辦公環境

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什麼是辦公環境

  辦公環境或稱為辦公室環境,是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合,從廣義上說,它是指一定組織機構的所有成員所處的大環境;從狹義上說,辦公環境是指一定的組織機構的秘書部門工作所處的環境,它包括人文環境和自然環境。人文環境包括文化、教育、人際關係等因素。自然環境包括辦公室所在地、建築設計、室內空氣、光線、顏色、辦公設備和辦公室的佈局、佈置等因素。

  從總體上來看,辦公環境是一個複雜的開放系統,為了更好地認識辦公環境,可以對辦公環境諸因素進行總體類型的劃分。

辦公環境的分類

  我們可以按照由遠及近的順序將辦公環境分為辦公活動社會環境、辦公活動職能環境和辦公活動工作環境

  1.社會環境

  所謂社會環境是指一個國家內部的物質經濟環境、政治法律環境和精神文化環境,同時包括這個國家的人口、民族、歷史等因素。作為社會組織內部管理的組成部分.辦公活動必然要從“環境”中得到任務和信息,然後再進行消化和加工,進而轉化為服務於社會和組織的各種“產品”。如果把辦公活動作為一個系統,它正是在這種輸入、轉換和輸出的動態平衡中,使其自身在社會環境中不斷生長和發展的,因此分析社會環境是研究辦公環境的出發點。

  2.職能環境

  所謂職能環境,是指一個社會組織內部的機構設置、目標劃分和運行情況,同時包括人際關係和工作方法等因素。辦公室在履行自己的職能中必然要同組織中其他機構發生各種各樣的聯繫,辦公活動的正確履行不僅取決於其他機構的支持和配合,還取決於組織內部機構是否合理,各種制度是否完善,這些最終關係到組織內部管理的狀況,而組織內部的管理狀況又在一定程度上影響其社會地位。由此可見,職能環境是辦公環境的核心內容。

  3.工作環境

  所謂工作環境,是指具體辦公活動的場所及使用的設備等,同時包括從業人員的狀況。無論各種社會組織的功能有多大差異,其辦公活動都是由人員、設備和場地三大要素組成的,對於一般的“上班族”來說,每周幾乎有40小時呆在辦公室里,占據了工作相當大的部分,為了儘可能地減輕精神疲勞,獲得較高的辦公效率,就必須恰當地把涉及辦公場地、設備、光線、顏色、聲音和溫度等環境因素,與對辦公人員的心理影響結合起來,使其獲得最佳的工作狀態。

  此外,還要高度重視辦公人員之間的互動,以及對其他工作環境的影響。這足以說明工作環境在辦公環境中的基礎地位。

  對於一個辦公室人員來說,平常能夠直接影響併在工作中加以選擇、改進和優化的就是工作環境,隨著自己在組織中地位和經驗的不斷積累,可能會對辦公室的職能環境有一定的影響並加以改進和選擇。通常來說,辦公室面臨的社會環境是難以進行影響和改進的。我們通常所說的辦公環境的優化和改進,主要是針對工作環境而言的。

構成辦公環境的要素

  隨著社會的發展,人們對於辦公環境的要求也越來越高,優良的辦公環境能夠提高辦公效率,且有利於組織的溝通和員工的身體健康。辦公環境包括工作區的空間、溫度、採光、通風、吸音設施和條件等,還包括辦公室牆壁、門窗裝修和裝飾的樣式、色彩,辦公桌椅、櫃架的樣式和擺放方式以及各種辦公設備、辦公用品耗材和飲水設備的擺放方式等。一般來說,構成健康安全的辦公環境的基本要素有:1.空氣。辦公室內要有良好的通風條件,室內的通風和良好的空氣條件能夠提高工作的效率。

  2.光線。辦公室的光線應充足,局部照明要達到要求,可採取人工光或人工光與自然光結合等方式。

  3.聲音。辦公室要保持肅靜、安寧的氣氛,地面、牆面、天花板應有一定的吸音、靜音裝置。

  4.空間。辦公區建築必須堅固安全,辦公設備的擺放應整齊,佈局要合理,辦公室空間及座位空間要適當,座位間要留有通道,在通道的拐角處要註意桌椅、設備的擺放的安全。

  5.綠化。辦公室內擺放一些花木,會使辦公室內空氣更清新,佈置更優雅。

  辦公室人員要用心維護辦公室環境,應每天在上下班的時候檢查一下:工作場所的溫度是否達到了要求;門窗是否嚴密安全;照明是否滿足工作的必需;噪音干擾、空氣污染是否超標;辦公傢具和設備是否夠用等等。

辦公室的佈局類型

  在通常情況下,各類組織在設計和組織辦公區和辦公環境時,需圍繞建築原有的條件,做到基本不改變原有的固定設施,並要充分考慮單位的性質、經營狀況和實際需要。

  1.開放式辦公室佈局

  辦公場所開放式佈局的概念始於德國,是指按照工作職能、業務活動和技術分工來確定組織員工的工作部門和工作團隊、小組的區劃佈局,又稱之為靈活佈局。開放式佈局又可分為全開放式辦公室和半開放式辦公室。全開放式辦公室是指一個完全敞開的大空間,沒有任何隔板,整個辦公室空間一覽無餘,可以在辦公室的任何一個角度看到每位員工的座位。半開放式辦公室一般是用高低不等的軟包裝隔板區分開不同的工作部門,因為隔板通常只有齊胸高,因此,當人們站起身來時,仍然可以看到其他部門員工的座位。開放式辦公室內的每個辦公位置通常包括辦公桌椅、電腦、電話、文件櫃、檔案櫃和辦公文具等設備和用具。所有單個工作位置的組合主要是按工作運轉流程和信息的流程來安排的,而每位員工的工作位置是由分配的任務決定的。

  開放式辦公室的工作空間通常是由可移動的物件來確定的,因而工作位置可以根據需要移動、變化。這種設計為組織降低了成本,提高了工作效率。具體而言,開放式辦公室的主要優點有:(1)降低建築成本和能源成本。開放式設計提供了較大的靈活性,減少了照明等能源成本的損耗。

  (2)提高了辦公室的空間利用率,節省了面積,使有限的空間能夠容納更多的員工。

  (3)減少了交流的心理障礙,易於溝通,開放式的設計,管理者有更多的機會和員工接觸,便於加深與員工的交流。

  (4)更易於管理者對員工進行監督和指導。拆掉了牆壁,管理者能更直接地觀察員工的行為,瞭解他們的工作狀況。

  (5)可以共用辦公設備.形成集中化的管理和服務。

  開放式辦公室也.有它的不足:(1)缺少單獨辦公的機會。一些管理層的人員抱怨開放式辦公室剝奪了他們單獨辦公的權利,感到降低了自己身份和地位。

  (2)難於集中工作的註意力。部分員工感到在一個很大的辦公區域里跟許多人一起工作,容易分散註意力,或感到自己的一舉一動都在別人的監控之下,從而產生不適感。

  (3)辦公區域噪音太大。開放式設計會使隔壁工作人員的談話聲、電話鈴聲、辦公設備的嘈雜聲不絕於耳。

  (4)難於保密。開放式辦公設計不宜於會計和法律等部門進行有效的工作,因為這些部門需要高度保密。

  2.封閉式辦公室佈局

  封閉式辦公室又稱為傳統式辦公室,是指用牆壁將辦公空間分隔成若於有門、窗的獨立房間的辦公室佈局。每個房間都有一人或多人辦公,一般是按照工作任務或職能分工劃分辦公室。每個辦公室配有辦公桌椅、電腦、傳真機、文件櫃、書架、綠色植物、飲水機等。封閉式辦公室至今仍然是一些單位辦公場所主要採用的設計方式。

  作為傳統的辦公室形式,它有著自己的優勢:(1)可滿足單獨辦公和無噪音辦公環境的理想辦公要求,比較安全。

  (2)易於員工集中精力,避免受到外界干擾,加強了辦公室內部的溝通,適合於從事專業性強、分工細緻的工作。

  (3)保密性強。

  封閉式辦公室的主要不足:建築成本和能源成本高、費用大,影響管理經營的效益。

  3.辦公佈局安排應考慮的主要因素

  優化辦公室環境是提高工作效率的前提,方便、和諧、安全、舒適的辦公環境需要靠辦公室人員的參與來實現,因為良好的辦公環境離不開精心地設計和組織。設計和組織辦公環境,需(1)本組織的規模和員工人數。

  (2)組織的機構設置和工作設計。它決定了辦公區域的劃分,辦公流程的排列,部室的設置。

  (3)組織經營的性質和內容,業務部門的職能特點。與公眾接觸頻繁的部門應位於離大門近的地方,例如採購部門、人力資源管理部門等;公關部門也需經常與外界接觸,可安排在離接待區較近的地方。

  (4)確保組織部門之間的聯繫.科學有效地設計工作流程。業務關聯較緊密的部門的位置應儘量臨近,以避免銜接出問題,或者重覆顛倒,使得員工在工作和文件的流動中來回奔波。

  由此可見,辦公室人員要幫助上司制定一個合適的辦公佈局方案,就需先認真瞭解各種佈局類型辦公室的特點,並要結合本組織的規模、人數、結構、經營特點和工作情況進行設計。

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