公关信函

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什么是公关信函

  信函是社会组织之间联系工作的公用信件,它是企事业单位公关事物活动中不可缺少的重要传播工具。因为它是对外联系中的一种正式形式,所以其语言,意图均要慎重斟酌,才能发往对方,以免造成不良后果[1]

  公关信函是指在公关活动中,社会组织与其内外公众交流思想、信息,商洽各种事项等使用的书信,其主要功能是建立与发展组织公众之间的关系,树立本组织的良好形象,争取公众的理解、信赖、支持与合作。

  公关信函有别于一般书信,它是代表本组织谈话,带有一定的公关目的,不代表个人办私事。平常的公关活动中遇到较多的是公函与便函。公函是公文的一种,按公文体式制作,便函不按公文体式制作,而按一般信件写作,不拘格式。[1]

公关信函的类型[1]

  公关信函就其内容与作用来看又可分为商洽函,询问函,答复函,委托函,告知函五类。

  1、商洽函

  这是最为常用的一种公函,用于社会组织之间商量和接洽工作。这类公函多半是主动发出的,即要求对方给予协助。有的则是向对方提出共同办理某事的要求,也有的是向对方提出处理某一问题的意见。商洽函正文一般包括两个部分:一是商洽原由,即写名发函的原因;二是商洽事项,这部分是主体,应写清所商洽的具体事项,写清对对方的要求。

  2、询问函

  询问函主要用于向对方询问问题,也可以简述某一事项并提出处理方法,然后征求对方意见,要求答复。询问函正文一般也由两部分组成:一是说明询问的目的或原由;二是询问事项的主要内容,这是询问函的主要部分。因此要写的既明确而又具体,简洁,让人一目了然,以便答复。

  3、答复函

  答复函是用来答复对方询问函的问题。答复函正文一般由三部分构成:一是说明对方函已收到,并写清收文的日期;二是简要复述对方函件所询问的主要问题或所提要求;三是答复内容。这部分是答复函的主体。因此要写的明确具体,简明扼要,所答问题的内容要有条理性,针对性和顺序性。

  4、委托函

  委托函用于委托有关组织代为办理某一事项。这类公函,过去使用的不多,但随着公共关系活动的不断扩大,这类公函的使用也随之增加。

  委托函正文一般由两部分组成:一是原因,这部分既要写清委托的目的,又要写清所委托代办或代办事项的基本情况;二是委托事项,这部分是主体,因此要写得清楚明了,尤其要写清托办或托查的要求。此外还可以加上“以上事项希大力协助办理(查清),并请尽快答复”做结束语。

  5、告知函      告知函一般是用在办理受托代办事项之后告知代办情况,或主动告知对方某种情况或某一事项,以引起对方注意。其正文包括两部分:一是告知发函原由;二是告知事项。

  公关信函是社会组织于内外公众交流思想,互通信息,商洽联络的一种信件,因此要注意语言的文明,礼貌,庄重典雅,要充满真挚的感情,并遵循信函的格式,这样才能为树立良好的组织形象起到积极的作用。

公关信函的格式

(一)笺文格式

  笺文,即写于信笺上的书信内容。笺文一般由抬头、启词、正文、祝词、落款以及附言等几部分组成。

  1.抬头。它是对收件人的称呼,于信笺首行顶格书写,并且单独成行。基层公务员在书写公务信函的抬头时,通常适用的称呼有如下几类:一是以姓氏加上称谓词作称呼,例如“黄先生”、“耿同志”等,这类称呼显得较为自然;二是以姓氏加上职衔作为称呼,例如“赵科长”、“林主任”等,这类称呼多用于关系一般的交往双方之间;三是以字号相称,文人雅士多有字号,平辈之间采用字号称呼是较为正规、讲究的做法。

  称呼之前,可加一些适当的形容词,如“尊敬的”、“敬爱的”等;称呼之后亦可加一些适当的提称词。提称词多用于以书面语言写成的信函中。使用提称词应注意使之与称谓配合使用。例如对尊长应用“尊鉴”,对平辈应用“惠鉴”,对晚辈应用“青鉴”,对女性应用“涉鉴”,等等。

  2.启词。启词是正文之前的开场白。既可表示客气寒暄,也可提示写信原因。启词应于抬头之下另行空两格书写,一般应单独成段。

  公务信函的启词应力求篇幅简短,不可过于啰嗦。采用“您好”一类的简略启词可使之成为正文首句,而不必单独成段。

  3.正文。正文是书信的主体部分,是写信者叙述的正事所在。为方便阅读,正文可酌情分段,每段句首空两格,转行后顶格书写。

  正文虽是公务信函的“主心骨”,但亦应力求简明扼要,以简单的语言说全、说清书信的主旨。切忌啰啰嗦嗦、拖沓冗长,甚至词不达意、文不对题。

  正文的语言要求平实朴素但不失礼貌优雅。语言的朴实是基层公务员“人民公仆”形象的内在要求;语言的优雅则不仅体现着一个人的修养,而且也体现着对交往对象的尊重。如果语言过于粗俗、枯燥,不仅会使自己在交往对象眼中的形象受损,而且还会被怀疑不尊重对方。

  4.祝词。祝词即写信者在笺文结尾向收信者所表达的祝愿、钦敬、勉慰之语。祝词一般包括两部分内容。一是应酬语,即笺文结尾特以一两句话结束正文的语句。应酬语应当简洁而自然。有时亦可同时再用一些敬语,以示谦恭,如“草此”、“肃此”、“敬此”等。二是问候祝福语,即出于礼貌而对收信人所作的不可缺少的祝颂或问候。如“敬颂春安”、“即颂大安”、“祝您成功”等。书写时应字斟句酌,具体对象具体对待。

  祝词的书写格式要求较严。如果祝词较多,可单独成行,空两格后书写。也可将祝词分成两部分书写,其法有二:一是将“敬颂”、“敬请”一类词单独成行,前空四格,而将“春祺”、“大安”一类词另行顶格书写;二是将“敬请”、“敬颂”一类词置于正文末句之后,不另行书写,则将“大安”、“春祺”一类词另起一行顶格书写。

  5.落款。落款包括署名和日期两部分。署名应位于祝词之后另起一行的右方。若有写信者领导或同事的附问或写信者对收信者领导或同事的致意,则应另起一行书写,或直接写于署名之后。

  一般而言,日期应具体到年月日,有时可只写月日。日期可写于署名之后,只空一格;亦可另起一行,写于署名的正下方。

  6.附言。附言是写信者对正文的补充。附言往往以“又”、“另”一类词引出,或不写引出词,而以“又及”、“再及”一类词结束。

  附言应在署名与日期之后另起一行空两格书写,且不必分段。附言力求简洁,无需另用信笺。切勿在信笺的上下左右乱写附言,令人眼花缭乱而不知所云。

  (二)封文格式

  封文,即写在信封上的书信内容。国内邮寄信函、国际邮寄信函与托人代转的信函,其封文有着不同的具体格式内容。

  1.国内邮寄信函。在交付邮寄的国内信函信封上,应先在左上角写清收信者所在地的邮编。然后另起一行书写收信者的详细地址。收信者姓名应以稍大字体书写于信封的正中央。信封的右下方,应写清寄信者的地址、姓名(有时可只写姓氏)以及邮编。

  2.国际邮寄信函。在交付邮寄的国际信函的信封上,收信者的姓名、地址和邮编应写在信封正面的中央偏右下方;寄信者的姓名、地址和邮编则应写在信封正面的左上方或信封背面的上半部。书写的具体顺序应是姓名、地址、邮编、国名。书写地址时应自小而大,与国内写法相反。书写时应尽量使各行文字左右对齐。

  3.托带信函。在托人带交的信封上,内容一般较为简洁。信封左上角可视具体情况写上“专送”、“面交”等字样。收信者地址、姓名写法不变。如托带人知道收信者地址,可以不写地址而只写姓名。信封右下角一般只注明写信者姓名,不必写其地址。收信者和写信者的邮编均不必写。

  不同的信函封文除了上述不同的格式要求外,还有许多普遍的规范和要求,基层公务员应当严格遵守。

  一是信封款式。信封有直式和横式两种。直式信封以中间印有红色长方框的最为适宜;横式信封则以纯白色为佳。吊唁用的信函,当使用素色信封。

  二是封文字体。封文字体的书写,可用钢笔、圆珠笔、毛笔等,但切勿使用铅笔。颜色则以深蓝色或黑色为佳,忌用红色、绿色等彩色笔书写。写给长辈的信,应以端正的字体书写,以表尊敬。

  三是封文称呼。封文上的称呼是供邮递员或捎信人对收信者称呼之用,因此必须采用邮递员或捎信人所能接受的称呼。“先生”、“同志”或其他以职衔所作的称呼是普遍适用的,但切勿采用表示亲友、辈分关系的称呼,如“姥爷”、“四叔”等。

  四是邮编邮票。为便于邮局作业,寄信人务必要使用带有邮政编码的标准信封。书写要清晰工整,一字一格。

  直式信封的邮票应粘于信封的左上角,横式信封的邮票则应贴在右上角。邮票应贴得端端正正,给人以尊重、踏实之感。寄航空、挂号等信函时,需加贴标签。标签应粘贴端正。

公关信函的例文[1]

                    关于委托××行政财贸管理干部学院
                     举办成人高等教育专业证书班的函

                        ××函[2001]8号

省教委成人教育办公室:

  为提高我公司财务人员的管理水平和专业知识水平,我公司拟委托××行政财贸管理干部学院举办财经专业成人高等教育专业证书班,学制为半脱产一年半。从今年7月到明年6月招收学院40名。我们将配合学院严格按照国家教委和省教委的规定举行入学考试,安排教学工作,保证教学质量。

  望予审批。

                                                  ××××公司
                                                  200×年××月××日

参考文献

  1. 1.0 1.1 1.2 1.3 出自:安徽理工大学.《公共关系学》[M].第十一章 公共关系文书
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