報銷

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報銷(reimbursement)

目錄

什麼是報銷

  報銷是指個人因處理公司的事務或受公司指派出差執行公司的某項公務而發生的費用,由經辦人或申請人按公司的規定,憑業務發生的原始單據(發票)向公司報銷費用,領取現金銀行存款的一項經濟活動。

報銷程式

  1.報銷費用的填制要求

  a) 費用經辦人原則上應在費用發生後的5個工作日內到財務部辦理報銷手續,特殊情況可另行處理。

  b) 將原始單據剪齊邊角,正面朝上(與報銷單據同向)粘貼在報銷單的反面左邊。

  c) 用藍色或黑色鋼筆、簽字筆如實填寫報銷單的各項內容,如:報銷時間、報銷人、費用摘要、單據張數等。

  d) 採購類經營費用,須憑有效的《請購單》(或採購計劃表)和發票到倉庫辦理物品驗收入庫手續,並將進倉單、直拔單附在報銷單據的後面。

  e) 非採購類的行政、辦公或其他費用,直接填制報銷單據。

  f) 外出培訓費憑《培訓協議》辦理報銷手續。

  2.報銷單據的審核

  a) 費用報銷單據經手人簽名後,由各部門主管簽字確認。

  b) 財務部經理應在收到報銷單據的一個工作日內,對各項報銷費用進行嚴格認真的審核,凡符合報銷標準的,審核人在財務審核欄內簽署姓名、審核日期後,由報銷人交總經理審批。

  c) 經審核報銷單據不符合費用開支標準或在有其他疑問,而報銷人又無法提供總經理批准的報告時,審核人應退回報銷單據。

  3. 費用的給付

  a) 報銷人依據審批手續完整的報銷單到財務部出納處簽名領取費用。

  b) 單位價格在2000元以下的報銷費用,由出納員現金支付

  c) 單位價格在2000元以上的報銷費用,原則上由出納員用支票支付,特殊情況的可報財務部經理批准後,以現金支付

  d) 各費用發生前借支備用金的,由出納員作沖減備用金處理。

  4.費用報銷單據的保管

  a) 費用報銷單據由出納按順序編製付款憑證,送財務部會計彙總、記賬

  b) 所有報銷的費用單據,由財務部加密長期保存。

財務報銷管理規定(範例)

  1.經手人對需報銷的憑證應按有關規定在發票或收據背面由經手人、驗收覆核人、“一支筆”審批人三者簽字,並按規定填寫“集團經費結算本”,交財務部報銷。

  2.對需向財務部解釋的有關事項、內容應負責向財務部經辦人員解釋,對財務人員退回需要補辦手續的憑證,應及時按規定補辦手續。

  3.報銷手續應符合《內部牽制制度》,《審批制度》,《會計基礎工作規範化》及有關崗位職責規定。

  4.經辦人員所報銷的發票或收據,必須是由稅務部門監製的發票、財政局監製的收據、符合國家規定的有關憑證,及校財務處、集團財務部印製的結算憑證。

  5.對違反法律、法規、政策及有關制度的憑證,財會人員有權予以制止。

  6.購置設備或大宗材料以及支付臨工工資,金額在2萬元(含2萬元)以上,由購置或報銷部門報批後提前一天報財務部,財務部根據需要和集團內資金情況,按輕重緩急調集資金,予以辦理。

費用報銷管理制度(範例)

  為了加強公司的財務管理工作,一各部門的報銷程式及規定,提高財務管理水平,現結合公司的具體情況,特製定本制度。

  1、借款報銷的審批許可權

  1.1 公司員工因工出差借款或報銷,由各部門經理審簽後,報公司財務部門審核,並送公司總經理批准,方能借款或報銷。凡有審簽許可權的部門經理須在財務部門簽留字樣備案。

  1.2 員工出差應填寫出差“申請單”(見附表1),並按規定程度報批後,到財務部門預借差旅費。

  1.3 員工出差返回後,填寫“差旅費”報銷單,按規定的時間及審批手續到財務部門報銷。

  2、員工差旅費報銷標準。

  2.1 員工出差分 “長途”和 “短途”兩種,即當天能往返的為 “短途”,出差時間在一天以上的為 “長途”。

  2.2 出差地點區分為1類區,2類區,港澳臺地區三種,即:二類區:特區、上海、北京、廣州等地;一類區:除二類區以外的地區。

  2.3 出差住宿費報銷標準:(元/人/天)

職務一類區二類區港澳臺地區
一般人員首日100-80首日150-120總經理批准
主管、工程師級首日150-130首日220-170400HKD
部門經理級首日250-200首日300-250500HKD
公司副總經理級250300600HKD

  2.4 出差補助標準

  2.4.1 員工短途出差視同出勤,不再享受出差補貼。(深圳市外的短途出差,可享受15元/人/餐的伙食補貼)。

  2.4.2 長途出差補助標準:(元/人/天)

職務一類區二類區港澳臺地區
一般人員3040100HKD
主管、工程師級4050100HKD
部門經理級6080150HKD
公司副總經理級100150200HKD

  2.5 員工出差交通報銷標準

  2.5.1員工出差乘坐交通工具:公司副總經理及以上領導可乘坐 飛機、軟卧、輪船二等艙;部門經理級:可乘坐飛機、軟卧、硬卧、輪船三等艙,乘坐飛機需報總經理批准、乘坐 軟卧僅限正職;其餘員工乘坐火車硬卧、輪船四等艙、乘 坐飛機需報總經理批准。

  2.5.2員工長途出差交通費,經理級(含)以上人員的陸路交通費可實報實銷;經理級以下人員原則上不得隨意乘坐計程車,如有特殊情況需乘坐計程車時,需經總經理批准後,方可報銷。

  2.5.3 員工在本市內出差,只報銷公交車票公交車票除二人及以上同行外均不得連號。無特殊情況,不得報銷計程車票。

  3、員工差旅費報銷規定:

  3.1 住宿費,交通費按規定標準執行,超標自付(如有特殊情況需總經理批准方可報銷),節約歸已。

  3.2 膳食費按規定標準領取,不得報銷與此相關的費用。

  3.3 通訊費以郵局憑證報銷。

  3.4 交際費用由領導核定並填寫客餐報銷單,經總經理批准方可報銷。

  3.5 短途出差不享受住宿補助。

  3.6 出差人員無住宿費用時,則可按住宿標準的50%領住宿補助。

  3.7 員工出差返回後於5個工作日內報銷,未按規定時間報銷的,財務部門應於當月工資中扣回預借的差旅費,待報銷時再行支 付。

  3.8 超過1個月以上的出差單據、假票據或不符合規則的票據,財務部門不予報銷。

  3.9 財務部有權對不實的出差費用向員工出差居住地酒店直接查 詢,如有虛假行為公司將按情節輕重處罰。

  4、員工探親路費的規定

  員工探親費不予報銷,採取補貼包乾的辦法執行。補貼標準詳見《員工春節探親休假管理規定》。

  5、財務部門要加強對備用金和預付款項的管理和監督。

  5.1 公司員工因公借款,必須辦理借款申請單。會計根據內容填寫齊全,完整的借款申請單,編製會計憑證,會計、出納、收款 人必須在付款憑證上簽字。

  5.2 公司預付款項,必鬚根據合同或協議辦理付款申請單,經財務審核並報總經理審簽後辦理付款;付款手續不齊備的,會計不得編製付款憑證,也不得付款。

  5.3 備用金和預付款的使用,必須依照下列規定:

  5.3.1 具有規定的用途,期限及限額;

  5.3.2 在規定的期限內憑費用支出單據到財務部門報銷;用現金或支票進行零星採購的七天內報銷;通過銀行匯款進行預付 款的二十天內報銷。

  5.3.3 以上各項支出,原則上前款不清,後款不借。

  5.3.4 對違反規定用途和不符合開支標準的支出,財務不予報銷。

  5.3.5 對無正當理由超過規定期限,未能報銷而又沒還款的備用金,若超期時間在三個月內的收取資金占用費日息的萬分之二;三個月以上一年之內的收取資金占用費日息萬分之三。在次月工資中扣回本息。

  6、原始憑證的審核

  各項報銷的原始憑證,經各部門經理審簽後,報財務審查其合法性並送公司總經理批准。

  7、原始憑證應具備的內容:

  7.1 憑證名稱;

  7.2 填制憑證的日期;

  7.3 填制憑證單位的名稱或填制人的姓名;

  7.4 經辦人的簽名或蓋單;

  7.5 接受憑證的單位名稱;

  7.6 經濟業務的內容;

  7.7 數量、單價和金額;

  7.8 各種發票、收據必須符合《中華人民共和國發票管理辦法》和實施細則的規定。從外單位取得的原始憑證必須蓋有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證,必須有填制人員的簽名或蓋單;對外開出的原始憑證,必須加蓋單位公章,其中辦理收款業務的要加蓋本單位財務專用單。

  8、對原始憑證的技術性要求:

  8.1 凡填有大小寫金額的原始憑證,大寫與小寫必須相符。

  8.2 購買實物的原始憑證,必須有手續完備的驗收證明。需入庫的物資,必須填寫出入庫驗收單,由實物保管人員按計劃或合同驗收後,在驗收單上填寫實收數額並簽章。不需入庫的物資, 除經辦人在憑證上簽章外,必須交給實物保管人員或使用人員,進行驗收,併在憑證上簽章。

  8.3 支付款項的原始憑證,必須有收款單位或個人的收款證明以及簽字,有審批人簽字,並有付款的依據。

  8.4 職工因公出差借款的借據,必須附在記賬憑證上。收回款項時應另開收據,不得退還原借款借據。

  8.5 預付性匯款,由經辦人填制付款申請單,作為原始憑證,不得以匯款回單代替。

  8.6 屬於現金髮放性質的原始憑證,原則上應由本人領取簽名。有委托他人代領的,由代領人簽名;由一人代領多人的,須逐個簽章,不得通欄劃大括弧簽一個章。

  8.7 自製原始憑證應設計科學、格式規範、計算清楚。如計提折舊職工福利基金等,要列名稱、計提基數、提取率、提取額等.分配工資及費用時,要列分配標準、分配率、分配額

  8.8 凡憑證內容不全、字跡模糊不清、與經濟業務本身內容不符者,應予退回或重新補正。

  9、記賬憑證的內容及填制要求:

  9.1 憑證日期:一般應按實際受理經濟業務的日期填列。

  9.2 憑證編號:應按月編製自然數列順序。

  9.3 憑證摘要:應簡明扼要,真實反映經濟業務的內容,不得含混不清,過於簡略。

  9.4 會計科目:應按有關規定設置。

  9.5 憑證金額:必須與原始憑證相符。

  9.6 所附原始憑證張數,要與原始憑證相符。

  9.7 有關人員的簽名或蓋章:出納、會計、交款人必須在相關會計 憑證上簽名或蓋章。

  9.8 會計人員填制記賬憑證時,必須附有內容完備的原始憑證。

  10、本制度所指的由總經理批准的事項,如因總經理出差期間,均由董事長審批。

  11、本制度由公司財務部制定並負責解釋。

  12、本制度從********公司董事會批准之日起執行。

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