原始凭证

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原始凭证(Source Document)

目录

什么是原始凭证?

  原始凭证是指经办单位或人员在经济业务发生或完成时取得或填制的,用以记录经济业务发生或完成的情况、明确经济责任的会计凭证。例如购物取得的发票

  原始凭证绝大部分不是由财会人员填制的,而是由有关单位或本单位有关业务人员填制的。但是,全部原始凭证都必须经过财会人员审核,才能登记入账。因此,财会人员不仅本身应掌握原始凭证的内容和填制方法,而且还要向有关业务人员说明原始凭证的重要作用,帮助他们掌握正确填制原始凭证的方法。

原始凭证的内容

  由于各项经济业务的内容和经济管理的要求不同,各个原始凭证的名称、格式和内容也是多种多样的。但是,所有的原始凭证(包括自制的和外来的凭证),都是作为经济业务的原始证据,必须详细载明有关经济业务的发生或完成情况,必须明确经办单位和人员的经济责任。因此,各种原始凭证都应具备一些共同的基本内容。原始凭证所包括的基本内容,通常称为凭证要素,主要有:

  (1)原始凭证的名称;

  (2)凭证的编号;

  (3)填制凭证的日期;

  (4)接受凭证单位名称(抬头人)与填制单位名称;

  (5)经济业务简要内容;

  (6)金额(单价、数量);

  (7)有关人员(部门负责人、经办人员)的签名盖章。

  如果是开给外单位的原始凭证一定要加盖填制单位的公章或专用章。从外单位取得的原始凭证,也应由填制单位加盖公章或专用章。

  此外,有的原始凭证为了满足计划、业务、统计等职能部门管理经济的需要,还需要列入计划、定额、合同号码等项目,这样可以更加充分地发挥原始凭证的作用。对于国民经济一定范围内经常发生的同类经济业务,应由主管部门制定统一的凭证格式。例如:由各专业银行统一印制的运单、客票等;商品购销活动所取得的由各地方税务主管部门统一印制的发货票和银行收据等。印制统一的原始凭证,既可以加强对凭证和企业和行政事业等单位经济活动的管理,又可以节约印刷费用。

原始凭证的填制

  原始凭证是根据经济业务活动的执行和完成情况填制的,并具有法律效力的书面证明。兔了保证原始凭证能够正确、及时、清晰地反映各项经济业务活动的真实情况,提高会计核算的质量,并真正具备法律效力,原始凭证的填写必须严格按如下要求进行:

  (一)基本要求

  1.真实可靠,即如实填列经济业务内容,不弄虚作假,不涂改挖补。

  2.内容完整,即应该填写的项目要逐项填写,不可短缺。

  3.填制及时,即经济业务发生或完成时,要立即填列原始凭证,做到不积压、不误时、不事后补制。

  4.书写清楚。

  5.顺序使用,即在填制时按编号的次序使用,跳号的凭证应加盖“作废”戳记,不得撕毁。

  (二)附加要求

  1.从外单位取得的原始凭证,必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其他指定的人员签名或盖章。对外开出的原始凭证,必须加盖本单位公章。

  2.凡填有大写和小写金额的原始凭证,大写和小写金额必须相符。购买实物的原始凭证,必须有验收证明。支付款项的原始凭证,必须有收款单位和收款人的收款证明。

  3.一式几联的原始凭证,应当注明各联的用途,只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据,必须用双面复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写,并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记,连同存根一起保存,不得撕毁。

  4.发生销货退回时,除填制退货发票外,还必须有退货验收证明;退款时,必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证,不得以退货发票代替收据。

  5.职工公出借款凭据,必须附在记账凭证之后。收回借款时,应当另开收据或者退还借据副本,不得退还原借款收据。

  6.经上级有关部门批准的经济业务,应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的,应当在凭证上注明批准机关的名称、日期和文件字号。

  7.原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的,应当由开出单位重开或者更正,更正处应当加盖开出单位的公章。

  8.字迹必须清晰、工整,并符合下列要求:

  (1)阿拉伯数字应当一个一个地写,不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的,数字后面不再写货币单位。

  (2)所有以元为单位(其他货币种类为货币基本单位,下同)的阿拉伯数字,除表示单价等情况外,一律填写到角分;无角分的,角位和分位可写“00”,或者符号“——”;有角无分的,分位应当写“0”,不得用符号“——”代替。

  (3)汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等,一律用正楷或者行书体书写,不得用○、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替,不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的,在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字;大写金额数字有分的,分字之后不写“整”或“正”字。

  (4)大写金额数字前未印有货币名称的,应当加填货币名称,货币名称与金额数字之间不得留有空白。

  (5)阿拉伯金额数字中间有“0”时,汉字大写金额要写“零”字;阿拉伯金额数字中间连续有几个“0”时,汉字大写金额中可以只写一个“零”字;阿拉伯金额数字元位是“0”,或者数字中间连续有几个“0”时、元位也是“o”但角位不是“0”时,汉字大写金额可以只写一个“零”字,也可以不写“零”字。

原始凭证的填制方法

  1、自制原始凭证的填制方法

  (1)一次凭证的填制方法。

  一次凭证的填制手续是在经济业务发生或完成时,由经办人员填制的,一般只反映一项经济业务,或者同时反映若干项同类性质的经济业务。

  (2)累计凭证的填制方法。

  累计凭证是在一定时期不断重复地反映同类经济业务的完成情况,它是由经办人每次经济业务完成后在其上面重复填制而成的。

  (3)汇总原始凭证的填制方法。

  汇总原始凭证,是指在会计的实际工作日,为了简化记账凭证的填制工作,将一定时期若干份记录同类经济业务的原始凭证汇总编制一张汇总凭证,用以集中反映某项经济业务的完成情况。汇总原始凭证是有关责任者根据经济管理的需要定期编制的。

  (4)记账编制凭证的填制方法。

  记账编制凭证,是由会计人员根据一定时期内某一账户的记录结果,对某一特定事项进行归类、整理而编制的,以满足会计核算或经济管理的需要。

  2、外来原始凭证的填制方法

  外来原始凭证是在企业同外单位发生经济业务时,由外单位的经办人员填制的。外来原始凭证一般由税务局等部门统一印制,或经税务部门批准由经济单位印制,在填制时加盖出据凭证单位公章方有效,对于一式多联的原始凭证必须用复写纸套写。

填制原始凭证的要求

  1、凭证所反映的经济业务必须合法,必须符合国家有关政策、法令、规章、制度的要求,不符合以上要求的,不得列入原始凭证。

  2、填制在凭证上的内容和数字,必须真实可靠,要符合有关经济业务的实际情况。

  3、各种凭证的内容必须逐项填写齐全,不得遗漏,必须符合手续完备的要求,经办业务的有关部门和人员要认真审查,签名盖章。

  4、各种凭证的书写要用蓝黑墨水,文字要简要,字迹要清楚,易于辨认。不得使用未经国务院公布的简化字;对阿拉伯数字要逐个写清楚,不得连写;在数字前应填写人民币符号“”;属于套写的凭证,一定要写透,不要上面清楚,下面模糊。

  5、大小写金额数字要符合规格,正确填写。大写金额数字应一律用如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等,不得乱造简化字;金额数字中间有“0”字时,如小写金额¥1001.50,大写金额中可以只写一个“零”字,为“壹仟零壹元伍角”;大写金额中有角分的,元以下不写“整”字,银行结算制度规定的结算凭证、预算的缴款凭证、拨款凭证、企业的发票、收据、提货单、运单、合同、契约、以及其他规定需要填列大写金额的各种凭证,必须有大写的金额,不得只填小写金额,不填大写金额。

  6、各种凭证不得随意涂改、刮擦、挖补,填写错误需要更正时,应用划线更正法,即将错误的文字和数字,用红色墨水划线注销,再将正确的数字和文字用蓝字写在划线部分的上面,并签字盖章。

  7、各种凭证必须编号,以便查考。各种凭证如果已预先印定编号,在写坏作废时,应当加盖“作废”戳记,全部保存,不得撕毁。

  8、各种凭证必须及时填制,一切原始凭证都应按照规定程序,及时送交财会部门,由财会部门加以审核,并据以编制记账凭证。

原始凭证的审核

  各种原始凭证除由经办业务部门审核以外,财务部门还必须进行认真、严格的审查和核对。只有经过审核合格的原始凭证,才能作为编制记账凭证和登记账簿的依据。原始凭证的审核,主要包括以下六个方面。

  (一)原始凭证合法性的审核

  原始凭证合法性的审核,包括内容的合法性和形式的合法性两个方面。审核原始凭证内容的合法性,主要审查原始凭证所反映的经济业务内容是否符合国家的方针、政策、法律、法规及财政财务会计制度的规定;审核原始凭证形式上的合法性,主要审查原始凭证的形式是否符合《全国发票管理办法》的规定。根据《全国发票管理办法》的规定,除某些专业票据如车船票等以外,其他一切发票和收款收据都必须印有税务机关的全国统一发票监制章

  (二)原始凭证真实性的审核

  原始凭证真实性的审核,即审查原始凭证所反映的经济业务的本来面貌,有无掩盖、伪造、歪曲和颠倒。

  对于自制的原始凭证,如收料单领料单、工资结算单等,应审查收料单所列材料是否确已验收入库领料单所列领料用途是否虚构,是否将与生产无关的领料作为生产领用材料;工资结算单中姓名、出勤天数、加班天数是否真实等。

  对于外来原始凭证,如发票、运单、银行结算凭证等,真实性的审查应当包括以下四个方面的内容:

  (1)经济业务的双方当事单位和当事人必须是真实的。

  (2)经济业务发生的时间、地点和填制原始凭证的El期必须是真实的。

  (3)经济业务的内容必须是真实的。

  (4)经济业务的“量”必须是真实的。这里所说的“量”,包括实物量、劳动量和价值量三种度量单位。

  (三)原始凭证合理性的审核

  以国家的有关方针、政策、法律、法规、制度和相关的计划、合同等为依据,审核原始凭证所记录经济业务是否符合企业生产经营活动的需要,是否符合有关的计划和预算等。

  (四)原始凭证正确性的审核

  原始凭证正确性的审核,主要审核原始凭证的填制方法和数字的计算是否正确。例如,原始凭证中的数量乘上单价是否等于金额,分项金额之和是否等于合计金额;差旅费报销时有关补贴的计算是否正确;工资结算单中工资计算是否正确,等等。

  (五)原始凭证完整性的审核

  原始凭证完整性的审核,主要审查原始凭证的内容(构成要素)是否完整,手续是否完备。具体来说,要注意以下几点:

  (1)原始凭证的内容(构成要素)必须齐备,如凭证的名称、填制凭证的日期、填制和接受凭证的单位或个人、经济业务的内容和有关人员的签章等都应齐备。

  (2)从外单位取得的原始凭证,必须有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或盖章。自制原始凭证必须有经办单位负责人或其指定人员的签名或盖章;对外开出的原始凭证,必须加盖本单位公章。

  (3)凡填有大写和小写金额的原始凭证,大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证,必须有数量、单价和金额。金额的计算应当正确,并且有验收证明。支付款项的原始凭证,必须有收款单位和收款人的收款证明。

  (4)一式几联的原始凭证,应当注明各联用途,只能以其中的一联作为报销凭证。

  (5)发生销货退回时,除填制退货发票外,退款时,必须取得对方的收款收据或汇款银行的结算凭证,不得以退货发票代替收据。

  (6)职工因公出差的借款收据,必须附在记账凭证上。收回借款时,应另开收据或退还借据副本,不得退还原借款收据。

  (7)经过上级批准的经济业务,应将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档,应在原始凭证上注明批准机关名称、13期和文件字号。

  (六)原始凭证及时性的审核

  原始凭证的填制和取得应当与所发生的经济业务的时间基本保持一致。审查时,重点要审查各种原始凭证是否及时填写,是否按规定程序及时交会计机构、会计人员进行审核。审查原始凭证的及时性,可以及时发现经济业务发生的差错,防止和纠正财经违法违规事件的发生,对于维护国家财经纪律,保护投资人债权人的合法权益具有重要意义。

  对于经审核的原始凭证,应根据下列不同情况分别处理:

  (1)对于完全符合要求的原始凭证,应当及时据以编制记账凭证入账。

  (2)对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证,应退回给有关经办人员。由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后,再办理正式的会计手续

  (3)对于不真实、不合法的原始凭证,会计机构和会计人员有权不予接受,并向单位负责人报告。

检查原始凭证的方法

  检查原始凭证的方法很多,常用的方法是利用查账人员的经验,对凭证中所列各要素进行审阅,视其是否存在异常之处,发现其中可能存在的错弊;或将原始凭证所反映的经济业务与实际情况进行比较,视具是否存在差异并分析差异的性质和原因;或者将不同时期同类原始凭证上的相同要素进行对比分析,寻找其中存在的明显变化,分析其是否具有业务依据和正当原由。

  原始凭证数量繁多,来源各异,查账人员不可能对其进行全面检查,常见的形式是采取抽样检查法,即按照一定标志和规律,从凭证总体中抽出其中一部分进行检查,并以此推断总体特性。

  在原始凭证的检查中,审阅法抽样法在诸多查账方法中居主导地位,常常为查账人员首选。另外,查账人员对原始凭证进行分析,还可以使用复核法 (对原始凭证所记录反映的有关数据资料进行重复验算)、核对法(主要指h1证核,即将记账凭证与所附原始凭证进行核对)、推测和判断(对原始凭证所反映的经济业务进行合理假设,并据以判断其结果.特别是在发现凭证不能反映经济业务真实面貌时)、询问与函证法(对有关实物进行审查盘点,以证明原始凭证所记录的数量和金额的正确性)、实物鉴定法(对有疑问的原始凭证,如其真实性存在问题,是否被篡改等,请有关专家对其进行鉴定,以鉴别其真实性和合法性,(其主要方法有物理鉴定、化学鉴定和法律鉴定)等等。

原始凭证中的错弊

  原始凭证舞弊是指篡改、伪造、窃取、不如实填写原始凭证、或利用旧、废原始凭证来将个人所花的费用伪装为单位的日常开支,借以达到损公肥私的目的。例如某企业领导通过篡改凭证接受人将自己子女上学的费用作为企业的职工培训费人账。例如某秘书从不法分子手中购得假空白发票填上后到厂里报销人账。例如在复写纸下垫一张白纸,使原始凭证的正、副联的数字内容不一致,像销售货物开具增值税专用发票时,与客户勾结,将客户持有的抵扣联的数额写大,让其可以抵扣的进项税额变大,而本企业持有的存根联上则据实记录,保持正常的增值税销项税额,客户单位弄虚作假多抵扣的进项税额的“好处”则与开票单位分享。

  发生在原始凭证中的错误主要是把原始凭证中各项内容错记。例如把原始凭证的接受单位和人员弄错;或把日期记错,造成会计分期中出现跨期事项,使得不符合权责发生制原则;或把数量、价格的小数、位数、单价弄错,使得金额出现偏差;或使用不合规定的原始凭证,不按要求使用印鉴,原始凭证编号不连续等等。

  原始凭证巾的错误虽然不是故意行为,但其危害很大,如原始凭证的印鉴错误会使单位财会人员对其真实性和合法性产生怀疑;原始凭证中的金额,计量单位错误会导致多付或少付货币;错误的日期会影响该项业务的正确归属期。

原始凭证错弊的鉴别

  不论原始凭证舞弊采用什么方式,其原始凭证上都会直接或间接地表现出以下特点中的一点或几点。

  (1)对刮、擦、用胶带拉扯的原始凭证,其表面总会有毛粗的感觉,可用手摸,背光目视的方法检查出来;对用“消字灵”等化学试剂消退字迹而后写上的原始凭证,其纸张上显示出表面光泽消失,纸质变脆,有淡黄色污斑和隐约可见的文字笔画残留,纸张格子线和保护花纹受到破坏,新写的字迹由于药剂作用而渗散变淡等特征中的一条或几条。

  (2)对添加改写的原始凭证,其文字分布位置不合比例,字体不是十分一致,有时出现不必要的重描和交叉笔画。

  (3)对于冒充签字的原始凭证,其冒充签字常常在笔迹熟练程度、字形、字的斜度、字体方向和形态、字与字、行与行的间隔、字的大小,压力轻重,字的基本结构等方面存在差异有时可以通过肉眼观察发现。

  (4)对于伪造的原始凭证可以通过对比原始凭证的防伪标志来鉴别。

  对于以上四种舞弊手法,如属必要,可请公安部门运用特定的技术进行鉴别。

  (5)凭证明显不规范,要素不全,经常缺少部分要素,其关键要素经常出现模糊,让人对其经济业务活动的全貌感到模糊。例如购买办公用品(实为购买个人消费品)的假凭证,往往只注明“办公用品”,而不注明到底购买了什么办公用品,其规格、型号、品种、数量如何。

  (6)其金额往往只有一个总数,而没有分项目的明细,经不起推敲。

  (7)原始凭证的经手人经常含而不露,有时有名无姓或有姓无名,如果仔细追问很可能查无此人。

  (8)原始凭证上的时间与业务活动发生的时间及以后的入账时间相距甚远。

  (9)主要业务凭证与其他相关的凭证不配套,有时只有其中一部分,而没有另一部分。如销售货物只有销售发票而无发货单据、托运证明、出门单、结算凭证等。

  (10)凭证的形式不规则,以非正规的票据凭证代替正规的原始凭证。例如用货币收付凭证代替实物收付凭证;以自制凭证代替外来凭证;以非购销凭证代替购销凭证等。

  另外,原始凭证的内容、结算方式资金流向与对方单位等处都可能存在着异常。

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评论(共4条)

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210.32.3.* 在 2012年1月8日 10:45 发表

也就是说现金日记账算是原始凭证咯?

回复评论
114.97.198.* 在 2012年6月4日 11:47 发表

210.32.3.* 在 2012年1月8日 10:45 发表

也就是说现金日记账算是原始凭证咯?

不能算

回复评论
183.61.33.* 在 2013年6月2日 12:15 发表

210.32.3.* 在 2012年1月8日 10:45 发表

也就是说现金日记账算是原始凭证咯?

怎么可能

回复评论
221.204.81.* 在 2014年5月23日 12:54 发表

183.61.33.* 在 2013年6月2日 12:15 发表

怎么可能

凭证式凭证,现金日记账是账!!!!! 和凭证压根不是一回事

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