內部牽制制度

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內部牽制制度(internal check system)

目錄

什麼是內部牽制(涵義)

  內部牽制(internal check),是以賬目間的相互核對為主要內容並實施崗位分離,以確保所有賬目正確無誤的一種控制機制。

內部牽制的作用

  內部牽制制度的建立主要是基於兩個設想:

  1.兩個人或兩個以上的人或部門無意識地犯同樣錯誤的機會是很小的;

  2.兩個或兩個以上的人或部門有意識地合伙舞弊的可能性大大低於單獨一個人或部門舞弊的可能性。

  按照這樣的設想,通過內部牽制機制,實現上下牽制,左右制約,相互監督,因而具有查錯防弊這個主要功能。

  所謂的上下牽制,左右制約是指:

  從縱向看,每項經濟業務的處理,至少要經過上下級有關人員之手,使下級受上級監督,上級受下級制約,促使上下級均能忠於職守,不可疏忽大意。

  從橫向看,每項經濟業務的處理,至少要經過彼此不相隸屬的兩個部門的處理,使每一部門工作或記錄受另一部門的牽制,不相隸屬的不同部門均有完整的記錄,使之互相制約,自動檢查,防止或減少錯誤和弊端;同時,通過交叉核對也能及時發現錯誤和弊病。

內部牽制制度的內容

   內部牽制制度的核心內容是不相容職務的分離與牽制。不相容職務指的是不能同時由一個人兼任的職務。

  我們知道,每項業務的處理都必須經過授權、批准、執行、記錄和檢查等五個步驟。在不相容職務分離控制下,為達到有效控制的目的,任何部門或個人不能獨攬業務處理的全過程,不同步驟應交由不同的部門或人員去完成。換言之,有五項要求。

  第一,授權進行某項經濟業務的職務與執行該項業務的職務要分離;

  第二,執行某項經濟業務的職務與批准該項業務的職務要分離;

  第三,執行某項經濟業務的職務與記錄該項業務的職務要分離;

  第四,保管某項財產的職務與記錄該項財產的職務要分離;

  第五,保管與記錄某項資產的職務與賬實核對的職務要分離等。

  由此可見,不相容職務的分離與牽制,即要求記賬人員與經濟業務事項和會計事項的審批人員、經辦人員、財物保管人員的職責許可權應當明確,並相互分離、相互制約。具體實行時,包括四個要點(即:不相容職務分離的四個要點)。

  第一, 識別不相容職務,即對通常不能由一個人兼任的職務必須有全面的瞭解,這些職務包括出納與記賬、業務經辦與記賬、業務經辦與業務審批、業務審批與記賬、財物保管與記賬、業務經辦與財物保管、業務操作與業務覆核;

  第二, 合理界定不同職務的職責與許可權,只有這樣,才能在有關各司其職的前提下,去合理地分離不相容職務,也只有這樣,一旦出現問題,才能準確地分清責任;

  第三, 分離不相容職務,在進行定崗和分工時,註意將不相容職務分離開來,使其相互牽制、相互制約;

  第四,必要的保障措施,如物理措施(保險柜、專用鑰匙等)或技術措施(網路口令等),定期的崗位輪換等。

內部牽制制度的方式

  一般而言,內部牽制制度的執行可通過以下四種方式進行。無論是哪一種方式的牽制,其立足點在於增設核對點和平衡點,以加強上下、左右的制約。

  1.實物牽制

   實物牽制即由兩個以上人員共同掌管必要的實物工具,共同完成一定程式的牽制。例如,將保險柜的鑰匙交由兩個或兩個以上的工作人員保管,不同時使用這兩把或兩把以上的鑰匙,保險柜就無法打開,以防止一個人作弊。

  2.機械牽制

  機械牽制即只有按照正確的程式操作機械,才能完成一定過程的操作。它採用的是程式牽制。即將單位各項業務的處理過程,用文字說明方式或流程圖的方式表示出來,以形成制度,頒發執行。它屬典型的事前控製法,即要按牽制的原則進行程式設置,而且要求所有的業務活動都要建立切實可行的辦理程式。程式控制的關鍵是實行以內部牽製為核心的不相容職務分離原則。

  3.體制牽制

  體制牽制即為 防止錯誤和舞弊,對於每一項經濟業務的處理,都要求有二人或二人以上共同分工負責,以相互牽制,互相制約的機制。這主要通過組織分工來實現。其基本要求是職責分離。它不僅要求劃分職責,明確各部門或個人的職責和應有的許可權,同時還要規定相互配合與制約的方法。因為,恰當的組織分工是內部牽制最重要、最有效的方法。

  4.簿記牽制

   簿記牽制即原始憑證記賬憑證會計憑證賬簿、賬簿與賬簿、賬簿與會計報表之間核對的牽制。在某種意義上,它也是程式牽制的一個方面。

  值得一提的是,內部牽制制度只是對業務活動及有關記錄處理的一種程式或制度規定,該制度是否合理,執行效果如何,則應由內部審計去檢查、監督與評判。

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