管理信息

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管理信息的含义

  管理信息是指那些以文字、数据、图表、音像等形式描述的,能够反映组织各种业务活动在空间上的分布状况和时间上的变化程度,并能给组织的管理决策和管理目标的实现有参考价值的数据、情报资料。

管理信息的基本要求

  从管理控制工作职能的角度来看,为了达到有效的控制,对管理信息具有以下基本要求:

  ①管理信息的准确性。即信息必须真实,客观地反映实际情况。虚假的信息往往对组织决策者产生误导,使其作出错误的判断和决策,从而给组织造成损害。

  ②管理信息的及时性。信息具有时间价值,在管理活动中,信息的加工、检索和传递一定要快,只有这样,才能使管理者不失时机地对生产经营活动作出反应和决策。如果信息不能及时地提供给各级主管人员及相关人员,就会失去信息支持决策的作用,甚至有可能给组织带来巨大损失。

  ③ 管理信息的可靠性。信息的可靠性除与信息的精确程度有关外,还与信息的完整性成正比关系。完整性是指管理信息的收集和加工不仅应全面、系统,而且应具有连续性。企业的生产经营活动是一个复杂的系统,而从外部影响企业经营的环境因素又是众多的。因而,企业必须全面收集反映企业各方面的信息,才能保证统一地指挥、协调、控制企业内部的活动,才能使企业适应外部环境的要求。同时,客观世界是永恒变化的,其发出的信息也是连续不断变化的,因而只有对这些不断变更的信息进行连续地收集和加工,才能正确地把握事情的本质,从而为主管人员的决策提供可靠的依据。

  ④管理信息的适用性。管理控制工作需要的是适用的信息。由于不同的管理职能部门,其工作业务性质和范围不同,因而其对信息的种类、范围、内容等方面的要求是各不相同的。因此,信息的收集和加工处理应有一定的目的性和针对性,应当是有计划地收集和加工。

管理信息的特征

  管理信息都是专门为某种管理目的和管理活动服务的,它具有以下特征:

  ①有效性。有效性是管理信息的首要特征,它是对于管理目的和管理活动的需要说必须有效,对管理过程中的调查预测、计划目标、战略决策组织结构人员配备、监督控制等都要有用,包括信息的时间上要及时,数量上要适当,质量上要准确,内容上要适用。有效性也是信息的中心价值,如果信息在时间上不及时、数量上不足够、质量上不准确、内容上不适用的话,那么这种 信息不仅无益,反而有害;

  ②共享性。这就是现在通常所说的资源共享的重要内容。从管理信息角度来说,它的共享性主要表现在不同领域、不同层次、不同部门、不同单位往往都可共同使用某种信息资源。正确认识和顺应这一特征,对于建立管理信息系统并发挥其重要作用具有重要的意义,也可充分发挥信息的共同作用,避免在信息的收集、加工、传输、储存等方面的重复劳动,在现代社会中,信息资源的国际共享,Internet国际互联网的建立,信息高速公路的诞生,使信息的共享性达到前所未有的程度;

  ③等级性。信息既有有效性和共享性,但是管理信息又是分级的,同时处在不同级的管理者对同一事物所需要的信息也不同,就是同一单位不同层次的管理者对信息的需要也明显差异,从信息需要的重要性上可分区战略级、战术级和作业级。,战略级主要指高层管理者需要的关系到全局和长期利益的信息,例如决定医院的新建、改建、扩建或停止等,战术级为部门负责人需要的关系局部和中期利益的信息,例如医务处(科)、护理部对每月业务工作情况的计划和运行情况结果比较分析、控制质量标准等。作业级是关系基层医疗业务的信息,例如每天门急诊和住院人次和各种统计数据、考勤等。

  ④不完全性。对于某种客观事实的真实情况往往是不可能完全得到的,数据的收集或信息的转换与主观思路关系甚大,所以只有舍弃无用的和次要的信息才能正确地使用信息,这也就是信息的综合性,管理必须全面地收集信息并进行综合分析、加工,才能充分认识和考虑各种内外因素引起的积极的或消极的影响程度,才能保证信息在决策、计划、控制等做到科学管理上发挥重要作用,做到统筹兼顾、综合平衡、协调发展;

  ⑤经济性。所谓信息的经济性就是信息同样存在着投入产出的问题,对于信息的投入是必要的,但也要重视费用效益的分析,要求花费成本尽可能少而获取的信息数量和价格量尽可能大,这就要求管理者既要重视对信息部门的经济投入,强调它们对于管理的重要性,健全信息管理组织和人员配备,又要注意信息的经济性和实用性;

  ⑥滞后性。信息是由数据转换而来的,因此它不可避免地落后于数据,而且信息的使用价值必须经过转换才能得到,这种转换也必须从数据到信息再到决策,最后取得效果,它们在时间关系上是:

  数据→信息→决策→效果(t1<t2<t3<t4)

  从前一个状态转换为后一个状态的时间间隔总不会是零,这就是信息的滞后性。同时又由于信息是有寿命的,许多信息的寿命衰老很快,因此要重视及时转换,否则信息难以转换,不转换就失去信息的价值

管理信息的类型

  为了有效地对管理信息加以分析和利用,就要对其进行科学的分类。

  1按管理信息的来源划分按管理信息的来源不同,可以将其分为内生信息和外生信息(1)内生信息。这是指组织内部所产生的信息,它反映组织内部所拥有的资料状况、资料的利用水平和能力。

  (2)外生信息。

  外生信息来自组织外部,是对组织业务活动有影响的外部环境各因素的信息。例如:企业外部原材料的供应情况,消费时尚的变化,产生技术进步的速度和方向,政府颁布的政策、法规、条令等。

  2按组织不同层次的要求划分按组织不同层次的要求,可以将管理信息分为计划信息、控制信息和作业信息

  (1) 计划信息。这种信息与最高管理层的计划工作任务有关,即与决定该组织在一定时期内的目标、制订战略和政策、制订规划、合理分配资料有关的信息。这类信息主要来自组织外部环境,诸如当前和未来的经济形势的分析预测资料,市场竞争对手情况,国家的政策、法律、法规颁布情况及变动。

  (2)控制信息。

  这是组织的中层管理部门为了实现组织的经营目标而对生产经营活动各环节进行监督、控制所应有的信息。控制信息主要来自组织内部,要求比较详细具体。

  (3)作业信息。

  这种信息与组织的日常管理业务活动有关,大多反映企业生产经营的日常业务活动,用以保证基层管理部门切实地完成具体作业。这类信息也主要来自组织内部。基层主管人员是该类信息的主要使用者,其信息要求明确、具体、详细。

  3按产生时间的不同划分

  按产生时间的不同,可以将管理信息分为历史性信息、实时性信息和预测性信息

  (1)历史性信息。

  这是指在过去就已经发生的信息。这类信息一般已被使用过,但是具有帮主管人员从历史条件中找到借鉴和启发的意义,因而仍具有利用价值,仍需将其以资料文档的形式予以保存。

  (2)实时性信息。

  这是指反映组织当前活动情况及外部环境特征的信息。该类信息的时效性很强,往往是企业信息工作的重点,对于指导和控制组织正在进行的活动具有非常重要的作用。

  (3)预测性信息。

  这是指在掌握和利用以上两种信息的基础上,通过运用科学的预测方法或主管人员的经验判断,据此对组织未来进行预先描述所得到的信息。这类信息对于高层主管人员的及时决策,尽早作出相应的准备措施有重大意义。

  4按管理信息的稳定性划分

  按管理信息的稳定性,可以将其分为固定信息和流动性信息

  (1)固定信息。

  这是指组织在一定时期内不会发生重大变化,具有相对稳定性的信息。它可以供各项管理工作重复使用,不会发生质的变化。以企业为例,固定信息主要包括定额标准信息,计划合同信息和查询信息。一般而言,固定信息约占企业管理系统中总信息流量的75%,因而固定信息的整理和利用在很大程度上便决定了整个企业管理系统的工作质量

  (2)流动信息

  又称为作业统计信息,它是由组织的营运活动所产生的,反映生产经营活动实际进程和状况的信息,并且随着生产经营活动的进展而不断变化和更新。例如企业的库存量情况,产品的生产进度、企业的设备损耗情况等。由于该类信息不断变化,因而其时效性非常重要,一般只有一次性使用价值。

管理信息的重要作用

  有些单位对信息的收集比较完善,但信息资源却没有得到充分利用,没有为经济管理发挥应有的作用,这是非常可惜的。因此,强调管理信息的作用,开发信息资源,非常必要。管理信息的重要作用主要表现如下:

  (1)管理信息具有重要的心理作用

  在管理实践中,管理信息能够发挥重大的心理作用。有经验的管理成功人士都知道,员工的士气能够产生巨大的力量,促使组织成员鼓足干劲、努力地工作以完成组织的目标或帮助组织走出困境。如何提高员工士气,方法有很多。其中之一就是恰当地向员工发布各类信息,搞好宣传工作,这就是管理信息的心理作用。例如,在管理实践中,有的企业定期将企业技术进步和销售额增长的指标向员工颁布,以鼓舞大家的工作热情;将员工在完成产量和成本指标方面的情况及奖惩结果定期公布,以落实责任制,激励先进者,鞭策后者;有时企业也把企业的经营困境状况告诉全体员工,以统一认识,增强员工的危机感,促使其将自己与企业的命运联系起来,主动地努力工作。

  (2)管理信息是进行预测的基础

  预测是对未来环境进行估计。它是根据调查研究所获得的客观事物过去和现在的各种信息资料,运用科学的预测方法和预测模型,对事物未来一定时期内的发展方向所作出的判断和推测。可见,预测是以掌握信息为基础的,要作出科学的预测,除了要有科学的预测方法之外,充分拥有信息资料是基本的前提。

  管理信息的预测作用对于管理来说是相当重要的,没有预见就没有科学的管理,管理者必须充分发挥信息的预测作用。

  (3)管理信息的流动是进行管理控制的基本手段管理的本质在于处理信息,管理的艺术在于驾驭信息。在企业的生产经营活动中,总是贯穿着物流和信息流,信息流伴随着物流同时流动,并反作用物流,控制着其流动过程。管理者正是通过驾驭信息流来控制物流,进而达到管理和控制生产经营活动过程的目的,以实现企业或组织的目标。在现代的管理活动中,无论采用哪种方法进行控制,都必须做到两点:

  (1)系统要力图保持自身稳定于某种状态之中,当发生偏离时,系统首先应能及时察觉,并采取必要的纠正措施,以使系统的活动趋于相对稳定,这叫做“维持现状”。

  (2) 系统要力图使自己从某种现存状态过渡到某种期望的状态,即在某些情况下,组织内外环境发生变化,从而对组织提出新的要求,主管人员就应当改革和创新,开拓新局面。这时,就应当对原有的计划进行修订,确定新的现实目标,并采取措施突破现状,达到新计划的期望状态。这叫做“突破现状。”在以上两种情况下,信息都起着非常重要的作用。

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