會計檔案

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會計檔案的含義

  會計檔案是指會計憑證會計賬簿財務會計報告會計核算專業資料。它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。會計檔案是國家檔案的重要組成部分,也是各單位的重要檔案,它是對一個單位經濟活動的記錄和反映。通過會計檔案,可以瞭解每項經濟業務的來龍去脈;可以檢查一個單位是否遵守財經紀律,在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀等行為;會計檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經濟資料,為國家制定巨集觀經濟政策及單位制定經營決策提供參考。

會計檔案的特點

  會計檔案的特點是工作量大、面廣、專業性強。會計檔案是原始性憑證和直接性憑證。它記時記事真實,有的時候不需要藉助其它任何材料就能直接說明問題,通過充分的、系統的、全面的利用會計檔案材料,全面衡量經濟發展的趨勢,更好地制定工作計劃和對將來的工作進行科學預測

  會計檔案在單位正常的工作、生產和科研等方面,具有不可低估的利用價值。主要是:

  (一)會計檔案可以為制定經濟計劃、進行可行性研究、科學的經濟決策提供各種有用信息,為研究指導國家經濟建設提供可靠數據和可比性資料。

  (二)會計檔案對保護國家財產,監督國家財務制度和財經紀律的執行情況,打擊經濟領域犯罪活動和反對不正之風,有著重要的作用。

  (三)會計檔案是管理經濟活動的歷史真實記錄,是研究社會經濟文化、經濟發展規律的可靠史料。

  (四)會計檔案是機關工作、企業管理的必要手段和工具,也是儲備會計工作經驗、技術、智慧和教訓的知識庫

會計檔案的整理及立捲歸檔

  1、各單位對歷年來形成和積累的會計檔案,應由財務會計部門按照要求負責整理立捲、歸檔,檔案業務部門給予協助,分別按會計憑證、會計帳簿、會計報表及其保管期限裝訂成冊,按年度分冊編製會計檔案案卷目錄,並由經辦人簽名蓋章,確保會計檔案資料完整無缺。

  2、會計部門或經辦的會計人員,年度結束後,即應整理、立捲、歸檔。

  3、會計檔案分類要按照會計檔案形成規律和本身的特點,結合本單位實際情況,採取以下方法。

  一是按年度— — 名稱分類法。即把一年度形成的會計檔案按報表、帳簿、憑證分成三大類,然後分別組成保管單位案卷1。這種方法適用於會計檔案較少的單位。

  二是按年度—— 保管期限分類法。即把一個年度形成的會計檔案按保管期限分開,然後再按報表、帳簿、憑證分別組成案卷,這種方法一般適用於會計檔案數量較多的單位。

  三是有幾種不同性質的會計檔案的單位可採取年度—— 性質分類法。把一個年度的會計檔案先按不同性質分開,然後再按報表、帳簿、憑證分別組成案卷。

  4、對會計憑證、帳簿、報表,應根據時間順序、種類、保管期限進行整理裝訂。裝訂時清除金屬物,填寫單位名稱,種類名稱,年度、類別、頁數、冊數,並註明捲(冊)號和保管期限。會計檔案案卷的捲(冊)號和保管期限,會計檔案案卷的排列,可按照單位會計檔案的分類情況和保管期限確定。

  5、會計檔案定期向本單位綜合檔案室移交。會計部門或會計人員除當年仍在記錄的以外,一般不得自行保存會計檔案。應編製會計檔案移交清冊,對會計檔案的數量、年代、完整程度和利用價值情況附必要的說明。移交時,交接雙方要逐一清點核對,以分清責任和防止差錯,確保一個單位案卷編號不亂,簡單明瞭,正確、完整、清楚。

  6、填寫會計檔案目錄要認真。會計憑徵票據多,內容複雜,只需填寫會計檔案目錄,不抄捲內目錄。

  7、編號排列要合理。會計憑證的編號排列要從實際情況出發。如果一年中形成的會計憑證數量較多,可用小流水號方法按年度進行排列編號。

會計檔案的管理與利用

  l、建立健全會計檔案人員崗位責任制,不斷完善會計制度法制化,維護會計檔案的完整與安全。

  2、會計檔案要設專室、專櫃、專人進行管理。要進行系統的會計檔案分類、編號、排列、上架,為利用提供方便。

  3、各單位的會計檔案必鬚根據標準化規範化、科學化的要求進行管理,做到妥善保管,存放有序,查找方便。會計檔案存放的庫房和裝具,嬰符合防火、防盜、防塵、防蟲、防潮、防高溫要求,嚴格執行安全和保密制度,要建立定期檢查制度,嚴防毀損、散失、泄密。

  4、撤銷、合併破產倒閉單位和建設單位完工後停建的會計檔案,應隨同單位的全部檔案在規定時間內一併移交相應檔案館保管,並由交接雙方在移交清冊上簽名蓋章。

  5、各單位保存的會計檔案應積極為本單位或外單位提供利用。本單位內部查閱會計檔案,須經主管會計工作的負責同志批准,外單位查閱會計檔案,要持有單位正式介紹信,並經本單位主管會計工作的負責同志批准.才能查閱。

  6、查閱會計檔案的人員必須愛護檔案,不准在檔案材料上塗改或作其它標記,更不得抽撤、更換案卷任何材料。需要複印、複製、摘抄的會計檔案,須經檔案保管人員審查、簽字,並經單位主管會計的負責同志審閱批准,才能交給需要的單位或個人。所有會計檔案原件原則上不得借出,如有特殊情況,須報經上級主管部門批准,但不得拆散原捲冊並應按限歸還,借出和歸還時都要認真檢查核對。

會計檔案的鑒定和銷毀

  l、各單位應定期對已超過保管期限的會計檔案進行鑒定。鑒定工作由財會部門和檔案部門的領導同志負責,成立鑒定小組,由熟悉業務的會計人員具體實施。檔案人員協助指導,鑒定工作結束後,應提出鑒定報告,對於確無保存價值的會計檔案,要編造銷毀清冊,上報核准後才能銷毀。銷毀會計檔案時,應由檔案部門和會計部門共同派員監銷,監銷人在銷毀會計檔案以前,應當認真進行清點核對,並報告本單位領導同意後方可進行。 毀後,在銷毀清冊上註明銷毀的日期並簽名蓋章,以示負責。

  2、會計檔案的保管期限應按財政部、國家檔案局頒佈的《會計檔案管理辦法》規定的保管期限保管,對一些重要憑汪應永久保存。

會計檔案的編研工作

  1、基礎數據彙編。這是一種綜合性編研材料,就是利用會計檔案各方面數據信息,將本單位建立以來的與本單位經濟管理、經營活動較密切的全部數據按若幹項目彙集成冊,以供黨政領導全面、系統地掌握本單位各方面情況,為綜合地分析經營活動,為領導制定正確的決策,提供真實可靠的依據。

  2、重要數據彙集。在地區經濟工作中,各方面數據非常多,可從中摘錄出考核區、鎮優劣的八大經濟指標,編製成表,以便領導綜合地瞭解和掌握地區經濟發展規律。

  3、階段性資金活動分析表。這是一種階段性的編研材料。它給領導從某一階段經營情況來研究本單位經濟發展概況,或與某一階段經濟活動規律進行對比,以總結一個區、鎮經濟發展或經營的經驗教訓。

  4、歷年經濟效益曲線圖。這是一種比較單純且非常明瞭的編研材料。可以直接從曲線圖上看出全區(鎮)經濟效益發展的變化規律,哪些年發展得快,哪些年發展得慢.一目瞭然。

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