  随着管理工作要求的提高,信息处理的方法也就越来越复杂。早期的信息加工,多为一种经验性加工或简单的计算。现在的加工处理方法不仅需要一般的数学方法,还要运用数理统计方法、运筹学方法等。

  (4)信息管理所涉及的领域不断扩大

  从知识范畴上看,信息管理涉及到管理学社会科学行为科学经济学心理学、计算机科学等;从技术上看,信息管理涉及到计算机技术、通信技术办公自动化技术、测试技术、缩微技术等。

信息管理的分类

  1.按管理层次分类

  宏观信息管理、中观信息管理、微观信息管理

  2.按管理性质分类

  信息生产管理信息组织管理信息系统管理信息产业管理信息市场管理等。

  3.按应用范围分类

  企业信息管理政务信息管理商务信息管理公共事业信息管理等。

  4.按管理手段分类

  手工信息管理、信息技术管理、信息资源管理等。

  5.按信息内容分类

  经济信息管理、科技信息管理、教育信息管理、军事信息管理等。

信息管理的基本原理

  信息管理是涉及信息技术、信息资源、参与活动的人员等要素,是多学科、多要素、多手段的管理活动。作为一种社会性的管理活动,它具有一般管理活动的特点;作为一种技术性很强的管理活动,它要运用许多技术手段和管理手段。同时,信息管理活动总是指向一定目标,达到一定的效果并完成预定的任务。

  从微观的角度来看,信息管理的目标包括两个方面:一是建立信息集约,即在收集信息的基础上,实现信息流(即信息从信源出发后,沿着信道向信宿方向传递所形成的“流”)的集约控制;二是对信息进行整序与开发,实现信息的质量控制。从宏观的角度来看,信息管理的目标是为了提高社会活动资源的系统功能,最终提高社会活动资源的系统效率。

  信息管理原理是信息管理活动本身所包含的具有普遍意义的规律。下面从信息资源状态变化和信息管理活动目标指向的角度,简要分析信息管理的四大基本原理。

  1、信息增值原理

  信息增值是指信息内容的增加或信息活动效率的提高。它是通过对信息的收集、组织、存储、查找、加工、传输、共享和利用来实现的。 信息增值包含以下内容:

  (1)信息集成增值

  从零散信息或孤立的信息系统中很难得到有用的信息或用于决策的知识,因此,零散信息或孤立信息系统的集成是很重要的。

  信息集成是指把零散信息或孤立的信息系统整合成不同层次的信息资源体系。它包含三个不同层次的信息增值阈:

  ①把零散的个别信息收集起来形成的信息集合;

  ②孤立的信息系统的集成;

  ③社会整体的信息资源的集成。

  (2)信息序化增值

  信息的序化是信息活动的结果,是信息组织价值体现,目的是为了实现快速存取。信息序化克服了混乱的信息流带来的信息查询和利用困难,提高了查找效率,节约了查询成本。有序化的信息集合是信息资源建设的基本条件。

  (3)信息开发增值

  有序的信息资源不仅能够保证信息的可查询性,而且能够根据信息内容的关联性开发新的信息与知识资源

  2、增效原理

  信息管理可以通过提供信息和开发信息,充分发挥信息资源对包括信息和知识在内的各种社会活动要素的渗透、激活与倍增作用,从而节约资源、提高效率、创造效益,实现社会的可持续发展。信息管理是现代社会节约成本,提高效率,实现可持续发展的有效途径。

  3、服务原理

  信息管理与一般的管理过程相比,具有更强烈的服务性。信息管理的作用最终体现为信息资源对包括信息知识在内的各种社会活动要素的渗透、激活与倍增作用。这决定了信息管理必须通过服务用户来发挥作用。信息管理的所有过程、手段和目的都必须围绕用户信息满足程度这个中心。信息管理方法和手段的采用,活动的安排,技术的运用,信息系统的设计与开发等都必须具有方便、易用的服务特色,以提高服务能力与水平为宗旨。

  4、市场调节原理

  信息管理也受到市场规律的调节,主要表现在以下两个方面:

  (1)信息产品价格市场规律的调节,价值规律信息商品市场的基本规律。市场这只“看不见的手”是调节信息产品与信息服务的主要力量。

  (2)信息资源要素受市场规律的调节。在信息商品市场上,信息、人员、信息服务机构、技术、信息设施等各种资源要素配置会达到某个效率的均衡点。信息产品市场价格及其背后的社会信息需求是信息资源配置的动力。

信息管理的方法[1]

  一、逻辑顺序方法

  从某种意义上讲,信息管理就是对信息资源进行管理。对企业来说,信息管理的主要任务是将企业内外的信息资源调查清楚,并根据类别加以分析研究,以便找出那些对本企业的生存和发展有促进作用的信息资源。所以,在这里把信息资源的管理划分为信息调查、信息分类、信息登记、信息评价四个基本步骤。第一步,进行切实的调查以及摸清信息资源的情况是信息管理的基础。因为信息资源涉及的范围非常广泛,所以必须从使用者的需求出发,了解企业对信息方面的需求情况,做到心中有数。信息资源调查的主要目的是不仅要调查清楚目前的明显的信息资源,而且更主要的是发现对企业未来有重要意义的潜在的信息资源。第二步,信息分类是信息资源管理的一个最基本的工作。收集得到的信息形式可能是多种多样的,专门人员对信息实质内容的把握要清晰,所以有必要做好信息分类。分类不宜过多、过细,要便于分析和综合。目前还没有统一的信息分类原则,主要是根据企业的实际情况来考虑信息分类问题。第三步,信息登记是一项具体而又繁琐的工作。

  调研人员应该亲自将调查所收集到的企业信息资源的情况进行归纳和整理,登记在信息资源表上。然后,按信息资源分类将登记表编出目录,并按照部门编出索引,以便迅速查找。、第四步,信息研究的目的是为了更好地使用信息资源。企业在信息资源方面的投入就是为了取得效益。这就需要研究每一项信息资源的供应、管理和使用情况,找出现有信息资源不能满足今后需要的问题,并采取积极有效的措施。并不是所有的信息都是资源,只有对企业的发展目标和现实生产有意义的信息资源才是企业的宝贵资源。

  二、物理过程方法

  信息与世界上所有的其他事物一样,都有其发生、发展、成熟和死亡的过程。信息生命周期是信息运动的自然规律。从信息的产生到最终被使用发挥其价值,一般可以分为信息的收集、传输、加工、存储、维护这几个阶段。信息管理的主要任务是识别使用者的信息需要,对数据进行收集、加工、存储,对信息的传递加以计划,将数据转化为信息,并将这些信息及时、准确、适用和经济地提供给组织的各级主管人员以及其他相关人员。在生命周期的每一个阶段都有其具体工作,需要相应的管理。这里将信息生命周期的管理概括为以下四个方面:

  (1)信息需求服务。一方面,这是信息规划的问题,目的是明确信息的用途、范围和要求。另一方面,就是要为用户提供信息,让他们利用信息进行管理决策。

  (2)信息收集与加工。主要是通过已有的渠道或建立新的渠道去收集所需要的数据。将收集到的数据按照规定的要求进行处理,这时的数据才成为真正的信息。

  (3)信息存储与检索。将处理后的信息按照科学的方式存储起来,以便用户检索使用。存储并不是目的,而只是手段,检索才是存储的目的。

  (4)信息传递与反馈。信息的作用在于用户所接受和采用。

  三、企业系统规划方法

  企业系统规划法(Business System Planning,BSP)是由IBM公司提出的,主要是基于信息支持企业运行的思想。该方法的应用帮助企业改善了对信息和数据资源的使用,满足了企业近期和长期的信息需求,从而成为开发企业信息系统的有效方法之一。企业系统规划方法是通过全面调查,分析企业信息需求,确定信息结构的一种方法。只有对组织整体具有彻底的认识,才能明确企业或各部门的信息需求。BSP方法的基本原则如下:

  (1)信息系统必须支持企业的战略目标

  (2)信息系统的战略应当表达出企业各个管理层次需求

  (3)信息系统应该向整个企业提供一致信息。

  (4)信息系统应是先“自上而下”识别,再“自下而上”设计。

  (5)信息系统应该经得起组织机构管理体制变化。

  进行企业系统规划的步骤大致如下:

  1.研究的准备工作

  企业的最高层领导亲自参与;企业各主要业务部门的负责人能正确解释他们所在部门得到的资料;由经验丰富的系统分析师全面负责;在整个工作中,需要各业务部门的具体管理人员积极配合,提供详细真实的材料。要制定研究计划。参与研究的成员在思想上要明确“做什么”、“为什么做”、“如何做”,以及达到的目标是什么。BSP是一项系统工程性的工作,要做好充分的准备,这对成功完成任务非常重要。所以,在这里,我们要再强调一下准备工作,如果准备工作没有做好,不要仓促上阵。

  2.研究的开始阶段

  企业规划方法研究的首项活动是企业情况介绍,全体研究组成员都要参与。介绍内容包括三个方面:首先,由企业的最高领导介绍研究的目标,期望的成果和研究的远景,以及企业的活动和目标的关系。其次,由系统分析员介绍收集到的相关资料,使成员熟悉有关资料。系统分析员还应该对有关问题提出自己的评价和看法。再次,由各重要业务部门的负责人介绍本部门数据处理的情况。通过以上三个方面内容的介绍,加上已收集到的有关资料,将加深对企业及其数据处理业务的全面了解。

  3.定义企业过程

  定义企业过程是该方法的核心。研究组的每个成员均应全力以赴去识别它们,描述它们,对它们要有彻底的了解,只有这样,BSP才能成功。企业过程被定义为逻辑上相关的一组决策和过程的集合,这些过程和决策是管理企业资源所需要的。整个企业的管理活动由许多企业过程组成。识别企业过程可对企业如何完成其目标有一个深刻的了解。识别企业过程要依靠已有材料进行分析研究,但更重要的是要和经验丰富的管理人员讨论商量,因为只有他们对企业的活动了解得最深刻。总之,识别过程是BSP方法的关键,应当给予充分的重视。

  4.定义数据类

  企业过程被识别后,下一步就是要对由这些过程所产生、控制和使用的数据进行识别和分类。数据类是指支持企业所必需的逻辑上相关的数据。可以通过企业资源/数据类矩阵分析,识别与这些企业资源有关的数据类。行表示主要的数据类型,列表示企业资源,相对每一个数据类型填上相应的数据。这种方法首先列出企业实体,然后列出数据类,也就是所谓的企业实体法。

  5.分析当前业务与系统的关系

  当对企业过程和实现它们所必需的数据类有清晰的了解后,还必须了解当前的数据处理工作是如何支持企业的。我们分析企业与系统的关系主要是通过几个矩阵。我们可以画出系统过程矩阵,用以表示某系统支持某过程。通过对机构职责和相对于每一过程的信息需求的深入分析,研究人员对问题会有进一步的了解,建立起问题和过程间的关系,识别出对于过程的信息需求,并把它们包含到上面定义的数据类中。

  6.定义信息结构

  当企业过程和数据类确定后,应研究如何组织管理这些数据,即将已识别的数据类,按逻辑关系组织成数据库,从而形成信息系统来支持企业过程。为了识别要开发的信息系统和其子系统,需要用表达数据对系统和系统所支持的过程之间关系的关系图来定义出信息结构。信息结构确定出分系统和子系统,根据它们产生、控制和使用的数据类以及它们支持的企业过程,提供企业将来信息支持的概貌。以上是BSP研究方法的简单介绍。它概括地描述了BSP方法的基本概念和基本内容。一般认为它适合较大型的信息系统规划

  四、战略数据规划方法

  战略数据规划法是美国著名学者JamesMartin提出的。他曾明确指出,系统规划的基础性内容有以下三个方面:①企业的业务战略规划;②企业信息技术战略规划;③企业战略数据规划。其中战略数据规划是系统规划的核心。战略数据规划工作过程的主要环节如下:

  1.进行业务分析,建立企业模型

  依靠各级管理人员和业务人员,由系统分析员向企业中的各层管理人员、业务人员进行调查。具体调查的内容包括:系统边界、组织机构、人员分工业务流程信息载体、资源情况、薄弱环节。可以采取以下的调查方式:查找书面资料、发调查表、直接观察等。进行业务分析要按照企业的长远目标,分析企业的现行业务及业务之间的逻辑关系,将它们划分为若干个职能域,然后弄清楚各职能域中所包含的全部业务过程,再将各业务过程细分为一些业务活动。具体要从组织机构图出发,最终建立企业模型:职能域——业务过程——业务活动。

  2.进行数据分析,建立主题数据库

  在业务分析的基础上,可以弄清楚所有业务过程所涉及的数据实体及其属性。重点是分析实体及其相互之间的联系。按照各层管理人员业务人员的经验和其他方法,将联系密切的实体划分在一起,形成实体组。这些实体组内部的实体之间联系密切而与外部实体联系松散,它们是划分主题数据库的依据。这里具体又可以分为两个阶段:

  (1)信息过滤

  从内外信息中,认识出对系统有用的信息。信息的来源非常广泛,有大量来自系统内部的各类信息,也有来自外部的涉及面广的各种信息,我们不可能也没有必要将全部的信息都收集起来,必须对信息进行过滤,识别出有用的信息。

  (2)主题库定义

  将信息经过过滤识别出来后,下一个阶段就是要从全局出发,根据管理需求将信息按照不同的主题进行“分类”,然后分别对每一个主题数据库进行定义工作。识别出的信息进行分类并建立主题数据库。目前还没有一套形式化的方法,只是将与某一个管理主题相关的数据归于一个数据库。另外,还要进行数据的分布分析(使用/产生)和可靠性规划(有条件共享/权限定义)。

  3.子系统划分

  主题数据规划出来后,可通过对主题库与业务过程对应矩阵的一系列处理来规划新系统的组成——各子系统。第一步:建立业务过程与主体库的对应矩阵(U/C),哪些业务过程产生或使用这些数据。第二步:变动主体库的顺序,使得字母C大致排列在从左上角到右下角的对角线上。第三步:根据新系统逻辑职能域的划分,用方框划分子系统。在划分好子系统后,我们应该对各个子系统的内容进行分析和说明,并将它们写下来。根据信息的产生和使用来划分子系统,并尽量将信息产生的企业过程和信息使用的企业过程划分在同一个子系统中,从而达到减少子系统之间信息交换的目的。这样,整个信息系统是由若干个子系统构成。这些子系统之间是通过主题库实现信息交换关系。

信息管理模式

  对应三种社会背景:信息技术、信息经济信息文化

  技术管理:用技术手段从事搜集、整理、存储和传播工作

  经济管理:运用经济手段,按照客观经济规律要求,管理信息资源

  人文管理:通过信息政策信息法律信息道德等人文手段,对信息资源进行管理

  三者目标一致,功能协调

  对信息的有效管理应在这三个方向上努力

信息管理的职能[2]

  1.信息管理的计划职能

  信息管理的计划职能,是围绕信息的生命周期和信息活动的整个管理过程,通过调查研究,预测未来,根据战略规划所确定的总体目标,分解出子目标和阶段任务,并规定实现这些目标的途径和方法,制定出各种信息管理计划,从而把已定的总体目标转化为全体组织成员在一定时期内的行动指南,指引组织未来的行动。信息管理计划包括信息资源计划和信息系统建设计划。信息资源计划是信息管理的主计划,包括组织信息资源管理的战略规划和常规管理计划,信息资源管理的战略规划是组织信息管理的行动纲领,规定组织信息管理的目标、方法和原则,常规管理计划是指信息管理的日常计划,包括信息收集计划、信息加工计划、信息存储计划、信息利用计划和信息维护计划等,是对信息资源管理战略规划的具体落实。信息系统是信息管理的重要方法和手段。

  信息系统建设计划是信息管理过程中一项至关重要的专项计划,是指组织关于信息系统建设的行动安排和纲领性文件,内容包括信息系统建设的工作范围、对人财物和信息等资源的需求、系统建设的成本估算、工作进度安排和相关的专题计划等。信息系统建设计划中的专题计划是信息系统建设过程中为保证某些细节工作能够顺利完成、保证工作质量而制定的,这些专题计划包括质量保证计划配置管理计划测试计划培训计划、信息准备计划和系统切换计划等。

  2.信息管理的组织职能

  随着经济全球化、网络化、知识化的发展与网络通信技术、计算机信息处理技术的发展,这些对人类活动的组织产生了深刻的影响,信息活动的组织也随之发展。计算机网络及信息处理技术被应用于组织中的各项工作,使组织能更好地收集情报,更快地做出决策,增强了组织的适应能力竞争力。从而使组织信息资源管理的规模日益增大,信息管理对于组织更显重要,信息管理组织成为组织中的重要部门。信息管理部门不仅要承担信息系统组建、保障信息系统运行和对信息系统的维护更新,还要向信息资源使用者提供信息、技术支持和培训等。

  综合起来,信息管理组织的职能包括信息系统研发与管理、信息系统运行维护与管理、信息资源管理与服务和提高信息管理组织的有效性等四个方面。提高信息管理组织的有效性,即通过对信息管理组织的改进与变革,使信息管理组织高效率地实现信息系统的研究开发与应用、信息系统运行和维护、向信息资源使用者提供信息、技术支持和培训服务,使信息管理组织以较低的成本满足组织利益相关者的要求,实现信息管理组织目标,成为适应环境变化的、具有积极的组织文化的、组织内部及其成员之间相互协调的、能够通过组织学习不断自我完善的、与时俱进的组织。信息管理组织利益相关者是信息管理组织内部和外部与组织业绩有利益关系的集团和个人。每个利益相关者在组织中追求不同的利益,对信息管理的要求是不同的。对企业来说信息管理组织的利益相关者包括股东、信息管理组织的工作人员、企业管理者、组织内信息用户、政府部门、债权人供应商客户等。

  利益相关者要求信息管理组织快速地提供相关的组织信息,并对信息管理组织有不同的有效性评价标准。股东注重信息管理组织的财务收益性;组织的成员希望自我实现并有好的工资待遇;债权人、供应商希望有可靠的信用与合理的利润;企业管理者与组织内信息用户希望信息管理组织提供好的信息服务,方便地使用信息系统,并能为其决策提供良好的支持;政府部门希望信息管理组织遵守法律、法规,提供真实可靠的信息;客户希望信息管理组织提供关于产品和服务等方面的真实可靠的信息,以获得相应的实惠。

  3.信息管理的领导职能

  信息管理的领导职能指的是信息管理领导者对组织内所有成员的信息行为进行指导或引导和施加影响,使成员能够自觉自愿地为实现组织的信息管理目标而工作的过程。其主要作用,就是要使信息管理组织成员更有效、更协调地工作,发挥自己的潜力,从而实现信息管理组织的目标。信息管理的领导职能不是独立存在的,它贯穿信息管理的全过程,贯穿计划、组织和控制等职能之中。具体来说,信息管理的领导者职责包括:参与高层管理决策,为最高决策层提供解决全局性问题的信息和建议;负责制定组织信息政策和信息基础标准,使组织信息资源的开发和利用策略与管理策略保持高度一致,信息基础标准涉及信息分类标准、代码设计标准、数据库设计标准等等;负责组织开发管理信息系统,对于已经建立计算机信息系统的组织,信息管理领导者必须负责领导信息系统的维护、设备维修和管理等工作,对于未建立计算机信息系统的组织,信息管理领导者必须负责组织制定信息系统建设战略规划、决策外包开发还是自主开发信息系统、在组织内推广应用信息系统以及信息系统投运后的维护和管理等;负责协调和监督组织各部门的信息工作;负责收集、提供和管理组织的内部活动信息、外部相关信息和未来预测信息。

  4.信息管理的控制职能

  信息管理的控制职能是指为了确保组织的信息管理目标以及为此而制定的信息管理计划能够顺利实现,信息管理者根据事先确定的标准或因发展需要而重新确定的标准,对信息工作进行衡量,测量和评价,并在出现偏差时进行纠正,以防止偏差继续发展或今后再度发生;或者,根据组织内外环境的变化和组织发展的需要,在信息管理计划的执行过程中,对原计划进行修订或制定新的计划,并调整信息管理工作的部署。也就是说,控制工作一般分为两类:一类是纠正实际工作,减小实际工作结果与原有计划及标准的偏差,保证计划的顺利实施;另一种是纠正组织已经确定的目标及计划,使之适应组织内外环境的变化,从而纠正实际工作结果与目标和计划的偏差

  信息管理的控制工作是每个信息管理者的职责。有些信息管理者常常忽略了这一点,认为实施控制主要是上层和中层管理者的职责,基层部门的控制就不大需要了。其实,各层管理者只是所负责的控制范围各不相同,但各个层次的管理者都负有执行计划实施控制之职责。因此,所有信息管理者包括基层管理者都必须承担实施控制工作这一重要职责,尤其是协调和监督组织各部门的信息工作,保证信息获取的质量和信息利用的程度。

信息管理的过程[3]

  信息管理的过程包括信息收集、信息传输、信息加工和信息储存。信息收集就是对原始信息的获取。信息传输是信息在时间和空间上的转移,因为信息只有及时准确地送到需要者的手中才能发挥作用。信息加工包括信息形式的变换和信息内容的处理。信息的形式变换是指在信息传输过程中,通过变换载体,使信息准确地传输给接收者。信息的内容处理是指对原始信息进行加工整理,深人揭示信息的内容。经过信息内容的处理,输入的信息才能变成所需要的信息,才能被适时有效地利用。信息送到使用者手中,有的并非使用完后就无用了,有的还需留做事后的参考和保留,这就是信息储存。通过信息的储存可以从中揭示出规律性的东西,也可以重复使用。

  一、管理信息的收集
  (一)管理信息的识别

  管理信息收集所遇到的第一个问题就是确定信息需求的问题或者叫做信息的识别。由于信息的不完全性,想得到关于客观情况的全部信息实际上是不可能的,那种“给我全部情况,以便我进行决策”的话等于没说,所以信息的识别是十分重要的。确定信息的需求要从系统目标出发,要从客观情况调查出发,加上主观判断,规定数据的思路。带着主观偏见去收集信息不对,但无主观思路规定数据的范围,以相等的权重看待所有的信息,则只能是眉毛胡子一把抓,可能丢了西瓜,拣了芝麻。信息识别的方法有以下三种:

  1.由决策者进行识别

  决策者是信息的用户,他最清楚组织的目标,也最清楚信息的需要。向决策者调查可以采用交谈和发调查表的方法。这两种方法都是基于一个前提,即决策者对于他们的决策过程比较了解,因而能比较准确地说明他们所需要的信息。如果管理人员对他们的决策过程不十分清楚,则识别的效果会受到影响。

  2.系统分析员(信息收集者)亲自观察识别

  系统分析员不直接询问信息的需要,而是了解工作。这样管理人员谈论起来往往津津乐道,系统分析员可以以旁观者的角度分析信息的需要,并把信息的需要和其用途联系起来,使系统分析员深入地r解信息。对管理工作的描述越到下级越容易,越具体;越到上级其职能越广,越全面,越复杂。很多情况只靠外来人员是很难了解透的,因而选派一些管理人员参加系统分析会有很大好处。

  3.两种方法结合

  先由系统分析员观察基本的信息要求,再向决策人员进行调查,补充信息。这种方法虽然浪费一些时间,但了解的信息需求可能比较真实。这里应特别注意,决策者本人对信息的具体要求应当优先考虑,往往这些是重要的信息。

  (二)管理信息的收集

  信息识别以后,下一步就是信息的采集。由于目标不同,信息的采集方法也不相同,大体上有以下三种方法:

  1.自下而上的广泛收集

  它服务于多种目标,一般用于统计及组织的日常管理。这种收集有固定的时间周期,有固定的数据结构,一般不随便更动。

  2.有目的的专项收集

  例如,要了解企业的利润留成情况,就应有意识地去了解几项信息,发调查表或亲自去调查。有时可以全面调查,有时只能抽样调查样本最好由计算机随机抽样得到,这样才能真实地反映情况。

  3.随机积累法

  调查没有明确的目标,或者是很宽的目标,只要是“新鲜”的事就把它积累下来,以备后用,今后是否有用,现在还不十分清楚。信息收集之后,要用一定的形式表示出来。信息的表达方式有文字表述、数字表达、图像表达三种。

  二、管理信息的传输

  信息在不同主体之间进行传递,就是信息的传输。管理者在传播信息时,尤其要注意的信息的畸变或失真,以保证和提高信息传播的质量和效率。具体来说,能够引起信息失真的原因主要有以下几个:

  (一)传输主体的干扰

  在组织中,信息传输主体可能由于主观原因而故意歪曲、删减信息;或者受自身理解与表达能力、心理状态的影响,无法正确把握信息的内涵,无意中造成信息的失真;还有可能由于组织效率的原因引起信息传播过程中信息的损失。

  (二)传输渠道的干扰

  组织的信息传输渠道有内部的,也有外部的。信息传输渠道的选择对信息的传输质量有很大影响,特别是在使用多种渠道进行传输时,每次传输渠道的交换都会影响传播的速度以及内容,甚至会造成信息中断和丢失。

  (三)传输过程的客观障碍

  传输过程中可能存在的客观障碍有自然语言的障碍、学科专业知识的障碍、传输技术本身的障碍等等。

  三、管理信息的加工

  信息的加工是指对收集来的大量信息进行鉴别和筛选,使信息条理化、规范化、准确化的过程。加工过的信息便于储存、传播和利用,只有经过加工,信息的价值才能真正体现。信息加工的步骤一般分为以下几个阶段:

  (一)鉴别

  鉴别是指确认信息可靠性的活动。可靠性的鉴别标准如下:信息本身是否真实;信息内容是否正确;信息的表述是否准确;数据是否正确无误;有无信息的遗漏、失真、冗余等情况。鉴别方法主要有查证法、比较法、佐证法和逻辑法等。

  (二)筛选

  筛选是指在鉴别的基础上,对采集来的信息进行取舍的活动。筛选与鉴别是两种不同的活动,筛选旨在解决信息的适用性问题,主要依据的是管理者的主观判断。筛选的依据是信息的适用性、精约性与先进性。适用性是指信息的内容是否符合信息收集的目的,符合的谓之适用,不符合的就被删除。精约性是指信息的表述是否精炼、筒约。筛选时将繁琐、臃肿的信息删除,以降低信息的冗余程度。先进性是指信息的内容是否先进,相对落后的信息也要被剔除。

  (三)排序

  排序是指对筛选后的信息进行归类整理,按照管理者所偏好的某一特性对信息进行等级、层次的划分的活动。

  (四)初步激活

  初步激活是指对排序后的信息进行开发、分析和转换,实现信息的活化以便使用的活动。

  (五)编写

  编写是信息加工过程的产出环节,是指对加工后的信息进行编写,便于使用者认识的活动。

  四、管理信息的储存

  信息的储存是指对加工后的信息进行记录、存放、保管以便使用的过程。信息储存具有以下三层含义:

  第一,用文字、声音、图像等形式将加工后的信息记录在相应的载体上;

  第二,对这些载体进行归类,形成方便使用者检索的数据库;

  第三,对数据库进行日常维护,。使信息及时得到更新。信息的存储工作由归档、登录、编目、编码、排架等环节构成。

信息管理的管理层次

  信息产品管理

  信息产品的开发:信息采集、整序、分析

  信息服务方式与信息市场管理

  信息环境对信息资源开发利用活动的影响

  信息系统管理

  信息系统的设计、实施与评价

  信息系统运行管理

  信息系统安全管理

  信息产业管理

  信息服务业发展机制管理模式

  信息产业政策和信息立法

  社会信息化发展战略

信息管理的任务

  要对信息进行有效的管理,就要对信息进行科学的分类。

  (一)按组织不同层次的要求,可以将信息分为计划信息、控制信息作业信息

  1.计划信息。这种信息与最高管理层的计划工作任务有关,即与确定织在一定时期的目标、制订战略和政策、制订规划、合理地分配资源有关。

  这种信息主要来自外部环境,诸如当前的和未来的经济形势的分析预测料、资源的可获量、市场和竞争对手的发展动向,以及政府政策及政治的变化等。

  2.控制信息。这种信息与中层管理部门的职能工作有关。它帮助职能门制定组织内部的计划,并使之有可能检查实施效果是否符合计划目标。这种信息主要来自组织的内部。

  3.作业信息。这种信息与组织的日常管理活动和业务活动有关,例如计信息、库存信息、生产进度信息。质量废品率信息、产量信息等。这信息来自组织的内部,基层主管人员是这种信息的主要使用者。

  (二)按信息的稳定性,可以将信息分为固定信息流动信息两种类型。

  1.固定信息,是指具有相对稳定性的信息,在一段时间内,可以供各管理工作重复使用,不发生质的变化。它是组织或企业一切计划和组织工作的重要依据。以企业为例,固定信息主要由三部分组成:

  (1)定额标准信息。它包括产品的结构工艺文件、各类劳动定额,料消耗定额、工时定额、各种标准报表、各类台帐等。

  (2)计划合同信息。它包括计划指标体系和合同文件等。

  (3)查询信息。属于这种信息的有:国际标准国家标准、专业标准企业标准、产品和原材料价目表、设备档案人事档案、固定资产档案等。

  2.流动信息。又称为作业统计信息,它是反映生产经营活动实际进程实际状态的信息,是随着生产经营活动的进展不断更新的。因此,这类信时间性较强,一般只具有一次性使用价值。但及时收集这类信息,并与计划指标进行比较,是控制和评价企业生产经营活动,不失时机地揭示和克服薄弱环节的重要手段。

  一般来说,固定信息约占企业管理系统中周转的总信息量的75%,整个企业管理系统的工作质量很大程度上取决于固定信息的管理。因此,无论现行管理系统的整顿工作,还是应用现代化手段的计算机管理系统的建立,一般都是从组织和建立固定信息文件开始的。

  有人形容当今的时代特点是“信息爆炸”。的确,信息的大量增加,给计划工作人员和各级主管人员带来了沉重的负担,甚至产生了适得其反的作用。大多数主管人员的抱怨都集中在以下几方面:

  (1)类型不对的信息大多,合乎要求的信息不足。

  (2)信息被分散存贮于组织的各个单位,以至要使用它们对极简单的题给出答案都很困难。

  (3)查询极不方便。

  (4)一些重要的信息经常不能及时送达需要它的主管人员手中。

  (5)数据大多,有用的信息太少。就是说,对大量数据的加工、提炼处理工作,远远不能满足主管人员的要求。

  管理实践表明,要提高计划工作的水平,要提高整个管理工作的效率效果,就必须对信息进行有效的管理。信息管理的主要任务是:识别使用的信息需要,对数据进行收集、加工、存贮和检索,对信息的传递加以计划,将数据转换为信息,并将这些信息及时、准确、适用和经济地提供给组织各级主管人员以及其他相关人员。这是一项艰巨的、浩繁的任务。计算机的管理信息系统的建立,为完成这一任务提供了强有力的手段。

信息管理案例[4]

案例分析一

  面对信息量的剧增,国际信息界对信息资源管理开始加以重视和研究。如美国学者马尔香(D.A.Marchand)和克雷斯莱因(J.C.Kresslein)在《信息资源管理手册》(1988)中指出:“信息资源管理是一种对改进机构的生产率和效率有独特认识的管理哲学。”而英国学者马丁(w.J.Martin)在《信息社会》(1988)一书中也提出了信息管理中的质量、预算和成本概念。在世界上,美国率先导入了信息管理的概念并予以实践。早在1942年,美国国会就通过了《联邦报告法案》,提出了控制文书的联邦政策。1966年颁布的《信息自由法案》则对政府信息公开和利用进行了规范,规定任何人都有权利利用联邦政府部门的记录,并授权公开这些记录。

  1975年至1977年,美国政府专门成立了“联邦文件委员会”,该委员会由联邦和各州的政府官员以及来自商界、劳工界、顾客群体和信息管理专家组成。联邦文件委员会在此后的报告中指出,联邦政府严重的官僚主义的根源在于联邦政府的信息管理非常差。该委员会在1980年通过了《文书削减法》,被认为是全球信息资源管理的里程碑;与此同时,联邦政府部门开始设立信息主管人员。从美国的信息管理案例中我们可以发现如下的智慧:一是信息管理最早是由政府主导和推动;二是通过法案将信息管理纳入了法制的轨道;三是在政府部门中成立了由各方人员组成的文件委员会,并在政府各部门中专设了信息主管。这样的信息管理机制,大大促进了信息向知识和智慧的转化,确保了信息资源管理在美国政府各部门的实施,并使政府机构中的信息得以有效地流通和利用。

参考文献

  1. 刘兰娟.企业信息系统资源管理.上海财经大学出版社,2007.9.
  2. 杨善林,李兴国,何建民.信息管理学.高等教育出版社,2003年07月.
  3. 宋晶,郭凤侠.21世纪高等教育标准教材 管理学原理 (第二版).东北财经大学出版社,2007年12月.
  4. 王世伟.公共图书馆是什么.上海社会科学院出版社,2010.10.
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评论(共1条)

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125.33.29.* 在 2009年12月5日 00:22 发表

有体系、简单明了

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知识不用看,大咖讲你听
好啊

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