报销

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报销(reimbursement)

目录

什么是报销

  报销是指个人因处理公司的事务或受公司指派出差执行公司的某项公务而发生的费用,由经办人或申请人按公司的规定,凭业务发生的原始单据(发票)向公司报销费用,领取现金银行存款的一项经济活动。

报销程序

  1.报销费用的填制要求

  a) 费用经办人原则上应在费用发生后的5个工作日内到财务部办理报销手续,特殊情况可另行处理。

  b) 将原始单据剪齐边角,正面朝上(与报销单据同向)粘贴在报销单的反面左边。

  c) 用蓝色或黑色钢笔、签字笔如实填写报销单的各项内容,如:报销时间、报销人、费用摘要、单据张数等。

  d) 采购类经营费用,须凭有效的《请购单》(或采购计划表)和发票到仓库办理物品验收入库手续,并将进仓单、直拔单附在报销单据的后面。

  e) 非采购类的行政、办公或其他费用,直接填制报销单据。

  f) 外出培训费凭《培训协议》办理报销手续。

  2.报销单据的审核

  a) 费用报销单据经手人签名后,由各部门主管签字确认。

  b) 财务部经理应在收到报销单据的一个工作日内,对各项报销费用进行严格认真的审核,凡符合报销标准的,审核人在财务审核栏内签署姓名、审核日期后,由报销人交总经理审批。

  c) 经审核报销单据不符合费用开支标准或在有其他疑问,而报销人又无法提供总经理批准的报告时,审核人应退回报销单据。

  3. 费用的给付

  a) 报销人依据审批手续完整的报销单到财务部出纳处签名领取费用。

  b) 单位价格在2000元以下的报销费用,由出纳员现金支付

  c) 单位价格在2000元以上的报销费用,原则上由出纳员用支票支付,特殊情况的可报财务部经理批准后,以现金支付

  d) 各费用发生前借支备用金的,由出纳员作冲减备用金处理。

  4.费用报销单据的保管

  a) 费用报销单据由出纳按顺序编制付款凭证,送财务部会计汇总、记账

  b) 所有报销的费用单据,由财务部加密长期保存。

财务报销管理规定(范例)

  1.经手人对需报销的凭证应按有关规定在发票或收据背面由经手人、验收复核人、“一支笔”审批人三者签字,并按规定填写“集团经费结算本”,交财务部报销。

  2.对需向财务部解释的有关事项、内容应负责向财务部经办人员解释,对财务人员退回需要补办手续的凭证,应及时按规定补办手续。

  3.报销手续应符合《内部牵制制度》,《审批制度》,《会计基础工作规范化》及有关岗位职责规定。

  4.经办人员所报销的发票或收据,必须是由税务部门监制的发票、财政局监制的收据、符合国家规定的有关凭证,及校财务处、集团财务部印制的结算凭证。

  5.对违反法律、法规、政策及有关制度的凭证,财会人员有权予以制止。

  6.购置设备或大宗材料以及支付临工工资,金额在2万元(含2万元)以上,由购置或报销部门报批后提前一天报财务部,财务部根据需要和集团内资金情况,按轻重缓急调集资金,予以办理。

费用报销管理制度(范例)

  为了加强公司的财务管理工作,一各部门的报销程序及规定,提高财务管理水平,现结合公司的具体情况,特制定本制度。

  1、借款报销的审批权限

  1.1 公司员工因工出差借款或报销,由各部门经理审签后,报公司财务部门审核,并送公司总经理批准,方能借款或报销。凡有审签权限的部门经理须在财务部门签留字样备案。

  1.2 员工出差应填写出差“申请单”(见附表1),并按规定程度报批后,到财务部门预借差旅费。

  1.3 员工出差返回后,填写“差旅费”报销单,按规定的时间及审批手续到财务部门报销。

  2、员工差旅费报销标准。

  2.1 员工出差分 “长途”和 “短途”两种,即当天能往返的为 “短途”,出差时间在一天以上的为 “长途”。

  2.2 出差地点区分为1类区,2类区,港澳台地区三种,即:二类区:特区、上海、北京、广州等地;一类区:除二类区以外的地区。

  2.3 出差住宿费报销标准:(元/人/天)

职务一类区二类区港澳台地区
一般人员首日100-80首日150-120总经理批准
主管、工程师级首日150-130首日220-170400HKD
部门经理级首日250-200首日300-250500HKD
公司副总经理级250300600HKD

  2.4 出差补助标准

  2.4.1 员工短途出差视同出勤,不再享受出差补贴。(深圳市外的短途出差,可享受15元/人/餐的伙食补贴)。

  2.4.2 长途出差补助标准:(元/人/天)

职务一类区二类区港澳台地区
一般人员3040100HKD
主管、工程师级4050100HKD
部门经理级6080150HKD
公司副总经理级100150200HKD

  2.5 员工出差交通报销标准

  2.5.1员工出差乘坐交通工具:公司副总经理及以上领导可乘坐 飞机、软卧、轮船二等舱;部门经理级:可乘坐飞机、软卧、硬卧、轮船三等舱,乘坐飞机需报总经理批准、乘坐 软卧仅限正职;其余员工乘坐火车硬卧、轮船四等舱、乘 坐飞机需报总经理批准。

  2.5.2员工长途出差交通费,经理级(含)以上人员的陆路交通费可实报实销;经理级以下人员原则上不得随意乘坐出租车,如有特殊情况需乘坐出租车时,需经总经理批准后,方可报销。

  2.5.3 员工在本市内出差,只报销公交车票公交车票除二人及以上同行外均不得连号。无特殊情况,不得报销出租车票。

  3、员工差旅费报销规定:

  3.1 住宿费,交通费按规定标准执行,超标自付(如有特殊情况需总经理批准方可报销),节约归已。

  3.2 膳食费按规定标准领取,不得报销与此相关的费用。

  3.3 通讯费以邮局凭证报销。

  3.4 交际费用由领导核定并填写客餐报销单,经总经理批准方可报销。

  3.5 短途出差不享受住宿补助。

  3.6 出差人员无住宿费用时,则可按住宿标准的50%领住宿补助。

  3.7 员工出差返回后于5个工作日内报销,未按规定时间报销的,财务部门应于当月工资中扣回预借的差旅费,待报销时再行支 付。

  3.8 超过1个月以上的出差单据、假票据或不符合规则的票据,财务部门不予报销。

  3.9 财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店直接查 询,如有虚假行为公司将按情节轻重处罚。

  4、员工探亲路费的规定

  员工探亲费不予报销,采取补贴包干的办法执行。补贴标准详见《员工春节探亲休假管理规定》。

  5、财务部门要加强对备用金和预付款项的管理和监督。

  5.1 公司员工因公借款,必须办理借款申请单。会计根据内容填写齐全,完整的借款申请单,编制会计凭证,会计、出纳、收款 人必须在付款凭证上签字。

  5.2 公司预付款项,必须根据合同或协议办理付款申请单,经财务审核并报总经理审签后办理付款;付款手续不齐备的,会计不得编制付款凭证,也不得付款。

  5.3 备用金和预付款的使用,必须依照下列规定:

  5.3.1 具有规定的用途,期限及限额;

  5.3.2 在规定的期限内凭费用支出单据到财务部门报销;用现金或支票进行零星采购的七天内报销;通过银行汇款进行预付 款的二十天内报销。

  5.3.3 以上各项支出,原则上前款不清,后款不借。

  5.3.4 对违反规定用途和不符合开支标准的支出,财务不予报销。

  5.3.5 对无正当理由超过规定期限,未能报销而又没还款的备用金,若超期时间在三个月内的收取资金占用费日息的万分之二;三个月以上一年之内的收取资金占用费日息万分之三。在次月工资中扣回本息。

  6、原始凭证的审核

  各项报销的原始凭证,经各部门经理审签后,报财务审查其合法性并送公司总经理批准。

  7、原始凭证应具备的内容:

  7.1 凭证名称;

  7.2 填制凭证的日期;

  7.3 填制凭证单位的名称或填制人的姓名;

  7.4 经办人的签名或盖单;

  7.5 接受凭证的单位名称;

  7.6 经济业务的内容;

  7.7 数量、单价和金额;

  7.8 各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或盖单;对外开出的原始凭证,必须加盖单位公章,其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用单。

  8、对原始凭证的技术性要求:

  8.1 凡填有大小写金额的原始凭证,大写与小写必须相符。

  8.2 购买实物的原始凭证,必须有手续完备的验收证明。需入库的物资,必须填写出入库验收单,由实物保管人员按计划或合同验收后,在验收单上填写实收数额并签章。不需入库的物资, 除经办人在凭证上签章外,必须交给实物保管人员或使用人员,进行验收,并在凭证上签章。

  8.3 支付款项的原始凭证,必须有收款单位或个人的收款证明以及签字,有审批人签字,并有付款的依据。

  8.4 职工因公出差借款的借据,必须附在记账凭证上。收回款项时应另开收据,不得退还原借款借据。

  8.5 预付性汇款,由经办人填制付款申请单,作为原始凭证,不得以汇款回单代替。

  8.6 属于现金发放性质的原始凭证,原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的,由代领人签名;由一人代领多人的,须逐个签章,不得通栏划大括号签一个章。

  8.7 自制原始凭证应设计科学、格式规范、计算清楚。如计提折旧职工福利基金等,要列名称、计提基数、提取率、提取额等.分配工资及费用时,要列分配标准、分配率、分配额

  8.8 凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者,应予退回或重新补正。

  9、记账凭证的内容及填制要求:

  9.1 凭证日期:一般应按实际受理经济业务的日期填列。

  9.2 凭证编号:应按月编制自然数列顺序。

  9.3 凭证摘要:应简明扼要,真实反映经济业务的内容,不得含混不清,过于简略。

  9.4 会计科目:应按有关规定设置。

  9.5 凭证金额:必须与原始凭证相符。

  9.6 所附原始凭证张数,要与原始凭证相符。

  9.7 有关人员的签名或盖章:出纳、会计、交款人必须在相关会计 凭证上签名或盖章。

  9.8 会计人员填制记账凭证时,必须附有内容完备的原始凭证。

  10、本制度所指的由总经理批准的事项,如因总经理出差期间,均由董事长审批。

  11、本制度由公司财务部制定并负责解释。

  12、本制度从********公司董事会批准之日起执行。

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