財務信息系統

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財務信息系統(Financial information system)

目錄

什麼是財務信息系統

  財務信息系統以合理的部門合作、疏通的信息渠道為依托,以電腦、internet網路、網路財務軟體為手段,建立的財務信息服務系統。是管理信息系統的一個子系統,是專門用於收集、存儲、傳輸和加工會計數據,輸出財務信息信息系統。它運用本身所特有的一套方法,從價值方面對事業、機關團體的經營活動和經營成果,進行全面、連續、系統的定量描述。財務各項活動都與信息有關,收集原始憑證是獲取用於生成財務信息的會計數據;設置賬戶是對財務數據進行分類;填制記賬憑證登記賬簿是把財務數據轉化成財務信息併進行信息的傳遞和存儲;賬簿和報表的查閱則是財務信息的輸出。財務活動的各個環節相互聯繫、相互銜接,實現了由財務數據到財務信息的轉換過程。

財務信息系統的功能模塊

Image:财务信息系统.jpg

財務信息系統的特征

  財務信息系統作為管理系統的一個組成部分,與管理信息系統的其他子系統相比,具有許多共同之處,如可分割性,能把財務信息系統劃分為若幹個更小的子系統;聯繫性,財務信息系統可與其他子系統相互聯繫;財務信息系統能擴展、能壓縮、能根據管理要求加以變換等,但同時財務信息系統又有其本身特有的一些特征。從系統設計的角度看,一般要有以下幾個方面的特征:

  • 數據量大
  • 數據結構複雜
  • 數據的全面性、完整性、真實性、準確性要求高
  • 數據要具有可驗證性
  • 財務信息系統具有監督的功能

  以上這些特征,是在財務管理工作中經實踐逐步形成的,在實現財務管理電算化過程中,仍然應該充分體現這些特征。

財務信息系統的設計原則

  要成功地設計一個滿足企業需要,促進企業提高生產經營和管理水平的財務信息系統,除了應充分考慮上述幾個方面的特征外,還應遵循以下幾個設計原則:

  1.有明確的目的,確保企業的要求要建立一個有效的財務信息系統,必須有明確的目的 信息系統的有效性,主要看其是否能最大限度地滿足企業的要求。這是評價一個信息系統質量高低的主要標誌,也是協調和解決各種矛盾的原則。

  2.要有明確的使用範圍,確保實施條件財務信息系統數據量大,結構複雜,要求高,數據處理方法要求嚴。

  3.要求各個組成部分協調~ 致,形成統一整體財務信息系統是一個規模大、內容複雜、技術性強的管理信息系統。信息內部包括許多個子系統系統的設計往往需要由許多人共同完成。因此,必須要求財務信息系統內部各個組成部分協調一致,形成統一的整體,協同運轉。

  4.要有較強的應變性,財務信息系統設計完成投入使用後,往往會出現企業主客觀條件發生變化,或者發現原計劃不盡完善等情況。為了提高系統的優化水平和增強系統的功能等,需要經常進行修改和維護。因此,在設計中要採取必要的措施,增強系統的應變性。要儘可能把修改工作壓縮在最小範圍內進行,防止出現推倒重建。

  5.要有實用性和經濟性,財務信息系統有實用性和經濟性 設計中要儘量使系統簡便、靈活、效率高,並力求以實用為前提,儘可能減少開支,取得儘可能大的功能。

  6.要有充分的安全可靠性,安全可靠是財務信息系統的重要特征。財務管理電算化雖然比手工操作或機械操作具有較大的優越性,但如何保證其安全可靠性,是應予高度重視的問題。因此,在財務信息系統設計中必須採取多 方面的防範措施,最大限度地保證系統的安全可靠。

財務信息系統在ERP中的演進

  從90年代中後期開始,為了確立競爭優勢,各國企業更加關註進入市場的時間、產品的質量、服務的水平和運營成本的降低,並且為適應市場全球化要求,組織結構投資結構也趨向於分散式和扁平化。企業家們意識到,企業不僅需要合理規劃和運用自身各項資源,還需將經營環境的各方面,如客戶、供應商分銷商和代理網路、各地製造工廠和庫存等的經營資源緊密結合起來,形成供應鏈,並準確及時地反映各方的動態信息,監控經營成本和資金流向,提高企業對市場反應的靈活性和財務效率。

  與此相對應,一方面企業開始重組組織結構和管理模式,即所謂業務流程重組(BPR);另一方面重視利用先進信息技術的促進作用,在MRPⅡ的基礎上,實施ERP系統,以求更有效地支持新的供應鏈和戰略決策。可以說,供應鏈的概念和集成的財務管理是ERP對傳統的MRPⅡ進行改造和超越的兩個核心。  

  這種趨勢對財務信息管理系統的挑戰則體現在:對全球市場信息的快速反饋;在降低各類經營成本和縮短產品進入市場的周期間尋求平衡;提高對企業內部其他部門和外部組織的財務管理水平;提供更豐富的戰略性財務信息;更強的財務分析和決策支持能力。

  傳統的會計信息系統,包括MRPⅡ中的會計和財務模塊,主要的特點是用於事後收集和反映會計數據,在管理控制和決策支持方面的功能相對較弱。另外,系統的信息處理一般都是對手工會計職能的自動化,系統的結構是面向任務和職能的,這對滿足會計核算的要求來說已經足夠,但在業務流程的監控和與其他系統的集成性上還需要加以完善。

  進入到實現企業信息化管理的ERP階段,要求企業的財務信息系統能夠適應這些變化,進行全面的結構調整,滿足企業更高的財務管理需求。

ERP中財務信息系統的結構

  ERP的應用系統實現了很好的集成性和層次豐富的功能,其應用系統一般分為財務系統、供應鏈管理系統、製造資源管理系統、項目管理系統人力資源管理系統等幾大系列。其中,財務信息系統已經涵蓋了企業會計和財務管理的主要職能。  

  1.財務計劃的核心作用在於分析預算和實際執行情況的差異並做出必要的調整。這在傳統財務系統中是比較薄弱的環節,利用總賬和財務分析模塊,可以做到對公司級和部門級的預算和預測,並且能支持自上而下、自下而上以及分散式的預算生成。

  2.ERP能支持企業集團跨國公司內不同類型企業的財務報表合併。能對多級次帳套,多幣種和多會計日曆的報表進行合併,並可以對科目的餘額進行追溯至原始業務的憑證。

  3.利用Financial Analyzer模塊,企業各層次員工及外部有關人員在得到授權的前提下,可以對財務數據進行建模分析。更複雜的財務分析可以利用線上數據分析處理工具(OLAP)進行多種角度的數據建模。例如,可以將銷售數據分別按照地區、產品類和銷售員進行比較,並對影響銷售的各因素如價格進行敏感性建模分析,從而得到科學的決策。

  4.財務管理和控制集中體現在對費用的管理上。ERP採購、應付賬款固定資產模塊的集成性既減少了費用數據的重覆錄入,也能自動地收集,形成報表供有關人員分析和評估。

  5.應收賬款模塊可以處理多幣種和多國稅制以及多種付款方式,使得應收賬款的管理實現了對全球化經營的支持。

  6.企業的現金管理涉及到財務的各個方面。現金管理模塊與應收賬款模塊、應付賬款模塊和總賬模塊是集成的,並提供與銀行的數據介面,從而形成了一個能支持多幣種、自動銀行對帳的現金管理體系。

  7.固定資產與採購、庫存、總賬等模塊相互傳遞有關資產和設備庫存的信息,保證在系統中維護準確的資產數據。系統能支持各種資產的折舊、重估、清理的會計處理和財務報表,為企業確定有利的資產管理策略提供服務。

財務信息系統在ERP應用中完善

  新一代ERP系統中的財務管理模塊已經完成了從事後財會信息的反映,到財務管理信息處理,再到多層次、全球化財務管理支持的轉變。這些轉變具體體現在:

  1、吸收並內嵌了國際先進企業的財務管理實踐,改善了企業會計核算和財務管理的業務流程,如支持憑證的集中式審核,加快了期末關封帳的速度,使得財務管理的效率得到提高;

  2、財務系統不僅在內部的各模塊充分集成,與供應鏈和生產製造等系統也達到了無縫集成。使得企業各項經營業務的財務信息能及時準確地得到反饋,從而加強了資金流的全局管理和控制;

  3、強調面向業務流程的財務信息的收集、分析和控制。使財務系統能支持重組後的業務流程,並做到對業務活動的成本控制(如基於作業的成本控制,即ABC);

  4、更全面地提供財務管理信息,為包括戰略決策和業務操作等各層次的管理需要服務。除了提供必須的財務報表外,能提供多種管理性報表和查詢功能,並提供了方便於最終用戶使用的財務建模和分析模塊(如Oracle公司的Financial Analyzer和OLAP);

  5、支持企業的全球化經營。為分佈在世界各地的分支結構提供一個統一的會計核算和財務管理平臺,同時也能支持各國當地的財務法規和報表要求。如提供多幣種會計處理能力,支持各幣種間的轉換;支持多國會計實體的財務報表合併等;支持基於Web的財務信息處理。

  總之,正是在適應企業全面信息化管理和開展電子商務的應用過程中,財務信息管理系統也得到了不斷的發展和完善,實現了更好地服務於企業管理的目標。

參考文獻

  • 《財務信息系統的特征和設計原則》 作者:馮艷
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