零星采购

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目录

什么是零星采购[1]

  零星采购是指企业除对采购材料、工具、设备以及外购动力、外购燃料、专项工程款等由专设的会计科目进行核算以外,对一般由实物形态物资的零星采购购货款的开支

  零星采购一般是指办公文具用品,清扫卫生用品,警卫消防器材,服装,纸张图纸资料,绿化环境的花草树木,以及企业资产分管目录没有明确规定的物资等零星物资的采购

零星采购的核算[1]

  (一)零星采购借款审核的注意事项

  企业的零星物资采购业务一般是由业务分管的有关职能处室的采购人员直接办理。

  对于零星物资采购的用款应按规定办理“备用金”的借款手续,由有关的业务采购人员具体办理,所以,用款单位都应指定专人负责办理财物的支用和结算手续。

  会计人员对于零星采购借款人填制的“借款单”,都要按照借款程序审核的内容进行逐条逐项的认真审核,经审核无误后,根据借款单批准的用途和金额。签署批准借款金额,办理“备用金”借款手续。

  (二)零星采购报销审核的注意事项

  采购人员完成采购物品,应主动送交有关物资分管的物品仓库,办理采购物品的入库手续,经仓库保管人员当面检点事务数量进行验收入库,并在物品入库但或物品入库验收单上双方签字,以证明该物品已经检点验收入库。

  采购人员应持物品入库单连同经单位领导签字批准的购货发票、单据,填写好“报销单”,一并送交财务部门,办理零星采购的报销手续。

  会计人员对采购人员送交的物品入库单、发票和报销单,应根据报销程序规定的审核内容,进行逐张逐项逐笔的认真审核和核对,经审核无误后,方可办理零星采购的报销。

  (三)对没有预先借款的零星采购报销

  会计人员对没有预先借款的零星采购报销,应注意按照以下情况来处理:

  1.事前办理临时借用银行转账支票

  会计人员应按照报销程序审核的内容,认真审核其报销原始凭证和物品入库单,是否符合报销规定,经审核无误后,可直接办理银行存款付款凭证,以直接核销所借的银行转账支票,不需要通过“备用金”账户,视同直接报销的核算办法办理;其账务处理应为:借“企业管理费用”、“材料采购”等账户,表示企业管理费、材料采购等项的实际支出数额,贷“银行存款”账户。即需要作以下会计分录

  借:管理费用(或材料采购等)

    贷:银行存款

  2.经办人自己已先行垫支现金

  会计人员应按照报销程序审核的内容,认真审核其报销原始凭证和物品入库单,是否符合报销规定,经审核无误后,可直接办理现金付款凭证,进行直接报销,不再需要通过“备用金”账户,视同直接报销的核算办法办理;其账务处理应为:借“管理费用”、“材料采购”等账户,表示企业管理费、材料采购等项的实际支出数额,贷“现金”账户。即需要作以下会计分录:

  借:管理费用(或材料采购等)

    贷:现金

零星采购物品申请领款单[2]

  年 月 日
物品名称规格数量单价总价采购单号发票号码厂商已付未付
                  
                  
                  
                  
                  
                  
                  
                  
                  
                  
                  
                  
合计  ——  ——  
经理:主管:经手人:

零星采购工作的注意事项[3]

  零星采购是为了保证正常工作需要而进行的金额较小、数量较少的采购业务。做好零星采购工作,需要注意3个问题7个工作环节。

  一、领受任务

  1.明确要求。及时与领导同志或相关处室沟通,明确所需采购物品的具体用途、名称、品牌、规格型号。

  2.采购准备。按需购物品的价值,做好采购资金预算预备,联系好出行车辆。

  二、及时采购

  1.市场调研。到市财政局规定的协议供货单位进行市场调查,收集采购信息。

  2.货比三家。至少到三家以上单位考察,力争直接与厂家或代理经销商联系,减少中间环节,降低采购成本

  3.及时到位。一般情况下,在接到采购任务后,24小时内应采购到位,特殊情况不超过48小时。需安装的物品,联系商家及时安装。

  三、完善手续

  1.移交手续。将使用说明书和保修卡移交给使用人,请专业人员向使用人介绍使用方法和注意事项。

  2.报销入账。持发票到财务科办理结算报销手续,固定资产需填写固定资产入库单和保管责任书。

  这项工作最关键的环节是:保证采购物品质量,防止出现购买假冒伪劣产品影晌正常办公的问题。

参考文献

  1. 1.0 1.1 石庆年主编.企业财务人员现金管理技巧与错弊防范.中国经济出版社,2008.1.
  2. 中国物流行业岗位规范指导丛书编委会编著.物流企业规范化表格与管理工具全书.中国海关出版社,2008.06.
  3. 杨殿钟编著.办公厅工作常见的160个问题与114个失误事例.人民出版社,2010.07.
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