审阅法

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什么是审阅法

  审阅法是指通过对被查单位有关书面资料进行仔细观察和阅读来取得查账证据的一种查账技术方法根据有关法规、政策理论、方法等查账标准或依据对书面资料进行审阅,借以鉴别资料本身所反映的经济活动是否真实、正确、合理、合理及有效。

  审阅法是一种十分有效的查账技术,不仅可以取得一些直接证据,同时还可以取得一些间接证据,如通过审阅可以找出可能存在的问题和疑点,作为进一步审查的线索。审阅法主要用于对各种书面资料的审查,以取得书面证据。书面资料主要包括会计资料和其他经济信息资料及管理资料。

  审阅法是审计人员审计工作中使用最广泛、最基本的技术方法。不管是财务收支审计经济效益审计、资产负债审计及所有者权益审计、还是经济责任及离任审计都离不开此法。审阅法要求审计人员必须具有丰富的工作经验和较高的理论水平。审计人员在运用该方法时,一般不需要全部资料进行逐一检查,可根据需要有选择、有重点的审查。审阅法的缺点是,受内部审计人员工作水平的制约,易受主观意志左右。

审阅法的审查要点

  审阅法主要用于各种书面资料的审查。从查账中检查的书面资料内容看,大致可分为两类:

  一类是与会计核算组织有关的会计资料。虽然现代审计不是查账,但查账仍然是现代审计的重要内容。因此,会计资料是审阅的重要内容。 另一类是除会计资料以外的其他经济信息资料及相关资料。现代审计除了进行传统的财务查账以外,还要进行经济效益查账。因此,若只对会计资料进行检查,则难以实现现代查账的目标。所以会计资料以外的其他资料,亦是审阅的重要内容。

会计资料的审阅

  会计资料包括会计凭证会计账簿会计报表

  1、原始凭证的审阅

  审阅原始凭证时,应注意有无涂改或伪造现象,记录的经济业务是否符合会计管理的要求和有关会计制度的规定,是否有业务负责人的签字等。在检查有关会计记录有无合法的原始凭证时,应重点查看收写是否整洁,有无涂改、刮擦等情况;各种冲销更正记录是否正常等。这些方面都极易出问题,故应特别注意审阅,具体来说主要有以下一些查账要点:

  1)审阅凭证格式是否规范,要素是否完整。如发票上有无税务局发票监制盖章,抬头(即户名)、日期、数量、单价、金额、经手人签章、单位公章等是否齐备。

  2)审阅凭证上的文字、数字是否清晰,有无挖、擦、涂改的痕迹。复写的凭证可看反面复写字迹的颜色是否一致,图章是否清晰。如凭证某些内容有更正,应审查更正方法是否符合规定。

  3)审阅填制凭证日期与付款日期是否相近。如发现几个月以前的凭证,应深入检查原因。

  4)审阅填制凭证的单位是否确实存在,防止利用已合并、撤销单位的作废凭证来报销

  5)审阅凭证的抬头是否即被查单位。始抬头不符,应深入检查原因。

  6)审阅凭证的审批传递是否符合规定,有关人员是否都已正式签章。

  7)审阅收款付款原始凭证是否有财务公章或收讫、付讫的图章。如发现没有财务公章,而只有单位或业务公章,应深入检查。

  8)审阅凭证的经济业务内容是否合法、合规、合理。例如控购商品是否经过控购界定审批。有无不该用公款开支的项目。又如报销差诱费,是否超过规定的标准等等。

  9)被查单位自制的凭证如已交其他单位,应审阅其存根是否连续编号,存根上书写是否正常。

  10)自制凭证的印刷是否经过审批、保管、领用有无手续。例如,用转账支票购入材料的经济业务,其主要单据是盖有收款公章的发货票,或收款收据、支票存根。其他有关单据应有验收单,如不通过仓库,应有领用人在发票上的收料证明。如有支票存根,但发票上未见收款公章或收据,则不能确定已经付款如有以上单据,但无验收单或无发货票上领用人的收料证明,则不能确定收到材料。如有以上单据,而无批准的请购单,则为采购的内部近代制失效,可能购入了并非生产所需的材料。甚至即使单据具备,仍需要根据情况查询有关人员,了解真实情况,以防止购买紧缺物资转手销售从中牟利等行为。如有以上行为,则经济业务虽然真实、正确,但并非合理合法,其后一系列会计处理即使正确,仍然违背财经纪律,破坏市场管理。从上可知,审阅原始凭证,必须将有关单据全面地、相互联系地审阅才能取得充分可靠的证据,作为提出查账意见的基础。

  2、记账凭证的审阅

  审阅记账凭证时,应注意是否符合《企业会计准则》及国家统一会计制度的规定,将审阅过的原始凭证同记账凭证上的会计科目、明细科目、金额对照观察,看其是否如实反映,有无错误掩饰,记账凭证上编制、复核、记账、批准等签字是否齐全。

  例如,记账凭证所附为产品销售发票的会计记账联,并已收银行结算户存款,但记账凭证的贷方科目并非主营业务收入,而为其他应付款再看摘要中的说明是预收账款,这种原始凭证和记账凭证不符的情况,查账人员必须向被查单位经办人员查询。如通过查询,查知是由被查单位领导示意这样做的,并获悉其意科是少记本期主营业务收入,借以少记利润,人为地调节不同会计期间利润,则这种行为属于弄虚作假,不是技术上的错误。

  3、账簿的审阅

  审阅会计账簿时,应注意是否符合《企业会计准则》及国家统一会计制度的规定,包括审阅被查单位据以入账的原始凭证是否整齐完备;账簿有关内容与原始凭证的记载是否一致;会计分录的编制或账户的运用是否恰当;货币收支的金额有无不正常现象;成本核算是否符合国家有关财务会计制度的规定;是否符合查账目标的其他要求等。例如,一张记账凭证,应有填制单位的名称、凭证的名称、填制的日期、凭证编号、所附原始凭证数量、有关经济业务的摘要或税明、应借应贷会计科目名称及金额和会计主管人员、审核人员、记账人员、填制人员的签名等要素,审阅时,要看各要素是否都已填列齐全、字迹是否清楚。若有明显违反会计原理或有关制度的情况,则背后可能有隐藏问题的存在。例如,开红字销售发票冲销贷款,从表面上看,销售退回合情合理,但经过预谋的冲销,可以达到套取现金、截留收入或贪污的目的。再如,通过对专用基金明细账的审阅,发现某项专用基金的增加,是由某应付款明细账转来的,这就说明,该单位存在截留收入的问题。

  对账簿的审阅除审阅总账与明细账、账簿与凭证是否相符外,重点应审阅明细分类账:

  1)明细分类账记载的经济业务内容是否合法、合规、有无使不应列支的费用采用弄虚作假、巧立名目的手段进入费用账户。在查阅时,根据摘要栏记载的内容,对照金额栏的数额进行审阅。

  2)账簿记录的小计数和合计数是不否与发生数相符,借、贷方登记是否记反方向,是否登错栏次。

  3)账簿记录摘要栏所记载的内容是否真实,有无例外情况。

  4)账簿启用、期初和期末余额的结转、承前页、转下页、月结和年结是否符合会计制度的规定,账簿应登记的内容是否登记,是否根据更正错账的方法予以更正错账等。

  例如,银行结算户存款日记账中短期内有收付两笔金额相同的业务,其对方科目均为其他付款这就是有可能是用实现收款代为转手购进紧俏的原材料,然后付款归还,从中非法盈利,中饱经办人私囊。因此,必须采用审阅技术,加以觉察。又如,材料明细账某账户发出栏单价原应按加权平均法计算,现却按购进最高价计算,一经审阅发现,就要进一步查询,以求了解这样做的意图。

  4、会计报表的审阅

  审阅会计报表时,应注意会计报表的编制是否符合《企业会计准则》及国家统一会计制度的规定,会计报表的附注是否对应予以揭示的重大问题作了充分的披露,会计资料反映的经济活动是否真实、正常、合法和合理。这是审阅的实质内容。检查有关资料,不局限于对资料本身的评价,更主要的是要对资料反映的经济活动过程和结果作出评价。每项经济活动,都有一定的活动范围,若超出了这个范围,则该项活动可能是不真实、不合法和不合理的。

  各报表中有关项目是否对应相符,资产总额与负债及所有者权益总额是否相符,固定资产净值是否等于固定资产原值减累计折旧的差额等。审阅表与表之间的有关项目是否一致。

  例如,利润表中主营业务收入比上月增加,但利润总额却比上月减少不符合增加收入的正常情况。这时,就要追查产品销售明细账及有关记账凭证和原始凭证,以明确有无故意少计主营业务收入,多计主营业务成本营业费用,甚至多计管理费用财务费用营业外支出等虚假情节。又如,资产负债表存货总产品超过计划数甚大,应审阅是否存在故意多计在产品、少计产品成本,从而少计主营业务成本、多计产品销售利润等虚假情节。

  5、其他资料的审阅

  查账人员在复核会计记录及其他文件时,应注意审查各种书面文件是否一致,书面资料之间的勾稽关系是否存在。由于会计资料是根据复式记账的原理记录的,因此,许多资料之间都存在一种对应关系,即勾稽关系。审阅时,应注意这些勾稽关系是否存在。若不存在,则说明会计核算存在错误和舞弊的可能。

其他资料的审阅要点

  对会计资料以外的其他资料进行审阅,往往是为了获取进一步的信息至于到底需要审阅哪些资料,则应视查账时的具体情况而定。如在审阅产品成本核算资料时,发现实际耗用工时与定额耗用工时相距甚远,则应审阅考勤记录和派工单(或生产任务通知单)等资料,以查明该单位是否存在弄虚作假、变相发放奖金或加大成本以逃避税收、截留收入的舞弊行为。必要时,应审阅的其他资料通常包括有关法规文件、内部规章制度、计划预算资料、经济合同、协议书、委手艺书、考勤记录、生产记录、各种消耗定额、出车记录等等。

  1、在查账过程中,除了审查会计资料外,常需要审查其他有关的各种资料,如经济合同、加工收发记录、托运记录、计划资料、预算、统计资料等等。审阅这些资料时一般应着重注意反映的内容是否真实、合法、合规、合理。

  2、计划、预算除审阅计划、预算本身的合法、合规、合理外,还可联系执行的记录和会计资料审阅。

  3、资料的日期与经济业务发生日期和会计记账的日期是否一致或接近,其他资料记载的数量、金额是否与会计记录一致。

审阅法的审阅技巧

  审阅的主要目的,是通过有关资料的仔细观察和阅读,借以发现一些疑点和线索,以抓住重点,缩小检查范围。这就要求掌握一定的审阅技巧。

  1、从有关数据的增减变动有无异常,来鉴别判断被审计单位可能在哪些方面存在问题。有异常情况的数据,通常称异常数,它是指某些数据资料违反了会计原理的要求,或是违反了经济活动实际情况而出现在正常情况下不应有的现象。如库存商品现金、材料等财务明细账出现赤字金额。

  运用审阅法从异常数方面着眼,来发现有无问题时,具体可从三个方面来衡量:

  1)从数据增减变动幅度的大小来衡量。从这方面着手发现问题,关键是要把握各项经济活动本身的数量界限。在正常情况下如工资费用、管理费用发生了巨额的增减变化,一般都隐藏有一定的问题。

  2)从数据本身的正负方向上来衡量。会计数字的正负方向,反映了会计账户表示的属性,如财产物资类账户余额出了负数,这种表示就违背了该类账户的属类,一般来说均有问题。

  3)从相关数据之间的变化关系来衡量。相关的会计账户存在着一定的关系,一个账户的变动必然引起某个或某些账户的相应变动,如果变动的方向及变动的幅度不适应,则说明这种变动存在有一定的问题。如对外投资金额有了巨额增加,但投资收益增加很小甚至减少,这就说明与这种变化不相适应,可能存在有某种问题。

  2、从会计资料和其他资料反映经济活动的真实程度,来鉴别判断被审计单位有无问题。会计资料及其他资料理应真实、准确地反映单位各项经营活动的过程和结果,如果资料反映的情况和实际活动不符,则被审计单位就有弄虚作假的可能。

  3、从会计账户对应关系的正确性,来鉴别判断被审计单位有无问题。相关的会计账户都有明确的对应关系,而每个账户都有固定的核算内容,如果任意变动每个账户的核算内容,甚至将不相关的账户对应起来,一般都存在造假行为。如将投资收益、其他收入废应付款账户,或将应收款账户与费用账户对应、收入账户与应付款账户对应,以达到转移收入或支出的目的。

  4、从时间上有无异常,来分析判断被审计单位是否存在问题。每项经济业务从开始执行到结束的整个过程所持续的时间,都有一定的限度。若在有关资料上没有载明业务发生时间,或是虽载明了时间,但从发生日至记账日(或结转日)之间的时差相距甚远,则可能隐藏着某种问题。

  5、从单位购销活动有无异常,来鉴别判断被审计单位有无问题。审计人员可从书面资料审阅中,发现被审计单位在购销活动方面有无舍近求远、舍优购劣的现象,以及购销活动内容、物流方向、购销价格、结算方式等是否正常、合理、合法。

  6、从业务经办人的业务能力、工作态度以及思想品德,来鉴别判断可能存在的问题。审计人员可以从书面资料审阅入手,进一步了解重要业务经办人的政治、业务素质情况,做为判断有无问题的参考。

  7、从资料本身应具备的要素内容,去鉴别判断问题存在的可能性。任何资料都应该具备所要求的要素,如果要素内容不全,均应进一步查明原因,以证实有无问题。

  要有效地运用审阅法,必须结合使用复核、核对的方法以便于及时证实审阅中发现的问题。审阅时应认真仔细,不要放过一个要素,更不要放过一个数字,边审阅、边思考,善于发现疑点和线索,并要进行完整的记录。为了避免重复和疏漏,审阅时应运用符号标准,以区别已审阅和未审阅的资料。

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