書面證據

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書面證據(Written evidence)

目錄

什麼是書面證據

  書面證據就是在審計對象作為一定審計項目會計憑證、各種會計記錄、各種合同、通知書、報告等。這類證據是審計證據中最大量、最基本的證據,是審計證據的主體,也可以稱之為基本證據。

  書面證據的價值如何,要看取得它的途徑。一般而言,從企業內部得到的證據,其可靠性就小於由企業外部得到的證據。

書面證據的特點

  書面證據具有如下特點:第一是數量多;第二是覆蓋範圍廣;第三是來源渠道多樣化;第四是容易被篡改。

  根據這些特點,審計人員在大量收集有關的書而證據時,還要註意對書面證據進行認真細緻的鑒定和分析,運用專業判斷,辨別真偽,充分正確地利用書面證據。

書面證據的分類

  書面證據按其來源渠道可以分為親歷證據、外部證據和內部證據三類。

  1、親歷證據

  親歷證據是指由審計人員通過運用專業判斷和相應的程式與方法,對被審事項的有關資料進行計算和分析而得到的證據,包括審計人員動手編製的各種計算表、分析表等。對於書面證據而言,親歷證據強調的是審計人員對有關基礎資料(證據)必須進行重新加工,按照既定的目標所確定的程式進行計算和分析,因此,它具有較其他來源形式證據更為可靠的證明力。

  2、外部證據

  外部證據指由被審計單位以外的,與被審事項有一定聯繫的第三者提供的相關證據。外部證據除有關單位提供的業務詢證證據和書面證明以外,還包括有不在書面證據範圍內的有關實物證據和外部人員的陳述等。具體地講,外部書面證據形式有兩類。第一類包括應收賬款的回函、被審計單位的律師或其他獨立專家關於被審計單位資產所有權或負債的證明函件、保險公司的證明函件、寄售企業或代售企業的證明函件、證券經紀人的證明書等。這些外部書面證據一般由被審計單位以外的第三者直接提供給審計人員,而沒有經過被審計單位職員之手,不存在被塗改和被偽造的可能性。

  因此,是證明力較強的一種審計證據。第二類外部書面證據諸如銀行對賬單、購貨發票、應收票據、顧客訂貨單、有關的合同和契約等。這些證據都是由被審計單位以外的單位所出具,但是由被審計單位有關業務人員進行保存和處理,難免存在被塗改甚至偽造的可能性。因此,審計人員評價其可靠性必須考慮這一因素,把這類證據確定為其證明力略低於第一類外部書面證據,並對這類證據中有被塗改或偽造的痕跡予以高度的關註和警覺。

  3、內部證據

  內部證據是指由被審計單位內部機構或職員編製並提供的有關書面證據。內部書面證據的可靠性一般不如外部書面證據強,而且內部書面證據由於形式的不同其可靠性也不盡相同。根據內部書面證據可靠性的強弱,可以劃分以下三類:

  第一類是由被審計單位外部組織或部門規定統一格式和填制要求的,而由被審計單位內部職員填制並提供的有關書面證據,如由稅務監製的銷貨發票(含普通發票增值稅專用發票)、銀行統一印製的各種支票匯票,由財政部門監製的財政收費收據等,這類證據的可靠性對各種內部證據而言是最強的,因為這類證據資料的填制情況往常要受到相應管理部門突擊性或定期檢查監督,當被審計單位內部控制較為健全有效時,這類證據仍不失為一種可靠性強的審計證據。

  第二類是由被審計單位有關人員編製和填報用於對外公佈但無格式和規範要求的內部證據,如經濟業務合同、文件和內部定額標準等。這類證據雖不一定要接受外界的監督檢查,但在一定程度上要受到有關業務單位或主管部門的制約,經過他們的審批,對其的公正性、嚴肅性和科學性有嚴格的要求。因此,當企業內部控制健全有效時,第二類證據仍具有一定可靠性,但始終較第一類內部書面證據可靠性低。

  第三類內部書面證據是那些既無規範要求或者無任何外部單位制約,且無需公開的由被審計單位有關人員填制並出具的資料,如自製的原始憑證記賬憑證、會計賬簿記錄等。這類證據的可靠性完全取決於經手人員的素質、內部控制的有效制約程度,因而它的可靠性程度為最低。但是不能否定的是:當內部控制健全有效,而且相關的內部證據能相互印證時,審計人員仍然可以信賴其可靠性。

  內部書面證據從其反映的內容來看包括:反映會計核算處理情況的會計記錄,反映被審計單位管理當局責任、態度和意圖的管理當局聲明書以及其他的書面文件。其中會計記錄包括各種原始憑證、記賬憑證、賬簿記錄、試算平衡表科目彙總表、項目明細表等。它是審計人員取自被審計單位內部的一種數量最多且最為重要的審計證據,其可靠性關鍵取決於被審計單位內部控制的完善程度。審計人員在取得這類證據時往往要相互聯繫、按其鉤稽關係相互印證地尋找和評價,必要時應視被審項目的重要程度和審計環境狀況,按其會計業務處理過程順查或逆查所有的詳細資料,甚至要進一步審查業務發生時各種獲准手續文件作為審計證據

  對於被審計單位管理當局聲明書,由於它涉及被審計單位在會計報表審計過程中所做的重要陳述或保證,是一種態度或意圖的反映,主觀色彩十分濃厚,因而其可靠性較低,這便要求審計人員不能一味地信賴這份聲明書,而應該通過實施其他必要的審計程式來判斷會計報表的合法性、公允性和會計處理的一貫性程度如何。綜上所述,審計人員獲取內部書面證據不僅要求有較強的專業水平和科學的審計程式,而且它將花費整個審計工作的絕大部分時間,是審計工作的重心和核心過程。

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