会计账簿

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会计账簿(Book Of Accounts)

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目录

什么是会计账簿?

  会计账簿是指由一定格式的账页组成,以会计凭证为依据,全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。企业通过将会计凭证中反映的经济内容过入相应账簿,可以全面反映会计主体在一定时期内所发生的各项资金运动,储存所需要会计信息;通过账簿的设置和登记,可以将企业不同的信息分门别类地加以反映,提供企业一定时期内经济活动的详细情况,也可以反映企业财务经营成果状况。另外通过会计账簿的设置,可以建立起账证、账账、账表之间的勾稽关系,可以检查、校正会计信息

会计账簿的基本内容[1]

  1.封面

  2.扉页

  3.账页

  • 账户的名称(总账科目、明细科目);
  • 登账日期栏;
  • 凭证种类和号数栏 ;
  • 摘要栏(记录经济业务内容的简要说明)
  • 金额栏(记录经济业务的增减变动);
  • 总页次和分户页次。

会计账簿的作用

  在会计核算中,对每一项经济业务,都必须取得和填制会计凭证。但会计凭证数量很多,又很分散,而且只能分散地反映个别经济业务的内容,不能全面、连续、系统地反映和监督一个经济单位在一定时期内某类和全部经济业务的变化情况,且不便于日后查阅。因此,为了给经济管理提供系统的核算资料,就要运用登记账簿的方法,把大量分散的会计凭证核算资料,加以集中和归类整理,登记到账簿中去。

  设置和登记账簿,是对经济信息进行加工整理的一种专门方法,也是会计核算的中心环节。

  账簿的作用,可以概括如下:

  1. 账簿可以为企业经营管理提供系统、完整的会计核算资料

  通过设置和登记账簿,可以把会计凭证提供的大量分散的核算资料,加以归类整理,以全面地、连续地、系统地反映企业的经济活动情况,这对于加强经济核算,提高企业经营管理水平具有重要作用。

  2. 账簿可以为编制会计报表提供数据资料。

   企业定期编制的会计报表的主要依据来自账簿记录,账簿又是进行会计分析会计检查的必要依据。因此,账簿的记录和设置正确、完整与否,直接影响财务报告质量

  3, 账簿是考核企业经营业绩、加强经济核算、分析经济活动的重要依据。

  账簿既提供了总括的核算资料,又提供了明细的核算资料,提供了成本费用收入财务成果会计信息。结合有关资料,分析企业经营过程中存在的问题,及时总结经验,以便加强企业管理

账簿的分类

  会计核算中应用的账簿很多,不同的账簿,其形式、用途、内容和登记方法各不相同。因此,为了更好地了解和使用各种账簿,必须对账簿进行必要的分类。账簿的分类一般有以下两种:

  1. 账簿按其用途分类

  账簿按其用途可以分为序时账簿分类账簿联合账簿备查账簿四类。

  (1)序时账簿序时账簿,也称日记账,是按照经济业务发生时间的先后顺序,逐日连续登记的账簿。序时账簿按其记录的内容不同又分为普通日记账特种日记账

  普通日记账,是用来登记各企业全部经济业务的日记账。在账簿中,按照每日发生的经济业务的先后顺序,逐项编制会计分录,因而这种日记账又称通用日记账、分录日记账或分录簿。设置普通日记账的单位,一般不再单设特种日记账,以免重复。

  特种日记账,是用来登记某一类经济业务发生情况的日记账。如现金日记账银行存款日记账等。在账簿中,将该类经济业务,按其发生的先后顺序记入账簿中,反映其详细情况。

  (2)分类账簿。分类账簿是对各项经济业务按照账户进行分类登记的账簿,简称分类账。按账簿反映内容详细程度不同,分类账簿又分为总分类账(简称总账)和明细分类账(简称明细账)。总分类账是根据一级账户设置的,它是用来核算经济业务的总括内容的。明细分类账是根据二级或明细账户设置的,它是用来核算经济业务的明细内容的。在分类账簿中反映了资产负债所有者权益费用成本和收入成果等增减变化的情况。总分类账簿的金额与其所属的明细分类账簿的金额之和相等。明细分类账是对总账的补充和具体化,并受总分类账的控制和统驭。

  (3)联合账簿。联合账簿是指把日记账分类账结合在一起的账簿。日记总账便是典型的联合账簿

  (4)备查账簿。备查账簿是对某些在日记账簿和分类账簿中未能记载或记载不全的事项进行补充登记的账簿。它可以为某些经济业务的内容提供必要的参考资料。如租入固定资产登记簿等。

  2. 账簿按外表形式分类

  账簿按其外表形式分类,可以分为订本式账簿活页式账簿卡片式账簿

  (1)订本式账簿。订本式账簿是指把许多账页装订成册的账簿。这种账簿,账页固定,既可避免账页散失,又可防止账页被抽换,比较安全。但订本式账簿也有其缺点,同一本账簿在同一时间内只能有一人登记,不能分工记账。当账页总数和账簿中各账户预留账页数同实际需要量不一致时,会造成账页不足,影响账户连续记录,或账页过多造成浪费。因此,这种账簿,一般适用于重要的、具有统驭性的总分类账现金日记账银行存款日记账等。

  (2)活页式账簿。活页式账簿是把分散的账页装在活页夹内,并可以随时取放(增减)账页的账簿。这种账簿,账页可根据需要确定,登记方便,可同时由数人分工记账。但这种账簿的账页容易散失和被抽换。因此,在使用时空白账页需连续编号,并在账页上加盖有关人员图章,以防弊端。会计年度终了,将其装订成册。活页式账簿一般适用于明细分类账。

  (3)卡片式账簿。卡片式账簿是将一定数量的卡片式账页装存于专设的卡片箱中,账页可以根据需要随时增添的账簿。这种账簿的优缺点与活页式账簿相同。在实际使用时,卡片上应连续编号并加盖有关人员图章,卡片箱应由专人负责保管。卡片式账簿一般适用于固定资产等的明细核算。

会计账簿的启用规则

  账簿是非常重要的会计档案。为了确保账簿记录的完整和合规,明确相关人员的责任,在启用账簿时,应按规定的要求在账簿的有关位置记录相关信息。具体规则如下:

  (1)对于订本式账簿,应填写已经固定在账簿的扉页或最后一页上的“账簿使用登记表”或“账簿启用表”。需要填写的内容包括启用日期、账簿页数、记账人员和会计主管人员姓名等,并加盖人名章和单位公章。记账人员或会计人员调动工作时,应注明交接日期。接办人员和监交人员姓名,由交接双方人员签名或盖章。对于事先未印制页号的账簿,应从第一页到最后一页顺序编定页数,不得跳页、缺号。在填写账户目录时,总账应按照会计科目顺序填写科目名称及启用页号。

  (2)对于活页式账簿,应设置封面和封底,并在封面上填写单位名称、账簿名称和所属会计年度。在装订成册时,应撤去空白账页,填写使用页码,另加目录,标明每个账户的、名称和页次,并附上填写完整的“账簿使用登记表”或“账簿启用表”。

  (3)在账簿的右上角粘贴印花税票,并且划线注销;在使用缴款书交纳印花税时,应在右上角注明“印花税已缴”及缴款金额。[2]

会计账簿的登记

  为了保证账簿记录的正确性,必须根据审核无误的凭证登记。具体包括以下几个方面:

  1、填写项目齐全,内容完整。

  登记账簿时,需将账页中的日期、凭证编号、摘要、金额等项目填写齐全,摘要简明扼要,书写规范整齐,数字清晰无误。账簿中的月、日应填写记账凭证的日期,每一笔记账凭证中的业务登记完毕,都应在记账凭证“过账”栏内划“√”,表示记账完毕,避免重记、漏记。在登记账簿时,账簿登记人员在登记账簿前,应根据岗位责任制内部牵制要求对审核过的记账凭证再复核一遍,如发现记账凭证有错误,可暂停登记,报告会计主管人员,由他做出修改或照登决定。在任何情况下,凡不兼任填制记账凭证工作的记账人员都不得自行更改记账凭证

  2、各种账簿的登记要求。

  A.现金日记账银行存款日记账。一般由出纳员根据办理完毕的收款凭证付款凭证,随时进行逐笔登记,如不能随时登记,也应保证每天登记一次,并每天结出余额。

  B.总分类账。总分类账由于各企业账务处理程序不同,可以根据记账凭证直接登记,也可以根据科目汇总表或其他方式登记,所以可以三五天登记一次,也可以根据汇总记账凭证的时间按旬或月中、月末进行总分类账登记。

  C.明细分类账。明细分类账是根据原始凭证记账凭证直接登记的,应根据业务发生情况及时进行登记,以掌握企业财务经营动态。

  3、书写要求。

  为了保持账簿记录的持久性,防止涂改,记账必须使用蓝黑墨水或碳素墨水,并用钢笔书写,不得使用圆珠笔或铅笔书写,除结账、改错、冲账、登记减少数可以使用红笔登记外,其余账簿记录均不得使用红色墨水。在书写文字和数字时,不要写满格,一般应占格距的1/2,这样就可以在发现错误时,在该文字和数字的上面进行更正。

  4、连续登记。

  记账时,必须按账户页次逐页逐行登记,不得跳页、隔行,如无意发生隔行、跳页现象,应在空页、空行处用红色墨水画对角线注销,加盖“此页空白”或“此行空白”的戳记,并由记账人员签章。每一账页记录完毕结转下页时,为表现账目的连续性,应当结出本页合计数及余额,并在本页最后一行摘要栏注明“过次页”,在下页第一行摘要栏“承前页”,并将上页余额及发生额过入次页;也可以上页最后一行不结计发生额合计及余额,而直接在次页第一行承前页写出发生额合计数及余额。

  财政部《会计基础工作规范》对于“过次页”的本页合计数的结计方法做了如下具体规定:

  第一,对现金银行存款和收入、费用明细账等需要按月结计发生额账户,结计“过次页”的本页合计数应当是自本月初起至本页末止的发生额合计数。

  第二,对需要结计本年累计发生额的某些明细账户,结计“过次页”的本页合计数应当是自年初起至本页末止的累计发生额。

  第三,对不需按月和按年结计发生额的账户,可以只将每页末的余额结转次页。

  5、余额结计要求。

  凡需要结出余额的账户,结出余额后,应在“借或贷”栏内写明“借”、“贷”表明余额方向,并在“余额”栏内写清余额金额。没有余额的账户,应当在“借或贷”栏内写“平”字,并在余额栏内“元”字的位置用“0”表示。

  6、定期打印。

  对于实行会计电算化企业,为了便于审计和加强会计信息的安全与完整性,财政部(会计基础工作规范)提出了打印要求, “实行会计电算化的单位,总账和明细账应当定期打印”,“发生收款和付款业务的,在输入收款凭证付款凭证的当天,必须打印出现金日记账银行存款日记账,并与库存现金核对无误。”

会计账簿的登记规则[3]

  • 数字准确、摘要清楚、登记及时。
  • 记账时应使用钢笔、蘸水笔,用蓝、黑墨水书写,不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。
  • 各种账簿必须按事先编好的页码逐页逐行顺序连续登记,不得隔页、跳行。
  • 每张账页登记结束时,应注明“过次页”和 “承前页”。
  • 应在“借或贷”栏内写明“借”、“贷”或“平”。
  • 总账和明细账应该定期打印。
  • 年度更换新账时,注明“上年结转”字样。
  • 账簿记录发生错误时,不得涂改、挖补、刮擦或用褪色药水消除字迹,不得重新抄写。

对账和结账

  (1)对账。对账指为了保证账簿记录的正确性,而进行的账项之间的核对工作。它包括账证、账账、账实核对

  A.账证核对指账簿记录与记账凭证及相关原始凭证核对,核对内容包括记账时间、凭证字号、摘要内容、记账方向及金额。

  B.账账核对指不同账簿之间依据它们的内在关系,核对其金额是否相符。主要包括:所有总账借方发生额的合计数与贷方发生额的合计数应当一致并核对相符;有关总账账户余额与其所属明细分类账余额核对相符;现金日记账银行存款日记账的余额与其总账余额核对相符;会计部门有关财产物资明细账余额与财产物资保管、使用部门的有关明细账余额是否相符。

  C.账实核对指各项财产物资账面余额与实用数额之间的核对。主要包括:现金日记账余额与企业实际库存现金额是否一致;银行存款日记账余额与银行对账单金额是否一致;各财产物资明细账与其使用保管部门的财产、物资的明细账是否一致;有关的债权债务明细账余额是否与对方单位记录的金额一致。

  (2)结账是指在会计期末结清账簿记录,即计算本期发生额和期末余额。结账可以是月末、季末、年度末,为编制会计报表做准备。结账是结算各资产负债所有者权益、收入和费用的发生额,并据以计算出企业利润

具体按下列程序进行:其一,结账前,必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账,包括本期调整的账项也须按规定全部结转有关账簿。其二,将有关收入、费用等有关损益账户余额转入“本年利润”账户,结平所有损益类账户。其三,结算出资产、负债、所有者权益账户的本期发生额和余额,并结转下期。

结账时按下列方法进行:

  A.对于需按月统计发生额的账户,在期末结账时,要在最后一笔业务记录下面的借方栏开始到余额栏为止画通栏单红线,结出本月发生额和余额,在摘要栏内盖“本月合计”戳记,在“本月合计”栏下面再画一条同样的通栏红线。

  B.对于需要结计本年累计发生额的账户每月结账时,应在“本月合计”栏下结出自年初至本月末止的累计发生额,登记在月份发生额下面,在摘要栏写明“本年累计”宇样,在栏下再画一条通栏红线,12月末的“本年累计”就是全年累计发生额,应在全年累计发生额下面画通栏双红线。

  C.对于不需按月结计发生额的账户,如应收应付、财产物资明细账,每登记一次,就要随时结出余额,每月最后一笔余额就是月末余额,月末结账时,只需在最后一笔业务记录下面自借方栏至余额栏画通栏红线即可。

  D.对于总账账户只需结出月末金额即可,但在年终结账时,为了总括反映企业财务状况和经营成果全貌,核对账目,需将所有总账账户结出全年发生额和年末余额,在摘要栏内注明“本年合计”字样,并在合计栏下画通栏红线。

  E.企业在年度终了,会计人员需要结账。凡有余额的账户,应将其余额结转下年,即将所有有余额的账户余额直接过入新账余额栏内,而不需专门编制记账凭证,也不需要将余额再记入各账户的借方,使本年余额为零。

会计账簿错弊查证

  会计账簿错弊主要表现在以下方面:账簿启用、账簿设置、账簿登记、结账。

  1、账簿启用

  建新账及会计人员交接叶,都需启用账簿,要在账簿扉页上附启用表。其内容包括:启用日期、账簿页数、记账人员和会计主管人员姓名。如有会计人员调动,要填写交接日期,监交人及交接双方均签名签章。账簿启用中出现的错弊主要有:账簿封面及扉页上所列项目未填写或填写不齐全,无法明确有关责任,继而掩盖在职期间的有关非法行为。

  此错弊只需审阅账簿封面及扉页是否登记齐全,即可查证。

  2、账簿设置

  任何单位均应按国家统一会计制度,结合本单位具体情况设置一套完整账簿体系,用以连续、全面、系统反映企业经济活动。常见的错弊有,(1)账簿设置不合理,如,现金、银行存款日记账采用活页账材料存货类资产明细账,登记到三栏式账簿中等;(2)有些需要进行明细分析的账户,未设明细账或有的需要备查登记的没有备查登记簿,不能详细反映经济活动情况;(3)所设账簿未能形成良好账簿体系。如,库存材料管理实行会计、保管各设一套库存材料明细办法,假如二者记录、反映缺乏统一协调,造成互不联系、互不衔接,不但不能提供库存材料管理准确信息,反而给核算与管理带来混乱与麻烦。

  此错弊查证方法为:了解该单位实际情况,确定其应设置账簿;查看该单位账簿设置是否合理、恰当。

  3、账簿登记

  账簿登记中错弊一般属于工作疏忽或熟练程度不够造成的。一般有:手工记账单位数字和文字书写不规范,如空距超过或小于1/2;未按规定笔墨登记账簿;发生隔页、跳行情况;错记、漏记;未按规定结出账户余额。

  查证时,按会计操作规程要求查阅。对错记、漏记一般可采用下列方法查找:(1)偶合法。如推测可能是错记的差错,就可用“二除法”、“九除法”查找。譬如:不平衡的差错是2的倍数,可能是借贷记在同一方向了;如果不平衡的差数能被9除尽,可能是把数字以大记小,例如将63记成36,或以小记大,例如将 18记成81。(2)顺查法。就是按照原来账务处理的顺序,从头到尾进行普遍核对,看其有否漏记、重记和错记。(3)逆查法。就是与原来账务处理的顺序相反,从尾到头进行普遍检查,以找出差错所在。(4)抽查法。就是根据差错的具体情况,对账簿记录中的某些部份进行检查。如果差错的数字只是角位、分位,或者只是整数,就可以专查角位、分位或整数位的数字。

  4、会计结账

  会计期末,需进行结账,以便总结特定时期或时点的经济活动情况,考核经营成果,编制会计报表。容易出现的错弊是:(1)结账前未将应属本期经济事项全部登记入账,如待摊费用预提费用未按期摊提;(2)人为推迟收入入账时间等,以达到调节利润目的;(3)结账时间不合规定,人为提前或拖延结账时间,用来人为调节有关财务信息

  查证此错弊时,看待摊费用及预提费用期末余额与期初数是否有变化,变化趋势是否合理;检查产品出库数量,看有无隐瞒收入;检查相邻两月月初及月末记账凭证日期,看有无未按期结账行为。

会计账簿的设置原则[1]

  (1)账簿的设置要能保证全面、系统地核算和监督经济活动的情况,为经营管理提供全面、系统、分类的会计核算资料。

  (2)账簿的设置要在满足实际需要的前提下,考虑人力和物力的节约,力求避免重复设账。

  (3)账簿的格式要按照“既能记录所发生的经济业务内容,又能提供需要的核算指标”的原则来进行设计,力求简明、适用,避免繁琐复杂。

参考文献

  1. 1.0 1.1 湖南大学.基础会计之学.第七章 会计账簿 第一节 会计账簿概述
  2. 朱莲美.会计学原理:基于会计核算流程的新思维.立信会计出版社,2008.6
  3. 湖南大学.基础会计之学.第七章 第四节 会计账簿的登记和使用规则
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评论(共11条)

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183.12.2.* 在 2010年8月7日 12:24 发表

我准备全背下来。

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114.86.72.* 在 2011年2月8日 21:06 发表

背死你~

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116.252.171.* 在 2011年5月5日 09:37 发表

很容易理解,不用背

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116.25.201.* 在 2011年6月1日 16:06 发表

看了一下好难呀,记不住呀

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183.63.33.* 在 2011年7月29日 13:06 发表

我觉得还是要理解。要么很难背。

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218.200.243.* 在 2011年8月27日 17:08 发表

我准备在工作中认真记住每一条

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218.200.243.* 在 2011年8月27日 17:10 发表

虽然我知道很难,但我一定会坚持

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27.19.116.* 在 2011年11月4日 21:13 发表

你就是你妈一憨头,就会背

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121.206.179.* 在 2012年7月6日 09:23 发表

明细分类帐,月结时,怎么写?

回复评论
121.206.179.* 在 2012年7月6日 09:24 发表

是不是画一条线,写上本月小结:XX元

回复评论
202.100.231.* 在 2013年11月11日 15:08 发表

实际操作一遍就会了,没有实际操作过很难背的下来。

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