内部牵制制度

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内部牵制制度(internal check system)

目录

什么是内部牵制(涵义)

  内部牵制(internal check),是以账目间的相互核对为主要内容并实施岗位分离,以确保所有账目正确无误的一种控制机制。

内部牵制的作用

  内部牵制制度的建立主要是基于两个设想:

  1.两个人或两个以上的人或部门无意识地犯同样错误的机会是很小的;

  2.两个或两个以上的人或部门有意识地合伙舞弊的可能性大大低于单独一个人或部门舞弊的可能性。

  按照这样的设想,通过内部牵制机制,实现上下牵制,左右制约,相互监督,因而具有查错防弊这个主要功能。

  所谓的上下牵制,左右制约是指:

  从纵向看,每项经济业务的处理,至少要经过上下级有关人员之手,使下级受上级监督,上级受下级制约,促使上下级均能忠于职守,不可疏忽大意。

  从横向看,每项经济业务的处理,至少要经过彼此不相隶属的两个部门的处理,使每一部门工作或记录受另一部门的牵制,不相隶属的不同部门均有完整的记录,使之互相制约,自动检查,防止或减少错误和弊端;同时,通过交叉核对也能及时发现错误和弊病。

内部牵制制度的内容

   内部牵制制度的核心内容是不相容职务的分离与牵制。不相容职务指的是不能同时由一个人兼任的职务。

  我们知道,每项业务的处理都必须经过授权、批准、执行、记录和检查等五个步骤。在不相容职务分离控制下,为达到有效控制的目的,任何部门或个人不能独揽业务处理的全过程,不同步骤应交由不同的部门或人员去完成。换言之,有五项要求。

  第一,授权进行某项经济业务的职务与执行该项业务的职务要分离;

  第二,执行某项经济业务的职务与批准该项业务的职务要分离;

  第三,执行某项经济业务的职务与记录该项业务的职务要分离;

  第四,保管某项财产的职务与记录该项财产的职务要分离;

  第五,保管与记录某项资产的职务与账实核对的职务要分离等。

  由此可见,不相容职务的分离与牵制,即要求记账人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限应当明确,并相互分离、相互制约。具体实行时,包括四个要点(即:不相容职务分离的四个要点)。

  第一, 识别不相容职务,即对通常不能由一个人兼任的职务必须有全面的了解,这些职务包括出纳与记账、业务经办与记账、业务经办与业务审批、业务审批与记账、财物保管与记账、业务经办与财物保管、业务操作与业务复核;

  第二, 合理界定不同职务的职责与权限,只有这样,才能在有关各司其职的前提下,去合理地分离不相容职务,也只有这样,一旦出现问题,才能准确地分清责任;

  第三, 分离不相容职务,在进行定岗和分工时,注意将不相容职务分离开来,使其相互牵制、相互制约;

  第四,必要的保障措施,如物理措施(保险柜、专用钥匙等)或技术措施(网络口令等),定期的岗位轮换等。

内部牵制制度的方式

  一般而言,内部牵制制度的执行可通过以下四种方式进行。无论是哪一种方式的牵制,其立足点在于增设核对点和平衡点,以加强上下、左右的制约。

  1.实物牵制

   实物牵制即由两个以上人员共同掌管必要的实物工具,共同完成一定程序的牵制。例如,将保险柜的钥匙交由两个或两个以上的工作人员保管,不同时使用这两把或两把以上的钥匙,保险柜就无法打开,以防止一个人作弊。

  2.机械牵制

  机械牵制即只有按照正确的程序操作机械,才能完成一定过程的操作。它采用的是程序牵制。即将单位各项业务的处理过程,用文字说明方式或流程图的方式表示出来,以形成制度,颁发执行。它属典型的事前控制法,即要按牵制的原则进行程序设置,而且要求所有的业务活动都要建立切实可行的办理程序。程序控制的关键是实行以内部牵制为核心的不相容职务分离原则。

  3.体制牵制

  体制牵制即为 防止错误和舞弊,对于每一项经济业务的处理,都要求有二人或二人以上共同分工负责,以相互牵制,互相制约的机制。这主要通过组织分工来实现。其基本要求是职责分离。它不仅要求划分职责,明确各部门或个人的职责和应有的权限,同时还要规定相互配合与制约的方法。因为,恰当的组织分工是内部牵制最重要、最有效的方法。

  4.簿记牵制

   簿记牵制即原始凭证记账凭证会计凭证账簿、账簿与账簿、账簿与会计报表之间核对的牵制。在某种意义上,它也是程序牵制的一个方面。

  值得一提的是,内部牵制制度只是对业务活动及有关记录处理的一种程序或制度规定,该制度是否合理,执行效果如何,则应由内部审计去检查、监督与评判。

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