组织信息

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组织信息(Organization Information)

目录

什么是组织信息[1]

  组织信息是指企业中各业务系统之间的组织关系以及实现上的从属关系等。

企业组织信息采集的方法[2]

  1.档案记录法

  指向企业的档案管理部门或档案管理人员了解组织过去的建设、运行状况以及关于重大事件或决策的档案记录的方法。这种方法可用于采集组织的信息有:

  (1)决策机构的效果。

  (2)决策效率。

  (3)决策效果。

  (4)执行效率。

  (5)文件审批效率。

  (6)文件传递效率。

  2.调查研究法

  (1)含义

  是指针对具体的问题,对企业内部员工进行个人访谈或问卷调查,以了解组织运行的情况及相关信息的方法。

  (2)优点

  这种方法可用于采集组织过去和现在的决策机构效果、决策效率和效果、执行效率、文件审批效率、文件传递效率、各横向机构之间的协调程度、各组织内部信息传递的畅通程度,以及信息自上而下或自下而上传递的速度和质量等。

  (3)分类

  ①询问法,指调查者通过询问的方式向被调查者展开调查的方法。

  ②观察法,指调查者通过到现场观察被调查者的言语和行为,从而采集相关信息的

  方法。

  优点是:在调查过程中,被调查者不知道自己正受到观察,他们的行为不受外界因素的干扰,因此,采集到的信息可信度较高。

  缺点是:调查者往往只能观察到被调查者的表面行为,难以把握其心理变化,了解其思想,因此需要较长时间的观察,才能得到理想的结果;但时间延长,费用也会随之增加。

组织信息的处理[2]

  1.企业组织信息的分析

  (1)可靠性分析

  指根据信息的可能准确度和信息源可靠性,对所搜集的信息进行评级的过程。

  评估信息源可靠性的标准有:过去提供信息的质量、提供信息的动因、是否拥有所提供信息的所有权,以及信息源的可信度。

  (2)数理统计分析 ’

  指应用经济数学和统计学的工具和方法,根据具体管理任务的要求,对组织机构信息进行分类、排序、计算、比较和选择,使其成为符合一定管理决策要求所必需的信息的过程。

  (3)经济学分析

  对企业组织信息进行经济学分析,最常用的方法是SWOT分析法。

  SWOT分析法从各个角度对组织现状进行分析,组织面临的是机会还是威胁,拥有多少优势、多少劣势,主要取决于组织实力。

  2.调研报告的撰写

  指根据调查研究和资料分析的情况写出的、供企业决策者使用的书面报告,主要包括调研的目的和要求、调研的方式和方法、调研结果的结论和对相关问题的建议等,以及调研过程的详细资料和统计分析附表。

  撰写调研报告必须坚持真实、完整、客观和适用的原则,具体应当注意以下几点:

  (1)必须明确说明调研数据的来源,以示资料的可靠性

  (2)必须说明对数据进行统计分析的方法,以示资料的科学性;

  (3)必须说明被调查对象的基本情况;

  (4)必须对企业组织信息进行分类。

  3.企业组织信息的应用

  (1)企业组织信息的传输。

  (2)企业组织信息的存储。

  (3)企业组织信息的检索。

组织信息搜集职能[3]

  (一)搜集组织自身信息

  任何组织的公关人员,如果对本组织的状况不太了解,就很难为公众提供必要的信息,无法赢得公众的信任和支持,也就很难获取公众对本组织的真正的印象和建设性的意见,更别说有效地开展公共关系工作、树立组织的良好形象了。那么,公关人员应掌握本组织的哪些状况呢?一般地说,应该全面掌握组织的基本情况,其中包括组织的创建,以及过去、现在和未来的发展趋势。具体要了解组织的结构,如组织由哪几部分组成、它们之间的关系如何、各部门的主要工作和职责范围、各部门的人员组成及其人员结构等;了解组织的状况,如组织的规模、生产经营状况、管理状况等;了解组织的性质,是行政组织事业单位,还是国有企业集体企业中外合资企业民营企业等;了解组织的发展,如新产品试制、研究计划的执行、陈旧设备的更新状况等;了解组织取得的成绩和面临的主要问题以及当前的工作重点等。只有掌握了组织自身的信息,公关人员才能更加有效地开展工作。

  (二)搜集组织形象信息

  组织在公众心目中的形象如何将影响组织自身未来的发展变化,影响实现组织的经营目标,因此,公关人员必须重视搜集组织形象信息。搜集组织在公众心目中的形象信息一般包括5个方面的内容:

  1.组织的服务形象。要注意搜集社会公众对组织服务范围和质量的评价。其中包括组织售前、售中、售后的服务态度、服务水平;对服务对象的责任感,向服务对象提供咨询的诚实感等。

  2.组织员工的形象。要注意收集社会公众对组织员工的评价,如对组织员工的工作能力、道德修养、文化程度、服务态度等整体水平的评价。由于组织的运行必须由员工具体操作,他们的形象实际上是组织形象的一面镜子。所以,社会公众对员工的评价是对组织形象评价的重要方面。

  3.组织领导机构的形象。要注意搜集公众对组织领导机构的看法和评价,如机构是否健全,运转是否灵活,人员是否精干,领导班子结构匹配是否科学,领导者能力创新意识是否强,非权力性影响力和可信任度是否高,办事效率怎么样,完善程度如何等等。由于领导机构是组织的指挥中心,它的状况如何直接决定组织的成效。因此,公众对它的评价往往在一定程度上反映了社会对组织形象的评价态度。

  4.组织的管理形象。要注意搜集社会公众对组织的管理水平的评价,如决策是否符合社会实际情况,生产和劳动组织是否恰当,生产计划是否科学完善,生产各环节的节奏是否紧凑严密,用人是否得当,内部分工是否合理,考察任用的方法是否科学,是否体现出任人唯贤、用人之长、量才录用,对市场信息掌握是否准确、及时,对市场变化的反应是否灵敏等。由于组织管理水平直接影响产品的开发和销售服务质量和在市场上的竞争力,因此,这些信息反映了公众对组织形象的基本态度。

  5.组织的产品形象。产品是组织与消费者之间发生关系的最主要的结合点,也是组织赖以生存和发展的根本动力。如果一个组织的产品在市场上备受青睐,公众就会相应地对这个组织增添好感,这个组织就会更加顺利地占领市场。因此,公关人员必须重视搜集组织产品在公众特别是用户心目中的形象和声誉情况。一般来说,公众都对产品的价格、性能、质量、用途等主要质变反应特别敏感,反应的好坏直接决定着产品的销路和组织的生存。公众对产品优缺点的评价及改进建议的信息,是组织适应市场、在竞争中求发展的关键。这些都是公关人员必须最优先注意采集的产品形象信息。

参考文献

  1. 覃征,虞凡,董金春编著.电子服务.浙江大学出版社,2009.03.
  2. 2.0 2.1 企业人力资源管理师考试命题研究专家组主编.企业人力资源管理师.中国石化出版社,2011.09.
  3. 郑逸芳,纪新青主编.公共关系学.中国农业出版社,2007.8.
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