不相容职务分离

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什么是不相容职务分离

  不相容职务分离是指那些如果由一个人担任,既可能发主错误和舞弊行为,又可能掩盖其错误和弊端行为的职务。不相容职务分离基于以下主观设想两个或两个以上人或部门无意识犯同样错误的机会可能性很小;两个或两个以上的人或部门有意识地合伙舞弊的可能性也大大低于一个人或部门舞弊的可能性。不相容职务分离控制的核心是“内部牵制”,它要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的部门或人员处理,使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系,并受其监督和制约。

不相容职务分离的内容

  不相容职务分离控制是在界定职权范围的基础上,通过将不相容岗位相互分离,也就是通过不相容职务分工,对系统的运作予以制约和监督。其中界定职权范围是指通过建立合理的组织机构,制定明确的岗位责任制和严谨的工作人员守则等方式,将不同部门、不同岗位、不同人员的权利和义务加以明文确定。而不相容职务分工则是指根据内部牵制的原则,不能由一人兼管的几项职务必须进行合理分工,由两人或两人以上的人员分别予以担任。不相容职务分工的基本原则为,各职能部门相对独立;禁止一人包办经济业务;账钱物分管。不相容职务分工的内容主要有

  (1)经济业务处理过程的分工。

  其要点,经济业务的授权及其执行必须分工;经济业务的执行及其审核必须分工;经济业务的执行及其记录必须分工;经济业务的记录及其审核必须分工。

  (2)财物记录与保管的分工。

  其要点,财产物资的记录与保管必须分工;财产物资的保管与核对必须分工;总分类账明细分类账的记录必须分工;总分类账与日记账的记录必须分工。

不相容职务分离的范围[1]

  ①授权进行某项经济业务和执行该项业务的职务要分离,如有权决定或审批材料采购的人员不能同时兼任采购员职务。

  ②执行某些经济业务和审核这些经济业务的职务要分离,如填制原始凭证的人员不能兼任审核人员。

  ③执行某项经济业务和记录该项业务的职务要分离,如销货人员不能同时兼任会计工作。

  ④保管某些财产物资和对其进行记录的职务要分离,如财会部门的出纳员、保管员与记账员要分离,不能兼任。

  ⑤保管某些财产物资和使用这些财产物资的职务要分离。

  ⑥执行某项经济业务与监督这些经济业务的职务要分离,如会计审计会计主管财务总监不能兼任。

不相容职务分离的模式[2]

  从时间维度定义管理中采取的控制可以在行动之前、进行之中或结束之后进行,这三种控制方式分别称为事前控制事中控制事后控制。实质上,不相容职务分离控制正是将这三种模式分别或同时应用于经济业务之中,达到职务之间相互监督和检查的日的。通常的情况下,一个完整的经济业务可划分为事前决策—事中执行—事后核查三个基本阶段,这可视为小相容职务分离的基本模式:决策与执行,执行与核查。在此基本模式的基础之上,应随着经济业务风险水平的提高,进一步将事前控制、事中控制和事后控制应用于不相容职务分离中,对经济业务中的事前决策、事中执行、事后核查三个基本阶段进一步实施流程分割,使控制环节与被控制环节间距随着风险水平的提高而逐步缩短,控制强度逐步提高。

参考文献

  1. 刘汝燮.什么是不相容职务分离?[J].中国工会财会,2009(11)
  2. 吴安斌,严绍祥,汪媛媛.对内部控制中不相容职务分离的思考[J].财政监督:财会版,2012(2)
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