信息機構

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目錄

什麼是信息機構[1]

  信息機構是專門負責收集、處理、加工信息的機構。信息是客觀存在的,但沒有專門的機構來加以收集,處理,信息就處於盲目流動的狀態,有的信息甚至盲目流失,無用和有用的信息四處充斥.沒有專門的信息機構來收集信息,信息處理就會成為無米之炊,決策者和管理者就會失去計劃,決策。管理的依據.建立和完善信息機構在我國當前的經濟建設中尤為重要。

信息機構的類型[2]

  按照不同的劃分標準,信息機構可以劃分為不同的類型。按照加工信息的深度分,我國的心急機構可以分為兩部分:

  • 信息傳播機構

  信息傳播機構包括宣傳部門、報社、雜誌社、廣播電臺、電視臺、廣告公司等。

  信息服務機構包括科技情報所、圖書館、信息中心咨詢公司等。

  按照信息機構的所有權結構分,我過的信息機構可以分為

  營利性機構如自負盈虧的咨詢公司和轉制的研究所

  • 非營利性機構

  非盈利性機構如政府檔案部門下的檔案館、政府文化下屬的圖書館、政府科技部門下屬的情報所、政府部門下屬信息中心以及博物館、氣象臺。

信息機構的功能

  信息機構的功能是儘可能有效和經濟地將信息源和用戶結合在一起,以保證用戶在需要時能獲得所要求的信息。用戶的信息需要是信息機構存在和發展的根據,沒有用戶的信息需要,信息機構就沒有運行的動力,也就失去了本身存在的理由。在信息工作體制改革以後,我國信息機構也面臨著自負盈虧的壓力,因此在生產與提供信息資源使用價值以滿足用戶信息需要的同時,實現價值增殖也是信息機構的運行目標。信息機構價值增殖目標與滿足用戶信息需要目標兩者之間並不對立,而是協調一致的關係。

信息機構的作用[3]

  (一)圍繞信息工作重點,拓寬運作空間

  要準確把握信息用戶的需求,依據不同的經濟結構、行業發展特點,認真加以分析,以找準科技情報信息服務的突破。

  1.要理順關係,主動介入由於科技情報信息機構地位的局限,對經濟發展往往摸不准,吃不透,這就必須與經濟部門保持緊密聯繫,積極配合,把握經濟發展的動態、趨勢,主動參與經濟活動。在活動中尋找信息工作與經濟建設結合的切人點,為經濟發展辦實事,樹立良好的信息服務形象,以引起領導的重視和全社會的關註,充分發揮科技信息的龍頭作用。

  2.要培育基點,滲透基層要根據不同地區條件、不同經濟類型、不同服務對象,依托科技信息網路,有選擇地培養一批精幹的信息聯繫點,並建立一套行之有效的聯繫制度,以便能腳踏實地,隨時瞭解把握信息服務的需求以及信息服務效果的反饋情況,提高信息資源開發的質量

  3.要橫向聯合,優勢互補要從互惠互利的角度出發,通過建立協作組織、聯合舉辦各種信息發佈會、技術貿易洽談會等形式,積極與高等院校、科研院所等方面廣泛加強信息協作與交流,以疏通信息流通渠道,實現信息資源的共建、共用,不斷活躍信息市場

  4.要突出重點,形成特色在信息化社會,各行各業規模不等的信息中心、信息咨詢機構、信息網路公司迅猛發展,科技情報信息機構正面臨與公共圖書館系統、高校圖書館系統以及新生的經濟信息系統、專利系統、網路信息公司和各種信息咨詢公司的競爭,只有開展特色化服務,發揮別人無法替代的作用,才能在激烈的市場競爭中取勝。

  (二)開發信息資源,強化服務功能

  面對信息需求的多樣化,進一步拓展信息服務功能,集科技經濟於一體,將信息研究軟科學研究、咨詢服務相互交叉、相互滲透,實現與用戶建立穩定的供求關係,真正體現整體信息服務的效益。

  1.要不斷拓展信息服務內容應及時跟蹤國內外科技和產品發展動態、科技政策的趨勢和科學管理的經驗,進行信息的搜集、加工、分析研究,為企業提供新型、適用技術信息。此外,還要把握信息用戶潛在的需求,推出系列化、規模化信息服務,將零亂無序、短暫易逝的信息有序化、文字化、商品化,引導信息需求,積極培育科技情報機構的信息服務市場

  2.要開展高層次的信息服務科研人員需要大量有分析有對比的綜述和專題凋研報告,對信息的適用性需求也很高,如信息分析,不僅要對某項技術的先進性、經濟上的合理性進行論證,而且還要對該技術的可行性進行分析。因此,情報信息研究工作不能只停留在對文獻資料的占有上,更重要的是要在文獻的基礎上作出科學的判斷和預測。這樣既發揮了情報信息機構的專業優勢,又可提高情報工作的層次、質量和價值。

  3.要努力為科技成果的轉化服務科技情報機構應成為科研單位和企業之間的橋梁,為雙方提供全面、客觀、準確的信息。既要向轉讓方瞭解該項成果的先進和成熟程度,對設備和材料的要求,投資規模的大小,市場前景如何等,又要瞭解受讓方需要什麼類型的項目,企業的設備先進程度、資金實力等。除了提供雙方的背景資料和需求外,情報信息服務人員還必須對效益因素作進一步的論證分析,以儘可能為項目實施雙方減少不必要的風險。

  4.要充分利用網路技術,形成開放式信息服務網路技術的普及擴大了信息搜集的渠道和來源,使服務對象、信息來源和信息產品都走向社會化,同時互聯網的普及也帶來了大量信息垃圾,因而高質量的精品將成為互聯網時代的稀缺信息產品,這就要求科技情報信息機構要進一步完善信息查詢、信息檢索的功能,充分利用網路資源和網路技術實現信息的動態性、靈活性、層次性和共用性,開發信息精品,為社會提供有特色的個性化信息服務

  (三)加強隊伍建設,提高服務質量

  情報信息服務業是高智能的產業和高智力的載體,信息的搜集、深化、追蹤需要情報信息從業人員有較高的行業知識和信息敏感性,因此,培養專業化人才是信息服務成功的關鍵,必須努力造就一支專業結構合理、學識素質優良、職業道德優秀,勇於開拓創新,善經營、會管理並能適應形勢發展需要的現代科技情報信息人才隊伍。為此,要做到以下幾點:

  1.要穩定科技信息專業隊伍基於科技情報信息機構典型的社會公益性質,離不開政府在情報經費上的大力扶持,才能確保在崗人員專心、專用,扎根情報事業。

  2.要不斷更新技術知識要充分挖掘現有人員潛力,根據具體目標,突出重點,有針對性地讓科技情報信息人員參加各種形式的繼續教育,促使他們掌握新技能,提高服務能力

  3.要強化崗位責任制從情報信息服務的市場需求出發,積極面向社會引進複合型信息人才,並完善聘任合同制,使情報信息工作規範化、科學化,行動有章法,考核有依據,效果能體現,從而調動員工的積極性、創造性,提高信息服務的質量。

信息機構的管理職能[4]

  (一)信息機構的計劃職能

  在信息機構的管理活動中,計劃是各項管理職能的前提和核心,必須以管理工作目標化、計劃工作系統化為手段,通過計劃把信息機構在一定時期內的活動任務分解給內部各個部門、各個過程和每個成員,從而不僅為這些部門、過程和個人在該時期的工作提供具體的依據,而且全面組織和協調,有效合理地實現信息機構的決策目標

  基於全面計劃管理的思想,信息機構計劃的主要內容包括兩部分:

  1、信息機構橫向計劃項目,有產品開發計劃、服務開發計劃、市場營銷計劃人力資源計a劃、財務管理計劃、融資投資計劃組織發展計劃、資源建設計劃、工資福利計劃、基本建設計劃、其他專項計劃等。

  2、信息機構縱向計劃項目,有信息機構的總計劃、信息機構的部門計劃、機構成員的個人計劃。這兩部分相互交叉,共同構成了信息機構計劃的主體。

  信息機構計劃職能的實施,必須採用特定的管理方法,具體如下:

  1、目標管理。從巨集觀決策的角度劃分,組織目標分為戰略目標和戰術目標。具體到信息機構,其戰略目標貫穿於運作的全過程,具有巨集觀意義,是對其長期管理目標的簡要說明。信息機構的戰術目標是指具體管理目標的詳細表述,包括與具體部門、短期效益、特定任務的細節性管理活動有關的目標,涉及信息用戶、信息服務、信息產品、效益、信息資源、物質資源、信息工作人員等具體因素。

  2、滾動式計劃。由於信息機構與內外管理環境的相關性較強、主客觀因素變化較大,因而對管理者和機構的應變性、管理活動和管理任務的針對性要求較高,但是這往往是目標管理方法的不足,所以信息機構為了強調目標的制定與實施要具備靈活性和權變性,根據環境的變化,適時調整計劃,在計劃實施中經常採用滾動式計劃。這是一種定期修訂未來計劃的方法,在計劃期的第一階段結束時,要根據該階段計劃的實際執行情況和外部與內部有關因素的變化情況,對原計划進行修訂,並根據同樣的原則逐期滾動,每次修訂都使整個計劃向前滾動一個階段。滾動式計劃的顯著優點是切合實際,能使長期計劃中期計劃短期計劃相互銜接,短期計劃內部各階段相互銜接,大大增加了計劃的彈性。

  3、網路計劃技術。網路計劃技術是20世紀50年代後期在美國產生和發展起來的,包括各種以網路為基礎制定計劃的方法,如關鍵路徑法計劃評審技術、組合網路法等。其基本原理是把一項工作或項目分成各種作業,然後根據作業程式進行排列,通過網路圖對整個工作或項目進行統籌規劃和控制,以使用最少的人力、物力、財力和信息資源,用最高的速度完成工作。

  (二)信息機構的組織職能

  再好的計劃方案只有落實到行動中才有意義,因此組織工作是必不可少的。組織作為一項重要的管理職能,包括分工、構建部門、確定層次等級和協調等活動.即決定組織需要完成什麼樣的任務,怎樣完成以及由誰來完成,誰向誰報告,以及各種決策應在哪一級上制定等。這一職能是把計劃變成行動的過程,涉及對所需資源的配置,透過有效的組織工作,管理人員可以更好地協調組織的各種資源,更JJ甌,N地達成組織目標。

  作為知識型組織,信息機構的組織管理既符合一般社會組織的管理規律,又具有自身的組織結構和管理活動的特性。信息機構的內部構造和外部聯繫都凸現出組織的知識特性,知識的增值能力遠遠超過資本的增值能力,突出了對管理活動中各種信息的整合與交流,強化了組織管理鏈條的信息溝通功能,保障信息管理、知識管理人力資源管理、物質資源管理等活動的整合,這些新變化突出體現在組織結構的變革上,總體發展趨勢表現為:扁平化、柔性化、虛擬化。

  作為知識型組織,信息機構還應該是一種學習型組織,全體成員應全身心地終身學習,不斷超越自我,並給組織帶來新的活力。因此信息機構的組織結構應有助於員工系統地學習、思考,將分散在各個員工頭腦中的零星知識資源整合成強有力的知識合力。總之,信息機構的組織結構和管理體制應該是寬鬆、民主的,使每一位員工均有餘地和動力,在組織戰略的指導下充分發揮自己的能動性和創造性。

  信息機構要成為~個完善的組織,就必須不斷提高組織效率管理效益和發展潛力,尋求經營利潤、經營範圍和組織資源持續增長,努力適應社會信息環境、技術環境和組織環境的長期發展,其組織管理內容主要關註以下領域:組織結構的設計;管理人員的配備;規章制度的建立。

  (三)信息機構的領導職能

  有了計劃,構建了合適的組織結構,聘用了合適的人員之後,就需要開展領導工作了。領導是管理的重要職能,是貫穿於管理活動中的一門非常奧妙的藝術,其能力與水平的高低直接決定著組織的生存與發展,具有指揮、協調與激勵作用,包括如何採取有效的方式指導和激勵所有的參與者以及如何解決衝突問題。在領導工作中應註意兩個要點:

  1、努力搞好組織的工作。

  2、努力滿足組織成員的個人需要。

  一般而言,信息機構應該在選擇領導方式的時候著重考慮以下問題:

  1、不同層次管理下屬及其管理素質對於領導方式有不同的影響。

  2、信息機構的知識性和學習性組織特征對領導方式的影響。

  3、領導者的個性特征對於領導效能具有“雙刃劍”作用。

  4、領導方式不是一種固守的僵化模式,必須因地制宜、因人而異。在信息機構管理髮展過程中,“授權”概念正在被“賦權”概念所替代,“賦權”思想與信息機構的組織結構變革相一致。

  (四)信息機構的控制職能

  信息機構的控制是實現各項管理政策的基本手段,信息機構自身的特點決定了其控制的特殊性,主要表現在:控制背景的知識性,信息機構是典型的信息型組織,知識員工占據主體,對這些知識員工的控制在理念上突出強調知識性,以人為本;控制對象的單純性,信息機構組織結構呈現出新的發展特點,如扁平化,中間管理層逐漸弱化,再加上員工以專家為主,單純性特征日趨明顯;控制手段的學習型,信息機構成為“一個能熟練地創造、獲取和傳遞知識的組織,同時也要善於修正自身的行為,以適應新的知識和見解”,人性化、指導性控制越來越明顯。鑒於以上特點,信息機構控制的重點逐步發生轉移,這些變化主要表現為:淡化他人控制,突出自我控制;淡化過程式控制制,突出成果控制;淡化數量控制,突出質量控制。因而,以人為本,成果控制與自我控制相結合,增強信息機構的服務能力和水平,提高產品的市場占有率將是控制的主要任務。信息機構控制的內容主要包括:人員控制;財務控制;業務活動控制;信息控制。

  (五)信息機構的創新職能

  信息機構的創新職能主要體現在以下方面:目標創新;技術創新制度創新組織結構創新;環境創新。對於信息機構的領導者來說,創新要從以下幾個方面人手:

  1、正確理解和扮演“領導者”的角色,自覺地帶頭創新,並努力為員工提供和創造一個有利於創新的環境,積極鼓勵、支持、引導員工進行創新。

  2、創造促進創新的組織氛圍,促進創新的最好方法是大張旗鼓地宣傳創新,激發創新。

  3、制定有彈性的計劃,使人們有時問去思考,有條件去嘗試。

  4、正確對待失敗,允許失敗,支持失敗,甚至鼓勵失敗。

  5、建立合理的獎酬制度,獎勵的對象不僅包括成功的創新者,而且包括那些努力者;獎勵制度要既能促進內部之競爭,又能保證成員間的合作。

  計劃、組織、領導、控制和創新5種職能,既相互獨立,但不是孤立,又承上啟下,相互關聯,構成一個完整的過程,出發點和目的地都是信息機構目標的實現。

參考文獻

  1. 許彩國.中國商業大辭典.同濟大學出版社,1991年12月第1版.
  2. 馬海群,周麗霞,肖秋惠等編著.信息資源管理政策與法規=Information Resource Management: Policies and Regulations.科學出版社,2009.01.
  3. 常興哲主編.高等醫學院校專升本教材 醫學信息學.鄭州大學出版社,2005年01月第1版.
  4. 柯平,高潔主編.信息管理概論.科學出版社,2007.6.
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