商品驗收

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目錄

什麼是商品驗收

  商品驗收是按照驗收業務作業流程,核對憑證等規定的程式和手續,對入庫商品進行數量和質量檢驗的經濟技術活動的總稱。凡商品進入倉庫儲存,必須經過檢查驗收,只有驗收後的商品,方可入庫保管。商品驗收涉及多項作業技術。

商品驗收的作用

  所有到庫商品,必須在入庫前進行驗收,只有在驗收合格後方算正式入庫。這種必要性體現在:一方面,各種到庫商品來源複雜,渠道繁多,從結束其生產過程到進入倉庫前,經過一系列儲運環節,受到儲運質量和其他各種外界因素的影響,質量和數量可能發生某種程度的變化;另一方面,各類商品雖然在出廠前都經過了檢驗,但有時也會出現失誤,造成錯檢或漏檢,使一些不合格商品按合格商品交貨。

  商品驗收的作用,主要表現在以下方面。

  1)驗收是做好商品保管保養的基礎

  商品的驗收工作是做好商品保管保養和使用的基礎。商品經過長途運輸、裝卸搬運後,包裝標誌容易損壞、散失,沒有包裝的商品更容易發生變化。這些情況都將影響到商品的保管。所以,只有在商品入庫時,將商品實際狀況搞清楚,判明商品的品種、規格、質量等是否符合國家標準或供貨合同規定的技術條件,數量上是否與供貨單位附來的憑證相符,才能分類分區按品種、規格分別進行堆碼存放,才能針對商品的實際情況,採取相應的措施對商品進行保管保養。

  2)驗收記錄是倉庫提出退貨、換貨和索賠的依據

  商品驗收過程中,若發現商品數量不足,或發現規格不符,或質量不合格時,倉庫檢驗人員做出詳細的驗收記錄,據此由業務主管部門向供貨單位提出退貨、換貨或向承運責任方提出索賠等要求。倘若商品入庫時未進行嚴格的驗收,或沒有做出嚴格的驗收記錄,而在保管過程中,甚至在發貨時才發現問題,就會使責任不分,喪失理賠權,帶來不必要的經濟損失。所以,商品只有經過嚴格的檢驗,在分清商品入庫前供貨單位及各個流轉運輸環節的責任後,才能將符合合同規定、符合企業生產需要的商品入庫。

  3)驗收是避免商品積壓,減少經濟損失的重要手段

  保管不合格品,是一種無效的勞動。對於一批不合格商品,如果不經過檢查驗收,就按合格商品入庫,必然造成商品積壓;對於計重商品,如果不進行檢斤驗數,就按有關單據的供貨數量付款,當實際數量不足時,就會造成經濟損失。

  4)驗收有利於維護國家利益

  改革開放,使我國經濟與世界經濟的聯繫日益緊密,進口商品的數量和品種不斷增加。對於進口商品,國別、產地和廠家等情況更為複雜,必須依據進口商品驗收工作的程式與制度,嚴格認真地做好驗收工作;否則,數量與質量方面的問題就不能得到及時發現,若超過索賠期,即使發現問題,也難以交涉,這就會給國家經濟造成重大損失。

  可見,把好商品驗收關是十分重要的,任何疏忽大意都會造成保管工作的混亂,給國家、企業帶來經濟損失。

商品驗收工作的要求

  商品驗收工作是一項技術要求高,組織嚴密的工作,關係到整個倉儲業務能否順利進行,所以必須做到及時、準確、嚴格、經濟

  (1)及時。到庫商品必須在規定的期限內完成驗收工作。這是因為,商品雖然到庫,但是未經過驗收的商品不算入庫入賬,不能供應給用料單位。只有及時驗收,儘快提出檢驗報告,才能保證商品儘快入庫,滿足用料單位需要,加快商品和資金周轉。同時,商品的托收承付和索賠都有一定的期限,如果驗收時發現商品不合規定要求,要提出退貨、換貨或賠償等要求,均應在規定的期限內提出;否則,供方或責任方不再承擔責任,銀行也將辦理拒付手續。

  (2)準確。驗收的各項數據或檢驗報告必須準確無誤。驗收的目的是要弄清商品數量和質量方面的實際情況,驗收不准確,就失去了驗收的意義。而且,不准確的驗收還會給人以假象,造成錯誤的判斷,引起保管工作的混亂,嚴重者還可以危及營運安全。

  (3)嚴格。倉庫有關各方都要嚴肅認真地對待商品驗收工作。驗收工作的好壞直接關係到國家和企業利益,也關係到以後各項倉儲業務的順利開展,因此倉庫領導應高度重視驗收工作,直接參与人員更要以高度負責的精神來對待這項工作。

  (4)經濟。多數情況下,商品在驗收時不但需要檢驗設備和驗收人員,而且需要裝卸搬運機具和設備及相應工種工人的配合。這就要求各工種密切協作,合理組織調配人員與設備,以節省作業費用。此外,驗收工作中,儘可能保護原包裝,減少或避免破壞性試驗,也是提高作業經濟性的有效手段。

商品驗收工作流程及其內容

  商品驗收包括驗收準備、核對憑證和實物檢驗3個作業環節。

  1)驗收準備

  倉庫接到到貨通知後,應根據商品的性質和批量提前做好驗收前的準備工作,大致包括以下內容。

  (1)人員準備。安排好負責質量驗收的技術人員或用料單位的專業技術人員,以及配合數量驗收的裝卸搬運人員。

  (2)資料準備。收集並熟悉待驗商品的有關文件,如技術標準、訂貨合同等。

  (3)器具準備。準備好驗收用的檢驗工具,如衡器、量具等,並校驗準確。

  (4)貨位準備。確定驗收入庫時存放貨位,計算和準備堆碼苫墊材料。

  (5)設備準備。大批量商品的數量驗收,必須要有裝卸搬運機械的配合,應做好設備的申請調用。

  此外,對於有些特殊商品的驗收,如毒害品、腐蝕品、放射品等,還要準備相應的防護用品。

  2)核對憑證

  入庫商品必須具備下列憑證。

  ① 入庫通知單和訂貨合同副本,這是倉庫接受商品的憑證。

  ② 供貨單位提供的材質證明書、裝箱單、磅碼單、發貨明細表等。

  ③ 商品承運單位提供的運單,若商品在入庫前發現殘損情況,還要有承運部門提供的貨運記錄或普通記錄,作為向責任方交涉的依據。

  核對憑證,也就是將上述憑證加以整理全面核對。入庫通知單、訂貨合同要與供貨單位提供的所有憑證逐一核對,相符後才可進行下一步的實物檢驗。

  3)實物檢驗

  所謂實物檢驗,就是根據入庫單和有關技術資料對實物進行數量和質量檢驗

  (1)數量檢驗。數量檢驗是保證物資數量準確不可缺少的重要步驟,一般在質量驗收之前,由倉庫保管職能機構組織進行。按商品性質和包裝情況,數量檢驗分為3種形式,即計件、檢斤、檢尺求積。

  ① 計件是按件數供貨或以件數為計量單位的商品,做數量驗收時的清點件數。一般情況下,計件商品應全部逐一點清,固定包裝物的小件商品,如果包裝完好,打開包裝對保管不利。國內貨物只檢查外包裝,不拆包檢查;進口商品按合同或慣例辦理。

  ② 檢斤是按重量供貨或以重量為計量單位的商品,做數量驗收時的稱重。金屬材料、某些化工產品多半是檢斤驗收。按理論換算重量供應的商品,先要通過檢斤,如金屬材料中的板材、型材等,然後按規定的換算方法換算成重量驗收。對於進口商品,原則上應全部檢斤,但如果訂貨合同規定按理論換算重量交貨,則應該按合同規定辦理。所有檢斤的商品,都應填寫磅碼單。

  ③ 檢尺求積是對以體積為計量單位的商品,如木材、竹材、砂石等,先檢尺後求體積所做的數量驗收。凡是經過檢尺求積檢驗的商品,都應該填寫磅碼單。

  在做數量驗收之前,還應根據商品來源、包裝好壞或有關部門規定,確定對到庫商品是採取抽驗還是全驗方式。

  在一般情況下數量檢驗應全驗,即按件數全部進行點數,按重量供貨的全部檢斤,按理論換算重量供貨的全部先檢尺,後換算為重量,以實際檢驗結果的數量為實收數。

  有關全驗和抽驗,如果商品管理機構有統一規定時,則可按規定辦理。

  (2)質量檢驗。質量檢驗包括外觀檢驗、尺寸精度檢驗、機械物理性能檢驗和化學成分檢驗4種形式。倉庫一般只做外觀檢驗和尺寸精度檢驗,後兩種檢驗如果有必要,則由倉庫技術管理職能機構取樣,委托專門檢驗機構檢驗。

  ① 在倉庫中,質量驗收主要指商品外觀檢驗,由倉庫保管職能機構組織進行。外觀檢驗是指通過人的感覺器官,檢驗商品的包裝外形或裝飾有無缺陷;檢查商品包裝的牢固程度;檢查商品有無損傷,如撞擊、變形、破碎等;檢查商品是否被雨、雪、油污等污染,有無潮濕、霉腐、生蟲等。外觀有缺陷的商品,有時可能影響其質量,所以對外觀有嚴重缺陷的商品,要單獨存放,防止混雜,等待處理。凡經過外觀檢驗的商品,都應該填寫“檢驗記錄單”。商品的外觀檢驗只通過直接觀察商品包裝或商品外觀來判別質量情況,大大簡化了倉庫的質量驗收工作,避免了各個部門反覆進行複雜的質量檢驗,從而節省大量的人力、物力和時間。

  ② 商品的尺寸精度檢驗由倉庫的技術管理職能機構組織進行。進行尺寸精度檢驗的商品,主要是金屬材料中的型材、部分機電產品和少數建築材料。不同型材的尺寸檢驗各有特點,如橢圓材主要檢驗直徑和圓度,管材主要檢驗壁厚和內徑,板材主要檢驗厚度及其均勻度等。對部分機電產品的檢驗,一般請用料單位派員進行。尺寸精度檢驗是一項技術性強,很費時間的工作,全部檢驗的工作量大,並且有些產品質量的特征只有通過破壞性的檢驗才能測到。所以,一般採用抽驗的方式進行。

  ③ 理化檢驗是對商品內在質量和物理化學性質所進行的檢驗,一般主要是對進口商品進行理化檢驗。對商品內在質量的檢驗要求一定的技術知識和檢驗手段,目前倉庫多不具備這些條件,所以一般由專門的技術檢驗部門進行。

  以上質量檢驗是商品交貨時或入庫前的驗收。在某些特殊情況下,尚有完工時期的驗收和製造時期的驗收,這就是指在供貨單位完工和正在製造過程中,由需方派員到供貨單位進行的檢驗。應當指出,即使在供貨單位檢驗過的商品,或者因為運輸條件不良,或者因為質量不穩定,也會在進庫時發生質量問題,所以交貨時入庫前的檢驗,在任何情況下都是必要的。

商品驗收方式

  商品驗收方式分為全驗和抽驗。

  在進行數量和外觀驗收時一般要求全驗。在質量驗收時,當批量小,規格複雜,包裝不整齊或要求嚴格驗收時可以採用全驗。全驗需要大量的人力、物力和時間,但是可以保證驗收的質量。

  當批量大,規格和包裝整齊,存貨單位的信譽較高,或驗收條件有限的情況下,通常採用抽驗的方式。商品質量和儲運管理水平的提高及數理統計方法的發展,為抽驗方式提供了物質條件和理論依據。

  商品驗收方式和有關程式應該由存貨方和保留方共同協商,並通過協議在合同中加以明確規定。

驗收中發現問題的處理

  商品驗收中,可能會發現諸如證件不齊、數量短缺,質量不符合要求等問題,應區別不同情況,及時處理。

  ① 凡驗收中發現問題等待處理的商品,應該單獨存放,妥善保管,防止混雜、丟失、損壞。

  ② 數量短缺規定在磅差範圍內的,可按原數入賬,凡超過規定磅差範圍的,應查對核實,做成驗收記錄和磅碼單交主管部門會同貨主向供貨單位辦理交涉。凡實際數量多於原發料量的,可由主管部門向供貨單位退回多發數,或補發貨款。在商品入庫驗收過程中發生的數量不符情況,其原因可能是因為發貨方面在發貨過程中出現了差錯,誤發了商品,或者是在運輸過程中漏裝或丟失了商品等。在商品驗收過程中,如果對數量不進行嚴格的檢驗,或由於工作粗心,放過了商品數量的短缺,就會給倉庫造成經濟損失。

  ③ 凡質量不符合規定時,應及時向供貨單位辦理退貨、換貨交涉,或徵得供貨單位同意代為修理,或在不影響使用前提下降價處理。商品規格不符或錯發時,應先將規格對的予以入庫,規格不對的做成驗收記錄交給主管部門辦理換貨。

  ④ 證件未到或不齊時,應及時向供貨單位索取,到庫商品應作為待檢驗商品堆放在待驗區,待證件到齊後再進行驗收;證件未到之前,不能驗收,不能入庫,更不能發料。

  ⑤ 凡屬承運部門造成的商品數量短少或外觀包裝嚴重殘損等,應憑接運提貨時索取的“貨運記錄”向承運部門索賠。

  ⑥ 凡價格不符,供方多收部分應該拒付,少收部分經過檢查核對後,應主動聯繫,及時更正。

  ⑦ 凡“入庫通知單”或其他證件已到,在規定的時間未見商品到庫時,應及時向主管部門反映,以便查詢處理。

  在商品驗收過程中,如果發現商品數量或質量的問題,應該嚴格按照有關制度進行處理。驗收過程中發現的數量和質量問題可能發生在各個流通環節,如可能是由於供貨方或交通運輸部門或收貨方本身的工作造成的。按照有關規章制度對問題進行處理,有利於分清各方的責任,並促使有關責任部門吸取教訓,改進今後的工作。所以,在對驗收過程發現的問題進行處理時應該註意以下幾個方面。

  ① 在商品入庫憑證未到齊之前不得正式驗收。如果入庫憑證不齊或不符,倉庫有權拒收或暫時存放,待憑證到齊後再驗收入庫。

  ② 發現商品數量或質量不符合規定時,要會同有關人員當場做出詳細記錄,交接雙方應在記錄上簽字。如果是交貨方的問題,倉庫應該拒絕接收;如果是運輸部門的問題,就應該提出索賠。

  ③ 在數量驗收中,計件商品應及時驗收,發現問題要按規定的手續,在規定的期限內向有關部門提出索賠要求;否則,超過索賠期限,責任部門對形成的損失將不予負責。

商品驗收儲存註意事項

  零售企業在商品驗收儲存過程中,應當註意某些事項,這些事項主要有以下方面:

  ①明確質量標準:對於新開發研製的商品,或者商店新經營的品種,在訂貨的時候就按照貨物樣品,明確質量標準,並將樣品封存,作為商品驗收時的依據。

  ②逐層驗收:從商品轉運到商店開始,直到商品上架銷售,每個流轉環節中都要隨著商品管理權的轉移,進行逐層驗收,以明確責任。

  ③隨時驗收:商品一轉運到達商店,就要組織有關人員,及時、準確、迅速地進行驗收,即做到隨時進貨隨時驗收。驗收完畢,填好驗收單等應填單據,以備核查。

  ④及時處理問題:驗收商品時,如果發現商品質量不符合標準,或者與供貨商協商退貨,或者換貨,或者按質論價,降價接收;如果商品數量不合,通知供貨商及時補足,或扣除差貨款額;對於危及消費利益的假冒偽劣商品,堅決清退,撤出貨架。

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