政務信息管理

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　　政務信息管理是指將大量的有關政務、生產、政治、經濟、科技等與本單位或企業的財務、業務、經營、人事、管理和統計相關的各類信息進行採編、傳遞、發佈，以供各級領導和員工查閱的功能模塊。

　　由於政務機構的立體性，職能的多頭性，部門之間的側重點各不相同，造成了政務信息的多樣性，政務信息管理也呈現出如下特性：

　　(1)管理目標的多樣性

　　政務信息管理的目標可歸結為：

　　·為政府決策提供支持；

　　·傳播政治、軍事、科技、經濟和文化思想，實現政務管理目的；

　　·樹立政府形象，提升其社會影響力；

　　·實現辦公自動化和電子政務，提高行政效率。

　　(2)管理模式的靈活性

　　政務信息繁雜多樣、量大面廣，而產生和管理政務信息的部門多如牛毛。正是由於這些，政務信息管理模式常常因部門不同而異，體現出靈活性的特點。這一特點要求我們實施政務信息管理時，要因地制宜，具體問題具體分析，不能將一個部門的成功管理模式完全照搬到另一個部門來。

　　(3)管理手段的多維性

　　在政務信息管理領域，通常使用行政手段、法律手段、技術手段，當然也不乏人文和經濟手段等。由於行政手段直接出自於政府部門，具有直接、迅速、有效、靈活的特點，因而使用最為頻繁。當然，隨著法制的健全，法律手段也成為一種重要手段。另外，隨著政務信息信息化的推進，技術手段變得越來越重要，新的信息技術成果常常首先在政務信息管理領域得到應用。

　　從不同的角度可以劃分不同的政務信息管理類別。根據政務信息管理的主體不同，可以劃分為個體政務信息管理和社會群體政務信息管理；根據管理層次的大小，可以劃分為巨集觀政務信息管理、中觀政務信息管理和微觀政務信息管理；根據管理手段的不同，可以劃分為手工政務信息管理、電腦政務信息管理；根據政務信息載體的不同，可以劃分為實物政務信息管理、人腦政務信息管理、文獻政務信息管理和網路政務信息管理等。

　　政務信息管理系統一般包括主體要素、客體要素、條件要素和結果要素等四大要素，從該構成要素人手，可以分析出政務信息管理的主要內容包括如下幾個方面：

　　(1)政務信息管理人員的配置與培訓

　　政務信息管理人員是指在政府機關內信息部門工作的專兼職人員，同時也包括負責或主管政府機關信息工作的領導及工作人員。

　　政務信息管理人員是政務信息管理實施的主體，是構成政務信息管理系統最活躍的要素。政務信息人員管理的任務，一是為各級信息部門配置相應的專兼職工作人員，並且設法進行職責教育和技術培訓，提高他們的管理水平；二是要求各級政府部門的主要管理者自我提高，增強政務信息管理意識，強化信息開發能力，提高信息管理水平。

　　(2)政務信息用戶的研究

　　政務信息用戶是政務信息的服務對象，也是政務信息管理的主體要素之一。政務信息管理的質量和績效需要通過政務信息用戶得到反映。政務信息用戶的需求是否得到滿足是衡量政務信息管理質量的主要標準。通過對政務信息用戶類型、結構、特點以及政務信息用戶需求特點和規律的研究，為他們提供更有效的政務信息服務，滿足他們的信息需求。

　　(3)政務信息的激活與利用

　　政務信息是政務信息管理系統中的客體要素，政務信息的激活和利用是政務信息管理最核心的內容。這就要求政務信息管理者遵循政務信息管理的原則，熟練掌握政務信息管理程式的採集、加工、存儲、傳播、利用、反饋的環節及其方法。

　　(4)政務信息的公開與保護

　　政務信息的公開與保護一直是政務信息管理的核心內容之一，是一對相互聯繫和矛盾的命題。公開不僅是建設服務型政府的客觀要求，更是實現民主政治和公眾知曉參與的前提；而保護不僅是保證政府工作正常運轉的需要，更是維護國家和廣大公眾公共利益的需要。

　　(5)政務信息網路建設與管理

　　政務信息網路是構成政務信息管理系統的條件要素之一，是政務信息管理實施的前提和基礎。

　　政務信息網路，從信息傳播的角度來看，是以信息刊物、通信設備、電腦系統等技術手段為依托，以各種信息機構和信息人員為節點所組成的有機綜合體。它將分散的信源、有序的通道、有需求的信宿連接在一起，組成縱橫交錯的網路。

　　信息機構是信息系統存在的外在形式，是信息網路組織的載體。信息機構通常包括信息中心、數據中心、統計中心、情報所(站)、新聞發佈中心、檔案室、圖書資料室等。各個政府機構之間、政府機構與各類企業和組織之間在進行信息聯繫時，許多具體工作是由這些信息機構來具體完成的。所以政務信息管理的實施，必須首先建立相應的信息機構。

　　信息刊物是信息的載體，通信設備和電腦系統是信息傳播的通道，政務信息管理者就是藉助它們來進行信息交流的。

　　現實中的政務信息網路，一般是以政府辦公廳(室)為中心，由縱向、橫向、擴散等三個子系統構成。比如，由省政府辦公廳通向地、市、縣政府辦公室直至鄉政府的縱向系統，省政府辦公廳通向省直屬各委、辦、廳、局、辦公室的橫向系統，省政府辦公廳通向各駐外省、市辦事處、各外省、市之間直接信息聯繫的擴散系統。各級部門機構還可以設立信息理想點和聘請兼職的信息員。這樣，形成一個四通八達、縱橫交錯的信息網路。

　　(6)辦公自動化系統與政務信息管理系統

　　辦公自動化系統是政務信息管理的重要工具，是政務信息系統的重要條件要素。

　　通常，一個完整的辦公自動化系統包括辦公人員、辦公軟硬體、網路通信、辦公環境、辦公科技等要素。辦公硬體即辦公自動化設備包括電腦、印表機、掃描儀、傳真機、各種通信設備、複印機及小型印刷設備、電子投影儀等。辦公軟體系統主要用於文字處理、文件傳遞、電子郵件、聲像傳遞、材料查詢、社會經濟發展模擬等。

　　政務信息管理系統的主要內容是政務信息管理系統的開發建設。具體包括文書信息系統，檔案信息系統等結構、功能、建設原則，系統開發的規劃、分析、設計與實施等。

　　(7)政務信息服務組織

　　政務信息服務是連接政務信息管理者與政務信息用戶的媒介和橋梁，是實現政務信息管理系統功能的重要條件要素。該部分內容包括：政務信息產品的類型及特點；政務信息產品的開發原理及方法；政務信息服務的途徑與方法以及政務信息服務的模式。

　　(8)政務信息管理制度的建立和完善

　　政務信息管理制度是政務信息管理實施的基本保證，是保證政務信息管理體制、管理機構、管理主體發揮作用的各種規範化的運行規則。它既包括行政管理機構在實施信息管理機制時在方式方法上的規範化和法制化，也包括政府機構、各部門在有關信息管理正常運行時的各種規則的規範化和標述準化。

　　政務信息管理制度主要包括：電腦系統管理制度、信息採集制度、信息安全制度、信息公開制度、信息保密制度以及信息管理績效考核制度等。

　　(9)政務信息管理績效考評

　　政務信息管理績效是構成政務信息管理系統的結果要素，是檢驗政務信息管理水平的衡量尺度。主要包括政務信息管理績效考評的意義、內容、標準和程式。

　　政務信息管理的原則，指的是政務信息管理主體在實施政務信息管理時觀察問題、處理問題應遵循的行為準則，是獲取良好管理效果的前提。同時政務信息管理原則是政務信息管理特點的主觀反映，是符合事物客觀規律的主觀規定。

　　(1)系統原則

　　系統原則是以系統的觀念和方法，立足整體和聯繫，統籌全局地認識管理客體，以求獲得滿意效果的管理思想。

　　政務信息管理中之所以存在系統原則，第一是因為政務信息管理的客體本身就是一個系統，而且是政務管理大系統的子系統；第二，政務信息系統是政務信息流的通道，是政務信息功能得以實現的前提和基礎，要管理政務信息和政務信息活動，就離不開對政務信息通道的管理；第三，政務信息系統是對政務信息和政務信息活動進行管理的重要工具，任何政務信息管理的意圖最後都是通過系統去實現的。離開了政務信息系統，很難使政務信息管理獲得成功。

　　正確實施政務信息管理的系統原則，包括兩個方面的基本要求：一是瞭解信息系統的構成，二是確立系統原則的理念。

　　系統原則的理念具體包括：整體性理念、歷時性理念和滿意化理念。

　　整體性理念是指政務信息管理者在管理中應該把管理客體作為一個合乎規律的由若幹個部分組成的有機整體來認識。要求首先把握系統的整體性質，按整體規律去處理問題，同時認識到任何系統不僅自身是一個系統，而且總是另一個大系統的子系統。系統內各部分之間、系統外與其他系統之間都是相互作用和相互制約的。因此，整體性理念要求人們要把管理客體作為一個整體來認識，從整體和部分的相互關係上來揭示管理客體的運動規律。

　　整體性理念還要求在整體和局部之間關係處理上有整體性的管理思想，即當整體與局部發生矛盾時，局部應服從整體的原則。

　　歷時性理念是指政務信息管理者在管理中必須註重管理客體的產生、發展的過程及其未來的發展趨勢，要把管理客體當做是一個隨時間推移而變化著的系統來考察，根據管理客體在形成過程中所表現出來的規律來認識客體。這是整體性理念在時問維上的體現。它要求政務信息管理者從縱向上來認識系統的整體性特征。

　　滿意化理念是指政務信息管理者在管理中必須對管理客體進行滿意化處理，從整體的觀念出發，調整整體與局部的關係，擬定若幹可供選擇的調整方案，然後根據本系統的需要(目的)和可能(條件)，選擇滿意度最高的方案。這包含兩層含義：

　　第一，決策方案的選擇，其標準是“滿意”，而不是“最優”。決定政務信息管理工作成敗的因素很多，某一方案從這一角度來看是最優，但從另一角度來看可能就不優了；有的方案從理論上看是最優，但缺少可操作性，無法實施，也就不能選擇；或者方案雖然最優，但成本投入太大，也是不值得選擇的；或者方案雖然最優，但是本機關部門實施該方案的條件還不成熟，該方案目前也就不值得選擇，等等。所以在實際工作中，只能是權衡利弊，統籌全局，兼顧各方，選擇滿意度最好的方案。

　　第二，通過調整政務信息系統的結構獲得滿意化方案。任何政務信息系統本身都是可以通過人為調整進行滿意化處理的。經驗告訴我們，對於一個系統，局部最優，不等於整體就一定最優；局部不優，也不等於整體就一定不滿意。組成整體的各個局部會因為組合方式的不同而使整體表現出強弱不同的功能，可以使本來都是最優的局部，卻組成不了最優的整體，也可能使本來不優的局部，卻組成了一個滿意的整體。

　　所以，對系統作滿意化處理，必須是局部優化以整體優化為指導，整體優化要通過局部優化來協調，從整體的結構設置和局部的協調相結合來達到滿意化系統的目的。

　　(2)序化原則

　　序化原則是指對所獲得的政務信息按照某種特征進行處理，形成集中而有序信息的管理思想。

　　政務信息管理中遵循序化原則首先是因為政務信息量大又面廣，如果不進行序化處理，不僅查找困難，嚴重的還會因此貽誤政務決策；其次，通過序化，可以使同類政務信息歸併在一起，可以顯示出某類政務信息總體的內涵和外延，也能夠發現所採集信息的冗餘和漏缺，對檢索起到指導作用。

　　序化原則包含分類序化、主題序化、題名序化、著者序化、號碼序化、時間序化、地區序化、電腦序化等方法。

　　(3)激活原則

　　激活原則是指對所獲得的政務信息進行分析和轉換，使政務信息活化，便於利用的管理思想。

　　政務信息具有多種功能和價值，但是，這些價值是潛在的，不能自動實現，未經激活的政務信息無法實現其應有的功能，只有在被激活後才會產生效用。

　　信息激活能力是政務信息管理者信息管理能力的核心。信息激活按照行為主體來劃分，有“個體激活”和“群體激活”。

　　“個體激活”指的是政務信息管理者個人的信息激活行為，具體方法有綜合激活法、推導激活法和聯想激活法。

　　“群體激活”指的是政務信息管理者群體的信息激活行為。群體激活法是三種個體激活方法的綜合運用，具體有頭腦激活風暴法、德爾菲激活法、對演激活法。

　　(4)共用原則

　　共用原則是指在政務信息管理活動中，為實現政務信息潛在價值，力求最大限度利用政務信息的管理思想。

　　政務信息管理中的共用原則不僅體現了政務信息的特點，同時，對於政府機構來說，政務信息的共用是在政府機構內相互彌補、相互增強，尤其是可以相互激活，挖掘出政務信息和政務信息活動的潛在價值。

　　共用原則的實現是有條件的。它總是在有限的範圍內實行，而且必須是具有某種共同利益的範圍。它必須要求在這有限的範圍內，既要求範圍內的成員貢獻自己的信息，又要防範範圍之外的人占有本範圍的信息，即並存著“貢獻原則”和“防範原則”。