信息组织

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信息组织(Information Organization)

目录

什么是信息组织

  信息组织也称信息整序,是利用一定的规则、方法和技术对信息的外部特征和内容特征进行揭示和描述,并按给定的参数和序列公式排列,使信息从无序集合转换为有序集合的过程。

  序是事物的一种结构形式,是指事物或系统的各个结构要素之间的相互关系以及这种关系在时间和空间中的表现。当事物结构要素具有某种约束性且在时间序列和空间序列呈现某种规律性时,这一事物就处于有序状态;反之,则处于无序状态。

信息组织的内容

  (1)信息选择:从采集到的、处于无序状态的信息流中甄别出有用的信息,剔除无用的信息,是信息组织过程的第一步。

  (2)信息分析:按照一定的逻辑关系从语法、语义和语用上对选择过的信息内、外特征进行细化、挖掘、加工整理并归类的信息活动

  (3)信息描述与揭示:也称为信息资源描述,根据信息组织和检索的需要,对信息资源的主题内容、形式特征、物质形态等进行分析、选择、记录的活动。

  (4)信息存贮:将经过加工整理序化后的信息按照一定的格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。

信息组织的类型

  1、按信息表现形式划分

  (1)文字信息组织

  (2)文字信息组织

  (3)图像信息组织

  (4)声音信息组织

  (5)视频信息组织

  2、按信息的加工程度划分

  (1)一次信息组织

  (2)二次信息组织

  (3)三次信息组织

  3、按信息的传播载体划分

  (1)文献信息源

  (2)非文献信息源

  非文献信息源特指网络环境下没有以传统文献载体形式出现的信息源,如程序代码、网页、超文本等。为了学习的方便,我们统称为网络信息源。

信息组织的特征

  (1)信息组织的渗透性

  信息组织的渗透性指信息组织存在于各种信息揭示、存贮和检索活动之中。

  (2)信息组织的依附性

  信息组织的依附性指信息组织无法独立存在,它要以信息的识别、揭示等活动为前提。

  (3)信息组织的增效性

  信息组织的增效性指信息组织可以增加信息传播、检索、利用的效率,是其他信息加工活动和利用信息的保障。

信息组织的原则

  1.客观性原则

  信息组织中进行描述和揭示的基本依据就是信息本身(the item obtained),因此,我们描述和揭示信息的外在特征和内容特征必须客观而准确,要根据信息本身所反映的各种特征加以科学地反映和序化,形成相应的信息组织的成果。

  2.系统性原则

  系统性原则要求在信息组织中把握好这四个关系:

  (1)宏观信息组织与微观信息组织的关系

  (2)信息组织部门与其他部门的关系

  (3)信息组织工作各个环节之间的关系

  (4)不同信息处理方法之间的关系

  3.目的性原则

  信息组织具有鲜明的目的性,必须围绕用户的信息需求开展工作,注意信息机构的目标市场的需求状态及其变化特征,满足成本收益对称的原则。

  4.现代化原则

  信息组织现代化原则包括思想观念现代化和技术手段现代化两个方面。

  信息组织的思想观念现代化集中体现在信息组织的标准化上,即信息组织工作的一致性、信息组织方法的规范性、信息组织系统的兼容性和信息组织成果的通用性。

信息组织的要求

  (1) 信息特征有序化。

  一是要将内容或外在特征相同或者相关的信息集中在一起,把无关的信息区别开来;二是集中在一起的信息要有系统、有条理,按一定标识呈现某种秩序,并能表达某种意义;三是相关信息单元之间的关系要明确化,并能产生某种关联性,或者能给人某种新的启示。

  (2) 信息流向明确化。

  现代管理科学的基本原理表明,信息作用力的大小取决于信息流动的方向。信息整序要做到信息流向明确化。首先,要认真研究用户的信息需求和信息行为,按照不同用户的信息活动特征确定信息的传递方向;其次,要注意根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向,尽量形成信息合力。

  (3) 信息流速适度化。

  信息流速的不断加快使人们感受到巨大的信息压力,眼花缭乱的信息流可能会降低决策的效率。同时,人们面对的决策问题在不断地发展变化,信息需要也在不断地更新。为此必须适当控制信息流动速度,把握信息传递时机,提高信息的效用

信息组织的目的

  信息组织的目的可以概括为“实现无序信息向有序信息的转换”。具体地说,信息组织的目的应包括:

  ①减少社会信息流的混乱程度;

  ②提高信息产品质量价值

  ③建立信息产品与用户的联系;

  ④节省社会信息活动的总成本

信息组织的理论基础

  信息组织是由来已久的一种人类社会实践活动,在其发展过程中,不断地从相关学科的理论和方法中汲取营养,使自身逐渐得到充实和完善。

  (1)系统理论

  系统科学的思想是20世纪20年代由奥地利学者路得维希.冯.贝塔朗菲Ludwig Von Bertalanffy)在研究理论生物学的时候提出来的,他把系统定义为“相互作用的诸要素的复合体”,认为系统是处于一定的相互关系中并与环境发生关系的各个组成部分的总体。系统具有整体性、内部相关性、环境相关性、层次性、有序性、目的性等特征。信息组织使信息有序化,使有组织的信息整体功能大于各个信息单元的功能之和。

  (2)耗散结构理论

  耗散结构理论由比利时布鲁塞尔学派领导人伊利亚.普里高津(Ilya Prigogine)提出。其基本思想有两点:一是系统内部非平衡是有序之源;二是开放系统通过与外界交换物质、能量而增加、维持有序性。信息组织通过与外界交换物质、能量与信息,对信息整序加工使信息系统成为远离平衡态的开放系统。因此,耗散结构理论可作为信息组织的理论基础。

  (3)协同学理论

  协同学由德国科学家哈肯(Haken)于1970年提出,是一门研究系统进化普遍规律的科学,它研究由许多子系统构成的系统是如何通过协作从无序到有序演化的规律。由于信息由许多信息单元构成,如何建立各个信息单元之间的协同作用机制,使信息由无序向有序转化是信息组织的基本目标。

  (4)突变理论

  突变理论由法国数学家托姆(R. Thom)提出,它用形象而精确的数学模型来揭示和预测事物的连续性中断的质变过程。突变理论的一个重要观点是“突变是产生有序性的重要源泉”。突变理论为信息组织理论的发展与完善提供了理论基础。

  (5)知识组织理论

  知识组织理论最早由英国著名的分类法学家布利斯(Bliss)提出。所谓知识组织,是指对知识客体进行诸如整理、加工、揭示、控制等一系列组织化过程,是关于知识组织的理论与方法。知识组织可分为主观知识的组织和客观知识的组织。主观知识的组织在人的大脑中进行,表现为复杂的神经生理活动,人工智能认知心理学等重点研究主观知识组织的内在机理;客观知识的组织是通过人的认知进行分类,并凭借一定的方法完成的。信息组织主要关注客观知识的组织活动。

  (6)信息自组织理论

  信息自组织是信息组织方法的拓展,是信息组织理论研究中的新课题。不借助外部控制而能实现从无序到有序的转变,并维持稳定有序状态的系统称为自组织系统。信息自组织是指作为信息系统组成要素的信息,由于人与人之间、人与系统其他要素之间存在的相关性、协同性和默契性而形成特定结构与功能的过程,也就是信息系统无需外界指令而能自行组织信息,自我有序化和优化的过程。近年来,信息总量的持续增长、信息技术的飞速发展,使信息系统显著地具备了自组织的条件,特别是网络信息已经具有自组织的开放性、远离平衡和非线性相关等特征。因此,研究信息自组织理论对于网络信息的组织具有非常重要的理论与实践意义。

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