公關信函

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　　信函是社會組織之間聯繫工作的公用信件，它是企事業單位公關事物活動中不可缺少的重要傳播工具。因為它是對外聯繫中的一種正式形式，所以其語言，意圖均要慎重斟酌，才能發往對方，以免造成不良後果^[1]。

　　公關信函是指在公關活動中，社會組織與其內外公眾交流思想、信息，商洽各種事項等使用的書信，其主要功能是建立與發展組織與公眾之間的關係，樹立本組織的良好形象，爭取公眾的理解、信賴、支持與合作。

　　公關信函有別於一般書信，它是代表本組織談話，帶有一定的公關目的，不代表個人辦私事。平常的公關活動中遇到較多的是公函與便函。公函是公文的一種，按公文體式製作，便函不按公文體式製作，而按一般信件寫作，不拘格式。^[1]

　　公關信函就其內容與作用來看又可分為商洽函，詢問函，答覆函，委托函，告知函五類。

　　1、商洽函

　　這是最為常用的一種公函，用於社會組織之間商量和接洽工作。這類公函多半是主動發出的，即要求對方給予協助。有的則是向對方提出共同辦理某事的要求，也有的是向對方提出處理某一問題的意見。商洽函正文一般包括兩個部分：一是商洽原由，即寫名發函的原因；二是商洽事項，這部分是主體，應寫清所商洽的具體事項，寫清對對方的要求。

　　2、詢問函

　　詢問函主要用於向對方詢問問題，也可以簡述某一事項並提出處理方法，然後征求對方意見，要求答覆。詢問函正文一般也由兩部分組成：一是說明詢問的目的或原由；二是詢問事項的主要內容，這是詢問函的主要部分。因此要寫的既明確而又具體，簡潔，讓人一目瞭然，以便答覆。

　　3、答覆函

　　答覆函是用來答覆對方詢問函的問題。答覆函正文一般由三部分構成：一是說明對方函已收到，並寫清收文的日期；二是簡要覆述對方函件所詢問的主要問題或所提要求；三是答覆內容。這部分是答覆函的主體。因此要寫的明確具體，簡明扼要，所答問題的內容要有條理性，針對性和順序性。

　　4、委托函

　　委托函用於委托有關組織代為辦理某一事項。這類公函，過去使用的不多，但隨著公共關係活動的不斷擴大，這類公函的使用也隨之增加。

　　委托函正文一般由兩部分組成：一是原因，這部分既要寫清委托的目的，又要寫清所委托代辦或代辦事項的基本情況；二是委托事項，這部分是主體，因此要寫得清楚明瞭，尤其要寫清托辦或托查的要求。此外還可以加上“以上事項希大力協助辦理（查清），並請儘快答覆”做結束語。

　　5、告知函 　　 　　告知函一般是用在辦理受托代辦事項之後告知代辦情況，或主動告知對方某種情況或某一事項，以引起對方註意。其正文包括兩部分：一是告知發函原由；二是告知事項。

　　公關信函是社會組織於內外公眾交流思想，互通信息，商洽聯絡的一種信件，因此要註意語言的文明，禮貌，莊重典雅，要充滿真摯的感情，並遵循信函的格式，這樣才能為樹立良好的組織形象起到積極的作用。

　　箋文，即寫於信箋上的書信內容。箋文一般由抬頭、啟詞、正文、祝詞、落款以及附言等幾部分組成。

　　1.抬頭。它是對收件人的稱呼，於信箋首行頂格書寫，並且單獨成行。基層公務員在書寫公務信函的抬頭時，通常適用的稱呼有如下幾類：一是以姓氏加上稱謂詞作稱呼，例如“黃先生”、“耿同志”等，這類稱呼顯得較為自然；二是以姓氏加上職銜作為稱呼，例如“趙科長”、“林主任”等，這類稱呼多用於關係一般的交往雙方之間；三是以字型大小相稱，文人雅士多有字型大小，平輩之間採用字型大小稱呼是較為正規、講究的做法。

　　稱呼之前，可加一些適當的形容詞，如“尊敬的”、“敬愛的”等；稱呼之後亦可加一些適當的提稱詞。提稱詞多用於以書面語言寫成的信函中。使用提稱詞應註意使之與稱謂配合使用。例如對尊長應用“尊鑒”，對平輩應用“惠鑒”，對晚輩應用“青鑒”，對女性應用“涉鑒”，等等。

　　2.啟詞。啟詞是正文之前的開場白。既可表示客氣寒暄，也可提示寫信原因。啟詞應於抬頭之下另行空兩格書寫，一般應單獨成段。

　　公務信函的啟詞應力求篇幅簡短，不可過於啰嗦。採用“您好”一類的簡略啟詞可使之成為正文首句，而不必單獨成段。

　　3.正文。正文是書信的主體部分，是寫信者敘述的正事所在。為方便閱讀，正文可酌情分段，每段句首空兩格，轉行後頂格書寫。

　　正文雖是公務信函的“主心骨”，但亦應力求簡明扼要，以簡單的語言說全、說清書信的主旨。切忌啰啰嗦嗦、拖沓冗長，甚至詞不達意、文不對題。

　　正文的語言要求平實朴素但不失禮貌優雅。語言的朴實是基層公務員“人民公僕”形象的內在要求；語言的優雅則不僅體現著一個人的修養，而且也體現著對交往對象的尊重。如果語言過於粗俗、枯燥，不僅會使自己在交往對象眼中的形象受損，而且還會被懷疑不尊重對方。

　　4.祝詞。祝詞即寫信者在箋文結尾向收信者所表達的祝願、欽敬、勉慰之語。祝詞一般包括兩部分內容。一是應酬語，即箋文結尾特以一兩句話結束正文的語句。應酬語應當簡潔而自然。有時亦可同時再用一些敬語，以示謙恭，如“草此”、“肅此”、“敬此”等。二是問候祝福語，即出於禮貌而對收信人所作的不可缺少的祝頌或問候。如“敬頌春安”、“即頌大安”、“祝您成功”等。書寫時應字斟句酌，具體對象具體對待。

　　祝詞的書寫格式要求較嚴。如果祝詞較多，可單獨成行，空兩格後書寫。也可將祝詞分成兩部分書寫，其法有二：一是將“敬頌”、“敬請”一類詞單獨成行，前空四格，而將“春祺”、“大安”一類詞另行頂格書寫；二是將“敬請”、“敬頌”一類詞置於正文末句之後，不另行書寫，則將“大安”、“春祺”一類詞另起一行頂格書寫。

　　5.落款。落款包括署名和日期兩部分。署名應位於祝詞之後另起一行的右方。若有寫信者領導或同事的附問或寫信者對收信者領導或同事的致意，則應另起一行書寫，或直接寫於署名之後。

　　一般而言，日期應具體到年月日，有時可只寫月日。日期可寫於署名之後，只空一格；亦可另起一行，寫於署名的正下方。

　　6.附言。附言是寫信者對正文的補充。附言往往以“又”、“另”一類詞引出，或不寫引出詞，而以“又及”、“再及”一類詞結束。

　　附言應在署名與日期之後另起一行空兩格書寫，且不必分段。附言力求簡潔，無需另用信箋。切勿在信箋的上下左右亂寫附言，令人眼花繚亂而不知所云。

　　（二）封文格式

　　封文，即寫在信封上的書信內容。國內郵寄信函、國際郵寄信函與托人代轉的信函，其封文有著不同的具體格式內容。

　　1.國內郵寄信函。在交付郵寄的國內信函信封上，應先在左上角寫清收信者所在地的郵編。然後另起一行書寫收信者的詳細地址。收信者姓名應以稍大字體書寫於信封的正中央。信封的右下方，應寫清寄信者的地址、姓名（有時可只寫姓氏）以及郵編。

　　2.國際郵寄信函。在交付郵寄的國際信函的信封上，收信者的姓名、地址和郵編應寫在信封正面的中央偏右下方；寄信者的姓名、地址和郵編則應寫在信封正面的左上方或信封背面的上半部。書寫的具體順序應是姓名、地址、郵編、國名。書寫地址時應自小而大，與國內寫法相反。書寫時應儘量使各行文字左右對齊。

　　3.托帶信函。在托人帶交的信封上，內容一般較為簡潔。信封左上角可視具體情況寫上“專送”、“面交”等字樣。收信者地址、姓名寫法不變。如托帶人知道收信者地址，可以不寫地址而只寫姓名。信封右下角一般只註明寫信者姓名，不必寫其地址。收信者和寫信者的郵編均不必寫。

　　不同的信函封文除了上述不同的格式要求外，還有許多普遍的規範和要求，基層公務員應當嚴格遵守。

　　一是信封款式。信封有直式和橫式兩種。直式信封以中間印有紅色長方框的最為適宜；橫式信封則以純白色為佳。弔唁用的信函，當使用素色信封。

　　二是封文字體。封文字體的書寫，可用鋼筆、圓珠筆、毛筆等，但切勿使用鉛筆。顏色則以深藍色或黑色為佳，忌用紅色、綠色等彩色筆書寫。寫給長輩的信，應以端正的字體書寫，以表尊敬。

　　三是封文稱呼。封文上的稱呼是供郵遞員或捎信人對收信者稱呼之用，因此必須採用郵遞員或捎信人所能接受的稱呼。“先生”、“同志”或其他以職銜所作的稱呼是普遍適用的，但切勿採用表示親友、輩分關係的稱呼，如“姥爺”、“四叔”等。

　　四是郵編郵票。為便於郵局作業，寄信人務必要使用帶有郵政編碼的標準信封。書寫要清晰工整，一字一格。

　　直式信封的郵票應粘於信封的左上角，橫式信封的郵票則應貼在右上角。郵票應貼得端端正正，給人以尊重、踏實之感。寄航空、掛號等信函時，需加貼標簽。標簽應粘貼端正。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　關於委托××行政財貿管理幹部學院

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　舉辦成人高等教育專業證書班的函

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　××函[2001]8號

省教委成人教育辦公室：

　　為提高我公司財務人員的管理水平和專業知識水平，我公司擬委托××行政財貿管理幹部學院舉辦財經專業成人高等教育專業證書班，學製為半脫產一年半。從今年7月到明年6月招收學院40名。我們將配合學院嚴格按照國家教委和省教委的規定舉行入學考試，安排教學工作，保證教學質量。

　　望予審批。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　××××公司

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　200×年××月××日