財務系統

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財務系統(Finance System)

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財務系統概述

  企業財務系統(或稱之為會計系統)是根據財務目標設立組織機構、崗位,配置管理權責和人員,對經營活動、財務活動進行反映、監督、控制協調的運作體系。

  財務系統一般具有多幣種的處理能力,可由用戶定義賬本位幣,並可以用任何幣種為單位進行統計分析。財務系統為用戶提供符合我國財務的多種格式的憑證和賬簿,包括:收款憑證付款憑證轉賬憑證,數量憑證,外幣憑證;銀行現金日記賬,數量賬,往來賬、多欄賬,總賬明細賬等。財務系統具有功能豐富,靈活性,通用性強,操作簡便,嚴密可靠的特點,它是財務管理的一個核心部分,為企業庫存採購,銷售,生產等提供指導,為企業領導決策提供及時、準確的財務信息

  複雜性科學中的自組織理論整合耗散結構理論(包括熵理論)、系統論資訊理論控制論等學科,研究系統從無序到有序。普利高津(1967)提出耗散結構理論,對系統內部非線性力量和在一定條件下系統自行組織發展的現象以及開放的非平衡系統的熵進行研究,發現通過與環境進行物質、能量和信息交換及組織內部各要素的相互作用可以增加組織的負熵,使組織有序度的增加大於無序度的增加,進而形成新的更高級的有序結構。複雜系統的本質特征是其具有某種程度的智能,即具有瞭解其所處的環境,預測其變化,並按預定目標採取行動的能力(成思危,1999)。財務系統也是個複雜系統,會產生自組織行為來應對環境的要求,與企業內部環境協調,隨外部環境做出相應調整。財務系統、經營系統(指企業生產經營系統)、公司治理系統均有自組織行為,這三個相對獨立的系統分別從各自的系統之外獲得物質、能量、信息,從而保持負熵增加,維持效率;同時,這三個自組織系統之間交換物質、能量和信息,形成共生與互動關係(或共生體),三者的互動促進了治理效率和經營效率提升。

財務系統的基本特點

  財務系統的基本特點包括:

  • 用戶自定義會計核算期(包括非日曆月)
  • 支持跨核算期的財務處理,可同時處理兩個核算期的賬目
  • 用戶自定義科目級別(最多12級)及各級科目代碼位長
  • 用戶自定義科目代碼
  • 支持隨時科目細分
  • 用戶自定義自動轉賬憑證,實現期末自動轉賬,並可控制結轉次序
  • 如:費用成本產成品銷售成本利潤
  • 多幣種賬務處理,並可定義外幣核算方法
  • 自動控制數據平衡關係,保證數據完整性一致性,可列印試算平衡表
  • 期末可自動結轉匯兌損益
  • 支持數量核算、往來核算、部門核算
  • 靈活的多欄賬設置功能
  • 支持年終調賬處理
  • 往來賬管理、往來賬調整
  • 多角度、多層次、多條件立體查賬,方便快捷
  • 支持債權債務管理
  • 跨科目級別查詢明細賬
  • 提供總賬、日記賬、明細賬、數量賬、餘額表、日報表等多種賬表
  • 模擬入賬功能可查詢模擬餘額,掌握企業業務最新動態
  • 銀行對賬提供多種勾對方法和3手段
  • 自動勾對按條件勾對,任意勾對;一對一、一對多,多對多勾對;取消勾對
  • 提供財務歷史數據查詢
  • 多角度財務數據分析
  • 可獨立使用,也可與其它系統集成信息共用

企業財務系統的運行與演變程[1]

  經營者層次財務系統及其運行

  企業財務系統除負責會計、財務、稅收ERP(企業資源規劃系統)之外,還要兼顧銷售、採購、併購等業務控制,根據經營管理特點建立成本費用中心利潤中心投資中心等。財務系統除發揮決策支持作用,進行業務處理、控制和實施企業規章制度之外,還要開發附加值服務,如整合管理所需的信息。Sydow等(2003)提出依靠制度和外在的保障力量來維持以控製為基礎的信任。財務系統需要研究預算控制效力下降的原因,設計個性化的內部控制系統,約束和引導組織成員行為,對違規行為進行處罰,從而建立和維護信任關係。當信任達到一定程度時,成員之間便具有較高的可接受性,對控制的需求就會下降,如果仍然強化控制,則可能導致信任程度和經營效率下降。此時,對利潤源泉的識別成為財務系統關註的焦點,通過作業管理會計分析成本、價格、利潤和市場份額變化的原因,提供相關信息,評價研究開發的有效性、服務創新、員工能力等,保證企業戰略得到順利實施(見圖1)。

  Image:财务系统及其运行图.jpg

  如果環境是不斷改變或不確定的,組織需要具有相應複雜的行為來滿足環境的要求(劉洪等,2003)。複雜環境中組織的單元具有眾多的“智能體”,智能體能夠根據自己的活動結果來決定未來行為,確立與其他智能體、環境的關係。為了謀求對自身有益的結果,一個智能體與其他智能體相互結成一定的群體關係,表現為不同的組織結構和層次性。財務系統作為一個智能體,隨著時間推移不斷演變,出現自組織行為。財務系統的自組織是指其組織成員在獲悉外部環境變化之後,在競爭與協同機制的作用下自我調整、適應新環境的過程。財務系統與其他自組織系統之間交換信息、能量和物質,實現共生、形成共生體。在共生體中,每個系統都對自己的個體自主性做出調整,相互交換和相互滲入,建立新的協調系統。由於在銷售、生產、財務系統之間有明確的責任分工,這就要招聘能從企業整體角度理解經營的財會人員(塞得里克等,2005)。例如,營銷經理需要有關客戶廣告效果的完整信息,從而做出經營決策,有可能與財務經理的職責履行發生衝突,這就要求財務系統與營銷機構共同處理一些項目,共同研究客戶分類,使業務流程信息流程相匹配,縮短應收賬款周轉期;財務經理與物流部門之間相協同,使財務流程與物流保持同步,減少營運資金占用,實現經營效率的最大化。財務系統、經營系統、公司治理三者的交叉區域主要表現在戰略規劃與監督,三者的互動促進了經營效率和治理效率提升。

  企業的快速成長通常引發財務系統職能的不適應,按經營單位設立財務系統的情況將會減少,這是由於財務系統的職能與生產管理、購銷流程緊密地結合在一起,需要根據產品、客戶核算/價值鏈建立財務流程(交易處理、計劃等),需要重新審視組織結構和控制系統。例如,管理制度先進的企業,按照“財務流程簡化——標準化——共用服務中心——業務外包”的發展過程,改善財務系統結構,建立以客戶為中心的財務系統或集中性的財務共用中心(結算中心等)。將核心業務中心化,使財會人員聚焦於關鍵業務,而不是監督經營過程或員工。財務共用中心把財務流程整合在一起,處理票據、結算業務等,目的是消除或降低財務系統運行成本,提高對供應商、合作伙伴和其他單位的信息反饋能力。如果不與其他業務部門溝通,不能協助企業發展,高層財務管理人員就難以為戰略實施做出貢獻。在先進的跨國公司,經營者層次財務系統的重心已從業務處理、內部控制轉變為決策支持,並重視財務系統變革。

  公司治理層次財務系統及其運行

  公司治理效率表現為能否有效化解分歧、凝聚力量,降低各利益相關者的治理成本併在企業價值增加中獲得相應的回報,實現科學決策與經營的效率性等。當公司治理風險增大、治理成本增加時,財務系統與出資者、經營者等智能體在企業這個複雜系統中相互交換信息和能量,引入新的因素或整合原有的機制,通過它們的相互影響和相互作用,產生治理耗散,抵消內部的正熵值,形成更加有序的互動和共生的治理關係。出資者追求的是企業價值最大化、取得投資回報、防範治理風險,經營者希望實現預定經營目標,財務系統要規避財務風險,這三者之間存在目標衝突,但可通過合理分配財權,相互協調達到共生,改善治理效率和經營效率。

  公司治理中需要建立評價與預警機制,關註組織面臨的治理風險,利用戰略目標來引導經營系統和財務系統的自組織發展,從而實現科學決策或及時糾正錯誤的決策。經營環境的複雜性要求經營系統掌握必要的物質、能量和信息,進行自適應、自組織,以實現經營效率。但是經營環境的複雜性加大了競爭壓力,促使經營者過度追求擴張,導致資金出現缺171是許多企業衰敗的主要原因,而且規模擴大導致控制的複雜性增加,進而產生道德風險代理成本。公司治理的自組織、自適應行為導致對經營者層次財務系統實施的財務控制進行再控制,表現為董事會中建立審計委員會或財務委員會等機構,引入具有財會專業背景的獨立董事監事,委派財務總監,提升內部審計獨立性等。治理層次財務系統的治理強度主要取決於公司治理風險、財務風險和財務系統運行效率,當治理風險增大(極端表現為財務舞弊)或治理效率下降、財務風險增大、財務系統運行效率低下時(表現為財務控制失效、會計信息質量下降等),治理強度增大,公司治理與財務系統的交叉區域擴大。

  治理層次財務系統關註財務方面的治理與控制,涉及財務戰略規劃與監督實施、重點業務監控,財務報告及其審計、財務風險預警、會計政策的合理選擇、檢查法律法規的執行等,通過財務方面的治理,提高財務決策科學性、確保財務生存性、提高會計信息質量,維護企業信用,實現利益相關者的財務收益目標等。公司治理離不開治理主體在財務方面治理權的界定與協調,調整公司治理結構,意味著將對財權(財務制度制定、投融資決策、預決算審批權與審計權、資金調度權、財務信息披露等)在公司治理主體之間以及治理主體與經營者之間進行重新配置。

  企業財務系統演變

  公司治理很重要,但需要把治理與管理結合起來,財務系統則是公司治理與管理之間的橋梁和紐帶。財務系統的兩個層次都可以被視為智能體,在財務系統這個系統單元內,兩個層次的智能體都會根據自己的目標來決定未來行為,決定與其他智能體及環境的關係。低一級層次對於上級而言是自組織狀態,高一級財務系統激勵和利用低一層系統自組織的發展,使得財務系統保持效力,形成更有序的結構。財務系統的兩個層次構成了反饋環,從下往上的反饋稱為正反饋,從上至下則為負反饋。按照複雜科學理論解釋,正反饋是一種強化行為,可使系統自我放大,並逐漸脫離原來的狀態;負反饋則可以抑制正反饋無限制地增長,體現為高層組織為保持組織均衡和穩定所採取的各種治理和管理措施,公司治理主體利用會計系統和治理系統,對經營者層次財務系統進行監督,例如董事會向公司委派財務總監或進行內部審計等。

  治理層財務系統與經營者層次財務系統通過非線性關係相互作用,既有衝突,也有協同,使衝突上升為組織變革的動力,促使整個財務系統成為一個有機整體。例如,高層財務管理人員在財務流程下游環節(成本計劃預算、業務處理、稅務等)耗費的時間將逐漸減少,而在上游環節(財務戰略、投融資管理,處理與董事會、高管人員、投資者關係)耗費的時間將增加。企業組織結構簡單時,財務系統是一種核算型組織,重視成本核算、業務結算、稅金計算等。隨著組織複雜性(規模擴張、分支機構增多、跨區域經營等)和管理要求的提高,核算型財務系統轉變為管理型財務系統,管理型財務系統以資金管理為中心,以預算控製為手段實施財務管理。由於利益相關者增多,委托代理關係多元化和多層次導致公司治理複雜性,表現為治理邊界拓展(由單一公司治理到企業集團治理)、治理主體增加等(李維安,2006),公司治理的自組織行為擴大,形成了治理型財務系統。治理型財務系統的主要任務是從戰略財務安全的高度為決策提供支持,全方位分析經營活動、財務活動,評估內部控制有效性,對資金運作進行監督,防範財務風險和治理風險(見圖2)。

  Image:企业财务系统演变.jpg

企業財務系統評價體系的構建[2]

  1、財務組織評價

  財務組織既是一個相對獨立的體系.又是企業組織結構的主要組成部分。是關於財務信息加工與傳遞、成本管理、資金管理、財務風險管理及相關內部控制的組織機構、崗位及其職能、權責、人員的體系。財務組織涉及到組織機構設置、組織職能結構、組織職權結構、財務組織人員結構及崗位分工、會計行為規範。因此。可以從其涉及內容設置以下評價指標

  (1)財務組織機構設置。

  首先。財務組織評價機構設置應具有完整性、系統性、科學性和相互牽制性。以股份公司為例,要求公司懂事會下設專門審計委員會或設立監事會:公司經營管理層設立財務副總經理為最高財務領導:設立財務部、會計部、審計部相互協作和制衡的財務組織機構。其次。財務組織評價機構應對外部環境的能力。要求財務組織機構具有扁平化、彈性化和網路化的特點。扁平化的財務組織以會計信息、財務信息和經營信息為軸心,對環境反應敏捷,能迅速決策,應變能力強。彈性化的組織結構.是指公司為實現某一目標而把在不同領域工作的具有不同知識和技能的人集中於一個特定的動態團體之中。共同完成某個項目。待項目完成後團體成員各回各處。這種動態團隊組織結構靈活機動。伸縮自如,並且能夠有效的利用各種資源優勢。財務組織機構網路化要求組織內部和組織之間具有全覆蓋的正式和非正式的溝通和交換管道。同時能夠實現公司整體資源的網路化配置。

  (2)財務組織的職能、職權結構。

  首先.應在財務組織機構框架內系統性的安排職位職能和職權。要求各職位職能的覆蓋不能有盲區,不能衝突或重疊,職能之間相互促進、監督;其次,要求賦予的職權符合相關法律、法規;層次清晰;責、權均衡。

  (3)財務組織人員結構和崗位分工。

  財務組織人員的整體素質應為金字塔結構.有利於組織領導。要求按照相關法律、法規、準則和財務制度.對崗位進行分工和控制;制定崗位說明書,具體說明崗位分工內容和崗位要求。

  (4)會計行為規範。

  會計行為規範包括會計行為法律規範和會計行為職業道德規範。要求兩者同時發生作用,嚴格地規範會計行為.使會計行為趨於最優化。評價企業會計行為的法律規範和職業道德規範應具有統一性、完整性和可操作性。

  2、財務人力資源評價

  人力資源是一個企業生存和發展的源動性、第一性資源。財務人力資源同樣是財務系統的源動性資源。是財務工作質量好壞的第一性因素。財務人力資源評價是對財務組織的人力資源取得、使用、維護、消耗等方面的信息和價值進行評價。根據財務人力資源自身特點和評價目的.可以從財務人力資源配置成本與有效性、財務人力資源培訓與開發、財務人力資源績效考核三個方面進行評價

  (1)財務人力資源配置成本與有效性。

  人力資源配置應符合成本收益原則.要求財務人力資源配置嚴格依據各崗位對素質的需求配置相應的人員.不能高消費人才、也不能使用不符合崗位素質要求的人員。財務人力資源有效性體現於有效控制原則,要求財務人力資源配置結構應以財務系統有機協調運行和內部控制全面有效為目標。進行目的性、環境適應性和層次性的配置。

  (2)財務人力資源培訓與開發。

  財務人力資源培訓與開發的目的明確.就是為財務人員提供培訓、使之掌握因外部環境變化不斷產生對崗位新的要求所需知識、技術和能力。確保員工在崗位有效的工作。促進員工的全面發展、員工的自我實現和企業經營戰略目標有機的統一起來,實現人、企業、社會的和諧發展。瞭解各財務崗位對技能知識的要求和現時員工個人的素質狀況.進而明確對財務人力資源開發的需求特征和需求結構.在此基礎上設計恰當的人力資源開發規劃.從而確保財務人力資源開發的適應性和有效性

  (3)財務人力資源績效評價。

  財務人力資源績效評價應具有完整性、有機性、科學性、具體性和可執行性。有機性要求財務人力資源績效評價系統是企業人力資源績效評價系統有機的組成部分,從而達到對財務人員實現的從企業基層、執行層到戰略層面的全面績效進行系統客觀的評價 完整性要求企業財務人力資源評價系統對財務人員的評價不留盲區。即計量現時績效也要考慮未來可能產生的影響。科學性要求財務人力資源評價依據科學的管理理論和發展規律進行制定標準、執行評價。具體性和可執行性則要求財務人力資源績效評價的細則適應企業現實需要能達到預期效果。

  3、財務信息系統評價

  財務信息系統建設和應用是企業信息化的中心環節.財務信息系統在市場競爭中發揮越來越重要的作用。建成全面、高效、即時、集成的財務信息系統能有效管理信息流和資金流,優化企業資源配置.提高企業價值管理效用 因此.財務信息系統建設目的就是要利用信息技術支持系統.在信息化的基礎上進一步發展到智能化對數據進行整理分析.為經營管理者提供有用數據支持。

  財務信息系統的評價是財務信息系統應用水平評價.財務信息系統應用水平評價一般是對企業財務信息化水平、財務信息系統的功能、效率、安全性等方面進行的測度評判活動。可以從其包含的內容設置評價指標。

  ①財務信息化水平,包括財務信息系統硬體配置水平、軟體開發應用水平及其兼容和擴展能力。

  ②財務信息化功能和效率.指對企業相關信息的採集、處理和輸出能力.包括財務信息系統全面處理財務信息的能力和效率、處理相關非財務信息的能力和效率、有效的消除信息雜訊的能力。

  ③財務信息系統的安全性,指網路環境下的財務數據存取和存儲的安全.核心要求財務信息系統內不同崗位的人員對系統具有相應的操作許可權。

  4、企業財務流程評價

  企業財務流程的基本內涵是:以作業為中心、以現代組織分工理論為構建基礎、提倡顧客導向、組織變通、員工授權及正確地運用信息技術。達到適應快速變動環境的目的,因此。可以從以下方面評價企業財務流程:

  ① 以作業為中心應用運籌科學的方法進行流程設計的實現程度。

  ②先進的分工思想,應以科學的分工理論設計財務流程的內部分工和外部合作。

  ③財務流程的變通能力和環境適應能力.財務流程本身應當具有根據外部環境的變化選擇最優流程的變通能力和提供信息多樣性的能力。

  ④財務流程的信息化程度,財務流程應以信息系統為平臺、作業供應鏈為實現途徑。搭建一個實時、動態、高效的有機整體的財務流程信息子系統。

  (5)財務流程的適應性,評價財務流程與企業組織形式的適應情況.核心是評價財務流程對環境速變形成的交易或事項的應變和處理能力。

  5、企業財務內部控制評價

  企業財務內部控制評價.是指在財務審計工作的基礎上,通過獨立的調查、測試、分析企業在一定經營期間內所採取的各項財務內部控制政策、程式、措施,以此檢驗評價企業財務內部控制體系的建設、實施情況以及運行的有效程度。 業財務內部控制評價工作目的是促進企業內部建立健全運作規範化、管理科學化、監控制度化的財務內部控制體系。

  企業財務內部控制評價包括資產管理類財務內部控制評價、財務管理類財務內部控制評價、財務組織類內部控制評價。

  ①資產管理類財務內部控制評價,主要評價相關資產業務崗位及人員的分離設置情況.資產授權批准和相關制約的科學性和執行的有效性.資產取得、日常管理、處置和轉移的控制情況.以及對相關資產業務的監督檢查情況。

  ② 財務管理類財務內部控制評價,主要包括成本費用、採購、銷售、投資籌資擔保、高風險業務、關聯方交易等內容。主要反映相關業務的機構及人員的職責許可權,決策機制和程式情況,重大業務決策審批制度,項目立項、可行性研究、決策實施和持有、處置等環節的制度及執行情況。

  ③財務組織類內部控制評價.主要反映財務機構及人員的職責許可權。目標和政策的制定、編製和審批控制。執行和調整控制.以及執行結果的分析和考核。

參考文獻

  1. 程新生.企業財務系統的運行與演變
  2. 姚廣.企業財務系統的評價體系構建[J]
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