商品验收

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目录

什么是商品验收

  商品验收是按照验收业务作业流程,核对凭证等规定的程序和手续,对入库商品进行数量和质量检验的经济技术活动的总称。凡商品进入仓库储存,必须经过检查验收,只有验收后的商品,方可入库保管。商品验收涉及多项作业技术。

商品验收的作用

  所有到库商品,必须在入库前进行验收,只有在验收合格后方算正式入库。这种必要性体现在:一方面,各种到库商品来源复杂,渠道繁多,从结束其生产过程到进入仓库前,经过一系列储运环节,受到储运质量和其他各种外界因素的影响,质量和数量可能发生某种程度的变化;另一方面,各类商品虽然在出厂前都经过了检验,但有时也会出现失误,造成错检或漏检,使一些不合格商品按合格商品交货。

  商品验收的作用,主要表现在以下方面。

  1)验收是做好商品保管保养的基础

  商品的验收工作是做好商品保管保养和使用的基础。商品经过长途运输、装卸搬运后,包装标志容易损坏、散失,没有包装的商品更容易发生变化。这些情况都将影响到商品的保管。所以,只有在商品入库时,将商品实际状况搞清楚,判明商品的品种、规格、质量等是否符合国家标准或供货合同规定的技术条件,数量上是否与供货单位附来的凭证相符,才能分类分区按品种、规格分别进行堆码存放,才能针对商品的实际情况,采取相应的措施对商品进行保管保养。

  2)验收记录是仓库提出退货、换货和索赔的依据

  商品验收过程中,若发现商品数量不足,或发现规格不符,或质量不合格时,仓库检验人员做出详细的验收记录,据此由业务主管部门向供货单位提出退货、换货或向承运责任方提出索赔等要求。倘若商品入库时未进行严格的验收,或没有做出严格的验收记录,而在保管过程中,甚至在发货时才发现问题,就会使责任不分,丧失理赔权,带来不必要的经济损失。所以,商品只有经过严格的检验,在分清商品入库前供货单位及各个流转运输环节的责任后,才能将符合合同规定、符合企业生产需要的商品入库。

  3)验收是避免商品积压,减少经济损失的重要手段

  保管不合格品,是一种无效的劳动。对于一批不合格商品,如果不经过检查验收,就按合格商品入库,必然造成商品积压;对于计重商品,如果不进行检斤验数,就按有关单据的供货数量付款,当实际数量不足时,就会造成经济损失。

  4)验收有利于维护国家利益

  改革开放,使我国经济与世界经济的联系日益紧密,进口商品的数量和品种不断增加。对于进口商品,国别、产地和厂家等情况更为复杂,必须依据进口商品验收工作的程序与制度,严格认真地做好验收工作;否则,数量与质量方面的问题就不能得到及时发现,若超过索赔期,即使发现问题,也难以交涉,这就会给国家经济造成重大损失。

  可见,把好商品验收关是十分重要的,任何疏忽大意都会造成保管工作的混乱,给国家、企业带来经济损失。

商品验收工作的要求

  商品验收工作是一项技术要求高,组织严密的工作,关系到整个仓储业务能否顺利进行,所以必须做到及时、准确、严格、经济

  (1)及时。到库商品必须在规定的期限内完成验收工作。这是因为,商品虽然到库,但是未经过验收的商品不算入库入账,不能供应给用料单位。只有及时验收,尽快提出检验报告,才能保证商品尽快入库,满足用料单位需要,加快商品和资金周转。同时,商品的托收承付和索赔都有一定的期限,如果验收时发现商品不合规定要求,要提出退货、换货或赔偿等要求,均应在规定的期限内提出;否则,供方或责任方不再承担责任,银行也将办理拒付手续。

  (2)准确。验收的各项数据或检验报告必须准确无误。验收的目的是要弄清商品数量和质量方面的实际情况,验收不准确,就失去了验收的意义。而且,不准确的验收还会给人以假象,造成错误的判断,引起保管工作的混乱,严重者还可以危及营运安全。

  (3)严格。仓库有关各方都要严肃认真地对待商品验收工作。验收工作的好坏直接关系到国家和企业利益,也关系到以后各项仓储业务的顺利开展,因此仓库领导应高度重视验收工作,直接参与人员更要以高度负责的精神来对待这项工作。

  (4)经济。多数情况下,商品在验收时不但需要检验设备和验收人员,而且需要装卸搬运机具和设备及相应工种工人的配合。这就要求各工种密切协作,合理组织调配人员与设备,以节省作业费用。此外,验收工作中,尽可能保护原包装,减少或避免破坏性试验,也是提高作业经济性的有效手段。

商品验收工作流程及其内容

  商品验收包括验收准备、核对凭证和实物检验3个作业环节。

  1)验收准备

  仓库接到到货通知后,应根据商品的性质和批量提前做好验收前的准备工作,大致包括以下内容。

  (1)人员准备。安排好负责质量验收的技术人员或用料单位的专业技术人员,以及配合数量验收的装卸搬运人员。

  (2)资料准备。收集并熟悉待验商品的有关文件,如技术标准、订货合同等。

  (3)器具准备。准备好验收用的检验工具,如衡器、量具等,并校验准确。

  (4)货位准备。确定验收入库时存放货位,计算和准备堆码苫垫材料。

  (5)设备准备。大批量商品的数量验收,必须要有装卸搬运机械的配合,应做好设备的申请调用。

  此外,对于有些特殊商品的验收,如毒害品、腐蚀品、放射品等,还要准备相应的防护用品。

  2)核对凭证

  入库商品必须具备下列凭证。

  ① 入库通知单和订货合同副本,这是仓库接受商品的凭证。

  ② 供货单位提供的材质证明书、装箱单、磅码单、发货明细表等。

  ③ 商品承运单位提供的运单,若商品在入库前发现残损情况,还要有承运部门提供的货运记录或普通记录,作为向责任方交涉的依据。

  核对凭证,也就是将上述凭证加以整理全面核对。入库通知单、订货合同要与供货单位提供的所有凭证逐一核对,相符后才可进行下一步的实物检验。

  3)实物检验

  所谓实物检验,就是根据入库单和有关技术资料对实物进行数量和质量检验

  (1)数量检验。数量检验是保证物资数量准确不可缺少的重要步骤,一般在质量验收之前,由仓库保管职能机构组织进行。按商品性质和包装情况,数量检验分为3种形式,即计件、检斤、检尺求积。

  ① 计件是按件数供货或以件数为计量单位的商品,做数量验收时的清点件数。一般情况下,计件商品应全部逐一点清,固定包装物的小件商品,如果包装完好,打开包装对保管不利。国内货物只检查外包装,不拆包检查;进口商品按合同或惯例办理。

  ② 检斤是按重量供货或以重量为计量单位的商品,做数量验收时的称重。金属材料、某些化工产品多半是检斤验收。按理论换算重量供应的商品,先要通过检斤,如金属材料中的板材、型材等,然后按规定的换算方法换算成重量验收。对于进口商品,原则上应全部检斤,但如果订货合同规定按理论换算重量交货,则应该按合同规定办理。所有检斤的商品,都应填写磅码单。

  ③ 检尺求积是对以体积为计量单位的商品,如木材、竹材、砂石等,先检尺后求体积所做的数量验收。凡是经过检尺求积检验的商品,都应该填写磅码单。

  在做数量验收之前,还应根据商品来源、包装好坏或有关部门规定,确定对到库商品是采取抽验还是全验方式。

  在一般情况下数量检验应全验,即按件数全部进行点数,按重量供货的全部检斤,按理论换算重量供货的全部先检尺,后换算为重量,以实际检验结果的数量为实收数。

  有关全验和抽验,如果商品管理机构有统一规定时,则可按规定办理。

  (2)质量检验。质量检验包括外观检验、尺寸精度检验、机械物理性能检验和化学成分检验4种形式。仓库一般只做外观检验和尺寸精度检验,后两种检验如果有必要,则由仓库技术管理职能机构取样,委托专门检验机构检验。

  ① 在仓库中,质量验收主要指商品外观检验,由仓库保管职能机构组织进行。外观检验是指通过人的感觉器官,检验商品的包装外形或装饰有无缺陷;检查商品包装的牢固程度;检查商品有无损伤,如撞击、变形、破碎等;检查商品是否被雨、雪、油污等污染,有无潮湿、霉腐、生虫等。外观有缺陷的商品,有时可能影响其质量,所以对外观有严重缺陷的商品,要单独存放,防止混杂,等待处理。凡经过外观检验的商品,都应该填写“检验记录单”。商品的外观检验只通过直接观察商品包装或商品外观来判别质量情况,大大简化了仓库的质量验收工作,避免了各个部门反复进行复杂的质量检验,从而节省大量的人力、物力和时间。

  ② 商品的尺寸精度检验由仓库的技术管理职能机构组织进行。进行尺寸精度检验的商品,主要是金属材料中的型材、部分机电产品和少数建筑材料。不同型材的尺寸检验各有特点,如椭圆材主要检验直径和圆度,管材主要检验壁厚和内径,板材主要检验厚度及其均匀度等。对部分机电产品的检验,一般请用料单位派员进行。尺寸精度检验是一项技术性强,很费时间的工作,全部检验的工作量大,并且有些产品质量的特征只有通过破坏性的检验才能测到。所以,一般采用抽验的方式进行。

  ③ 理化检验是对商品内在质量和物理化学性质所进行的检验,一般主要是对进口商品进行理化检验。对商品内在质量的检验要求一定的技术知识和检验手段,目前仓库多不具备这些条件,所以一般由专门的技术检验部门进行。

  以上质量检验是商品交货时或入库前的验收。在某些特殊情况下,尚有完工时期的验收和制造时期的验收,这就是指在供货单位完工和正在制造过程中,由需方派员到供货单位进行的检验。应当指出,即使在供货单位检验过的商品,或者因为运输条件不良,或者因为质量不稳定,也会在进库时发生质量问题,所以交货时入库前的检验,在任何情况下都是必要的。

商品验收方式

  商品验收方式分为全验和抽验。

  在进行数量和外观验收时一般要求全验。在质量验收时,当批量小,规格复杂,包装不整齐或要求严格验收时可以采用全验。全验需要大量的人力、物力和时间,但是可以保证验收的质量。

  当批量大,规格和包装整齐,存货单位的信誉较高,或验收条件有限的情况下,通常采用抽验的方式。商品质量和储运管理水平的提高及数理统计方法的发展,为抽验方式提供了物质条件和理论依据。

  商品验收方式和有关程序应该由存货方和保留方共同协商,并通过协议在合同中加以明确规定。

验收中发现问题的处理

  商品验收中,可能会发现诸如证件不齐、数量短缺,质量不符合要求等问题,应区别不同情况,及时处理。

  ① 凡验收中发现问题等待处理的商品,应该单独存放,妥善保管,防止混杂、丢失、损坏。

  ② 数量短缺规定在磅差范围内的,可按原数入账,凡超过规定磅差范围的,应查对核实,做成验收记录和磅码单交主管部门会同货主向供货单位办理交涉。凡实际数量多于原发料量的,可由主管部门向供货单位退回多发数,或补发货款。在商品入库验收过程中发生的数量不符情况,其原因可能是因为发货方面在发货过程中出现了差错,误发了商品,或者是在运输过程中漏装或丢失了商品等。在商品验收过程中,如果对数量不进行严格的检验,或由于工作粗心,放过了商品数量的短缺,就会给仓库造成经济损失。

  ③ 凡质量不符合规定时,应及时向供货单位办理退货、换货交涉,或征得供货单位同意代为修理,或在不影响使用前提下降价处理。商品规格不符或错发时,应先将规格对的予以入库,规格不对的做成验收记录交给主管部门办理换货。

  ④ 证件未到或不齐时,应及时向供货单位索取,到库商品应作为待检验商品堆放在待验区,待证件到齐后再进行验收;证件未到之前,不能验收,不能入库,更不能发料。

  ⑤ 凡属承运部门造成的商品数量短少或外观包装严重残损等,应凭接运提货时索取的“货运记录”向承运部门索赔。

  ⑥ 凡价格不符,供方多收部分应该拒付,少收部分经过检查核对后,应主动联系,及时更正。

  ⑦ 凡“入库通知单”或其他证件已到,在规定的时间未见商品到库时,应及时向主管部门反映,以便查询处理。

  在商品验收过程中,如果发现商品数量或质量的问题,应该严格按照有关制度进行处理。验收过程中发现的数量和质量问题可能发生在各个流通环节,如可能是由于供货方或交通运输部门或收货方本身的工作造成的。按照有关规章制度对问题进行处理,有利于分清各方的责任,并促使有关责任部门吸取教训,改进今后的工作。所以,在对验收过程发现的问题进行处理时应该注意以下几个方面。

  ① 在商品入库凭证未到齐之前不得正式验收。如果入库凭证不齐或不符,仓库有权拒收或暂时存放,待凭证到齐后再验收入库。

  ② 发现商品数量或质量不符合规定时,要会同有关人员当场做出详细记录,交接双方应在记录上签字。如果是交货方的问题,仓库应该拒绝接收;如果是运输部门的问题,就应该提出索赔。

  ③ 在数量验收中,计件商品应及时验收,发现问题要按规定的手续,在规定的期限内向有关部门提出索赔要求;否则,超过索赔期限,责任部门对形成的损失将不予负责。

商品验收储存注意事项

  零售企业在商品验收储存过程中,应当注意某些事项,这些事项主要有以下方面:

  ①明确质量标准:对于新开发研制的商品,或者商店新经营的品种,在订货的时候就按照货物样品,明确质量标准,并将样品封存,作为商品验收时的依据。

  ②逐层验收:从商品转运到商店开始,直到商品上架销售,每个流转环节中都要随着商品管理权的转移,进行逐层验收,以明确责任。

  ③随时验收:商品一转运到达商店,就要组织有关人员,及时、准确、迅速地进行验收,即做到随时进货随时验收。验收完毕,填好验收单等应填单据,以备核查。

  ④及时处理问题:验收商品时,如果发现商品质量不符合标准,或者与供货商协商退货,或者换货,或者按质论价,降价接收;如果商品数量不合,通知供货商及时补足,或扣除差货款额;对于危及消费利益的假冒伪劣商品,坚决清退,撤出货架。

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