原始憑證

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原始憑證(Source Document)

目錄

什麼是原始憑證?

  原始憑證是指經辦單位或人員在經濟業務發生或完成時取得或填制的,用以記錄經濟業務發生或完成的情況、明確經濟責任的會計憑證。例如購物取得的發票

  原始憑證絕大部分不是由財會人員填制的,而是由有關單位或本單位有關業務人員填制的。但是,全部原始憑證都必須經過財會人員審核,才能登記入賬。因此,財會人員不僅本身應掌握原始憑證的內容和填制方法,而且還要向有關業務人員說明原始憑證的重要作用,幫助他們掌握正確填制原始憑證的方法。

原始憑證的內容

  由於各項經濟業務的內容和經濟管理的要求不同,各個原始憑證的名稱、格式和內容也是多種多樣的。但是,所有的原始憑證(包括自製的和外來的憑證),都是作為經濟業務的原始證據,必須詳細載明有關經濟業務的發生或完成情況,必須明確經辦單位和人員的經濟責任。因此,各種原始憑證都應具備一些共同的基本內容。原始憑證所包括的基本內容,通常稱為憑證要素,主要有:

  (1)原始憑證的名稱;

  (2)憑證的編號;

  (3)填制憑證的日期;

  (4)接受憑證單位名稱(抬頭人)與填制單位名稱;

  (5)經濟業務簡要內容;

  (6)金額(單價、數量);

  (7)有關人員(部門負責人、經辦人員)的簽名蓋章。

  如果是開給外單位的原始憑證一定要加蓋填制單位的公章或專用章。從外單位取得的原始憑證,也應由填制單位加蓋公章或專用章。

  此外,有的原始憑證為了滿足計劃、業務、統計等職能部門管理經濟的需要,還需要列入計劃、定額、合同號碼等項目,這樣可以更加充分地發揮原始憑證的作用。對於國民經濟一定範圍內經常發生的同類經濟業務,應由主管部門制定統一的憑證格式。例如:由各專業銀行統一印製的運單、客票等;商品購銷活動所取得的由各地方稅務主管部門統一印製的發貨票和銀行收據等。印製統一的原始憑證,既可以加強對憑證和企業和行政事業等單位經濟活動的管理,又可以節約印刷費用。

原始憑證的填制

  原始憑證是根據經濟業務活動的執行和完成情況填制的,並具有法律效力的書面證明。兔了保證原始憑證能夠正確、及時、清晰地反映各項經濟業務活動的真實情況,提高會計核算的質量,並真正具備法律效力,原始憑證的填寫必須嚴格按如下要求進行:

  (一)基本要求

  1.真實可靠,即如實填列經濟業務內容,不弄虛作假,不塗改挖補。

  2.內容完整,即應該填寫的項目要逐項填寫,不可短缺。

  3.填制及時,即經濟業務發生或完成時,要立即填列原始憑證,做到不積壓、不誤時、不事後補制。

  4.書寫清楚。

  5.順序使用,即在填制時按編號的次序使用,跳號的憑證應加蓋“作廢”戳記,不得撕毀。

  (二)附加要求

  1.從外單位取得的原始憑證,必須蓋有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證,必須有填制人員的簽名或者蓋章。自製原始憑證必須有經辦單位領導人或者其他指定的人員簽名或蓋章。對外開出的原始憑證,必須加蓋本單位公章。

  2.凡填有大寫和小寫金額的原始憑證,大寫和小寫金額必須相符。購買實物的原始憑證,必須有驗收證明。支付款項的原始憑證,必須有收款單位和收款人的收款證明。

  3.一式幾聯的原始憑證,應當註明各聯的用途,只能以一聯作為報銷憑證。一式幾聯的發票和收據,必須用雙面覆寫紙(發票和收據本身具備覆寫紙功能的除外)套寫,並連續編號。作廢時應當加蓋“作廢”戳記,連同存根一起保存,不得撕毀。

  4.發生銷貨退回時,除填制退貨發票外,還必須有退貨驗收證明;退款時,必須取得對方的收款收據或者匯款銀行的憑證,不得以退貨發票代替收據。

  5.職工公出借款憑據,必須附在記賬憑證之後。收回借款時,應當另開收據或者退還借據副本,不得退還原借款收據。

  6.經上級有關部門批准的經濟業務,應當將批准文件作為原始憑證附件。如果批准文件需要單獨歸檔的,應當在憑證上註明批准機關的名稱、日期和文件字型大小。

  7.原始憑證不得塗改、挖補。發現原始憑證有錯誤的,應當由開出單位重開或者更正,更正處應當加蓋開出單位的公章。

  8.字跡必須清晰、工整,並符合下列要求:

  (1)阿拉伯數字應當一個一個地寫,不得連筆寫。阿拉伯金額數字前面應當書寫貨幣幣種符號或者貨幣名稱簡寫。幣種符號與阿拉伯金額數字之間不得留有空白。凡阿拉伯數字前寫有幣種符號的,數字後面不再寫貨幣單位。

  (2)所有以元為單位(其他貨幣種類為貨幣基本單位,下同)的阿拉伯數字,除表示單價等情況外,一律填寫到角分;無角分的,角位和分位可寫“00”,或者符號“——”;有角無分的,分位應當寫“0”,不得用符號“——”代替。

  (3)漢字大寫數字金額如零、壹、貳、叄、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億等,一律用正楷或者行書體書寫,不得用○、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等簡化字代替,不得任意自造簡化字。大寫金額數字到元或者角為止的,在“元”或者“角”字之後應當寫“整”字或者“正”字;大寫金額數字有分的,分字之後不寫“整”或“正”字。

  (4)大寫金額數字前未印有貨幣名稱的,應當加填貨幣名稱,貨幣名稱與金額數字之間不得留有空白。

  (5)阿拉伯金額數字中間有“0”時,漢字大寫金額要寫“零”字;阿拉伯金額數字中間連續有幾個“0”時,漢字大寫金額中可以只寫一個“零”字;阿拉伯金額數字元位是“0”,或者數字中間連續有幾個“0”時、元位也是“o”但角位不是“0”時,漢字大寫金額可以只寫一個“零”字,也可以不寫“零”字。

原始憑證的填制方法

  1、自製原始憑證的填制方法

  (1)一次憑證的填制方法。

  一次憑證的填制手續是在經濟業務發生或完成時,由經辦人員填制的,一般只反映一項經濟業務,或者同時反映若幹項同類性質的經濟業務。

  (2)累計憑證的填制方法。

  累計憑證是在一定時期不斷重覆地反映同類經濟業務的完成情況,它是由經辦人每次經濟業務完成後在其上面重覆填制而成的。

  (3)彙總原始憑證的填制方法。

  彙總原始憑證,是指在會計的實際工作日,為了簡化記賬憑證的填制工作,將一定時期若幹份記錄同類經濟業務的原始憑證彙總編製一張彙總憑證,用以集中反映某項經濟業務的完成情況。彙總原始憑證是有關責任者根據經濟管理的需要定期編製的。

  (4)記賬編製憑證的填制方法。

  記賬編製憑證,是由會計人員根據一定時期內某一賬戶的記錄結果,對某一特定事項進行歸類、整理而編製的,以滿足會計核算或經濟管理的需要。

  2、外來原始憑證的填制方法

  外來原始憑證是在企業同外單位發生經濟業務時,由外單位的經辦人員填制的。外來原始憑證一般由稅務局等部門統一印製,或經稅務部門批准由經濟單位印製,在填制時加蓋出據憑證單位公章方有效,對於一式多聯的原始憑證必須用覆寫紙套寫。

填制原始憑證的要求

  1、憑證所反映的經濟業務必須合法,必須符合國家有關政策、法令、規章、制度的要求,不符合以上要求的,不得列入原始憑證。

  2、填制在憑證上的內容和數字,必須真實可靠,要符合有關經濟業務的實際情況。

  3、各種憑證的內容必須逐項填寫齊全,不得遺漏,必須符合手續完備的要求,經辦業務的有關部門和人員要認真審查,簽名蓋章。

  4、各種憑證的書寫要用藍黑墨水,文字要簡要,字跡要清楚,易於辨認。不得使用未經國務院公佈的簡化字;對阿拉伯數字要逐個寫清楚,不得連寫;在數字前應填寫人民幣符號“”;屬於套寫的憑證,一定要寫透,不要上面清楚,下麵模糊。

  5、大小寫金額數字要符合規格,正確填寫。大寫金額數字應一律用如壹、貳、叄、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整等,不得亂造簡化字;金額數字中間有“0”字時,如小寫金額¥1001.50,大寫金額中可以只寫一個“零”字,為“壹仟零壹元伍角”;大寫金額中有角分的,元以下不寫“整”字,銀行結算制度規定的結算憑證、預算的繳款憑證、撥款憑證、企業的發票、收據、提貨單、運單、合同、契約、以及其他規定需要填列大寫金額的各種憑證,必須有大寫的金額,不得只填小寫金額,不填大寫金額。

  6、各種憑證不得隨意塗改、刮擦、挖補,填寫錯誤需要更正時,應用劃線更正法,即將錯誤的文字和數字,用紅色墨水劃線註銷,再將正確的數字和文字用藍字寫在劃線部分的上面,並簽字蓋章。

  7、各種憑證必須編號,以便查考。各種憑證如果已預先印定編號,在寫壞作廢時,應當加蓋“作廢”戳記,全部保存,不得撕毀。

  8、各種憑證必須及時填制,一切原始憑證都應按照規定程式,及時送交財會部門,由財會部門加以審核,並據以編製記賬憑證。

原始憑證的審核

  各種原始憑證除由經辦業務部門審核以外,財務部門還必須進行認真、嚴格的審查和核對。只有經過審核合格的原始憑證,才能作為編製記賬憑證和登記賬簿的依據。原始憑證的審核,主要包括以下六個方面。

  (一)原始憑證合法性的審核

  原始憑證合法性的審核,包括內容的合法性和形式的合法性兩個方面。審核原始憑證內容的合法性,主要審查原始憑證所反映的經濟業務內容是否符合國家的方針、政策、法律、法規及財政財務會計制度的規定;審核原始憑證形式上的合法性,主要審查原始憑證的形式是否符合《全國發票管理辦法》的規定。根據《全國發票管理辦法》的規定,除某些專業票據如車船票等以外,其他一切發票和收款收據都必須印有稅務機關的全國統一發票監製章

  (二)原始憑證真實性的審核

  原始憑證真實性的審核,即審查原始憑證所反映的經濟業務的本來面貌,有無掩蓋、偽造、歪曲和顛倒。

  對於自製的原始憑證,如收料單領料單、工資結算單等,應審查收料單所列材料是否確已驗收入庫領料單所列領料用途是否虛構,是否將與生產無關的領料作為生產領用材料;工資結算單中姓名、出勤天數、加班天數是否真實等。

  對於外來原始憑證,如發票、運單、銀行結算憑證等,真實性的審查應當包括以下四個方面的內容:

  (1)經濟業務的雙方當事單位和當事人必須是真實的。

  (2)經濟業務發生的時間、地點和填制原始憑證的El期必須是真實的。

  (3)經濟業務的內容必須是真實的。

  (4)經濟業務的“量”必須是真實的。這裡所說的“量”,包括實物量、勞動量和價值量三種度量單位。

  (三)原始憑證合理性的審核

  以國家的有關方針、政策、法律、法規、制度和相關的計劃、合同等為依據,審核原始憑證所記錄經濟業務是否符合企業生產經營活動的需要,是否符合有關的計劃和預算等。

  (四)原始憑證正確性的審核

  原始憑證正確性的審核,主要審核原始憑證的填制方法和數字的計算是否正確。例如,原始憑證中的數量乘上單價是否等於金額,分項金額之和是否等於合計金額;差旅費報銷時有關補貼的計算是否正確;工資結算單中工資計算是否正確,等等。

  (五)原始憑證完整性的審核

  原始憑證完整性的審核,主要審查原始憑證的內容(構成要素)是否完整,手續是否完備。具體來說,要註意以下幾點:

  (1)原始憑證的內容(構成要素)必須齊備,如憑證的名稱、填制憑證的日期、填制和接受憑證的單位或個人、經濟業務的內容和有關人員的簽章等都應齊備。

  (2)從外單位取得的原始憑證,必須有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證,必須有填制人員的簽名或蓋章。自製原始憑證必須有經辦單位負責人或其指定人員的簽名或蓋章;對外開出的原始憑證,必須加蓋本單位公章。

  (3)凡填有大寫和小寫金額的原始憑證,大寫與小寫金額必須相符。購買實物的原始憑證,必須有數量、單價和金額。金額的計算應當正確,並且有驗收證明。支付款項的原始憑證,必須有收款單位和收款人的收款證明。

  (4)一式幾聯的原始憑證,應當註明各聯用途,只能以其中的一聯作為報銷憑證。

  (5)發生銷貨退回時,除填制退貨發票外,退款時,必須取得對方的收款收據或匯款銀行的結算憑證,不得以退貨發票代替收據。

  (6)職工因公出差的借款收據,必須附在記賬憑證上。收回借款時,應另開收據或退還借據副本,不得退還原借款收據。

  (7)經過上級批准的經濟業務,應將批准文件作為原始憑證附件。如果批准文件需要單獨歸檔,應在原始憑證上註明批准機關名稱、13期和文件字型大小。

  (六)原始憑證及時性的審核

  原始憑證的填制和取得應當與所發生的經濟業務的時間基本保持一致。審查時,重點要審查各種原始憑證是否及時填寫,是否按規定程式及時交會計機構、會計人員進行審核。審查原始憑證的及時性,可以及時發現經濟業務發生的差錯,防止和糾正財經違法違規事件的發生,對於維護國家財經紀律,保護投資人債權人的合法權益具有重要意義。

  對於經審核的原始憑證,應根據下列不同情況分別處理:

  (1)對於完全符合要求的原始憑證,應當及時據以編製記賬憑證入賬。

  (2)對於真實、合法、合理但內容不夠完整、填寫有錯誤的原始憑證,應退回給有關經辦人員。由其負責將有關憑證補充完整、更正錯誤或重開後,再辦理正式的會計手續

  (3)對於不真實、不合法的原始憑證,會計機構和會計人員有權不予接受,並向單位負責人報告。

檢查原始憑證的方法

  檢查原始憑證的方法很多,常用的方法是利用查賬人員的經驗,對憑證中所列各要素進行審閱,視其是否存在異常之處,發現其中可能存在的錯弊;或將原始憑證所反映的經濟業務與實際情況進行比較,視具是否存在差異並分析差異的性質和原因;或者將不同時期同類原始憑證上的相同要素進行對比分析,尋找其中存在的明顯變化,分析其是否具有業務依據和正當原由。

  原始憑證數量繁多,來源各異,查賬人員不可能對其進行全面檢查,常見的形式是採取抽樣檢查法,即按照一定標誌和規律,從憑證總體中抽出其中一部分進行檢查,並以此推斷總體特性。

  在原始憑證的檢查中,審閱法抽樣法在諸多查賬方法中居主導地位,常常為查賬人員首選。另外,查賬人員對原始憑證進行分析,還可以使用覆核法 (對原始憑證所記錄反映的有關數據資料進行重覆驗算)、核對法(主要指h1證核,即將記賬憑證與所附原始憑證進行核對)、推測和判斷(對原始憑證所反映的經濟業務進行合理假設,並據以判斷其結果.特別是在發現憑證不能反映經濟業務真實面貌時)、詢問與函證法(對有關實物進行審查盤點,以證明原始憑證所記錄的數量和金額的正確性)、實物鑒定法(對有疑問的原始憑證,如其真實性存在問題,是否被篡改等,請有關專家對其進行鑒定,以鑒別其真實性和合法性,(其主要方法有物理鑒定、化學鑒定和法律鑒定)等等。

原始憑證中的錯弊

  原始憑證舞弊是指篡改、偽造、竊取、不如實填寫原始憑證、或利用舊、廢原始憑證來將個人所花的費用偽裝為單位的日常開支,藉以達到損公肥私的目的。例如某企業領導通過篡改憑證接受人將自己子女上學的費用作為企業的職工培訓費人賬。例如某秘書從不法分子手中購得假空白髮票填上後到廠里報銷人賬。例如在覆寫紙下墊一張白紙,使原始憑證的正、副聯的數字內容不一致,像銷售貨物開具增值稅專用發票時,與客戶勾結,將客戶持有的抵扣聯的數額寫大,讓其可以抵扣的進項稅額變大,而本企業持有的存根聯上則據實記錄,保持正常的增值稅銷項稅額,客戶單位弄虛作假多抵扣的進項稅額的“好處”則與開票單位分享。

  發生在原始憑證中的錯誤主要是把原始憑證中各項內容錯記。例如把原始憑證的接受單位和人員弄錯;或把日期記錯,造成會計分期中出現跨期事項,使得不符合權責發生制原則;或把數量、價格的小數、位數、單價弄錯,使得金額出現偏差;或使用不合規定的原始憑證,不按要求使用印鑒,原始憑證編號不連續等等。

  原始憑證巾的錯誤雖然不是故意行為,但其危害很大,如原始憑證的印鑒錯誤會使單位財會人員對其真實性和合法性產生懷疑;原始憑證中的金額,計量單位錯誤會導致多付或少付貨幣;錯誤的日期會影響該項業務的正確歸屬期。

原始憑證錯弊的鑒別

  不論原始憑證舞弊採用什麼方式,其原始憑證上都會直接或間接地表現出以下特點中的一點或幾點。

  (1)對刮、擦、用膠帶拉扯的原始憑證,其錶面總會有毛粗的感覺,可用手摸,背光目視的方法檢查出來;對用“消字靈”等化學試劑消退字跡而後寫上的原始憑證,其紙張上顯示出錶面光澤消失,紙質變脆,有淡黃色污斑和隱約可見的文字筆畫殘留,紙張格子線和保護花紋受到破壞,新寫的字跡由於藥劑作用而滲散變淡等特征中的一條或幾條。

  (2)對添加改寫的原始憑證,其文字分佈位置不合比例,字體不是十分一致,有時出現不必要的重描和交叉筆畫。

  (3)對於冒充簽字的原始憑證,其冒充簽字常常在筆跡熟練程度、字形、字的斜度、字體方向和形態、字與字、行與行的間隔、字的大小,壓力輕重,字的基本結構等方面存在差異有時可以通過肉眼觀察發現。

  (4)對於偽造的原始憑證可以通過對比原始憑證的防偽標誌來鑒別。

  對於以上四種舞弊手法,如屬必要,可請公安部門運用特定的技術進行鑒別。

  (5)憑證明顯不規範,要素不全,經常缺少部分要素,其關鍵要素經常出現模糊,讓人對其經濟業務活動的全貌感到模糊。例如購買辦公用品(實為購買個人消費品)的假憑證,往往只註明“辦公用品”,而不註明到底購買了什麼辦公用品,其規格、型號、品種、數量如何。

  (6)其金額往往只有一個總數,而沒有分項目的明細,經不起推敲。

  (7)原始憑證的經手人經常含而不露,有時有名無姓或有姓無名,如果仔細追問很可能查無此人。

  (8)原始憑證上的時間與業務活動發生的時間及以後的入賬時間相距甚遠。

  (9)主要業務憑證與其他相關的憑證不配套,有時只有其中一部分,而沒有另一部分。如銷售貨物只有銷售發票而無發貨單據、托運證明、出門單、結算憑證等。

  (10)憑證的形式不規則,以非正規的票據憑證代替正規的原始憑證。例如用貨幣收付憑證代替實物收付憑證;以自製憑證代替外來憑證;以非購銷憑證代替購銷憑證等。

  另外,原始憑證的內容、結算方式資金流向與對方單位等處都可能存在著異常。

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評論(共4條)

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210.32.3.* 在 2012年1月8日 10:45 發表

也就是說現金日記賬算是原始憑證咯?

回複評論
114.97.198.* 在 2012年6月4日 11:47 發表

210.32.3.* 在 2012年1月8日 10:45 發表

也就是說現金日記賬算是原始憑證咯?

不能算

回複評論
183.61.33.* 在 2013年6月2日 12:15 發表

210.32.3.* 在 2012年1月8日 10:45 發表

也就是說現金日記賬算是原始憑證咯?

怎麼可能

回複評論
221.204.81.* 在 2014年5月23日 12:54 發表

183.61.33.* 在 2013年6月2日 12:15 發表

怎麼可能

憑證式憑證,現金日記賬是賬!!!!! 和憑證壓根不是一回事

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