審閱法

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什麼是審閱法

  審閱法是指通過對被查單位有關書面資料進行仔細觀察和閱讀來取得查賬證據的一種查賬技術方法根據有關法規、政策理論、方法等查賬標準或依據對書面資料進行審閱,藉以鑒別資料本身所反映的經濟活動是否真實、正確、合理、合理及有效。

  審閱法是一種十分有效的查賬技術,不僅可以取得一些直接證據,同時還可以取得一些間接證據,如通過審閱可以找出可能存在的問題和疑點,作為進一步審查的線索。審閱法主要用於對各種書面資料的審查,以取得書面證據。書面資料主要包括會計資料和其他經濟信息資料及管理資料。

  審閱法是審計人員審計工作中使用最廣泛、最基本的技術方法。不管是財務收支審計經濟效益審計、資產負債審計及所有者權益審計、還是經濟責任及離任審計都離不開此法。審閱法要求審計人員必須具有豐富的工作經驗和較高的理論水平。審計人員在運用該方法時,一般不需要全部資料進行逐一檢查,可根據需要有選擇、有重點的審查。審閱法的缺點是,受內部審計人員工作水平的制約,易受主觀意志左右。

審閱法的審查要點

  審閱法主要用於各種書面資料的審查。從查賬中檢查的書面資料內容看,大致可分為兩類:

  一類是與會計核算組織有關的會計資料。雖然現代審計不是查賬,但查賬仍然是現代審計的重要內容。因此,會計資料是審閱的重要內容。 另一類是除會計資料以外的其他經濟信息資料及相關資料。現代審計除了進行傳統的財務查賬以外,還要進行經濟效益查賬。因此,若只對會計資料進行檢查,則難以實現現代查賬的目標。所以會計資料以外的其他資料,亦是審閱的重要內容。

會計資料的審閱

  會計資料包括會計憑證會計賬簿會計報表

  1、原始憑證的審閱

  審閱原始憑證時,應註意有無塗改或偽造現象,記錄的經濟業務是否符合會計管理的要求和有關會計制度的規定,是否有業務負責人的簽字等。在檢查有關會計記錄有無合法的原始憑證時,應重點查看收寫是否整潔,有無塗改、刮擦等情況;各種沖銷更正記錄是否正常等。這些方面都極易出問題,故應特別註意審閱,具體來說主要有以下一些查賬要點:

  1)審閱憑證格式是否規範,要素是否完整。如發票上有無稅務局發票監製蓋章,抬頭(即戶名)、日期、數量、單價、金額、經手人簽章、單位公章等是否齊備。

  2)審閱憑證上的文字、數字是否清晰,有無挖、擦、塗改的痕跡。覆寫的憑證可看反面覆寫字跡的顏色是否一致,圖章是否清晰。如憑證某些內容有更正,應審查更正方法是否符合規定。

  3)審閱填制憑證日期與付款日期是否相近。如發現幾個月以前的憑證,應深入檢查原因。

  4)審閱填制憑證的單位是否確實存在,防止利用已合併、撤銷單位的作廢憑證來報銷

  5)審閱憑證的抬頭是否即被查單位。始抬頭不符,應深入檢查原因。

  6)審閱憑證的審批傳遞是否符合規定,有關人員是否都已正式簽章。

  7)審閱收款付款原始憑證是否有財務公章或收訖、付訖的圖章。如發現沒有財務公章,而只有單位或業務公章,應深入檢查。

  8)審閱憑證的經濟業務內容是否合法、合規、合理。例如控購商品是否經過控購界定審批。有無不該用公款開支的項目。又如報銷差誘費,是否超過規定的標準等等。

  9)被查單位自製的憑證如已交其他單位,應審閱其存根是否連續編號,存根上書寫是否正常。

  10)自製憑證的印刷是否經過審批、保管、領用有無手續。例如,用轉賬支票購入材料的經濟業務,其主要單據是蓋有收款公章的發貨票,或收款收據、支票存根。其他有關單據應有驗收單,如不通過倉庫,應有領用人在發票上的收料證明。如有支票存根,但發票上未見收款公章或收據,則不能確定已經付款如有以上單據,但無驗收單或無發貨票上領用人的收料證明,則不能確定收到材料。如有以上單據,而無批准的請購單,則為採購的內部近代制失效,可能購入了並非生產所需的材料。甚至即使單據具備,仍需要根據情況查詢有關人員,瞭解真實情況,以防止購買緊缺物資轉手銷售從中牟利等行為。如有以上行為,則經濟業務雖然真實、正確,但並非合理合法,其後一系列會計處理即使正確,仍然違背財經紀律,破壞市場管理。從上可知,審閱原始憑證,必須將有關單據全面地、相互聯繫地審閱才能取得充分可靠的證據,作為提出查賬意見的基礎。

  2、記賬憑證的審閱

  審閱記賬憑證時,應註意是否符合《企業會計準則》及國家統一會計制度的規定,將審閱過的原始憑證同記賬憑證上的會計科目、明細科目、金額對照觀察,看其是否如實反映,有無錯誤掩飾,記賬憑證上編製、覆核、記賬、批准等簽字是否齊全。

  例如,記賬憑證所附為產品銷售發票的會計記賬聯,並已收銀行結算戶存款,但記賬憑證的貸方科目並非主營業務收入,而為其他應付款再看摘要中的說明是預收賬款,這種原始憑證和記賬憑證不符的情況,查賬人員必須向被查單位經辦人員查詢。如通過查詢,查知是由被查單位領導示意這樣做的,並獲悉其意科是少記本期主營業務收入,藉以少記利潤,人為地調節不同會計期間利潤,則這種行為屬於弄虛作假,不是技術上的錯誤。

  3、賬簿的審閱

  審閱會計賬簿時,應註意是否符合《企業會計準則》及國家統一會計制度的規定,包括審閱被查單位據以入賬的原始憑證是否整齊完備;賬簿有關內容與原始憑證的記載是否一致;會計分錄的編製或賬戶的運用是否恰當;貨幣收支的金額有無不正常現象;成本核算是否符合國家有關財務會計制度的規定;是否符合查賬目標的其他要求等。例如,一張記賬憑證,應有填制單位的名稱、憑證的名稱、填制的日期、憑證編號、所附原始憑證數量、有關經濟業務的摘要或稅明、應借應貸會計科目名稱及金額和會計主管人員、審核人員、記賬人員、填制人員的簽名等要素,審閱時,要看各要素是否都已填列齊全、字跡是否清楚。若有明顯違反會計原理或有關制度的情況,則背後可能有隱藏問題的存在。例如,開紅字銷售發票沖銷貸款,從錶面上看,銷售退回合情合理,但經過預謀的沖銷,可以達到套取現金、截留收入或貪污的目的。再如,通過對專用基金明細賬的審閱,發現某項專用基金的增加,是由某應付款明細賬轉來的,這就說明,該單位存在截留收入的問題。

  對賬簿的審閱除審閱總賬與明細賬、賬簿與憑證是否相符外,重點應審閱明細分類賬:

  1)明細分類賬記載的經濟業務內容是否合法、合規、有無使不應列支的費用採用弄虛作假、巧立名目的手段進入費用賬戶。在查閱時,根據摘要欄記載的內容,對照金額欄的數額進行審閱。

  2)賬簿記錄的小計數和合計數是不否與發生數相符,借、貸方登記是否記反方向,是否登錯欄次。

  3)賬簿記錄摘要欄所記載的內容是否真實,有無例外情況。

  4)賬簿啟用、期初和期末餘額的結轉、承前頁、轉下頁、月結和年結是否符合會計制度的規定,賬簿應登記的內容是否登記,是否根據更正錯賬的方法予以更正錯賬等。

  例如,銀行結算戶存款日記賬中短期內有收付兩筆金額相同的業務,其對方科目均為其他付款這就是有可能是用實現收款代為轉手購進緊俏的原材料,然後付款歸還,從中非法盈利,中飽經辦人私囊。因此,必須採用審閱技術,加以覺察。又如,材料明細賬某賬戶發出欄單價原應按加權平均法計算,現卻按購進最高價計算,一經審閱發現,就要進一步查詢,以求瞭解這樣做的意圖。

  4、會計報表的審閱

  審閱會計報表時,應註意會計報表的編製是否符合《企業會計準則》及國家統一會計制度的規定,會計報表的附註是否對應予以揭示的重大問題作了充分的披露,會計資料反映的經濟活動是否真實、正常、合法和合理。這是審閱的實質內容。檢查有關資料,不局限於對資料本身的評價,更主要的是要對資料反映的經濟活動過程和結果作出評價。每項經濟活動,都有一定的活動範圍,若超出了這個範圍,則該項活動可能是不真實、不合法和不合理的。

  各報表中有關項目是否對應相符,資產總額與負債及所有者權益總額是否相符,固定資產凈值是否等於固定資產原值減累計折舊的差額等。審閱表與表之間的有關項目是否一致。

  例如,利潤表中主營業務收入比上月增加,但利潤總額卻比上月減少不符合增加收入的正常情況。這時,就要追查產品銷售明細賬及有關記賬憑證和原始憑證,以明確有無故意少計主營業務收入,多計主營業務成本營業費用,甚至多計管理費用財務費用營業外支出等虛假情節。又如,資產負債表存貨總產品超過計劃數甚大,應審閱是否存在故意多計在產品、少計產品成本,從而少計主營業務成本、多計產品銷售利潤等虛假情節。

  5、其他資料的審閱

  查賬人員在覆核會計記錄及其他文件時,應註意審查各種書面文件是否一致,書面資料之間的勾稽關係是否存在。由於會計資料是根據複式記賬的原理記錄的,因此,許多資料之間都存在一種對應關係,即勾稽關係。審閱時,應註意這些勾稽關係是否存在。若不存在,則說明會計核算存在錯誤和舞弊的可能。

其他資料的審閱要點

  對會計資料以外的其他資料進行審閱,往往是為了獲取進一步的信息至於到底需要審閱哪些資料,則應視查賬時的具體情況而定。如在審閱產品成本核算資料時,發現實際耗用工時與定額耗用工時相距甚遠,則應審閱考勤記錄和派工單(或生產任務通知單)等資料,以查明該單位是否存在弄虛作假、變相發放獎金或加大成本以逃避稅收、截留收入的舞弊行為。必要時,應審閱的其他資料通常包括有關法規文件、內部規章制度、計劃預算資料、經濟合同、協議書、委手藝書、考勤記錄、生產記錄、各種消耗定額、出車記錄等等。

  1、在查賬過程中,除了審查會計資料外,常需要審查其他有關的各種資料,如經濟合同、加工收發記錄、托運記錄、計劃資料、預算、統計資料等等。審閱這些資料時一般應著重註意反映的內容是否真實、合法、合規、合理。

  2、計劃、預算除審閱計劃、預算本身的合法、合規、合理外,還可聯繫執行的記錄和會計資料審閱。

  3、資料的日期與經濟業務發生日期和會計記賬的日期是否一致或接近,其他資料記載的數量、金額是否與會計記錄一致。

審閱法的審閱技巧

  審閱的主要目的,是通過有關資料的仔細觀察和閱讀,藉以發現一些疑點和線索,以抓住重點,縮小檢查範圍。這就要求掌握一定的審閱技巧。

  1、從有關數據的增減變動有無異常,來鑒別判斷被審計單位可能在哪些方面存在問題。有異常情況的數據,通常稱異常數,它是指某些數據資料違反了會計原理的要求,或是違反了經濟活動實際情況而出現在正常情況下不應有的現象。如庫存商品現金、材料等財務明細賬出現赤字金額。

  運用審閱法從異常數方面著眼,來發現有無問題時,具體可從三個方面來衡量:

  1)從數據增減變動幅度的大小來衡量。從這方面著手發現問題,關鍵是要把握各項經濟活動本身的數量界限。在正常情況下如工資費用、管理費用發生了巨額的增減變化,一般都隱藏有一定的問題。

  2)從數據本身的正負方向上來衡量。會計數字的正負方向,反映了會計賬戶表示的屬性,如財產物資類賬戶餘額出了負數,這種表示就違背了該類賬戶的屬類,一般來說均有問題。

  3)從相關數據之間的變化關係來衡量。相關的會計賬戶存在著一定的關係,一個賬戶的變動必然引起某個或某些賬戶的相應變動,如果變動的方向及變動的幅度不適應,則說明這種變動存在有一定的問題。如對外投資金額有了巨額增加,但投資收益增加很小甚至減少,這就說明與這種變化不相適應,可能存在有某種問題。

  2、從會計資料和其他資料反映經濟活動的真實程度,來鑒別判斷被審計單位有無問題。會計資料及其他資料理應真實、準確地反映單位各項經營活動的過程和結果,如果資料反映的情況和實際活動不符,則被審計單位就有弄虛作假的可能。

  3、從會計賬戶對應關係的正確性,來鑒別判斷被審計單位有無問題。相關的會計賬戶都有明確的對應關係,而每個賬戶都有固定的核算內容,如果任意變動每個賬戶的核算內容,甚至將不相關的賬戶對應起來,一般都存在造假行為。如將投資收益、其他收入廢應付款賬戶,或將應收款賬戶與費用賬戶對應、收入賬戶與應付款賬戶對應,以達到轉移收入或支出的目的。

  4、從時間上有無異常,來分析判斷被審計單位是否存在問題。每項經濟業務從開始執行到結束的整個過程所持續的時間,都有一定的限度。若在有關資料上沒有載明業務發生時間,或是雖載明瞭時間,但從發生日至記賬日(或結轉日)之間的時差相距甚遠,則可能隱藏著某種問題。

  5、從單位購銷活動有無異常,來鑒別判斷被審計單位有無問題。審計人員可從書面資料審閱中,發現被審計單位在購銷活動方面有無捨近求遠、舍優購劣的現象,以及購銷活動內容、物流方向、購銷價格、結算方式等是否正常、合理、合法。

  6、從業務經辦人的業務能力、工作態度以及思想品德,來鑒別判斷可能存在的問題。審計人員可以從書面資料審閱入手,進一步瞭解重要業務經辦人的政治、業務素質情況,做為判斷有無問題的參考。

  7、從資料本身應具備的要素內容,去鑒別判斷問題存在的可能性。任何資料都應該具備所要求的要素,如果要素內容不全,均應進一步查明原因,以證實有無問題。

  要有效地運用審閱法,必須結合使用覆核、核對的方法以便於及時證實審閱中發現的問題。審閱時應認真仔細,不要放過一個要素,更不要放過一個數字,邊審閱、邊思考,善於發現疑點和線索,並要進行完整的記錄。為了避免重覆和疏漏,審閱時應運用符號標準,以區別已審閱和未審閱的資料。

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