不相容職務分離

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什麼是不相容職務分離

  不相容職務分離是指那些如果由一個人擔任,既可能發主錯誤和舞弊行為,又可能掩蓋其錯誤和弊端行為的職務。不相容職務分離基於以下主觀設想兩個或兩個以上人或部門無意識犯同樣錯誤的機會可能性很小;兩個或兩個以上的人或部門有意識地合伙舞弊的可能性也大大低於一個人或部門舞弊的可能性。不相容職務分離控制的核心是“內部牽制”,它要求每項經濟業務都要經過兩個或兩個以上的部門或人員處理,使得單個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯繫,並受其監督和制約。

不相容職務分離的內容

  不相容職務分離控制是在界定職權範圍的基礎上,通過將不相容崗位相互分離,也就是通過不相容職務分工,對系統的運作予以制約和監督。其中界定職權範圍是指通過建立合理的組織機構,制定明確的崗位責任制和嚴謹的工作人員守則等方式,將不同部門、不同崗位、不同人員的權利和義務加以明文確定。而不相容職務分工則是指根據內部牽制的原則,不能由一人兼管的幾項職務必須進行合理分工,由兩人或兩人以上的人員分別予以擔任。不相容職務分工的基本原則為,各職能部門相對獨立;禁止一人包辦經濟業務;賬錢物分管。不相容職務分工的內容主要有

  (1)經濟業務處理過程的分工。

  其要點,經濟業務的授權及其執行必須分工;經濟業務的執行及其審核必須分工;經濟業務的執行及其記錄必須分工;經濟業務的記錄及其審核必須分工。

  (2)財物記錄與保管的分工。

  其要點,財產物資的記錄與保管必須分工;財產物資的保管與核對必須分工;總分類賬明細分類賬的記錄必須分工;總分類賬與日記賬的記錄必須分工。

不相容職務分離的範圍[1]

  ①授權進行某項經濟業務和執行該項業務的職務要分離,如有權決定或審批材料採購的人員不能同時兼任採購員職務。

  ②執行某些經濟業務和審核這些經濟業務的職務要分離,如填制原始憑證的人員不能兼任審核人員。

  ③執行某項經濟業務和記錄該項業務的職務要分離,如銷貨人員不能同時兼任會計工作。

  ④保管某些財產物資和對其進行記錄的職務要分離,如財會部門的出納員、保管員與記賬員要分離,不能兼任。

  ⑤保管某些財產物資和使用這些財產物資的職務要分離。

  ⑥執行某項經濟業務與監督這些經濟業務的職務要分離,如會計審計會計主管財務總監不能兼任。

不相容職務分離的模式[2]

  從時間維度定義管理中採取的控制可以在行動之前、進行之中或結束之後進行,這三種控制方式分別稱為事前控制事中控制事後控制。實質上,不相容職務分離控制正是將這三種模式分別或同時應用於經濟業務之中,達到職務之間相互監督和檢查的日的。通常的情況下,一個完整的經濟業務可劃分為事前決策—事中執行—事後核查三個基本階段,這可視為小相容職務分離的基本模式:決策與執行,執行與核查。在此基本模式的基礎之上,應隨著經濟業務風險水平的提高,進一步將事前控制、事中控制和事後控制應用於不相容職務分離中,對經濟業務中的事前決策、事中執行、事後核查三個基本階段進一步實施流程分割,使控制環節與被控制環節間距隨著風險水平的提高而逐步縮短,控制強度逐步提高。

參考文獻

  1. 劉汝燮.什麼是不相容職務分離?[J].中國工會財會,2009(11)
  2. 吳安斌,嚴紹祥,汪媛媛.對內部控制中不相容職務分離的思考[J].財政監督:財會版,2012(2)
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