管理信息

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管理信息的含義

  管理信息是指那些以文字、數據、圖表、音像等形式描述的,能夠反映組織各種業務活動在空間上的分佈狀況和時間上的變化程度,並能給組織的管理決策和管理目標的實現有參考價值的數據、情報資料。

管理信息的基本要求

  從管理控制工作職能的角度來看,為了達到有效的控制,對管理信息具有以下基本要求:

  ①管理信息的準確性。即信息必須真實,客觀地反映實際情況。虛假的信息往往對組織決策者產生誤導,使其作出錯誤的判斷和決策,從而給組織造成損害。

  ②管理信息的及時性。信息具有時間價值,在管理活動中,信息的加工、檢索和傳遞一定要快,只有這樣,才能使管理者不失時機地對生產經營活動作出反應和決策。如果信息不能及時地提供給各級主管人員及相關人員,就會失去信息支持決策的作用,甚至有可能給組織帶來巨大損失。

  ③ 管理信息的可靠性。信息的可靠性除與信息的精確程度有關外,還與信息的完整性成正比關係。完整性是指管理信息的收集和加工不僅應全面、系統,而且應具有連續性。企業的生產經營活動是一個複雜的系統,而從外部影響企業經營的環境因素又是眾多的。因而,企業必須全面收集反映企業各方面的信息,才能保證統一地指揮、協調、控制企業內部的活動,才能使企業適應外部環境的要求。同時,客觀世界是永恆變化的,其發出的信息也是連續不斷變化的,因而只有對這些不斷變更的信息進行連續地收集和加工,才能正確地把握事情的本質,從而為主管人員的決策提供可靠的依據。

  ④管理信息的適用性。管理控制工作需要的是適用的信息。由於不同的管理職能部門,其工作業務性質和範圍不同,因而其對信息的種類、範圍、內容等方面的要求是各不相同的。因此,信息的收集和加工處理應有一定的目的性和針對性,應當是有計劃地收集和加工。

管理信息的特征

  管理信息都是專門為某種管理目的和管理活動服務的,它具有以下特征:

  ①有效性。有效性是管理信息的首要特征,它是對於管理目的和管理活動的需要說必須有效,對管理過程中的調查預測、計劃目標、戰略決策組織結構人員配備、監督控制等都要有用,包括信息的時間上要及時,數量上要適當,質量上要準確,內容上要適用。有效性也是信息的中心價值,如果信息在時間上不及時、數量上不足夠、質量上不准確、內容上不適用的話,那麼這種 信息不僅無益,反而有害;

  ②共用性。這就是現在通常所說的資源共用的重要內容。從管理信息角度來說,它的共用性主要表現在不同領域、不同層次、不同部門、不同單位往往都可共同使用某種信息資源。正確認識和順應這一特征,對於建立管理信息系統併發揮其重要作用具有重要的意義,也可充分發揮信息的共同作用,避免在信息的收集、加工、傳輸、儲存等方面的重覆勞動,在現代社會中,信息資源的國際共用,Internet國際互聯網的建立,信息高速公路的誕生,使信息的共用性達到前所未有的程度;

  ③等級性。信息既有有效性和共用性,但是管理信息又是分級的,同時處在不同級的管理者對同一事物所需要的信息也不同,就是同一單位不同層次的管理者對信息的需要也明顯差異,從信息需要的重要性上可分區戰略級、戰術級和作業級。,戰略級主要指高層管理者需要的關係到全局和長期利益的信息,例如決定醫院的新建、改建、擴建或停止等,戰術級為部門負責人需要的關係局部和中期利益的信息,例如醫務處(科)、護理部對每月業務工作情況的計劃和運行情況結果比較分析、控制質量標準等。作業級是關係基層醫療業務的信息,例如每天門急診和住院人次和各種統計數據、考勤等。

  ④不完全性。對於某種客觀事實的真實情況往往是不可能完全得到的,數據的收集或信息的轉換與主觀思路關係甚大,所以只有捨棄無用的和次要的信息才能正確地使用信息,這也就是信息的綜合性,管理必須全面地收集信息併進行綜合分析、加工,才能充分認識和考慮各種內外因素引起的積極的或消極的影響程度,才能保證信息在決策、計劃、控制等做到科學管理上發揮重要作用,做到統籌兼顧、綜合平衡、協調發展;

  ⑤經濟性。所謂信息的經濟性就是信息同樣存在著投入產出的問題,對於信息的投入是必要的,但也要重視費用效益的分析,要求花費成本儘可能少而獲取的信息數量和價格量儘可能大,這就要求管理者既要重視對信息部門的經濟投入,強調它們對於管理的重要性,健全信息管理組織和人員配備,又要註意信息的經濟性和實用性;

  ⑥滯後性。信息是由數據轉換而來的,因此它不可避免地落後於數據,而且信息的使用價值必須經過轉換才能得到,這種轉換也必須從數據到信息再到決策,最後取得效果,它們在時間關係上是:

  數據→信息→決策→效果(t1<t2<t3<t4)

  從前一個狀態轉換為後一個狀態的時間間隔總不會是零,這就是信息的滯後性。同時又由於信息是有壽命的,許多信息的壽命衰老很快,因此要重視及時轉換,否則信息難以轉換,不轉換就失去信息的價值

管理信息的類型

  為了有效地對管理信息加以分析和利用,就要對其進行科學的分類。

  1按管理信息的來源劃分按管理信息的來源不同,可以將其分為內生信息和外生信息(1)內生信息。這是指組織內部所產生的信息,它反映組織內部所擁有的資料狀況、資料的利用水平和能力。

  (2)外生信息。

  外生信息來自組織外部,是對組織業務活動有影響的外部環境各因素的信息。例如:企業外部原材料的供應情況,消費時尚的變化,產生技術進步的速度和方向,政府頒佈的政策、法規、條令等。

  2按組織不同層次的要求劃分按組織不同層次的要求,可以將管理信息分為計劃信息、控制信息和作業信息

  (1) 計劃信息。這種信息與最高管理層的計劃工作任務有關,即與決定該組織在一定時期內的目標、制訂戰略和政策、制訂規劃、合理分配資料有關的信息。這類信息主要來自組織外部環境,諸如當前和未來的經濟形勢的分析預測資料,市場競爭對手情況,國家的政策、法律、法規頒佈情況及變動。

  (2)控制信息。

  這是組織的中層管理部門為了實現組織的經營目標而對生產經營活動各環節進行監督、控制所應有的信息。控制信息主要來自組織內部,要求比較詳細具體。

  (3)作業信息。

  這種信息與組織的日常管理業務活動有關,大多反映企業生產經營的日常業務活動,用以保證基層管理部門切實地完成具體作業。這類信息也主要來自組織內部。基層主管人員是該類信息的主要使用者,其信息要求明確、具體、詳細。

  3按產生時間的不同劃分

  按產生時間的不同,可以將管理信息分為歷史性信息、實時性信息和預測性信息

  (1)歷史性信息。

  這是指在過去就已經發生的信息。這類信息一般已被使用過,但是具有幫主管人員從歷史條件中找到借鑒和啟發的意義,因而仍具有利用價值,仍需將其以資料文檔的形式予以保存。

  (2)實時性信息。

  這是指反映組織當前活動情況及外部環境特征的信息。該類信息的時效性很強,往往是企業信息工作的重點,對於指導和控制組織正在進行的活動具有非常重要的作用。

  (3)預測性信息。

  這是指在掌握和利用以上兩種信息的基礎上,通過運用科學的預測方法或主管人員的經驗判斷,據此對組織未來進行預先描述所得到的信息。這類信息對於高層主管人員的及時決策,儘早作出相應的準備措施有重大意義。

  4按管理信息的穩定性劃分

  按管理信息的穩定性,可以將其分為固定信息和流動性信息

  (1)固定信息。

  這是指組織在一定時期內不會發生重大變化,具有相對穩定性的信息。它可以供各項管理工作重覆使用,不會發生質的變化。以企業為例,固定信息主要包括定額標準信息,計劃合同信息和查詢信息。一般而言,固定信息約占企業管理系統中總信息流量的75%,因而固定信息的整理和利用在很大程度上便決定了整個企業管理系統的工作質量

  (2)流動信息

  又稱為作業統計信息,它是由組織的營運活動所產生的,反映生產經營活動實際進程和狀況的信息,並且隨著生產經營活動的進展而不斷變化和更新。例如企業的庫存量情況,產品的生產進度、企業的設備損耗情況等。由於該類信息不斷變化,因而其時效性非常重要,一般只有一次性使用價值。

管理信息的重要作用

  有些單位對信息的收集比較完善,但信息資源卻沒有得到充分利用,沒有為經濟管理髮揮應有的作用,這是非常可惜的。因此,強調管理信息的作用,開發信息資源,非常必要。管理信息的重要作用主要表現如下:

  (1)管理信息具有重要的心理作用

  在管理實踐中,管理信息能夠發揮重大的心理作用。有經驗的管理成功人士都知道,員工計程車氣能夠產生巨大的力量,促使組織成員鼓足幹勁、努力地工作以完成組織的目標或幫助組織走出困境。如何提高員工士氣,方法有很多。其中之一就是恰當地向員工發佈各類信息,搞好宣傳工作,這就是管理信息的心理作用。例如,在管理實踐中,有的企業定期將企業技術進步和銷售額增長的指標向員工頒佈,以鼓舞大家的工作熱情;將員工在完成產量和成本指標方面的情況及獎懲結果定期公佈,以落實責任制,激勵先進者,鞭策後者;有時企業也把企業的經營困境狀況告訴全體員工,以統一認識,增強員工的危機感,促使其將自己與企業的命運聯繫起來,主動地努力工作。

  (2)管理信息是進行預測的基礎

  預測是對未來環境進行估計。它是根據調查研究所獲得的客觀事物過去和現在的各種信息資料,運用科學的預測方法和預測模型,對事物未來一定時期內的發展方向所作出的判斷和推測。可見,預測是以掌握信息為基礎的,要作出科學的預測,除了要有科學的預測方法之外,充分擁有信息資料是基本的前提。

  管理信息的預測作用對於管理來說是相當重要的,沒有預見就沒有科學的管理,管理者必須充分發揮信息的預測作用。

  (3)管理信息的流動是進行管理控制的基本手段管理的本質在於處理信息,管理的藝術在於駕馭信息。在企業的生產經營活動中,總是貫穿著物流和信息流,信息流伴隨著物流同時流動,並反作用物流,控制著其流動過程。管理者正是通過駕馭信息流來控制物流,進而達到管理和控制生產經營活動過程的目的,以實現企業或組織的目標。在現代的管理活動中,無論採用哪種方法進行控制,都必須做到兩點:

  (1)系統要力圖保持自身穩定於某種狀態之中,當發生偏離時,系統首先應能及時察覺,並採取必要的糾正措施,以使系統的活動趨於相對穩定,這叫做“維持現狀”。

  (2) 系統要力圖使自己從某種現存狀態過渡到某種期望的狀態,即在某些情況下,組織內外環境發生變化,從而對組織提出新的要求,主管人員就應當改革和創新,開拓新局面。這時,就應當對原有的計划進行修訂,確定新的現實目標,並採取措施突破現狀,達到新計劃的期望狀態。這叫做“突破現狀。”在以上兩種情況下,信息都起著非常重要的作用。

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