库存信息

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库存信息(Inventory information)

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什么是库存信息[1]

  库存信息是指库存的收发货、指定货位和调整库存的信息。其作用是明确计划需求、管理制成品库存以及安排配送渠道。库存信息是物流信息系统的中心,是计划与协调作业之间最基本的界面。

库存信息的内容[2]

  库存信息是伴随着库存管理活动而产生的信息。相对应于订购、预测、计划和执行等管理活动,库存信息有订货、订货商品的出库和商品采购反馈的信息。库存信息管理需要从这些信息中筛选出有效的信息并迅速加以处理。销售管理最重要的是严格地按照顾客要求的送货时间、地点和数量进行送货库存管理则在服务水平和成本平衡的基础上确定如何订货、订货多少及何时订货。为此,就必须建立一个能迅速地处理大量信息的库存信息系统,以便能迅速地开展物流活动并有效地管理库存。

库存信息的作用[3]

  库存信息是物流计划、协调作业之间最基本的界面,其作用是在从生产到顾客装运的期问为明确计划需求和管理制成品库存提供决策服务。库存信息的第一个作用是预测。预测内容是每一个配送中心顾客对产品的需求,从而支持物流企业作出决策计划。

  决策支持是库存信息管理的另一个功能。决策支持是指导库存计划人员在决定何时订货、订多少货时所必需的。决策支持的工具较多,覆盖了从简单的反应模型到复杂的计划工具等诸多内容。反应模型是根据再订货点和订货数量参数对当前的需求和存货环境作反应。有效的库存管理可以大大地降低满足特定服务目标所需的存货资产水平。库存管还包括监督库存水平、周转期和生产率等。

库存信息的分析[4]

  从各种角度对库存物料信息做分析,例如日常的物料进、出、存的业务数据分析,物料占用资金分析,物料来源和去向分析,物料分类构成分析等,并可以分析各种库存管理指标,如上节讨论过的库存管理策略中的各种周转率、可供应时间等。这些信息对企业库存与其他管理工作有监督和促进作用。

  库存管理子系统通过对库存物品的入库、出库、移动和盘点等操作进行全面的控制管理,帮助企业的仓库管理人员管理库存物品,以达到降低库存,减少资金占用,杜绝物料积压与短缺现象,提高客户服务水平,保证生产经营活动顺利进行的目的。库存管理子系统从级别、类别、货位、批次、单件、ABC分类等不同角度来管理库存物品的数量、库存成本和资金占用情况,以便用户可以及时了解和控制库存业务等各方面的准确数据。对库存管理子系统与采购、生产、销售成本总账等于系统之间密切的数据传递进行管理。例如,采购物料通过库存接受入库,生产所需原材料和零部件通过仓库发放,销售产品由成品仓库发货,库存物料成本及占用资金有成本和总账管理来核算等。

库存信息的利用[5]

  在进销存系统中,仓库控制是一个重要的环节。它是联系进货和销售的纽带,许多重要的进货信息通过仓库传递给销售和财务,同时销售的信息也反馈给出库。

  库存信息起到纽带作用,是整个信息系统顺畅完整的关键。各部门都需要库存信息来决定其运作,比如采购需要以它为基础决定订货数量和时间;销售需要以它为基础决定是否能够进行销售,指导销售价格和交货时间;财务需要从中计算库存资金占有和资金周转时间。总之,不同的业务需要从库存中获得不同的信息使其业务更有序地开展。同时各业务部门也会对库存信息加以修正,改变其数据,用以指导和制约其他业务的进行。具体地说,一个系统中的采购、销售、仓库保管和财务四大业务对库存信息的需求和修改是各不相同,但是又互相联系、互相制约的。

  1.补货与订货对库存信息的利用

  无论采用哪一种补货模型,都需要准确地知道当前的库存数量。通常,进行补货时,需要了解的当前库存数量,但并不是仓库中的实际数量。在配送中,往往实际可以支配的库存数量与仓库中的实际数量不一致。这主要是由于一些货物虽然还在仓库中,但是已经被预配或销售掉了,这部分的库存应当从作为补货根据的库存数量中减去,称为已分配的库存。同样在采购订货时,并不是仅按仓库中的实际数量,还需要考虑已发出的订单。发出的订单上的货有时还未入库,但这部分的库存也应该从作为补货根据的库存数量中减去,防止重复订货。所以,从采购业务的角度来看,库存信息应该是能够用以指导正确下订单的库存,由采购在单量、实际库存量和己分配的库存数量三者组成,并且由订货作业和入库作业来修改采购在单量和实际库存量。

  2. 销售业务对库存信息的利用

  对销售来说,需要从库存信息中提取可销售的数量、销售价格和交货时间三个数据。可销售的数量包括现货和订货两种。对于现货来说,交货时间可能是即时的,也可能是安排几天后提货。假设安排在比如说三天之后提货,那么,就可以动用库存中三天后到达的入库货物,而把当前的现货分配给需要即时提货的顾客。所以在记录因销售而产生的已分配库存数量时,如果能够记录需求时间,就可以实现上述的动态库存需求调配。当然,这需要将库存中将入库的产品也记录预计到货时间,并且这种预计是有保证的。使用动态库存调配后,库存系统能够告诉销售人员的,就不仅仅是可销售库存一个简单的数字,而是当前可供应的数量,一天后可供应的数量,两天后可供应的数量等。

  除了数量以外,销售中需要知道的另一个重要信息就是价格

  当商品价格浮动较频繁时,销售价格必然要随着采购价格的变化而变化,因此,就需要知道当前销售的这些商品的采购价格的组成是什么,才能决定一个合理的销售价格。采购价格并非在采购完成后就一成不变,还会随着诸如供应商让价之类的各种因素的变化而变化。于是,在库存信息中就需要保留货品的价格和该价格下的数量等信息。

  所以,对销售业务来讲,它需要使用库存信息中的将要入库量、实际库存量、已分配数量、库存价格来决定销售数量、销售价格和交货日期,同时销售作业又改变了库存中已分配数量和实际库存量。

  3.仓库保管对库存信息的利用

  在有多个不同仓库的情况下,无论是采购还是销售,都可以把整个企业,或者是一个地区的所有仓库当成一个逻辑仓库宋处理。采购业务和销售业务可以不关心最终是哪个物流仓库收货和发货。但是对于仓库保管员来说,就需要区分每个物流仓库的库存情况。他并不关心所谓的采购在单数量和已分配的数量,他只关心实际库存数量。当仓库足够大时,通常被划分成货位。这就需要掌握货位容量和商品存量的信息,以决定收货时应该放到哪个货位,发货时应该从哪个货位取货。所以,只知道仓库存量对仓库保管员来说是不够的,他还需要更详细的货位存量的信息。商品在不同的仓库和货位之间移动的作业会影响这些数据。此外,货晶的有效期也是仓库保管员所关心的一个数据。

  4.财务对库存信息的利用

  财务所关心的库存和业务所关心的库存有所不同,这也就是经常提到的财务库存业务库存。对业务库存来说,主要关心的是数量。如果使用严格的库存管理方法,应该管理到每个商品的数量,而不是库存金额。只有在粗略的库存管理中,才使用金额来表示有多少库存。这个金额一般使用指定的价格来计算,这要比使用精确的价格来计算方便。而对财务来说,更关心的是金额。可以使用售价金额,更精确的是以进价金额来计算库存。由于进价会不断地变化,同样的商品在库存中也会有不同的价格。这样,销售出库后所要减少的库存金额也不是完全一样的。这就有了所谓的使用诸如“先进先出”的方法计算库存金额和销售进价金额等核算方法。

  财务所关心的和库存有关的第二件事情,是目前库存中有多少金额是开具了发票,有多少是暂估的。开具了发票的进货在一定程度上是确定了精确的进货价格,但仍然不能排除在此之后的价格调整。未开具发票的进货,即暂估进货的金额通常是不甚准确,以后需要调整的。在进货价格发生变化时,财务要求库存金额随之调整,甚至销售进价金额也要随之调整。所有的这一切,都只有在库存系统能够提供当前库存的价格结构的前提下才能达到。

  财务所关心的另一和销售有关的数据也要从库存中得到,那就是供应商的销售业绩。在一种商品只由一个供应商供货,并且只使用经销或代销一种营销方式的情况下,这个数据可以跟随商品属性。但在实际中,一种商品同时有两个供应商,并且经销一个供应商的商品,同时代销另一个供应商的同一种商品的情况也可能出现。甚至对于同一个供应商的同一种商品,在一个时刻既有经销的库存,又有代销的库存。这个时候就需要由库存系统提供信息,使销售能够被精确地统计到对应的供应商账户上去。

  一个良好的库存系统要能够为进、销、存、财务系统及时准确地提供必要的信息,并且这些信息在本质上相容,但在表现上又是各异的。同时,不同的系统,不同的使用者所能获取和修改的信息也要有限制,这是对库存信息安全性的要求。

库存信息的重要数据[3]

  有关库存信息的重要数据是衡量物流企业的服务水平、运营状况的重要参考信息,具包括以下几个方面的数据。

  (1)需求满足率。一般说来,一个物流企业的服务水平是用供应量占需求量的百分比来衡量的。供应量大,服务水平越高。但这并不意味着为了提高服务水平而一味地增加供应量。因为盲目增大库存量会增加库存管理成本。所以必须重点掌握动态的安全库存量(保险储备)的库信息,保证供应。对于某些季节性波动的生产和供应,则更应该确定合理的库存量,从保证生产和供应的均衡性和连续性。所以服务水平是库存信息的一个重要数据。

  (2)缺货率。缺货率是从另一个角度衡量服务水平高低的指标。它是用缺货量与需求量的比值来计算的。

  (3)平均供应费用。平均供应费用是指为供应每单位库存物资所消耗的活劳动物化劳动

  (4)库存资金周转率库存资金周转率是指单位库存资金用于供应的效率。为了提高库存资金周转率,要正确地掌握其相关的变动的信息数据,以便调整及确定合理的储存金额,处理积压和提高服务水平。

  需求满足率、缺货率、平均供应费用和库存资金周转率4个指标是相互联系、相互制约的。库存信息的作用在于为库存管理提供服务,权衡轻重,分清主次,全面考虑,作出最佳的决策

库存信息的收集[2]

  (一)库存信息收集的重要性

  库存信息的收集是库存信息管理的基础,所有有关订购数量的决策都是以该项物品的库存余额为依据的。夸大或缩小库存余额会造成缺货或超储,并且错位的库存信息收集会引起许多问题的连锁反应,如:失销、欠销、生产率低下、交货延误、大量支付交货费用和保险运输费。

  准确的库存信息收集是财务会计的一个重要方面和库存管理的基础,任何库存管理系统的基础就是在信息收集中所获得的信息,决策都是以其为依据而作出的。没有信息收集的完整性和准确性,就不可能构建一个实用的库存管理系统。所以,库存信息收集的准确性是任何库存系统的基本要求。

  (二)库存信息收集的要点

  1.充分利用计算机网络简单的库存收集系统应用于单个仓库,利用“增减法”即可实现。在记录单上记下所有不同的库存项目,使用符号(打勾或画线等)进行记录。收到一件,就增加一个符号;发出一件,就划掉一个符号。记录单上的符号数应与仓库中货物的件数相同,必要时带着记录单与仓库库存实际数量进行核对。

  复杂的库存收集系统应用于存货分散的仓库系统。通过计算机管理软件,对出入库的货物进行登记和删除,数据库中存储货物的数量与实际仓库的存储货物的数量应当一致。但是由于货物存储分散,利用简单的库存收集方法很难做到库存信息收集正确与高效。所以应当充分利用计算机网络,对分散的仓库的库存信息进行统计

  2.识别号码的应用。为了跟踪一些特殊商品,往往采用标记系列号码并同库存信息一起收集的方法。例如汽车、药品和食品等。一旦这些商品发现质量问题强制收回,就可以根据库存信息按批号进行跟踪,而且所有这些不合格产品都必须从仓库中以及零售商店的货架上全部撤走回收。

  3. 使用扫描器进行库存信息收集。近年来,库存管理的又一项发展是使用电子扫描器以阅读条形码。扫描器记录下的数据直接与计算机连接在一起,登记库存记录。

  4.在途物资的库存信息收集。库存管理人员认为,库存由现在储存在仓库中的和已经订购而尚未收到的货物两部分组成。为避免缺货,需要对已经订购但尚未收到的货物估计它们可能的收到时间。允许的最小时间限度是当库存已降为零,而能及时得到补充。例如,销售人员接待一位顾客,发现顾客所需要的货物在仓库中已无存货,正在他想空手返回时,见到仓库管理员及时从收货台收到他所需要的货物,在补充库存。事实上,库存包括一切已生产完成而尚未销售出去的产成品,以及那些从生产地运到销售地的在途产品。

  在途库存包括由铁路货车、卡车挂车或轮船等运输工具正在运输中的产品。一些货主常用铁路货车变更到站和重新托运的便利条件进行鲜活产品的销售。

  (三)库存信息收集方法

  1.定期盘点定期盘点信息收集法就是定期地检查在库的存货余额,以核对和保持准确的库存记录的方法。库存信息收集可以人工过账、机器过账或者保存在计算机内。定期盘点法要求在一个短暂的时期内对各种库存进行全面盘点。对大多数企业而言,一年或半年核查一次就足够了。假如一年只作一次实物盘点,则它通常安排在每年生产和库存水准处于最低点时进行。

  进行一年一度的实物盘点在准备工作中所花的时间在很大程度上能从最终结局中得到补偿。还应准备好书面的标准程序,它还可作培训材料之用。实物盘存的工作应包括以下几个方面。

  (1)加以整理。把物品放置在它固有的位置,以便于盘存。

  (2)进行核对。按物品的编号和名称正式核对所有物品。

  (3)定出细则。有关人员的盘存之前都要重新学习盘存的方式和方法。

  (4)建立班组。建立两人或两人以上的班组,并规定有关盘点、核对和记录库存数量的职责。

  在盘点日,应停止仓库区的作业。应指定一个储存场所来存放盘点期间内到达的所有物品,因为它们不在盘点之列。而且,除非紧急情况,所有内部的移动和搬运均应暂停。

  使用较普遍的记录库存水准的方法是标签法。盘点班组要负责盘点,填好标签,并将标签贴在物品上。标签机适用于人工系统,也适用于计算机系统。当某个盘点班组完成一个区域时,应对其进行检查,以保证所有物品都加有标签,然后再将标签收集在一起。在装卸码头、出口货物存储区、退回货物区、展销会等的物品也应包括在盘点之列。

  库存信息收集和实物盘点应与存货标签相符。来自标签的资料均要整理成存货一览表。在物品重新开始流动之前,检查小组应核查任何重大的变异和调整误差。对库存信息收集和总账应进行相应的修正,以使记录上的余额同实际存有数量相一致。

  实物盘点的次数通常是根据物品价值的大小和物品在公开市场上处理的难易程度来决定。贵重或值钱的物品较一般库存物品盘点的次数就可能多一些。

  2.循环盘点循环盘点信息收集法是有顺序而不是定期进行的一种实物盘点的库存信息收集法,是控制库存信息收集的准确性并将其保持在高水准的一种基本方法。通过有效的循环盘点,能缩减生产停工,改善对用户的服务,减少陈旧,取消一年一次的实物盘存和减少存货损耗,故可以达到增加主要收益的目的。同中断生产的定期盘点法相比,通常循环盘点法所需费用较少。

  这种方法就是在全年内对存货顺次地加以盘点。对有限的少数物品则每天,或按照某一其他间隔期进行核查。人员可以根据是专职或兼职来分派循环盘点。要核查的存货项目可随机地或根据预定的计划选定。循环盘点法并不需要像定期盘点法那样中止作业。

  循环盘点法为许多企业广泛地采用。它可以由专业人员或固定指派的仓库管理人员来进行实物盘点。当由固定指派的仓库管理人员来进行时,他们可根据各自的职责在工作间隙时间内完成循环盘点;当由专业人员进行时,由于他们都是专职人员,库存物品的盘点便是顺次完成的。由于专业人员熟悉物品的存放次序、物品保管制度和可能发生的特殊事项,所以大多数企业都乐于雇用他们。

  循环盘点能检查库存信息收集的状况和得出信息收集准确程度的高低信息收集准确程度可由误差物品的百分率和误差的相对值来衡量,误差的显著性与物品的相对价值有关。一单位贵重物品的误差是显著的,而对于廉价物品而言,或许上下2%的误差就是可以接受的。

  每个企业对物品的分类和盘点的次数都应仔细地加以规定。需考虑的一般原则如下所述。

  (1)在任一受控的存货清单中,分类后的小部分物品要占存货价值的大部分。

  (2)流动(交易)越频繁的物品,信息收集误差的可能性越大。

  (3)存货控制所耗费的人力、时间和资金,应根据物品的重要性,按比例地在它们之间分配。

  循环盘点可以把重点放在年耗用金额高的库存物品上(ABC原则)。“A”类物品(即年耗用金额最高的物品)应最经常地盘点,而“C”类物品则相反。“A”类物品可每一个月或两个月盘点一次,“B”类物品每3个月或4个月盘点一次,“C”类物品每年盘点一次。由于“C”类物品虽然种类占存货清单中的大部分,但所占投资少,故不值得把力量花在它们上面。每个企业都必须根据自身的特点来安排循环盘点。

  市面上已有多种程序来变化循环盘点的频率,其中最为流行的系统如下所述。

  (1)ABC系统。物品按ABC原则划分层次,其中“A”类物品频率最高,“C”类物品频率最低。

  (2)再订货系统。在再订货时盘点物品。

  (3)收货系统。在收到补充订货时盘点物品。

  (4)无余额系统。在库存余额为零或为负值(延期交货)时盘点物品。

  (5)交易系统。在完成某一确定的交易后盘点物品。

  当然,也可以运用上述系统的不同组合。

  使用循环盘点时,在一定时间内,整个存货中只有一小部分被审查,这就大大地缩减了问题的数量。每日的盘点可立即得到协调。循环盘点可以是为了使用所有库存物品在一年内至少盘点一次,或按照某种统计抽样来建立。使用统计方法时,是盘点给定类别中随机抽取的那些物品,并要将其结果推广到全体物品。

  循环盘点法是保持信息收集准确性的一种很好的方法,其比较突出的优点如下所述。

  (1)在循环盘点时不必停止工作,并可以取消一年一次的实物盘点。

  (2)能及时揭示误差,随时纠正库存信息收集和排除产生误差的原因。

  (3)能增进信息收集的准确程度,可得出更正确的资产报表,存货盘点不是在急促的情况下进行的,故能得出更为准确的结果,可省去年末存货的销账,并且随时均可得到正确的资产报表。

  (4)专业人员在取得可靠的计数、调节误差和寻求解决系统误差的方法等方面可充分发挥作用。

  (5)可以把力量集中在有问题的区域。

参考文献

  1. 吴彬,孙会良主编.物流学基础.首都经济贸易大学出版社,2006年1月.
  2. 2.0 2.1 崔炳谋主编.物流信息技术与应用.清华大学出版社,2005年10月第1版.
  3. 3.0 3.1 傅莉萍主编.物流信息系统.北京大学出版社,2009.08.
  4. 傅德彬竺编著.ERP 实施宝典.国防工业出版社,2004年07月第1版.
  5. 汝宜红主编 朱煜 郑凯副主编.物流运作管理.清华大学出版社,2006年01月第1版.
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