檔案信息資源
出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)
檔案信息資源(Archives Information Resource)
目錄 |
檔案信息資源是指適應生產力的發展水平,通過人類的參與而獲取的可利用的檔案信息。
狹義的檔案信息資源是指來源於檔案的，反映事物特征，運動狀態、方式及規律的，已經過加工處理有序化並大量積累起來的有用信息的集合。狹義檔案信息資源實際上從屬於廣義的檔案信息，包含了檔案信息的三個層次。但是狹義檔案信息資源並不等同於檔案信息，而是具備了創造性、規模性以及可開發性三大條件的檔案信息。
廣義的檔案信息資源是指人類社會活動中積累起來的以檔案信息為核心的各類檔案信息活動要素的集合。它包括如下幾個部分：a. 檔案信息要素，也即源於檔案的已經過加工處理有序化並大量積累起來的有用信息的集合，這部分內容在諸要素中處於核心地位；b.人要素，指負責管理檔案信息的檔案工作者的集合；c.技術要素，指加工、處理和傳遞檔案信息的信息技術的集合；d.其他檔案信息活動要素（如與檔案信息活動相關的設備、設施、活動經費等）。檔案信息資源概念從提出到現在的不斷發展、完善，其最終目的是為了更好的理解檔案
信息的可開發性，促進檔案的合理利用，實現檔案價值。所以，檔案信息要素在檔案信息資源中應處於核心地位，因為信息要素才是檔案價值的體現，才是最具檔案特色的部分。相較而言，狹義檔案信息資源雖然在外延上比廣義的狹窄，但是卻突出了檔案信息要素這一檔案信息資源的核心和實質。廣義檔案信息資源除了檔案信息外，還囊括了檔案信息活動的其他要素，相對來說，更能全面、系統地理解檔案信息資源的內涵。因為檔案信息資源的價值雖然體現在檔案信息要素之上，卻離不開其他要素的支持。檔案信息資源的開發利用是對人類精神財富的升華和再創造。要做好檔案信息資源的開發和利用，需要在社會各界給予高度重視和大力支持的基礎上，持續有效的進行。必須切實加強檔案基礎業務工作，註重做好收集工作。處理好開發與保密的關係。在檔案利用的廣度和深度及提供良好服務方面加大力度，需要分析自身的優勢和實際需求，主動出擊，實行多渠道，全方位，多層次開發利用檔案信息資源。
檔案信息資源的特點[1]
檔案信息資源是指適應生產力的發展水平，通過人類的參與而獲取的可利用的檔案信息。它具有以下特點：
一是人類智慧與腦力勞動的結晶。檔案信息資源是一種知識資源，是人類存儲和傳播知識的一種形式，因此說檔案信息資源中包含著人類的智慧和勞動。這一特點決定了檔案信息資源開發的智能性。
二是具有可共用性。其有效配置和合理共用在很大程度上決定了它所能創造的價值和效益，從這一點上說，實現檔案信息資源的充分共用，必須對其進行開發利用。
三是具有不均衡性。由於檔案人員的認識能力、知識儲備等多方面的條件不盡相同，他們所掌握的檔案信息資源也多寡不等，針對這一特點，需要多角度、多方位、多層次、多類型地進行開發，以發揮檔案信息的最大價值。
檔案信息資源的需求[2]
一是加強檔案資源建設，為檔案信息資源的開發利用打好基礎。檔案資源建設的基礎是要做好檔案收集工作，檔案的收集工作是檔案資源開發利用的起點，檔案部門及時、準確、客觀的收集檔案資源，豐富充實檔案信息是檔案資源建設的前提和基礎。
二是加大檔案開放力度，滿足開發利用檔案信息的需求。依照檔案法的規定，處理好全面開發與保密的關係，積極穩妥地做好已經到開放期檔案的化控和解密工作。以便被社會和團體及時利用。這是滿足開發利用檔案信息資源的一個重要渠道和舉措。
三是利用現代化信息技術手段，提高利用檔案信息資源開發利用水平。檔案部門要使電腦進入檔案信息開發利用領域，加大電腦和網路技術的運用，實現檔案信息開發利用全程的現代化是信息資源建設的重要保證。四是搞好檔案服務工作，優化開發利用信息資源環境。編製檔案檢索工作是開發利用檔案信息資源的基礎工作，本著檢索檔案信息使用，方便、迅速、準確的原則實行電子電腦檢索等服務手段，提高服務效率是信息資源建設的必要條件。
檔案信息資源的手段[1]
(一)信息檢索手段
利用檢索手段開發檔案信息資源是一種簡捷、有效的方法。可採取的形式有：
- 建立檢索工具體系。由於很多單位檔案儲藏量大，如果沒有一套科學的檢索工具體系，難以實現對檔案的有效開發。針對這一情況，可根據開發檔案信息的實際需要，編製多種樣式的檔案檢索工具，如案卷目錄、案卷文件目錄、專題目錄等；對科技檔案可編製分類目錄、底圖目錄等基本檢索工具和一些參考檢索工具，從而達到快捷、準確的目的。
- 建立目錄中心。鑒於黨政檔案等種類繁多，且形成時間長短不一，接收檔案範圍不同，收錄量相差懸殊等情況，要儘量分類保管，為充分開發檔案信息資源創造條件。3．建立開放檔案目錄。
- 編製、印發專題目錄。依據不同的專題編製各種專題目錄，如編製一個項目、一個類別、一個年代的專題目錄，或重要文件、專題文件的專題目錄等。5．建立電腦檢索系統和縮微檢索系統。
(二)信息編研手段
主要通過對檔案內容的分析研究，根據社會需要，進行選題、加工、編輯的一種活動，可採取的方式有：
- 彙編。即按一定的選題，對檔案原件進行校核、印證、篩選、複印，並經系統的編排，彙編成冊。這種彙編所形成的文集、圖集、數據內容真實、系統完整，可代替原件利用，達到簡便、及時傳播。
- 摘編。即按選題對檔案內容中的原文、原圖、原數據進行分析，摘錄其重要文件，典型圖件常用數據，整理編輯成冊。這種摘編方式具有濃縮精華，忠於原件，指導利用的優點。
- 縮編。按選題對圖件檔案內容加以選擇，依一定比例關係將原圖縮小編繪，並對原註記進行適當的增減，輔以說明，經整理裝訂成冊。這種縮編方式的優點便於交流、傳播、利用。 (三)借閱手段
借閱手段與檔案管理的接待借閱工作本質上是一致的，它具有針對性強、利用目的明確等特點，因而用來作為開發手段之一，值得提倡。
- 預約調捲。檔案利用者需獲得某種檔案信息，可事先將所要的檔案名稱、數量及具體利用日期等告知檔案管理人員，檔案人員依據這一內容逐項調出備好，等待使用人前來查閱利用，方便、省時。
- 送檔上門。檔案利用者由於某些原因不能前來借閱，但急需利用檔案查明情況，要求檔案管理人員提供幫助，此時，檔案工作人員應主動送檔上門，主動地為利用者提供服務。
- 複製。假設檔案庫對前來利用的檔案僅保存一套，用戶又急需使用，此時，就將成套或部分檔案進行複製，為利用者提供及時服務。
