信息組織

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信息組織(Information Organization)

目錄

什麼是信息組織

  信息組織也稱信息整序,是利用一定的規則、方法和技術對信息的外部特征和內容特征進行揭示和描述,並按給定的參數和序列公式排列,使信息從無序集合轉換為有序集合的過程。

  序是事物的一種結構形式,是指事物或系統的各個結構要素之間的相互關係以及這種關係在時間和空間中的表現。當事物結構要素具有某種約束性且在時間序列和空間序列呈現某種規律性時,這一事物就處於有序狀態;反之,則處於無序狀態。

信息組織的內容

  (1)信息選擇:從採集到的、處於無序狀態的信息流中甄別出有用的信息,剔除無用的信息,是信息組織過程的第一步。

  (2)信息分析:按照一定的邏輯關係從語法、語義和語用上對選擇過的信息內、外特征進行細化、挖掘、加工整理並歸類的信息活動

  (3)信息描述與揭示:也稱為信息資源描述,根據信息組織和檢索的需要,對信息資源的主題內容、形式特征、物質形態等進行分析、選擇、記錄的活動。

  (4)信息存貯:將經過加工整理序化後的信息按照一定的格式和順序存貯在特定的載體中的一種信息活動。

信息組織的類型

  1、按信息表現形式劃分

  (1)文字信息組織

  (2)文字信息組織

  (3)圖像信息組織

  (4)聲音信息組織

  (5)視頻信息組織

  2、按信息的加工程度劃分

  (1)一次信息組織

  (2)二次信息組織

  (3)三次信息組織

  3、按信息的傳播載體劃分

  (1)文獻信息源

  (2)非文獻信息源

  非文獻信息源特指網路環境下沒有以傳統文獻載體形式出現的信息源,如程式代碼、網頁、超文本等。為了學習的方便,我們統稱為網路信息源。

信息組織的特征

  (1)信息組織的滲透性

  信息組織的滲透性指信息組織存在於各種信息揭示、存貯和檢索活動之中。

  (2)信息組織的依附性

  信息組織的依附性指信息組織無法獨立存在,它要以信息的識別、揭示等活動為前提。

  (3)信息組織的增效性

  信息組織的增效性指信息組織可以增加信息傳播、檢索、利用的效率,是其他信息加工活動和利用信息的保障。

信息組織的原則

  1.客觀性原則

  信息組織中進行描述和揭示的基本依據就是信息本身(the item obtained),因此,我們描述和揭示信息的外在特征和內容特征必須客觀而準確,要根據信息本身所反映的各種特征加以科學地反映和序化,形成相應的信息組織的成果。

  2.系統性原則

  系統性原則要求在信息組織中把握好這四個關係:

  (1)巨集觀信息組織與微觀信息組織的關係

  (2)信息組織部門與其他部門的關係

  (3)信息組織工作各個環節之間的關係

  (4)不同信息處理方法之間的關係

  3.目的性原則

  信息組織具有鮮明的目的性,必須圍繞用戶的信息需求開展工作,註意信息機構的目標市場的需求狀態及其變化特征,滿足成本收益對稱的原則。

  4.現代化原則

  信息組織現代化原則包括思想觀念現代化和技術手段現代化兩個方面。

  信息組織的思想觀念現代化集中體現在信息組織的標準化上,即信息組織工作的一致性、信息組織方法的規範性、信息組織系統的兼容性和信息組織成果的通用性。

信息組織的要求

  (1) 信息特征有序化。

  一是要將內容或外在特征相同或者相關的信息集中在一起,把無關的信息區別開來;二是集中在一起的信息要有系統、有條理,按一定標識呈現某種秩序,並能表達某種意義;三是相關信息單元之間的關係要明確化,並能產生某種關聯性,或者能給人某種新的啟示。

  (2) 信息流向明確化。

  現代管理科學的基本原理表明,信息作用力的大小取決於信息流動的方向。信息整序要做到信息流向明確化。首先,要認真研究用戶的信息需求和信息行為,按照不同用戶的信息活動特征確定信息的傳遞方向;其次,要註意根據信息環境的發展變化不斷調整信息流動的方向,儘量形成信息合力。

  (3) 信息流速適度化。

  信息流速的不斷加快使人們感受到巨大的信息壓力,眼花繚亂的信息流可能會降低決策的效率。同時,人們面對的決策問題在不斷地發展變化,信息需要也在不斷地更新。為此必須適當控制信息流動速度,把握信息傳遞時機,提高信息的效用

信息組織的目的

  信息組織的目的可以概括為“實現無序信息向有序信息的轉換”。具體地說,信息組織的目的應包括:

  ①減少社會信息流的混亂程度;

  ②提高信息產品質量價值

  ③建立信息產品與用戶的聯繫;

  ④節省社會信息活動的總成本

信息組織的理論基礎

  信息組織是由來已久的一種人類社會實踐活動,在其發展過程中,不斷地從相關學科的理論和方法中汲取營養,使自身逐漸得到充實和完善。

  (1)系統理論

  系統科學的思想是20世紀20年代由奧地利學者路得維希.馮.貝塔朗菲Ludwig Von Bertalanffy)在研究理論生物學的時候提出來的,他把系統定義為“相互作用的諸要素的複合體”,認為系統是處於一定的相互關係中並與環境發生關係的各個組成部分的總體。系統具有整體性、內部相關性、環境相關性、層次性、有序性、目的性等特征。信息組織使信息有序化,使有組織的信息整體功能大於各個信息單元的功能之和。

  (2)耗散結構理論

  耗散結構理論由比利時布魯塞爾學派領導人伊利亞.普里高津(Ilya Prigogine)提出。其基本思想有兩點:一是系統內部非平衡是有序之源;二是開放系統通過與外界交換物質、能量而增加、維持有序性。信息組織通過與外界交換物質、能量與信息,對信息整序加工使信息系統成為遠離平衡態的開放系統。因此,耗散結構理論可作為信息組織的理論基礎。

  (3)協同學理論

  協同學由德國科學家哈肯(Haken)於1970年提出,是一門研究系統進化普遍規律的科學,它研究由許多子系統構成的系統是如何通過協作從無序到有序演化的規律。由於信息由許多信息單元構成,如何建立各個信息單元之間的協同作用機制,使信息由無序向有序轉化是信息組織的基本目標。

  (4)突變理論

  突變理論由法國數學家托姆(R. Thom)提出,它用形象而精確的數學模型來揭示和預測事物的連續性中斷的質變過程。突變理論的一個重要觀點是“突變是產生有序性的重要源泉”。突變理論為信息組織理論的發展與完善提供了理論基礎。

  (5)知識組織理論

  知識組織理論最早由英國著名的分類法學家布利斯(Bliss)提出。所謂知識組織,是指對知識客體進行諸如整理、加工、揭示、控制等一系列組織化過程,是關於知識組織的理論與方法。知識組織可分為主觀知識的組織和客觀知識的組織。主觀知識的組織在人的大腦中進行,表現為複雜的神經生理活動,人工智慧認知心理學等重點研究主觀知識組織的內在機理;客觀知識的組織是通過人的認知進行分類,並憑藉一定的方法完成的。信息組織主要關註客觀知識的組織活動。

  (6)信息自組織理論

  信息自組織是信息組織方法的拓展,是信息組織理論研究中的新課題。不藉助外部控制而能實現從無序到有序的轉變,並維持穩定有序狀態的系統稱為自組織系統。信息自組織是指作為信息系統組成要素的信息,由於人與人之間、人與系統其他要素之間存在的相關性、協同性和默契性而形成特定結構與功能的過程,也就是信息系統無需外界指令而能自行組織信息,自我有序化和優化的過程。近年來,信息總量的持續增長、信息技術的飛速發展,使信息系統顯著地具備了自組織的條件,特別是網路信息已經具有自組織的開放性、遠離平衡和非線性相關等特征。因此,研究信息自組織理論對於網路信息的組織具有非常重要的理論與實踐意義。

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