固定信息

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什么是固定信息[1]

  固定信息也叫定额查询信息,这类信息是指具有相对的稳定性,在一段时间内可以在各项管理任务中重复使用,而不发生根本性的变化的信息。固定信息是企业一切计划和组织工作的重要依据。

固定信息的组成[1]

  根据信息的处理过程,固定信息可分为初始固定信息和二次固定信息。初始固定信息在企业中通常可分为定额信息、价格信息、计划合同信息、查询信息、表册信息、常用的统计信息等六个方面。

  • 定额信息通常反映在企业的设计和工艺文件中。设计文件中包括产品的结构、零部件的装配关系和采用的数量。工艺文件一般包括基本材料、辅助材料、工具、专用工装的消耗定额和工序、零件、组件的劳动定额。除此以外,在企业中还有用于确定设备工作条件、设备磨损程度,工作班次、仓库储备量、在制品储备量等定额和标准。全部定额和标准根据用途可分成消耗定额、规范定额和效果标准。消耗定额是单位产品或某项工作的各种资源的最大允许消耗量争规范定额是用于确定企业生产经营活动各溺;节的工作程序或制度。效果标准用于评定劳动手段劳动对象和劳动力本身的利用水平。根据这些标准可以评价企业和它的各个生产环节活动的经济效果。定额信息的组成取决于生产类型、产品工艺过程的复杂程度。
  • 计划合同信息通常是一些金额和数量的指标,它们分别反映在计划文件或企业与供方、企业与用户所签定的合同之中。这些指标规定了企业和它的各个生产环节的生产大纲、总产值和商品产值、车间和全厂费用预算,物质的采购量,成品的发运量等等。
  • 查询信息是经常查用的信息。利用这类信息可以查明任何一个统计或计划项目的详细特征,能够确定各个统计单位、报告格式和统计科目之间的联系。
  • 表册信息是记载在相应表册中的各种系数值或已计算成的结果。这里包括间接费用和损失系数、税率工资率等。
  • 常用的统计信息是反映企业生产经营活动的一些组成部分或某些资源的实际状况,而且是长期不变的。这类信息有企业的固定资产和人员编制的统计等。

  固定信息必须实行集中管理。只有在集中化的条件下,才能保证它们的完整性、相互联系性和统一性,才能克服信息的重复现象,才有可能简化信息更改的程序。

固定信息的管理[2]

  固定信息管理就是要动态地建立健全各项标准,实行标准化管理,及时进行标准升级。

  1、标准及其体系标准是对重复性事物和概念所做的统一规定

  它以科学、技术和实践经验的综合成果为基础,经有关方面协商一致,由主管机构批准,以特定形式发布,作为共同遵守的准则和依据。标准化是在经济、技术、科学和管理等社会实践中,对重复性的事物和概念,通过制定、发布和实施标准,达到统一,以获得最佳秩序和社会效益。标准体系是一定范围内的标准按其内在联系形成的科学的有机整体。企业的技术标准工作标准管理标准应当是成体系690中国造纸企业管理与晨鸣现代管理模式的,每类标准的内部各项具体标准之间以及三大类标准互相之间是配套的,互相衔接,互相依存,互相补充,互为条件,形成一个有机的整体。如果残缺不全,往往会影响整个标准体系的功能。例如,没有责任制标准,其他标准的落实就要受影响。

  2、标准的建立与管理标准化管理的首要环节是标准的编写

  编写标准分为四个环节,即制定方案,成立编篡小组,搜集资料,分步编写。标准分为技术标准、管理标准和工作标准三类。技术标准是将生产经营活动中的技术要求、技术指标和技术方法作统一规定的标准,这是标准化的核心。管理标准是对标准化领域中需要协调的管理事项所做的统一规定,它是为了达到技术标准中对某一对象所作的要求而规定的实现措施,是以人群为对象的;工作标准是部门、岗位和人从事工作的行为标准,是将技术标准和管理标准落实到部门和人的标准。这样,只要抓住了工作标准的落实,就间接地保证了管理标准和技术标准的实现,三种标准互相渗透,但又互相区别。技术标准对象是物,管理标准对象是物与人,工作标准的对象是人或岗。管理标准是技术标准与工作标准的中介。在三种标准编写程序上,不是同时编写,而是先写技术标准,技术标准中又先写产品标准:产品有若干参数标准,而这些参数又受人、机、料、环境和方法五种因素影响,对五种因素要进行管理,因此技术标准编好之后,围绕技术标准的要求和规定,对管理组织、管理程序、管理事项及职责作统一规定,即成为管理标准,这样技术标准就体现于管理标准,使管理标准对技术标准起到保证作用。而管理又靠工作来保证。因此,最后编写工作标准。工作标准的编写贯穿了考核意识,使之量化、简化,采用表格形式以利于考核。从而达到了用经济手段管理标准,把标准纳人经济责任制考核中。在编写标准内容的程序上,先写物的标准,再写事的标准,最后写人的标准;先写局部标准,再写整体标准;先纵向层层深人编写,再横向环环相扣编写;从定量标准到定性标准,逐步展开。


  Image:标准制定程序.jpg

  图1 标准制定程序

  标准制定程序在编写标准的分工程序上,技术标准和管理标准的编写分工程序是上下结合。标准化管理员根据国家或国际有关标准及企业现有资料,结合本厂实际,提出标准初稿。对于专业性较强的标准,交到职能科室征求意见,然后再召集有关人员进行座谈讨论,最后由企管科负责整理,审查定稿。工作标准的制定采取自下而上,由车间、科室根据本部门的岗位设置工作内容和要求,提出标准初稿,交标准管理人员进行文字整理和预审,然后拿到基层单位去征求意见,最后由企管科将意见进行汇总和处理,审查定稿。

  3、标准的扩展与调整标准本身是扩展的,比如从消耗定额标准扩展到采购计划标准,库存定额标准等一种标准繁延出另一种标准,几种标准结合成新的标准,这样原始酌标准从纵向和横向扩展出一系列的标准,形成固定信息体系。固定信息是相对的,并不是一成不变的,只是由于它变化的时间相对于流动信息来说比较慢,才称其为固定信息。固定信息实际上总是处于变动状态,推动固定信息变化的因素主要是科学技术的发展和企业生产技术水平的提高。例如,工人熟练程度提高,劳动定额就要调整;工艺技术进步了,原材料消耗定额也会调整。所以固定信息管理要坚持动态的观念。

固定信息与流动信息的关系[3]

  区分流动信息和固定信息的定量指标是信息稳定系数k,可由下面的公式求得:

  K=\frac{C_2}{C_1}

  其中C真是在确定的时间内的信息项目总数,C2是在同一确定时间内C,中保持不变的信息项目数。k反映了信息在确定时间内的稳定性,k越大,信息越稳定,否则稳定性越差。通常当k主o.85时,称为固定信息,当0.85>k>0.6时,称为相对固定信息,当k<0.6时,称为流动信息。在实际工作中,组织信息文件时,常把相对固定信息与固定信息组织在一起,统称为固定信息。

  据统计,固定信息约占企业管理系统中信息总量的75%,整个企业管理系统的工作质量在很大程度上取决于固定信息的组织和使用。因此,无论是现行管理信息系统的整顿,还是计算机管理信息系统的建立,一般都从组织和建立固定信息数据库开始。在信息管理中,固定信息库的建立是一项基础工作,需要花费大量的人力,物力和时间,不做好这项工作,电子计算机的优越性就难以发挥作用。

  固定信息在给定时间内具有相对稳定性。例如年度计划的稳定时间为一年,季度和月计划稳定时间为一个季度和一个月。超出给定时间后,一个稳定值打破,产生另一个稳定值。新稳定值的产生与固定信息有关,也与流动信息有关。例如在制订年度计划时,要考虑往年的年度计划水平,更要考虑往年实际完成的生产经营水平。

  定额是固定信息,制定合理的定额是制订地质工作计划,加强劳动组织和生产管理的重要保证,在实行经营承包制和进行招标投标过程中尤为重要。定额制订的方法有统计法、实测法、平均先进水平法等。无论哪种方法,都是从研究流动信息人手,最后得到定额指标。

  根据以上分析,可以认为固定信息是流动信息在某一水平上的稳定值。要取得可靠准确的固定信息,必须加强对流动信息的研究,反之,根据固定信息可以预测流动信息的变化,要准确地预测流动信息的变化规律,预测生产经营情况,就要提高固定信息的准确性,可靠性,加强固定信息的管理。

参考文献

  1. 1.0 1.1 霍连升 张贤 王淑莲.厂长经营管理问题:现代管理方法部分.吉林人民出版社,1987年03月第1版
  2. 陈永兴主编.中国造纸企业管理与晨鸣现代管理模式.中国轻工业出版社,2000年08月第1版
  3. 郭凤鸣.地质管理信息系统.地质出版社,1992年02月第1版
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