檔案管理

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檔案管理(File Management)

目錄

什麼是檔案管理

  檔案管理是指在課題研究過程中,對課題的設計、課題的實施、課題的成果等所形成的材料進行整理、歸類、提煉,從而記錄、規範、指導課題研究,調控研究過程的管理行為

檔案管理的範圍

  主要以行政機關產生之文書經歸檔後之管理及應用作業為範圍。

檔案管理的流程

  檔案產生

  檔案產生—點收

  檔案分類—立案

  檔案編目--編目

  檔案整理—立捲、微縮儲存、電子儲存

  檔案保管—入庫、保存與修護、庫房管理、機密檔案

  檔案清理—清查、鑒定、銷毀、移轉

  檔案應用—目錄匯送、檢調、應用

  檔案分類

  分類—根據檔案內容性質歸入類表中適當類目

  編案—按檔案案情建立簡要案名

  檔案編目

  就檔案之內容及形式特征,依檔案編目規範擇要記錄其事項及特征,製成檔案目錄

  國家檔案編目規範參酌EAD格式訂定國家檔案描述標準格式,以呈現各個檔案描述層次含括之著錄項目

  檔案排序

  1.來源原則(principle of provenance)

  2.全宗原則(principle of respect desfonds)

  3.原始順序原則(principle of original order)

  檔案描述層級

  1.全館層級(repository)

  2.全宗與副全宗

  3.文件系列與副文件系列

  4.案卷

  5.案件

檔案管理工作的關鍵[1]

  一、檔案管理信息化的現狀

  社會現代化的發展,辦公自動化、無紙化等事物的出現,使檔案的生成方式發生很大變化,諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在電腦和通訊線路中進行,這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態,那麼檔案也自然以機讀形式存在,這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁碟為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容,這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息。必須有一個精選的過程,使得機讀形式的檔案信息具有系統性,真實性、有價值性,用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來,檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。 

  1、社會的現代化發展管理軟體缺乏統一性。

  檔案部門使用的電腦型號不一,規格各異,各自開發的軟體不能互用,並且沒有一個既適用於文件檢索又可用於檔案信息管理的電腦管理軟體系統,由於不能互調,就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案信息電子化的進程。 

  2、檔案管理基礎工作標準化規範化仍需改進。

  檔案信息管理電於化的前提是基礎工作的規範化和標準化。但由於歷史原因,館藏檔案業務基礎差。案卷質量不高,特別是各類檔案的著錄細則相容性不強,系統軟體移植性差;檔案自動化工作尚無統一標準,僅著眼於某一個館或某個專業系統,無法全面實施、推廣統一標準,這也制約了檔案信息工作電子化。 

  3、檔案管理的技術標準,組織工作程式標準未從電腦信息處理技術特點和發展考慮,越來越多的歸檔“文件資料”是磁碟、光碟,現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。 

  4、檔案信息管理人員的素質有待提高。

  實現檔案信息電於化。首先要有現代化的人,管理人員要有較高的知識屢次和先進技術水平,不能僅僅滿足於一般的電腦操作。從目前看,許多檔案部門缺乏現代高技術人才,其中檔案、信息處理複合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現代技術水平偏低。甚至有現代文盲現象。儘管引進了現代化設備,仍不能充分發揮作用,就談不上檔案信息電子化了。 

  二、加強檔案管理信息化建設

  1、建立網路檔案系統。  

  在系統內建設數字化綜合應用平臺。建立健全內部服務網和公眾服務網,發揮網站的作用,使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的視窗。促進檔案現行文件信息化的標準建設,根據系統建設需求,採購必要的硬體設備,為系統提供硬體基礎。提高檔案管理軟體的技術和應用水平,為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共用創造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。  

  2、加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關鍵  

  (1)電子文件的載體穩定性差,易損壞,隨著電腦信息管理網的建立與發展,越來越多的重要文件被傳輸上網。上網前,又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換,在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性,對那些未輸送到電腦信息管理網上的具有保存價值的電子文檔,應由電子文件形成部門編目整理,也利用網路技術向檔案部門傳輸,可以藉助信息管理網路在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線,建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商後,要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔,必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理後,傳輸給檔案部門,不能由檔案部門自行從網上下載,以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光碟,最好不用磁碟存貯。  

  (2)電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛,受制約因素多,僅靠檔案部門獨家很難完成,應採取電子文件形成部門、檔案部門、電腦與信息管理部門三結合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業務,瞭解電子文件的自然形成規律和歷史聯繫,是承擔歸檔工作的主要責任者,在鑒定工作價值時最有發言權;檔案部門掌握歸檔的原則、方法,又瞭解全局情況,可以發揮把關和統籌作用;電腦與信息管理部門既是電子文件的形成單位,又是設計和維護信息管理網路、管理電子信息的專業技術部門,在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處於舉足輕重的地位。三個部門的職能應用於相互滲透,揚長避短,發揮各自的優勢,在電子文件歸檔中集成一體,共同形成質量較好的電子文檔。  

  (3)做好檔案歸檔電子文件的技術處理工作,實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域,對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導,保護電子文件的原始信息,瞭解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過採取技術處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識別和保護電子文件的原始結構,保證電子文件的可靠性,使之與紙質文件一樣發揮社會效用。  

  (4)解決好檔案電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內,不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由於電子文件形成的時間短,缺乏實際貯存的驗證。所以,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前,對於長久保存的電子文件。需要定期進行複製,以防止信息損失。 

  三、檔案管理信息化建設應採取的措施  

  1、加強電子文件歸檔管理,提高檔案信息化管理水平。根據檔案管理的要求,對各種不同類型載體的檔案(如:紙質檔案和照片、錄音、錄像檔案)進行數字化處理和轉換,加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作,保證產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法,並制訂電子檔案管理辦法。 

  2、從穩定檔案隊伍,提高業務素質,檔案人員必須從雜業型轉向專業型。保證檔案系統現代化管理工作有序、正常、持續的發展,人的因素是主要的。檔案管理領域缺乏懂軟體開發又精通檔案專業知識的複合人才;提高整支隊伍素質,創造條件有針對性適合不同工作崗位的學習進行知識更新,適應對外指導工作和內部基礎管理工作;建立競爭機制,剋服人的惰性,充分發揮入的主觀能動性,有他們的用武之地和舒展才能的場所;建立激勵機制,合理設置崗位。工作科學量化,體現一個單位內工作量大與小不一樣、專與不專不一樣,有利於工作人員的積極性和創造性充分發揮。 

  3、從提高現代化管理手段,實行資源共用,管理方式從傳統的管理轉向現代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點、關註的熱點來組織信息,提供信息。隨著當前信息技術高速發展,已形成了網路化、數據化的時代。檔案系統如何認識“網路化管理”和“數據化檔案”,實現信息共用、共建的目的。對此,開展現代化管理工作,必須做到檔案管理軟體的選擇,推廣要慎重。選擇的軟體需具備規範化、通用化,並有很強的包容性

四、檔案管理系統

紫光檔案管理系統概述

紫光檔案管理系統是由紫光軟體系統有限公司研發。 企業檔案管理系統是結合紫光在檔案領域二十餘載成功經驗,並參考國際上通用的OAIS模型建立的符合企業現代化檔案管理要求且技術先進的檔案管理系列產品。本系統針對企業在檔案業務過程中的收集、管理、保存和利用提供必要的自動化、智能化管理手段,為企業檔案規範管理提供支持。

紫光檔案管理系統特點

1、安全實用的先進技術手段 表現為架構成熟,技術先進;高擴展性,按需應變;易於集成,無縫銜接;註重安全,運行穩定。 2、支持多種檔案收集方式 支持線上移交、線上收集、離線採集等多種收集方式。 3、面向工程項目檔案收集的解決方案 針對工程項目檔案數量大、周期長等特點,系統提供歸檔模板、離線採集等多種功能,解決了工程項目檔案管理的難題。 4、滿足各種整理模式 為適應各單位不同的整理方式,系統提供集中整理、分散整理模式以及組捲、裝盒等整理方式,並滿足項目級管理需求。 5、檔案整理過程自動化及智能化 靈活快捷的著錄方式,自動排序、編號、組捲、裝盒等功能,最大限度實現了自動化,提高了檔案工作效率。 6、獨特的可配置3D庫房模擬技術 通過3D庫房模擬,檔案員不僅可以更直觀管理和利用檔案,而且能夠進行庫房檢查,溫濕度監控等。

紫光檔案管理系統應用範圍

本系統滿足企業檔案規範管理、知識管理和便捷服務的需求。本系統適用於各級企事業單位。

檔案管理的重要性[2]

  檔案工作從狹義上講,就是檔案業務工作,它是檔案室和檔案館圍繞檔案所進行的一系列業務工作,是利用科學的原則和方法管理檔案,為社會各項事業服務的工作。機關檔案工作是機關工作的組成部分,是提高機關工作效率工作質量的必要條件,是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。

  一、檔案是機關工作查考的依據

  檔案是過去工作和歷史情況的記錄,它可以為機關工作提供備查的依據。檔案是歷史的真憑實證,是第一手的參考材料。首先,它是在社會實踐活動中直接形成的,而非後人編造的,這就客觀地紀錄了歷史情況,具有最可靠的憑證。其次,它保留著真切的歷史痕跡,如有些是當事人的親筆手稿;有的留有機關領導人或有關人員的親筆簽署或批示;許多文件蓋有制發機關或個人的印信;有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的,這也是檔案具有憑據作用的證明。還有一些文件材料,如合同契約等制發的目的就是備忘,其憑證作用就更加強烈、更加明顯。

  二、檔案是宣傳教育的生動素材

  近年來,我國檔案事業步入了新的歷史發展時期,各級檔案部門解放思想,改革創新,逐步把工作重點轉移到為社會主義物質文明和精神文明建設提供檔案的利用服務上來,通過《中華人民共和國檔案法》頒佈實施,我國檔案工作重新走上了依法管理的軌道,檔案事業的巨集觀管理得到全面加強;各機關、各單位檔案室,各級各類檔案收集、整理、鑒定、保管、統計和現代化技術的運用工作扎實推進,檔案在為社會各方面服務中發揮了重要作用。

  鑒於檔案的重要性,作為檔案從業者,我們就要保護好、管理好檔案,要依法行使自己的職責,定期接收檔案,妥善保管好檔案,為檔案的利用創造條件,提供方便,特別是應做到以下幾點:

  1.要維護好歷史的真實面貌;

  2.要忠於和熱愛檔案事業;

  3.要具備全心全意為人民服務的精神;

  4.要有良好的保密習慣;

  5.要樹立高度的法制意識和觀念。

  同時更要解放思想、勇於改革、大膽創新,以飽滿的工作熱情、奮發向上的精神,為發揮檔案事業的作用多做貢獻。 

參考文獻

  1. 作者:孫強.檔案管理的發展及信息化建設芻議.來源:論文天下論文網.時間:2009-3-20
  2. 來源:中國人力資源網
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