零星採購

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目錄

什麼是零星採購[1]

  零星採購是指企業除對採購材料、工具、設備以及外購動力、外購燃料、專項工程款等由專設的會計科目進行核算以外,對一般由實物形態物資的零星採購購貨款的開支

  零星採購一般是指辦公文具用品,清掃衛生用品,警衛消防器材,服裝,紙張圖紙資料,綠化環境的花草樹木,以及企業資產分管目錄沒有明確規定的物資等零星物資的採購

零星採購的核算[1]

  (一)零星採購借款審核的註意事項

  企業的零星物資採購業務一般是由業務分管的有關職能處室的採購人員直接辦理。

  對於零星物資採購的用款應按規定辦理“備用金”的借款手續,由有關的業務採購人員具體辦理,所以,用款單位都應指定專人負責辦理財物的支用和結算手續。

  會計人員對於零星採購借款人填制的“借款單”,都要按照借款程式審核的內容進行逐條逐項的認真審核,經審核無誤後,根據借款單批准的用途和金額。簽署批准借款金額,辦理“備用金”借款手續。

  (二)零星採購報銷審核的註意事項

  採購人員完成採購物品,應主動送交有關物資分管的物品倉庫,辦理採購物品的入庫手續,經倉庫保管人員當面檢點事務數量進行驗收入庫,併在物品入庫但或物品入庫驗收單上雙方簽字,以證明該物品已經檢點驗收入庫。

  採購人員應持物品入庫單連同經單位領導簽字批准的購貨發票、單據,填寫好“報銷單”,一併送交財務部門,辦理零星採購的報銷手續。

  會計人員對採購人員送交的物品入庫單、發票和報銷單,應根據報銷程式規定的審核內容,進行逐張逐項逐筆的認真審核和核對,經審核無誤後,方可辦理零星採購的報銷。

  (三)對沒有預先借款的零星採購報銷

  會計人員對沒有預先借款的零星採購報銷,應註意按照以下情況來處理:

  1.事前辦理臨時借用銀行轉賬支票

  會計人員應按照報銷程式審核的內容,認真審核其報銷原始憑證和物品入庫單,是否符合報銷規定,經審核無誤後,可直接辦理銀行存款付款憑證,以直接核銷所借的銀行轉賬支票,不需要通過“備用金”賬戶,視同直接報銷的核算辦法辦理;其賬務處理應為:借“企業管理費用”、“材料採購”等賬戶,表示企業管理費、材料採購等項的實際支出數額,貸“銀行存款”賬戶。即需要作以下會計分錄

  借:管理費用(或材料採購等)

    貸:銀行存款

  2.經辦人自己已先行墊支現金

  會計人員應按照報銷程式審核的內容,認真審核其報銷原始憑證和物品入庫單,是否符合報銷規定,經審核無誤後,可直接辦理現金付款憑證,進行直接報銷,不再需要通過“備用金”賬戶,視同直接報銷的核算辦法辦理;其賬務處理應為:借“管理費用”、“材料採購”等賬戶,表示企業管理費、材料採購等項的實際支出數額,貸“現金”賬戶。即需要作以下會計分錄:

  借:管理費用(或材料採購等)

    貸:現金

零星採購物品申請領款單[2]

  年 月 日
物品名稱規格數量單價總價採購單號發票號碼廠商已付未付
                  
                  
                  
                  
                  
                  
                  
                  
                  
                  
                  
                  
合計  ——  ——  
經理:主管:經手人:

零星採購工作的註意事項[3]

  零星採購是為了保證正常工作需要而進行的金額較小、數量較少的採購業務。做好零星採購工作,需要註意3個問題7個工作環節。

  一、領受任務

  1.明確要求。及時與領導同志或相關處室溝通,明確所需採購物品的具體用途、名稱、品牌、規格型號。

  2.採購準備。按需購物品的價值,做好採購資金預算預備,聯繫好出行車輛。

  二、及時採購

  1.市場調研。到市財政局規定的協議供貨單位進行市場調查,收集採購信息。

  2.貨比三家。至少到三家以上單位考察,力爭直接與廠家或代理經銷商聯繫,減少中間環節,降低採購成本

  3.及時到位。一般情況下,在接到採購任務後,24小時內應採購到位,特殊情況不超過48小時。需安裝的物品,聯繫商家及時安裝。

  三、完善手續

  1.移交手續。將使用說明書和保修卡移交給使用人,請專業人員向使用人介紹使用方法和註意事項。

  2.報銷入賬。持發票到財務科辦理結算報銷手續,固定資產需填寫固定資產入庫單和保管責任書。

  這項工作最關鍵的環節是:保證採購物品質量,防止出現購買假冒偽劣產品影晌正常辦公的問題。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 石慶年主編.企業財務人員現金管理技巧與錯弊防範.中國經濟出版社,2008.1.
  2. 中國物流行業崗位規範指導叢書編委會編著.物流企業規範化表格與管理工具全書.中國海關出版社,2008.06.
  3. 楊殿鐘編著.辦公廳工作常見的160個問題與114個失誤事例.人民出版社,2010.07.
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