商洽函

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　　商洽函是指用於平行機關或不相隸屬機關之間商洽工作、聯繫有關事宜的函，如商調幹部函、聯繫租賃函、洽談業務函等。

　　按照文面規格看，商洽函也可分為公函和便函。這就是說，學習者應掌握商洽函的公函、便函格式。

　　公函，是機關間就某些重要事情進行交流的正式公文，它必須採用公文信函式格式。這種函內容重要，行文要求規範；

　　便函，是機關內部用來處理一般事務或解決某些具體問題的函，這種函形式簡便，不採用紅頭文件格式，沒有發文機關標識、發文字型大小，不必存檔，甚至可以手書傳遞。便函除公文格式外，就文章結構而言，與公函並無嚴格區別，如果說有區別的話，也只是行文語氣略微隨便而已。

　　商洽函主要用於平行或不相隸屬的機關間商洽工作，聯繫有關事宜。如商調函，聯繫參觀學習的函，洽談業務來往的函等。商洽函分為去函(或稱來函)和與之對應的復函。商洽函的適應性和靈活性較強，但約束力、強制性較弱。

　　各級統計機關與不相隸屬的機關間商洽工作、聯繫有關事宜，都可用商洽函。

　　商洽函作為一種工作聯繫函，適用於很多情況。因此，商洽函使用的範圍廣、頻率高，具有廣泛性、行文多向性、用語謙敬性的特點。

　　1．廣泛性

　　商洽函的廣泛性，首先是其應用範圍的廣泛。商洽函的內容沒有固定的限制，任何洽談公務、表達請求、提出請示、給予意見、事項告知的情況都可使用。其次是其使用主體的廣泛。它的使用不受級別高低、組織大小的限制，收發函件的主體均以比較平等的身份進行聯繫。

　　2．行文多向性

　　很多文書都是固定的上行文或下行文。而商洽函的行文可以是上行文，也可以是下行文，但大多數商洽函為平行文。

　　3．用語謙敬性

　　不論什麼類型的函，用語皆得註重謙恭有禮，尊重行文對象，力求得到行文對象更多的理解和支持。

　　商洽函的使用主體具有廣泛性，適用於各種級別的行政機關、企事業單位和社會團體，因而其行文對象也具有廣泛性，可以是任何行政機關、企事業單位或社會團體等。

　　商洽函是就某一事項進行商洽的函件，具有很強的針對性。因此，在行文時要緊緊圍繞所要商談事項展開，需重點突出，不可冗雜，讓行文對象可以有針對地對問題做出快速的回應。

　　商洽函是一文一函，並要做到行文平實，直奔主題，語言使用規範得體。

　　1．平實、準確

　　商洽函旨在快速明瞭表達中心意思，並得到行文對象迅速的回覆。因此，切忌轉彎抹角，避免空話、套話和空泛的議論，要簡練準確地表達中心思想。

　　2．規範得體

　　發函要使用平和、禮貌、誠懇的語言，對主管機關要尊重、謙敬；對級別低的機關、單位或團體要平和；對平行機關、單位或團體和不相隸屬的機關、單位或團體要友善。切忌使用生硬、命令性的語言，並要註意謙辭、敬辭的規範使用。

　　商洽函的語言重在簡潔、明白。在遣詞造句方面，要做到以下三點內容：

　　1．明確清楚

　　行文中可使用“就以下事項與貴單位進行商洽”之類的表述。標示性語言的運用可以使函件內容指向更明確，便於行文對象迅速把握事項。

　　2．多用短句，少用修飾語

　　短旬的特點是簡潔明瞭、明白易懂。在陳述事件的時候使用短句便於行文對象理解，並迅速做出反應。另外，要儘量剔除修飾語，突出核心事件。

　　3．禮貌用詞

　　禮貌的用詞可增加行文對象對發文機關的好感，應合理使用。在使用禮貌用詞時，要註意態度的不恭維、不逢迎，並註意敬辭、謙辭的正確使用。

　　1．商洽函的格式

　　商洽函由標題、主送機關、正文、署名和日期組成。

　　(1)標題

　　標題在第一行正中書寫。通常有兩種形式：一是直接用商洽事項作為標題。如“關於參觀XX演習事”；二是採用商洽事項和文種名組成，如“關於電梯維修管理和社會化服務保障承包事宜的函”。

　　(2)主送機關

　　在標題之下頂格寫函所發往的機關或單位名稱，後加冒號。

　　(3)正文

　　商洽函的正文一般由商洽緣由、商洽事項和結束語三部分組成。

　　①商洽緣由

　　主要寫清為什麼提出商洽，即發函的原因。一般都以某些事實為理由，也有以貫徹上級文件或指示精神為理由的。較為簡單的事情可不寫緣由而直接提出具體內容。

　　②商洽事項

　　此為商洽函主體部分，應寫清商洽的具體內容，特別是對受函者的要求。如果所提出要求包括幾個方面應分條寫出，便於對方考慮。

　　③結束語

　　通常用“如你部(處、科)同意，請即復函”、“以上意見可否，望予復函”等作為函的結尾。

　　(4)署名和日期

　　另起一行在正文的右下方，簽署發函機關或單位的名稱並蓋章。署名下方註明發函的日期。

　　2．商洽函寫作註意事項

　　(1)一函一事，突出中心

　　商洽函主題唯一性要求不可將無關的幾件事寫在一起，否則影響對方的處理速度及效果。

　　(2)簡短明快，直述緣由

　　商洽函應直敘緣由，重在敘事。要避免陳詞套話，切忌拐彎抹角。發函雙方不論大小均應平等協商，語氣應以商量為主，不可傲慢。措辭用語，必須嚴謹，尤應註意謙虛謹慎和留有商量的餘地。

　　(3)要字跡工整

　　字跡工整是對受函方的尊重，如寫得潦草，甚至錯別字連篇，不僅浪費了對方的時間和精力，會使對方覺得怠慢，也對雙方商洽問題不利。

　　(4)註意政策性

　　擬制商洽函必須嚴格遵守黨的各項方針、政策及軍隊保密規定，避免在軍內外造成不良影響，防止泄密問題發生。

• 問答函
• 請批函