會計不相容職務

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　　不相容職務是指那些如果由一個人擔任，既可能發生錯誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤和弊端行為的職務。

　　不相容職務分離的核心是“內部牽制”，它要求每項經濟業務都要經過兩個或兩個以上的部門或人員的處理，使得單個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯繫，並受其監督和制約。

　　在單位內部應加以分離的主要不相容職務有：

　　①授權進行某項經濟業務和執行該項業務的職務要分離，如有權決定或審批材料採購的人員不能同時兼任採購員職務。

　　②執行某些經濟業務和審核這些經濟業務的職務要分離，如填寫銷貨發票的人員不能兼任審核人員。

　　③執行某項經濟業務和記錄該項業務的職務要分離，如銷貨人員不能同時兼任會計記賬工作。

　　④保管某些財產物資和對其進行記錄的職務要分離，如會計部門的出納員與記賬員要分離，不能兼任。 　

　　⑤保管某些財產物資和核對實存數與賬存數的職務要分離。

　　⑥記錄明細賬和記錄總賬的職務要分離。

　　⑦登記日記賬和登記總賬的職務要分離。

　　一、會計崗位設置中的不相容職務

　　按照1996年6月17日財政部發佈實施的《會計基礎工作規範》的規定，企業設置的會計工作崗位一般可分為：會計機構負責人或者會計主管人員，出納，財產物資核算，工資核算，成本費用核算，財務成果核算，資金核算，往來結算，總賬報表，稽核，檔案管理等。上述會計工作崗位可以一人一崗、一人多崗或者一崗多人，但應符合不相容職務相互分離的要求，具體包括：(1)出納職務與收入、支出、費用的核算職務，與債權債務的核算職務，與稽核職務，與會計檔案的保管職務等均屬於不相容職務，應當予以分離。(2)會計核算職務與相應的稽核檢查職務屬於不相容職務，應予分離。(3)總分類賬的登記職務與相關明細分類賬的登記職務屬於不相容職務，應當分離。(4)開展會計電算化的企業，電算化會計崗位中的軟體操作職務、審核記賬職務、電算審查職務、檔案保管職務等互為不相容職務，均應當予以分離。

　　二、貨幣資金業務中的不相容職務

　　(1)錢賬分管，即出納專職負責貨幣資金的收支業務，除現金和銀行存款日記賬外，不兼記總賬和債權債務等明細賬，不負責彙總記賬憑證，不抄寄各種往來結算賬戶對賬單。另一方面，除了出納外，其他任何人，包括會計人員、單位領導、各種業務人員等，均不得辦理貨幣資金收支業務，包括收付現金和接收、開出銀行支票。(2)出納與核對職務應分離，即庫存現金要由專人進行定期或不定期地進行盤點；銀行存款應指定專人及時對賬，每月收受銀行對賬單、編製銀行存款餘額調節表，應當由出納、管現金賬和銀行存款賬以外的人員負責。(3)支票的簽發除有專用公章外，還要有會計機構負責人或企業負責人的私章同時蓋印才有效。上述支票印簽章不能由出納一人保管。(4)一切付款均須得到恰當批准，即付款經辦人與審批人應當分離。

　　三、購貨與付款業務中的不相容職務

　　購貨與付款業務通常要經過提出申請——訂貨採購——驗收入庫——結算付款這樣四個業務環節，涉及使用部門、供應部門、倉儲部門和會計部門四個職能部門。因此，在購貨與付款業務中，商品存貨的請購、訂貨、驗收和結算職務互為不相容職務，必須由不同的人員擔任。按照財政部2002年12月23日發佈的財會[2002]21號《內部會計控制規範——採購與付款(試行)》的規定，單位應當建立採購與付款業務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、許可權，確保辦理採購與付款業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。採購與付款業務不相容職責至少包括：請購與審批；詢價與確定供應商；採購合同的訂立與審批；採購與驗收；採購、驗收與相關會計記錄；付款審批與付款執行。這些都是對單位提出的、有關採購與付款業務相關職責適當分離的基本要求，以確保辦理採購與付款業務的不相容崗位相互分離、制約與監督。

　　四、存貨與倉儲業務中的不相容職務

　　(1)商品存貨的保管、收發必須由專人負責，並建立賬卡進行數量核算，不得兼任採購或銷售，也不能擔任會計部門有關存貨總賬、明細賬的登記職務；同時，非實物保管人員應限制接近資產，不得辦理物資收發。(2)商品存貨的請領、審批、發放與記賬須相互獨立，不能由一人包辦。(3)財產物資的保管與清查職務應分離，即應由

　　會計部門組織，定期或不定期的查對賬證、抽點實物，以保證賬證相符、賬賬相符、賬實相符。

　　五、工資業務中的不相容職務

　　在工資業務中，起薪止薪決定、考勤記錄、工薪發放、工資記錄等職務應相互分離，一般涉及企業的勞動工資部門或人事部門、車間或班組、會計部門等職能部門。勞動工資管理部門與會計部門的職責分工如下。勞動工資管理部門的主要職責：(1)根據在冊職工和工資標準開列工資單。(2)根據考勤記錄和扣款記錄計算工資額。會計部門的主要職責：(1)根據工資結算單編製工資費用分配表；(2)根據工資費用分配表編製記賬憑證入賬。

　　六、銷售與收款業務中的不相容職務

　　銷售與收款業務主要有訂立合同、編製銷售單、發運貨物和開票收款等幾個業務環節，所涉及的不相容職務主要包括：(1)銷售部門和銷售人員必須專職獨立，不得兼記會計部門銷售收入賬和應收賬款賬，不得直接收取貨款，不得兼任貨物保管和發貨，不得兼貨物採購。同時，其他部門及人員也不得兼辦銷售，即銷售與記賬、收款、保管、發貨、採購均屬不相容職務。(2)銷售業務的各個環節，包括銷售合同的簽訂、銷售單的編製、發票的開出、售價的確定、銷售方式和結算方式、銷售折扣折讓與退貨等，都要經過恰當的批准，即批准與經辦應予以分離。(3)開票與發貨、開票與收款、銷售收入賬的記錄、應收賬款賬的記錄和收款應予分離，即負責銷售收入賬和應收賬款賬的會計不得經手貨幣資金，並且銷售收入賬和應收賬款賬最好由不同的會計人員負責。(4)記賬、收款和抄寄對賬單屬於不相容職務，應予以分離，即企業應由不負責現金出納和銷售及應收賬款記賬的人員，按月向客戶寄發賬單。按照財政部2002年12月23日發佈的財會[2002]21號《內部會計控制規範—銷售與收款(試行)》中規定，單位應當將辦理銷售、發貨、收款三項業務的部門(或崗位)分別設立；單位在銷售合同訂立前，應當指定專門人員就銷售價格、信用政策、發貨及收款方式等具體事項與客戶進行談判。談判人員至少應有兩人以上，並與訂立合同的人員相分離；編製銷售發票通知單的人員與開具銷售發票的人員相互分離；銷售人員應當避免接觸銷售現款；單位應收票據的取得和貼現必須經由保管票據以外的主管人員的書面批准。這些都是對企業提出的、有關銷售與收款業務相關職責適當分離的基本要求，以確保辦理銷售與收款業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。

　　七、籌資與投資業務中的不相容職務

　　總原則：(1)籌資與投資業務中的業務經辦、授權批准和會計記錄互為不相容職務，應予以分離。(2)籌資與投資業務明細賬與總賬的登記職務應予分離。(3)籌資與投資業務中的記賬、保管、核對職務均為不相容職務，應相互分離。

　　具體內容又可以分為籌資業務和投資業務兩個方面。籌資業務中的不相容職務通常包括：(1)籌資計劃編製人與審批人應適當分離，以利於審批人從獨立的立場來評判計劃的優劣。(2)經辦人員不能接觸會計記錄，通常由獨立的機構代理髮行債券和股票。(3)會計記錄人員同負責收、付款的人員相分離，有條件的應聘請獨立的機構負責支付業務。(4)證券保管人員同會計人員分離。

　　投資業務中的不相容職務一般包括：(1)對外投資預算的編製與審批。(2)對外投資項目的分析論證與評估。(3)對外投資的決策與執行。(4)對外投資處置的審批與執行。(5)對外投資業務的執行與相關會計記錄。