财务系统

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财务系统(Finance System)

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财务系统概述

  企业财务系统(或称之为会计系统)是根据财务目标设立组织机构、岗位,配置管理权责和人员,对经营活动、财务活动进行反映、监督、控制协调的运作体系。

  财务系统一般具有多币种的处理能力,可由用户定义账本位币,并可以用任何币种为单位进行统计分析。财务系统为用户提供符合我国财务的多种格式的凭证和账簿,包括:收款凭证付款凭证转账凭证,数量凭证,外币凭证;银行现金日记账,数量账,往来账、多栏账,总账明细账等。财务系统具有功能丰富,灵活性,通用性强,操作简便,严密可靠的特点,它是财务管理的一个核心部分,为企业库存采购,销售,生产等提供指导,为企业领导决策提供及时、准确的财务信息

  复杂性科学中的自组织理论整合耗散结构理论(包括熵理论)、系统论信息论控制论等学科,研究系统从无序到有序。普利高津(1967)提出耗散结构理论,对系统内部非线性力量和在一定条件下系统自行组织发展的现象以及开放的非平衡系统的熵进行研究,发现通过与环境进行物质、能量和信息交换及组织内部各要素的相互作用可以增加组织的负熵,使组织有序度的增加大于无序度的增加,进而形成新的更高级的有序结构。复杂系统的本质特征是其具有某种程度的智能,即具有了解其所处的环境,预测其变化,并按预定目标采取行动的能力(成思危,1999)。财务系统也是个复杂系统,会产生自组织行为来应对环境的要求,与企业内部环境协调,随外部环境做出相应调整。财务系统、经营系统(指企业生产经营系统)、公司治理系统均有自组织行为,这三个相对独立的系统分别从各自的系统之外获得物质、能量、信息,从而保持负熵增加,维持效率;同时,这三个自组织系统之间交换物质、能量和信息,形成共生与互动关系(或共生体),三者的互动促进了治理效率和经营效率提升。

财务系统的基本特点

  财务系统的基本特点包括:

  • 用户自定义会计核算期(包括非日历月)
  • 支持跨核算期的财务处理,可同时处理两个核算期的账目
  • 用户自定义科目级别(最多12级)及各级科目代码位长
  • 用户自定义科目代码
  • 支持随时科目细分
  • 用户自定义自动转账凭证,实现期末自动转账,并可控制结转次序
  • 如:费用成本产成品销售成本利润
  • 多币种账务处理,并可定义外币核算方法
  • 自动控制数据平衡关系,保证数据完整性一致性,可打印试算平衡表
  • 期末可自动结转汇兑损益
  • 支持数量核算、往来核算、部门核算
  • 灵活的多栏账设置功能
  • 支持年终调账处理
  • 往来账管理、往来账调整
  • 多角度、多层次、多条件立体查账,方便快捷
  • 支持债权债务管理
  • 跨科目级别查询明细账
  • 提供总账、日记账、明细账、数量账、余额表、日报表等多种账表
  • 模拟入账功能可查询模拟余额,掌握企业业务最新动态
  • 银行对账提供多种勾对方法和3手段
  • 自动勾对按条件勾对,任意勾对;一对一、一对多,多对多勾对;取消勾对
  • 提供财务历史数据查询
  • 多角度财务数据分析
  • 可独立使用,也可与其它系统集成信息共享

企业财务系统的运行与演变程[1]

  经营者层次财务系统及其运行

  企业财务系统除负责会计、财务、税收ERP(企业资源规划系统)之外,还要兼顾销售、采购、并购等业务控制,根据经营管理特点建立成本费用中心利润中心投资中心等。财务系统除发挥决策支持作用,进行业务处理、控制和实施企业规章制度之外,还要开发附加值服务,如整合管理所需的信息。Sydow等(2003)提出依靠制度和外在的保障力量来维持以控制为基础的信任。财务系统需要研究预算控制效力下降的原因,设计个性化的内部控制系统,约束和引导组织成员行为,对违规行为进行处罚,从而建立和维护信任关系。当信任达到一定程度时,成员之间便具有较高的可接受性,对控制的需求就会下降,如果仍然强化控制,则可能导致信任程度和经营效率下降。此时,对利润源泉的识别成为财务系统关注的焦点,通过作业管理会计分析成本、价格、利润和市场份额变化的原因,提供相关信息,评价研究开发的有效性、服务创新、员工能力等,保证企业战略得到顺利实施(见图1)。

  Image:财务系统及其运行图.jpg

  如果环境是不断改变或不确定的,组织需要具有相应复杂的行为来满足环境的要求(刘洪等,2003)。复杂环境中组织的单元具有众多的“智能体”,智能体能够根据自己的活动结果来决定未来行为,确立与其他智能体、环境的关系。为了谋求对自身有益的结果,一个智能体与其他智能体相互结成一定的群体关系,表现为不同的组织结构和层次性。财务系统作为一个智能体,随着时间推移不断演变,出现自组织行为。财务系统的自组织是指其组织成员在获悉外部环境变化之后,在竞争与协同机制的作用下自我调整、适应新环境的过程。财务系统与其他自组织系统之间交换信息、能量和物质,实现共生、形成共生体。在共生体中,每个系统都对自己的个体自主性做出调整,相互交换和相互渗入,建立新的协调系统。由于在销售、生产、财务系统之间有明确的责任分工,这就要招聘能从企业整体角度理解经营的财会人员(塞得里克等,2005)。例如,营销经理需要有关客户广告效果的完整信息,从而做出经营决策,有可能与财务经理的职责履行发生冲突,这就要求财务系统与营销机构共同处理一些项目,共同研究客户分类,使业务流程信息流程相匹配,缩短应收账款周转期;财务经理与物流部门之间相协同,使财务流程与物流保持同步,减少营运资金占用,实现经营效率的最大化。财务系统、经营系统、公司治理三者的交叉区域主要表现在战略规划与监督,三者的互动促进了经营效率和治理效率提升。

  企业的快速成长通常引发财务系统职能的不适应,按经营单位设立财务系统的情况将会减少,这是由于财务系统的职能与生产管理、购销流程紧密地结合在一起,需要根据产品、客户核算/价值链建立财务流程(交易处理、计划等),需要重新审视组织结构和控制系统。例如,管理制度先进的企业,按照“财务流程简化——标准化——共享服务中心——业务外包”的发展过程,改善财务系统结构,建立以客户为中心的财务系统或集中性的财务共享中心(结算中心等)。将核心业务中心化,使财会人员聚焦于关键业务,而不是监督经营过程或员工。财务共享中心把财务流程整合在一起,处理票据、结算业务等,目的是消除或降低财务系统运行成本,提高对供应商、合作伙伴和其他单位的信息反馈能力。如果不与其他业务部门沟通,不能协助企业发展,高层财务管理人员就难以为战略实施做出贡献。在先进的跨国公司,经营者层次财务系统的重心已从业务处理、内部控制转变为决策支持,并重视财务系统变革。

  公司治理层次财务系统及其运行

  公司治理效率表现为能否有效化解分歧、凝聚力量,降低各利益相关者的治理成本并在企业价值增加中获得相应的回报,实现科学决策与经营的效率性等。当公司治理风险增大、治理成本增加时,财务系统与出资者、经营者等智能体在企业这个复杂系统中相互交换信息和能量,引入新的因素或整合原有的机制,通过它们的相互影响和相互作用,产生治理耗散,抵消内部的正熵值,形成更加有序的互动和共生的治理关系。出资者追求的是企业价值最大化、取得投资回报、防范治理风险,经营者希望实现预定经营目标,财务系统要规避财务风险,这三者之间存在目标冲突,但可通过合理分配财权,相互协调达到共生,改善治理效率和经营效率。

  公司治理中需要建立评价与预警机制,关注组织面临的治理风险,利用战略目标来引导经营系统和财务系统的自组织发展,从而实现科学决策或及时纠正错误的决策。经营环境的复杂性要求经营系统掌握必要的物质、能量和信息,进行自适应、自组织,以实现经营效率。但是经营环境的复杂性加大了竞争压力,促使经营者过度追求扩张,导致资金出现缺171是许多企业衰败的主要原因,而且规模扩大导致控制的复杂性增加,进而产生道德风险代理成本。公司治理的自组织、自适应行为导致对经营者层次财务系统实施的财务控制进行再控制,表现为董事会中建立审计委员会或财务委员会等机构,引入具有财会专业背景的独立董事监事,委派财务总监,提升内部审计独立性等。治理层次财务系统的治理强度主要取决于公司治理风险、财务风险和财务系统运行效率,当治理风险增大(极端表现为财务舞弊)或治理效率下降、财务风险增大、财务系统运行效率低下时(表现为财务控制失效、会计信息质量下降等),治理强度增大,公司治理与财务系统的交叉区域扩大。

  治理层次财务系统关注财务方面的治理与控制,涉及财务战略规划与监督实施、重点业务监控,财务报告及其审计、财务风险预警、会计政策的合理选择、检查法律法规的执行等,通过财务方面的治理,提高财务决策科学性、确保财务生存性、提高会计信息质量,维护企业信用,实现利益相关者的财务收益目标等。公司治理离不开治理主体在财务方面治理权的界定与协调,调整公司治理结构,意味着将对财权(财务制度制定、投融资决策、预决算审批权与审计权、资金调度权、财务信息披露等)在公司治理主体之间以及治理主体与经营者之间进行重新配置。

  企业财务系统演变

  公司治理很重要,但需要把治理与管理结合起来,财务系统则是公司治理与管理之间的桥梁和纽带。财务系统的两个层次都可以被视为智能体,在财务系统这个系统单元内,两个层次的智能体都会根据自己的目标来决定未来行为,决定与其他智能体及环境的关系。低一级层次对于上级而言是自组织状态,高一级财务系统激励和利用低一层系统自组织的发展,使得财务系统保持效力,形成更有序的结构。财务系统的两个层次构成了反馈环,从下往上的反馈称为正反馈,从上至下则为负反馈。按照复杂科学理论解释,正反馈是一种强化行为,可使系统自我放大,并逐渐脱离原来的状态;负反馈则可以抑制正反馈无限制地增长,体现为高层组织为保持组织均衡和稳定所采取的各种治理和管理措施,公司治理主体利用会计系统和治理系统,对经营者层次财务系统进行监督,例如董事会向公司委派财务总监或进行内部审计等。

  治理层财务系统与经营者层次财务系统通过非线性关系相互作用,既有冲突,也有协同,使冲突上升为组织变革的动力,促使整个财务系统成为一个有机整体。例如,高层财务管理人员在财务流程下游环节(成本计划预算、业务处理、税务等)耗费的时间将逐渐减少,而在上游环节(财务战略、投融资管理,处理与董事会、高管人员、投资者关系)耗费的时间将增加。企业组织结构简单时,财务系统是一种核算型组织,重视成本核算、业务结算、税金计算等。随着组织复杂性(规模扩张、分支机构增多、跨区域经营等)和管理要求的提高,核算型财务系统转变为管理型财务系统,管理型财务系统以资金管理为中心,以预算控制为手段实施财务管理。由于利益相关者增多,委托代理关系多元化和多层次导致公司治理复杂性,表现为治理边界拓展(由单一公司治理到企业集团治理)、治理主体增加等(李维安,2006),公司治理的自组织行为扩大,形成了治理型财务系统。治理型财务系统的主要任务是从战略财务安全的高度为决策提供支持,全方位分析经营活动、财务活动,评估内部控制有效性,对资金运作进行监督,防范财务风险和治理风险(见图2)。

  Image:企业财务系统演变.jpg

企业财务系统评价体系的构建[2]

  1、财务组织评价

  财务组织既是一个相对独立的体系.又是企业组织结构的主要组成部分。是关于财务信息加工与传递、成本管理、资金管理、财务风险管理及相关内部控制的组织机构、岗位及其职能、权责、人员的体系。财务组织涉及到组织机构设置、组织职能结构、组织职权结构、财务组织人员结构及岗位分工、会计行为规范。因此。可以从其涉及内容设置以下评价指标

  (1)财务组织机构设置。

  首先。财务组织评价机构设置应具有完整性、系统性、科学性和相互牵制性。以股份公司为例,要求公司懂事会下设专门审计委员会或设立监事会:公司经营管理层设立财务副总经理为最高财务领导:设立财务部、会计部、审计部相互协作和制衡的财务组织机构。其次。财务组织评价机构应对外部环境的能力。要求财务组织机构具有扁平化、弹性化和网络化的特点。扁平化的财务组织以会计信息、财务信息和经营信息为轴心,对环境反应敏捷,能迅速决策,应变能力强。弹性化的组织结构.是指公司为实现某一目标而把在不同领域工作的具有不同知识和技能的人集中于一个特定的动态团体之中。共同完成某个项目。待项目完成后团体成员各回各处。这种动态团队组织结构灵活机动。伸缩自如,并且能够有效的利用各种资源优势。财务组织机构网络化要求组织内部和组织之间具有全覆盖的正式和非正式的沟通和交换管道。同时能够实现公司整体资源的网络化配置。

  (2)财务组织的职能、职权结构。

  首先.应在财务组织机构框架内系统性的安排职位职能和职权。要求各职位职能的覆盖不能有盲区,不能冲突或重叠,职能之间相互促进、监督;其次,要求赋予的职权符合相关法律、法规;层次清晰;责、权均衡。

  (3)财务组织人员结构和岗位分工。

  财务组织人员的整体素质应为金字塔结构.有利于组织领导。要求按照相关法律、法规、准则和财务制度.对岗位进行分工和控制;制定岗位说明书,具体说明岗位分工内容和岗位要求。

  (4)会计行为规范。

  会计行为规范包括会计行为法律规范和会计行为职业道德规范。要求两者同时发生作用,严格地规范会计行为.使会计行为趋于最优化。评价企业会计行为的法律规范和职业道德规范应具有统一性、完整性和可操作性。

  2、财务人力资源评价

  人力资源是一个企业生存和发展的源动性、第一性资源。财务人力资源同样是财务系统的源动性资源。是财务工作质量好坏的第一性因素。财务人力资源评价是对财务组织的人力资源取得、使用、维护、消耗等方面的信息和价值进行评价。根据财务人力资源自身特点和评价目的.可以从财务人力资源配置成本与有效性、财务人力资源培训与开发、财务人力资源绩效考核三个方面进行评价

  (1)财务人力资源配置成本与有效性。

  人力资源配置应符合成本收益原则.要求财务人力资源配置严格依据各岗位对素质的需求配置相应的人员.不能高消费人才、也不能使用不符合岗位素质要求的人员。财务人力资源有效性体现于有效控制原则,要求财务人力资源配置结构应以财务系统有机协调运行和内部控制全面有效为目标。进行目的性、环境适应性和层次性的配置。

  (2)财务人力资源培训与开发。

  财务人力资源培训与开发的目的明确.就是为财务人员提供培训、使之掌握因外部环境变化不断产生对岗位新的要求所需知识、技术和能力。确保员工在岗位有效的工作。促进员工的全面发展、员工的自我实现和企业经营战略目标有机的统一起来,实现人、企业、社会的和谐发展。了解各财务岗位对技能知识的要求和现时员工个人的素质状况.进而明确对财务人力资源开发的需求特征和需求结构.在此基础上设计恰当的人力资源开发规划.从而确保财务人力资源开发的适应性和有效性

  (3)财务人力资源绩效评价。

  财务人力资源绩效评价应具有完整性、有机性、科学性、具体性和可执行性。有机性要求财务人力资源绩效评价系统是企业人力资源绩效评价系统有机的组成部分,从而达到对财务人员实现的从企业基层、执行层到战略层面的全面绩效进行系统客观的评价 完整性要求企业财务人力资源评价系统对财务人员的评价不留盲区。即计量现时绩效也要考虑未来可能产生的影响。科学性要求财务人力资源评价依据科学的管理理论和发展规律进行制定标准、执行评价。具体性和可执行性则要求财务人力资源绩效评价的细则适应企业现实需要能达到预期效果。

  3、财务信息系统评价

  财务信息系统建设和应用是企业信息化的中心环节.财务信息系统在市场竞争中发挥越来越重要的作用。建成全面、高效、即时、集成的财务信息系统能有效管理信息流和资金流,优化企业资源配置.提高企业价值管理效用 因此.财务信息系统建设目的就是要利用信息技术支持系统.在信息化的基础上进一步发展到智能化对数据进行整理分析.为经营管理者提供有用数据支持。

  财务信息系统的评价是财务信息系统应用水平评价.财务信息系统应用水平评价一般是对企业财务信息化水平、财务信息系统的功能、效率、安全性等方面进行的测度评判活动。可以从其包含的内容设置评价指标。

  ①财务信息化水平,包括财务信息系统硬件配置水平、软件开发应用水平及其兼容和扩展能力。

  ②财务信息化功能和效率.指对企业相关信息的采集、处理和输出能力.包括财务信息系统全面处理财务信息的能力和效率、处理相关非财务信息的能力和效率、有效的消除信息噪声的能力。

  ③财务信息系统的安全性,指网络环境下的财务数据存取和存储的安全.核心要求财务信息系统内不同岗位的人员对系统具有相应的操作权限。

  4、企业财务流程评价

  企业财务流程的基本内涵是:以作业为中心、以现代组织分工理论为构建基础、提倡顾客导向、组织变通、员工授权及正确地运用信息技术。达到适应快速变动环境的目的,因此。可以从以下方面评价企业财务流程:

  ① 以作业为中心应用运筹科学的方法进行流程设计的实现程度。

  ②先进的分工思想,应以科学的分工理论设计财务流程的内部分工和外部合作。

  ③财务流程的变通能力和环境适应能力.财务流程本身应当具有根据外部环境的变化选择最优流程的变通能力和提供信息多样性的能力。

  ④财务流程的信息化程度,财务流程应以信息系统为平台、作业供应链为实现途径。搭建一个实时、动态、高效的有机整体的财务流程信息子系统。

  (5)财务流程的适应性,评价财务流程与企业组织形式的适应情况.核心是评价财务流程对环境速变形成的交易或事项的应变和处理能力。

  5、企业财务内部控制评价

  企业财务内部控制评价.是指在财务审计工作的基础上,通过独立的调查、测试、分析企业在一定经营期间内所采取的各项财务内部控制政策、程序、措施,以此检验评价企业财务内部控制体系的建设、实施情况以及运行的有效程度。 业财务内部控制评价工作目的是促进企业内部建立健全运作规范化、管理科学化、监控制度化的财务内部控制体系。

  企业财务内部控制评价包括资产管理类财务内部控制评价、财务管理类财务内部控制评价、财务组织类内部控制评价。

  ①资产管理类财务内部控制评价,主要评价相关资产业务岗位及人员的分离设置情况.资产授权批准和相关制约的科学性和执行的有效性.资产取得、日常管理、处置和转移的控制情况.以及对相关资产业务的监督检查情况。

  ② 财务管理类财务内部控制评价,主要包括成本费用、采购、销售、投资筹资担保、高风险业务、关联方交易等内容。主要反映相关业务的机构及人员的职责权限,决策机制和程序情况,重大业务决策审批制度,项目立项、可行性研究、决策实施和持有、处置等环节的制度及执行情况。

  ③财务组织类内部控制评价.主要反映财务机构及人员的职责权限。目标和政策的制定、编制和审批控制。执行和调整控制.以及执行结果的分析和考核。

参考文献

  1. 程新生.企业财务系统的运行与演变
  2. 姚广.企业财务系统的评价体系构建[J]
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