政务信息管理

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　　政务信息管理是指将大量的有关政务、生产、政治、经济、科技等与本单位或企业的财务、业务、经营、人事、管理和统计相关的各类信息进行采编、传递、发布，以供各级领导和员工查阅的功能模块。

　　由于政务机构的立体性，职能的多头性，部门之间的侧重点各不相同，造成了政务信息的多样性，政务信息管理也呈现出如下特性：

　　(1)管理目标的多样性

　　政务信息管理的目标可归结为：

　　·为政府决策提供支持；

　　·传播政治、军事、科技、经济和文化思想，实现政务管理目的；

　　·树立政府形象，提升其社会影响力；

　　·实现办公自动化和电子政务，提高行政效率。

　　(2)管理模式的灵活性

　　政务信息繁杂多样、量大面广，而产生和管理政务信息的部门多如牛毛。正是由于这些，政务信息管理模式常常因部门不同而异，体现出灵活性的特点。这一特点要求我们实施政务信息管理时，要因地制宜，具体问题具体分析，不能将一个部门的成功管理模式完全照搬到另一个部门来。

　　(3)管理手段的多维性

　　在政务信息管理领域，通常使用行政手段、法律手段、技术手段，当然也不乏人文和经济手段等。由于行政手段直接出自于政府部门，具有直接、迅速、有效、灵活的特点，因而使用最为频繁。当然，随着法制的健全，法律手段也成为一种重要手段。另外，随着政务信息信息化的推进，技术手段变得越来越重要，新的信息技术成果常常首先在政务信息管理领域得到应用。

　　从不同的角度可以划分不同的政务信息管理类别。根据政务信息管理的主体不同，可以划分为个体政务信息管理和社会群体政务信息管理；根据管理层次的大小，可以划分为宏观政务信息管理、中观政务信息管理和微观政务信息管理；根据管理手段的不同，可以划分为手工政务信息管理、计算机政务信息管理；根据政务信息载体的不同，可以划分为实物政务信息管理、人脑政务信息管理、文献政务信息管理和网络政务信息管理等。

　　政务信息管理系统一般包括主体要素、客体要素、条件要素和结果要素等四大要素，从该构成要素人手，可以分析出政务信息管理的主要内容包括如下几个方面：

　　(1)政务信息管理人员的配置与培训

　　政务信息管理人员是指在政府机关内信息部门工作的专兼职人员，同时也包括负责或主管政府机关信息工作的领导及工作人员。

　　政务信息管理人员是政务信息管理实施的主体，是构成政务信息管理系统最活跃的要素。政务信息人员管理的任务，一是为各级信息部门配置相应的专兼职工作人员，并且设法进行职责教育和技术培训，提高他们的管理水平；二是要求各级政府部门的主要管理者自我提高，增强政务信息管理意识，强化信息开发能力，提高信息管理水平。

　　(2)政务信息用户的研究

　　政务信息用户是政务信息的服务对象，也是政务信息管理的主体要素之一。政务信息管理的质量和绩效需要通过政务信息用户得到反映。政务信息用户的需求是否得到满足是衡量政务信息管理质量的主要标准。通过对政务信息用户类型、结构、特点以及政务信息用户需求特点和规律的研究，为他们提供更有效的政务信息服务，满足他们的信息需求。

　　(3)政务信息的激活与利用

　　政务信息是政务信息管理系统中的客体要素，政务信息的激活和利用是政务信息管理最核心的内容。这就要求政务信息管理者遵循政务信息管理的原则，熟练掌握政务信息管理程序的采集、加工、存储、传播、利用、反馈的环节及其方法。

　　(4)政务信息的公开与保护

　　政务信息的公开与保护一直是政务信息管理的核心内容之一，是一对相互联系和矛盾的命题。公开不仅是建设服务型政府的客观要求，更是实现民主政治和公众知晓参与的前提；而保护不仅是保证政府工作正常运转的需要，更是维护国家和广大公众公共利益的需要。

　　(5)政务信息网络建设与管理

　　政务信息网络是构成政务信息管理系统的条件要素之一，是政务信息管理实施的前提和基础。

　　政务信息网络，从信息传播的角度来看，是以信息刊物、通信设备、计算机系统等技术手段为依托，以各种信息机构和信息人员为节点所组成的有机综合体。它将分散的信源、有序的信道、有需求的信宿连接在一起，组成纵横交错的网络。

　　信息机构是信息系统存在的外在形式，是信息网络组织的载体。信息机构通常包括信息中心、数据中心、统计中心、情报所(站)、新闻发布中心、档案室、图书资料室等。各个政府机构之间、政府机构与各类企业和组织之间在进行信息联系时，许多具体工作是由这些信息机构来具体完成的。所以政务信息管理的实施，必须首先建立相应的信息机构。

　　信息刊物是信息的载体，通信设备和计算机系统是信息传播的通道，政务信息管理者就是借助它们来进行信息交流的。

　　现实中的政务信息网络，一般是以政府办公厅(室)为中心，由纵向、横向、扩散等三个子系统构成。比如，由省政府办公厅通向地、市、县政府办公室直至乡政府的纵向系统，省政府办公厅通向省直属各委、办、厅、局、办公室的横向系统，省政府办公厅通向各驻外省、市办事处、各外省、市之间直接信息联系的扩散系统。各级部门机构还可以设立信息理想点和聘请兼职的信息员。这样，形成一个四通八达、纵横交错的信息网络。

　　(6)办公自动化系统与政务信息管理系统

　　办公自动化系统是政务信息管理的重要工具，是政务信息系统的重要条件要素。

　　通常，一个完整的办公自动化系统包括办公人员、办公软硬件、网络通信、办公环境、办公科技等要素。办公硬件即办公自动化设备包括计算机、打印机、扫描仪、传真机、各种通信设备、复印机及小型印刷设备、电子投影仪等。办公软件系统主要用于文字处理、文件传递、电子邮件、声像传递、材料查询、社会经济发展模拟等。

　　政务信息管理系统的主要内容是政务信息管理系统的开发建设。具体包括文书信息系统，档案信息系统等结构、功能、建设原则，系统开发的规划、分析、设计与实施等。

　　(7)政务信息服务组织

　　政务信息服务是连接政务信息管理者与政务信息用户的媒介和桥梁，是实现政务信息管理系统功能的重要条件要素。该部分内容包括：政务信息产品的类型及特点；政务信息产品的开发原理及方法；政务信息服务的途径与方法以及政务信息服务的模式。

　　(8)政务信息管理制度的建立和完善

　　政务信息管理制度是政务信息管理实施的基本保证，是保证政务信息管理体制、管理机构、管理主体发挥作用的各种规范化的运行规则。它既包括行政管理机构在实施信息管理机制时在方式方法上的规范化和法制化，也包括政府机构、各部门在有关信息管理正常运行时的各种规则的规范化和标述准化。

　　政务信息管理制度主要包括：计算机系统管理制度、信息采集制度、信息安全制度、信息公开制度、信息保密制度以及信息管理绩效考核制度等。

　　(9)政务信息管理绩效考评

　　政务信息管理绩效是构成政务信息管理系统的结果要素，是检验政务信息管理水平的衡量尺度。主要包括政务信息管理绩效考评的意义、内容、标准和程序。

　　政务信息管理的原则，指的是政务信息管理主体在实施政务信息管理时观察问题、处理问题应遵循的行为准则，是获取良好管理效果的前提。同时政务信息管理原则是政务信息管理特点的主观反映，是符合事物客观规律的主观规定。

　　(1)系统原则

　　系统原则是以系统的观念和方法，立足整体和联系，统筹全局地认识管理客体，以求获得满意效果的管理思想。

　　政务信息管理中之所以存在系统原则，第一是因为政务信息管理的客体本身就是一个系统，而且是政务管理大系统的子系统；第二，政务信息系统是政务信息流的通道，是政务信息功能得以实现的前提和基础，要管理政务信息和政务信息活动，就离不开对政务信息通道的管理；第三，政务信息系统是对政务信息和政务信息活动进行管理的重要工具，任何政务信息管理的意图最后都是通过系统去实现的。离开了政务信息系统，很难使政务信息管理获得成功。

　　正确实施政务信息管理的系统原则，包括两个方面的基本要求：一是了解信息系统的构成，二是确立系统原则的理念。

　　系统原则的理念具体包括：整体性理念、历时性理念和满意化理念。

　　整体性理念是指政务信息管理者在管理中应该把管理客体作为一个合乎规律的由若干个部分组成的有机整体来认识。要求首先把握系统的整体性质，按整体规律去处理问题，同时认识到任何系统不仅自身是一个系统，而且总是另一个大系统的子系统。系统内各部分之间、系统外与其他系统之间都是相互作用和相互制约的。因此，整体性理念要求人们要把管理客体作为一个整体来认识，从整体和部分的相互关系上来揭示管理客体的运动规律。

　　整体性理念还要求在整体和局部之间关系处理上有整体性的管理思想，即当整体与局部发生矛盾时，局部应服从整体的原则。

　　历时性理念是指政务信息管理者在管理中必须注重管理客体的产生、发展的过程及其未来的发展趋势，要把管理客体当做是一个随时间推移而变化着的系统来考察，根据管理客体在形成过程中所表现出来的规律来认识客体。这是整体性理念在时问维上的体现。它要求政务信息管理者从纵向上来认识系统的整体性特征。

　　满意化理念是指政务信息管理者在管理中必须对管理客体进行满意化处理，从整体的观念出发，调整整体与局部的关系，拟定若干可供选择的调整方案，然后根据本系统的需要(目的)和可能(条件)，选择满意度最高的方案。这包含两层含义：

　　第一，决策方案的选择，其标准是“满意”，而不是“最优”。决定政务信息管理工作成败的因素很多，某一方案从这一角度来看是最优，但从另一角度来看可能就不优了；有的方案从理论上看是最优，但缺少可操作性，无法实施，也就不能选择；或者方案虽然最优，但成本投入太大，也是不值得选择的；或者方案虽然最优，但是本机关部门实施该方案的条件还不成熟，该方案目前也就不值得选择，等等。所以在实际工作中，只能是权衡利弊，统筹全局，兼顾各方，选择满意度最好的方案。

　　第二，通过调整政务信息系统的结构获得满意化方案。任何政务信息系统本身都是可以通过人为调整进行满意化处理的。经验告诉我们，对于一个系统，局部最优，不等于整体就一定最优；局部不优，也不等于整体就一定不满意。组成整体的各个局部会因为组合方式的不同而使整体表现出强弱不同的功能，可以使本来都是最优的局部，却组成不了最优的整体，也可能使本来不优的局部，却组成了一个满意的整体。

　　所以，对系统作满意化处理，必须是局部优化以整体优化为指导，整体优化要通过局部优化来协调，从整体的结构设置和局部的协调相结合来达到满意化系统的目的。

　　(2)序化原则

　　序化原则是指对所获得的政务信息按照某种特征进行处理，形成集中而有序信息的管理思想。

　　政务信息管理中遵循序化原则首先是因为政务信息量大又面广，如果不进行序化处理，不仅查找困难，严重的还会因此贻误政务决策；其次，通过序化，可以使同类政务信息归并在一起，可以显示出某类政务信息总体的内涵和外延，也能够发现所采集信息的冗余和漏缺，对检索起到指导作用。

　　序化原则包含分类序化、主题序化、题名序化、著者序化、号码序化、时间序化、地区序化、计算机序化等方法。

　　(3)激活原则

　　激活原则是指对所获得的政务信息进行分析和转换，使政务信息活化，便于利用的管理思想。

　　政务信息具有多种功能和价值，但是，这些价值是潜在的，不能自动实现，未经激活的政务信息无法实现其应有的功能，只有在被激活后才会产生效用。

　　信息激活能力是政务信息管理者信息管理能力的核心。信息激活按照行为主体来划分，有“个体激活”和“群体激活”。

　　“个体激活”指的是政务信息管理者个人的信息激活行为，具体方法有综合激活法、推导激活法和联想激活法。

　　“群体激活”指的是政务信息管理者群体的信息激活行为。群体激活法是三种个体激活方法的综合运用，具体有头脑激活风暴法、德尔菲激活法、对演激活法。

　　(4)共享原则

　　共享原则是指在政务信息管理活动中，为实现政务信息潜在价值，力求最大限度利用政务信息的管理思想。

　　政务信息管理中的共享原则不仅体现了政务信息的特点，同时，对于政府机构来说，政务信息的共享是在政府机构内相互弥补、相互增强，尤其是可以相互激活，挖掘出政务信息和政务信息活动的潜在价值。

　　共享原则的实现是有条件的。它总是在有限的范围内实行，而且必须是具有某种共同利益的范围。它必须要求在这有限的范围内，既要求范围内的成员贡献自己的信息，又要防范范围之外的人占有本范围的信息，即并存着“贡献原则”和“防范原则”。