信息收集

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信息收集（Information Gathering）

　　信息收集是指通过各种方式获取所需要的信息。信息收集是信息得以利用的第一步，也是关键的一步。信息收集工作的好坏，直接关系到整个信息管理工作的质量。

　　为了保证信息收集的质量，应坚持以下原则：

　　（1）可靠性原则

　　该原则要求所收集到的信息要真实，可靠。当然，这个原则是信息收集工作的最基本的要求。为达到这样的要求，信息收集者就必须对收集到的信息反复核实，不断检验，力求把误差减少到最低限度。

　　（2）全面性原则

　　该原则要求所搜集到的信息要广泛，全面完整。只有广泛、全面地搜集信息，才能完整地反映管理活动和决策对象发展的全貌，为决策的科学性提供保障。当然，实际所收集到的信息不可能做到绝对的全面完整，因此，如何在不完整、不完备的信息下做出科学的决策就是一个非常值得探讨的问题。

　　（3）时效性原则

　　信息的利用价值取决于该信息是否能及时地提供，即它的时效性。信息只有及时、迅速地提供给它的使用者才能有效地发挥作用。特别是决策对信息的要求是“事前”的消息和情报，而不是“马后炮”。所以，只有信息是“事前”的，对决策才是有效的。

　　（4）准确性原则

　　收集的信息与应用需求密切相关且表达无误。准确性原则保证信息的价值。

　　（5）易用性原则

　　收集到的信息具备适当的表示形式，便于使用。

　　1.调查法

　　调查方法一般分为普查和抽样调查两大类。普查是调查有限总体中每个个体的有关指标值。抽样调查是按照一定的科学原理和方法，从事物的总体中抽取部分称为样本（Sample）的个体进行调查，用所得到的调查数据推断总体。抽样调查是较常用的调查方法，也是统计学研究的主要内容。

　　抽样调查的关键是样本抽样方法、样本量大小的确定等。样本抽样方法，又称抽样组织的方式，决定样本集合的选择方式，直接影响信息收集的质量。抽样方法一般分为非随机抽样、随机抽样和综合抽样。

　　对于个体的调查，若是涉及人，则主要采用两种调查方式：访问调查法和问卷调查法。

　　访问调查法，又叫采访法，是通过访问信息收集对象，与之直接交谈而获得有关信息的方法。它又分为座谈采访、会议采访以及电话采访和信函采访等方式。采访需要作好充分准备，认真选择调查对象，了解调查对象，收集有关业务资料和相关的背景资料。其主要优点是可以就问题进行深入的讨论，获得高质量的信息；缺点是费用高，采访对象不可能很多，因此受访问者要具有代表性。它对采访者的语言交际素质要求较高。

　　问卷调查法是一种包含统计调查和定量分析的信息收集方法。这种方法主要考虑的问题是：所收集信息的内容范围和数量，所选定的调查对象的代表性和数量，问卷的精心设计，问卷的回收率控制等。具有调查面广、费用低的特点，但对调查对象无法控制，问卷回收率一般都不高，回答的质量也较差，受访者的态度具有决定性影响。

　　2．观察法

　　观察法是通过开会、深入现场、参加生产和经营、实地采样、进行现场观察并准确记录(包括测绘、录音、录相、拍照、笔录等)调研情况。主要包括两个方面:一是对人的行为的观察，二是对客观事物的观察。观察法应用很广泛，常和询问法、搜集实物结合使用，以提高所收集信息的可靠性。

　　3．实验方法

　　实验方法能通过实验过程获取其他手段难以获得的信息或结论。实验者通过主动控制实验条件，包括对参与者类型的恰当限定、对信息产生条件的恰当限定和对信息产生过程的合理设计，可以获得在真实状况下用调查法或观察法无法获得的某些重要的、能客观反映事物运动表征的有效信息，还可以在一定程度上直接观察研究某些参量之间的相互关系，有利于对事物本质的研究。

　　实验方法也有多种形式，如实验室实验、现场实验、计算机模拟实验、计算机网络环境下人机结合实验等。现代管理科学中新兴的管理实验，现代经济学中正在形成的实验经济学中的经济实验，实质上就是通过实验获取与管理或经济相关的信息。

　　4．文献检索

　　文献检索就是从浩繁的文献中检索出所需的信息的过程。文献检索分为手工检索和计算机检索。

　　手工检索主要是通过信息服务部门收集和建立的文献目录、索引、文摘、参考指南和文献综述等来查找有关的文献信息。计算机文献检索，是文献检索的计算机实现，其特点是检索速度快、信息量大，是当前收集文献信息的主要方法。

　　文献检索过程一般包括三个阶段：①分析研究课题和制定检索策略；②利用检索工具查找文献线索；③根据文献出处索取原始文献。

　　文献根据加工深度的不同可分为四个级别：零次文献、一次文献、二次文献和三次文献。所获取的相应信息分别是零次信息、一次信息、二次信息和三次信息。

　　（1）零次文献是指未经出版社发行的或未进入社会交流的最原始的文献，如私人笔记、考察笔记等，内容新颖，但不成熟，不公开交流，难以获得。

　　（2）一次文献是以作者本人取得的成果为依据而创作的论文、报告等经公开发表或出版的各种文献，如期刊论文、科技报告等。其特点是内容新颖丰富、叙述详尽以及参考价值大，但数量庞大而且分散。

　　（3）二次文献是指报道和查找一次文献的检索工具书刊，如各种目录、题录、文摘和索引等。二次文献是按照特定目的对一定范围和学科领域内的一次文献进行鉴别、筛选、分析、归纳和加工整理等，使之有序化后出版的。其主要功能是检索、控制一次文献，帮助人们较快地获取所需的信息，具有汇集性、工具性、综合性和交流性等特点。

　　（4）三次文献是根据二次文献提供的线索，选用大量的一次文献的内容，经过筛选、分析、综合和浓缩而再度出版的文献，包括专题评述、年鉴、百科全书、词典、导读与文献服务目录、工具书目录等。

　　5．网络信息收集

　　网络信息是指通过计算机网络发布、传递和存储的各种信息。收集网络信息的最终目标是给广大用户提供网络信息资源服务，整个过程经过网络信息搜索、整合、保存和服务四个步骤，

　　网络信息搜索是基于网络信息收集系统自动完成的。网络信息搜索系统首先按照用户指定的信息需求或主题，调用各种搜索引擎进行网页搜索和数据挖掘，将搜索的信息经过滤等处理过程剔除无关信息，从而完成网络信息资源的“收集”；然后通过计算机自动搜索、重排等处理过程，剔除重复信息，再根据不同类别或主题自动进行信息的分类，从而完成网络信息的“整合”；分类整合后的网络信息采用元数据方案进行索引编目，并采用数据压缩及数据传输技术实现本地化的海量数据存储，从而完成网络信息的“保存”，当然要通过网络及时更新；经过索引编目组织的网络信息正式发布后，即可通过检索为读者提供网络信息资源的“服务”。

　　信息收集的过程一般包括以下步骤：

　　（1）制定收集计划。只有制定出周密、切实可行的信息收集计划，才能指导整个信息收集工作正常地开展。

　　（2）设计收集提纲和表格。为了便于以后的加工、贮存和传递，在进行信息收集以前，就要按照信息收集的目的和要求设计出合理的收集提纲和表格。

　　（3）明确信息收集的方式和方法。

　　（4）提供信息收集的成果。要以调查报告、资料摘编、数据图表等形式把获得的信息整理出来，并要将这些信息资料与收集计划进行对比分析，如不符合要求，还要进行补充收集。

　　联合国教科文组织(UNESCO)在其出版的《文献术语》中将信息源定义为：“组织或个人为满足其信息需要而获得信息的来源，称为信息源。”

　　信息源一般分为实物型信息源、文献型信息源、电子型信息源和网络信息源。

　　（1）实物型信息源

　　实物型信息源，又称现场信息源，是指具体的观察对象在运动过程中直接产生的有关信息，包括事物运动现场、学术讨论会、展览会等。

　　（2）文献型信息源

　　文献型信息源主要是指承载着系统的知识信息的各种载体信息源，包括图书、报纸、期刊、专利文献、学位论文、公文等。

　　（3）电子型信息源

　　电子型信息源是指通过使用电子技术实现信息传播的信息源，包括广播、电视、电子刊物等。

　　（4）网络信息源

　　网络信息源是一种比较特殊的信息源，是指蕴藏在计算机网络，特别是因特网中的有关信息而形成的信息源。

　　信息收集的范围可从三种角度来划分：

　　（1）内容范围

　　内容范围是指根据信息内容与信息收集目标和需求相关性特征所确定的范围，包括本身内容范围和环境内容范围。本身内容范围是由事物本身信息相关内容特征组成的范围；环境 　　内容范围是由事物周边、与事物相关的信息的内容特征组成的范围。

　　（2）时间范围

　　时间范围是指在信息发生的时间上，根据与信息收集目标和需求具有一定相关性的特征所确定的范围，这是由信息的历史性和时效性所决定的。

　　（3）地域范围

　　地域范围是指在信息发生的地点上，根据与信息收集目标和需求具有一定相关性的特征所确定的范围。这是由信息的地域分布特征和信息收集的相关性要求所决定的。

　　信息的收集是企业信息处理程序的首要环节，是做好企业信息工作的基础。信息收集情况如何、直接关系到信息处理的质量。要做好这一项工作，必须了解信息的种类，掌握收集信息的途径和方法。

　　1、企业行政部门收集信息的范围

　　（1）政策信息。包括国家及各级政府的经济发展政策、产业政策、财政税收政策、信贷政策、物价政策以及各种法律法规等，政策、法令对企业决策和企业成员有制约、引导、规范作用。

　　（2）竞争信息。包括商业结构及发展趋势；同行业或竞争对手在市场中的地位；市场订价、利润、市场销售渠道及其趋势；新策略、新产品、推销方法、新的分配渠道等。

　　（3）市场信息。包括商品供应信息、商品消费需求信息（现实的和潜在的消费需求、日用消费品和生产资料需求等）、商品价格变动信息、商品运输和储存信息、货币流通信息、商品流通信息等。

　　（4）社会信息。包括人口、就业、工资、教育、医疗卫生、社会保险、公共福利等各种社会方面的信息。企业在社会中运行，社会信息是企业决策的重要依据之一。因为在很多情况下，人口、就业、工资都会在购买力上反映出来，文化层次也影响消费倾向。

　　（5）内部信息。包括企业内部员工思想动态和生产经营管理方面的信息，如销售预测信息、财务收支信息、商品购销调存信息、劳动人事及工资分配改革等各种信息。

　　2、企业行政部门收集信息的途径

　　（1）利用信息网络收集各种信息。信息网络主要有企业自身网络和社会信息网络，如消费者协会、用户俱乐部、同行业联合会等。

　　（2）通过每天收到的文件、简报、资料、报表以及电话、电报收集各方面的信息。

　　（3）有计划地开展市场调查和市场预测，直接进行调查研究，获取高层次信息。

　　（4）参加各种业务会议、展销会、订货会、交易会、学术讨论会、信息交流会、技术鉴定会等，掌握有关的重要信息。

　　（5）社会专业性信息机构。如各级各类信息中心、图书馆、信息所、档案馆、博物馆、咨询调查机构等等，这些机构可以提供相对集中的各种专题性信息资料，其拥有的信息量非常大，是全社会的一笔宝贵财富，并有待于深入挖掘、开发和利用。

　　（6）大众传播媒介。如报纸、杂志、广播、电视、电影、出版等部门，它们构成了一种开放性的信息渠道，社会公众可以很方便快捷地由此渠道获得相关的信息资料。

　　（7）邮政、电信、航空、铁路、公路、旅行等公共服务行业和部门。这些行业和部门提供的信息资料对企业行政工作常常是有直接作用的，如接待、安排旅行、处理电讯业务、会务工作、邮政事务处理等等，都离不开这些行业和部门提供的信息资料，这一来源也是不可忽视的。需要注意的是，这些行业和部门提供的信息资料经常会更新或有所变化，应注意收集最新的资料加以利用。

　　（8）各种科研机构、专利机构和学会、协会、研究会等非官方机构。这些机构可以提供大量专业性的信息资料，如新的科技动态信息资料、先进科学技术资料、专利资料等，对于企业来说，都是值得重视的重要信息来源。

　　（9）政府有关主管部门。各行各业的机关、企事业单位，从其性质来分，总有一定的政府主管部门与之发生联系，如各种规模的企业要接受银行、海关、工商、税务等各部门的监督等。那么这些部门所提供的信息资料，对于与它有紧密联系的单位来说，自然是较重要的。

　　（10）本企业的分支机构。如企业设在世界各地或全国各地的销售网点、售后服务站或代理机构、分公司。这些机构可以提供最新的动态性信息，及时提供反馈性信息资料，这对于企业了解和掌握市场行情动态、预测未来发展趋势，往往具有重要的价值。

　　（11）各种生活娱乐场所，如影剧院、宾馆、饭店、餐厅、舞厅等。在这些场所，往往可以得到零星的但真实反映群众心声和愿望的信息，且一般以口头形式传播和交流，需要及时记录和整理，才能较为方便地保留和利用。

　　（12）内部搜集。包括两方面：一是记录日常经营活动的业务档案资料、营业记录、订货合同、统计报表及原始记录、财务报表以及顾客书信来往中所反映的信息；二是本企业的主管、推销员、营业员、采购员等提供的信息。

　　3、企业行政部门收集信息的重点

　　从信息资料涉及企业经营管理的范围看，在全局性和局部性信息资料之间，以全局性信息资料为重点；从信息资料与本企业经营管理的相关程度看，越直接、越密切，则越应该成为收集的重点；从信息资料反映的企业经营管理动态程度看，在掌握稳定信息的同时，应以收集流动信息为重点；从信息资料的时效价值的角度看；应以决策急需为收集的重点。

　　4、收集信息的方法

　　（1）索取。企业行政人员可以向有业务来往的单位、部门或有关人员索取有用的信息资料，如公共服务行业的部门、有业务来往的代理机构等，往往会免费提供一些资料，参加一些会议也可获得免费资料。

　　（2）交流。通过信息网络、信息交流型会议或建立起信息刊物交流制度，不同的企业、部门间可以定期和不定期地进行信息资料的交流。这是互惠互利而简便易行收集资料的一种方式。

　　（3）抄录、摘记。对于书籍、杂志、篇幅较长的文件、简报等，可以选取有利用价值的部分进行抄录或摘记成资料卡片，然后分类存放，以便利用。

　　（4）剪贴。对于报刊文章，如可以剪裁，则应在剪下之后分专题或分类贴于信息资料册上，并注明出处，使用起来也颇为方便。

　　（5）复印。对于不能剪裁、文字量又比较大的信息资料，则可用复印的方法加以收集和积累。但复印件不能永久保存，时间长了或摩擦后容易褪色而变得字迹模糊，这是它不利于保存的弱点。

　　（6）记录。对于会议上或个别交换等方式获得的口头信息，如有利用价值，秘书应及时加以记录，使之成为书面文字形式，然后才能长期保存和利用。在记录的过程中应力求准确，符合原意，可以找提供信息者核对或与正式文件核对，确保其可靠性。

　　（7）录音、录像、摄影。由此可以收集积累录音带、录像带和照片类的信息资料。

　　（8）调查。即通过调查研究的方法，获得关于调查对象的口头或文字资料。调查的具体类型很多，分别适用于不同情况，并可获得相关的信息资料。

　　5、信息资料的分类

　　对于收集、积累的信息资料，应当进行合理的分类，以便于分别存放和使用时的查找。常用的分类方法有如下几种：

　　（1）按照资料的载体分类。按照资料载体特征的不同，信息资料可分为：文件类、书籍类、期刊类、汇编类、图表类、声像资料类等。这些资料没有经过加工，原封不动地保存在原件中，但可以作上标记或将查找线索单记载于笔记本，需要使用时按一定线索查找即可。经过加工（如摘记、抄录、剪贴等）的资料，可以分为：剪贴类、复印类、摘记类、抄录类、笔记类、录音类、录像类、摄影类等等。按资料的载体特征分类，其优点主要是便于存放和保管，外观形式上比较整齐划一，简便易行，比较省力。

　　但使用时如需详细了解其内容，还必须从内容角度在各大类下划分小类，否则不便使用。

　　（2）接资料的内容分类。这种分类方法主要应根据收集积累的资料情况和具体工作中需要的情况来确定。其优点主要是条理清晰，与具体的工作实践密切联系，易于分类和查找。如一个企业的行政部门，其收集积累的资料可以分为理论类、企业改革类、经营管理类、秘书业务类等若干大类，在各大类下还可分设小类。凡是与本人工作无关的类别应一律删除，不要求像图书分类或档案分类那样保持每个层次类目的齐全。

　　（3）按照资料的用途分类。对于不同的人来说，信息资料的具体用途可能是千差万别的。因此按用途分类，实际上就是根据个人的需要来划分类别。这种分类方法省时省力并且实用。采用此法分类，有些大类上内容可能有所交叉，但一般不影响查找使用。

　　（4）按照资料的来源或部门分类。如可以先分为国内资料、国外资料，本企业、本部门资料和其他企业、其他部门资料等几大类，然后再以具体来源或部门分类，如本系统、本行业的资料又可分为上级、下级、本级、平行机构等不同具体来源的资料，再下一个层次，还可将来源于上级、下级、本级、平行机构的资料具体分成来源于不同部门的资料。

　　（5）按照资料的时间划分。即按资料内容所涉及的时间分类，对于史料、重大活动和事件的资料、工作动态性资料以及法令法规和政策性资料，可以采用这种分类方法。

　　（6）按资料的密级分类。这一方法主要适用于对文件资料和内部参考资料的分类。按密级分类，一方面有利于做好保密工作，另一方面查找起来也比较容易。如分为绝密、机密、秘密、内部资料、公开资料等若干类别，在不同密级类可再按其他标准分类。

　　（7）按工作的特殊需要分类。根据行政人员的职权和责任分工范围，其收集的信息、资料还可以按照工作分工来划分类别，有几项工作就可设几个类。如某位秘书假如主要分工负责文书处理和文件起草工作，那么其业务类的资料就可以分设文书处理和文件起草两大类，必要的话再将文件起草类分为讲话稿类、通知类、报告类、请示批复类等等。如某位秘书的上司主管企业的生产和销售，那么可以将其积累的经营管理类资料再细分为生产类、销售类等小类。